QUEM GUARDA TUDO, NÃO ACHA NADA

*Juan Cacio Peixoto

Quem guarda tudo, não acha nada, quem guarda com critério encontra o que precisa. Em plena ERA DA TECNOLOGIA, ainda guarda-se muitos documentos sem qualquer validade legal, por medo, insegurança, alguém pedir, dúvidas em ser fiscalizado ou são pequenas anotações para lembrar depois, e "nunca mais encontra, este bilhetinho".

Em artigo Somos todos acumuladores, publicado no Jornal A Palavra de Agosto/2018, a autora Karynna Franco Espinoso,  relata: "o marido de uma amiga, não gostava que jogasse os enormes frascos vazios de Way Protein, que ficavam espalhados pela sala da casa como objetos de decoração, e um dia quando o perguntei o porquê daquilo ele simplesmente disse: "eu me apego as coisas". Simples assim.

Seja em casa, na empresa ou no escritório, sempre guardamos algo, esperando que algum dia, iremos precisar, e este dia, nunca chega. Em casa, temos sempre um cantinho para guardar algumas coisas, para usar no futuro. Nas empresas também, não é muito diferente, levamos o hábito de acumular, para o ambiente empresarial.

Estamos chegando ao final de mais um ano, e a situação não muda, milhares de caixas guardadas sem o menor critério para localizar o documento.

O descaso com o arquivo empresarial persiste, devido a falta de investimento para a sua manutenção, que são um pequeno espaço, estantes, caixas, etiquetas, itens de segurança etc., podendo ainda fazer a guarda dos documentos em empresa especializada em locação de espaços para o arquivo.

Cada documento tem prazo de guarda legal definido, porém, ao não pesquisar a legislação específica para cada tipo de documento, o volume documental, vai acumulando em vários locais da empresa, sem qualquer segurança, metodologia e facilidade de acesso.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993, com sede na cidade de Guarulhos, SP, com atendimento em todo o Brasil, presta Consultoria na a racionalização do volume de documentos existente na empresa e orienta:

• LEGISLAÇÃO

Pesquise no orgão/entidade/instituição que produziu o documento, ficará mais fácil a pesquisa referente ao prazo de guarda legal. É sempre importante ter uma Assessoria Jurídica para dar suporte na pesquisa.

• ELIMINAÇÃO

Ao decidir eliminar, pesquise na Assessoria Jurídica, se há algum processo em andamento que necessite do documento para fazer prova. 

• DESTRUIÇÃO SEGURA DE DOCUMENTOS

Decidindo eliminar, faça a destruição segura dos documentos, mantenha o segredo de sua empresa, utilize máquina fragmentadora.

• TERMO DE ELIMINAÇÃO

Relacione todos os documentos que poderão ser eliminados, solicite autorização, para o Departamento responsável, este procedimento, traz tranquilidade para quem executa os serviços e segurança para a empresa.

• PERFIL GUARDADOR

Toda empresa, tem aquele que não quer jogar nada fora, é importante, ter a legislação para convencê-lo a eliminar, mostre a vantagem da economia de espaço, em épocas de crise, ninguém quer pagar para guardar o desnecessário.

Se você procurar se desprender daquilo que não utiliza, sabendo que o motivo da guarda já foi atendido,  guardará apenas o necessário e facilitará o acesso aos demais documentos arquivados com maior rapidez e economia de tempo, além disso, poderá digitalizar muitos documentos e eliminar o papel, antes, analisando sua validade técnica, legal, histórica ou administrativa.

Portanto, quem guarda tudo não acha nada, mas, quem guarda com critério, encontra o que precisa, aplique uma metodologia de fácil entendimento, utilizando as técnicas da Arquivologia, para organização dos documentos em sua casa, no seu trabalho ou no ambiente de sua empresa, documentos organizados, facilitam a rotina da empresa, além de evitar prejuízos empresa, quando necessários apresentar a fiscalização previdenciária, trabalhista ou tributária.

Para facilitar o seu trabalho, a ACERVO, disponibiliza um curso para capacitar todos os profissionais de qualquer área do conhecimento, a organizar a documentação da empresa, é o curso Documentação Legal: a responsabilidade de sua empresa com o Arquivo Societário, que poderá ser realizado VIA INTERNET, com horário livre, acesse nosso site e faça sua inscrição. Sucesso.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais e contratar nossos serviços, acesse www.acervo.com.br

A SUA EMPRESA TEM ESPAÇO PARA GUARDAR TODA A PAPELADA?

A sua empresa tem espaço suficiente para GUARDAR TODA A PAPELADA? Saiba como eliminar documentos de acordo com a legislação. Participe da palestra gratuita PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS, no dia 28 de dezembro - VIA INTERNET, 'as 10h00. Inscreva-se em http://ow.ly/DT8n30hmVhU

Cada tipo de documento tem
um prazo de guarda legal.

O que é PRESCRIÇÃO?

É a perda do direito de exigir processualmente a solução de um conflito jurídico, em razão do prazo legal legalmente estabelecido. Também define como perda do direito de ação. Fonte: Glossário Jurídico STF. Saiba mais em http://ow.ly/Jh5P30hh5JA

PRECISA DE ESPAÇO PARA O ARQUIVO?

FONTE: JORNAL DO COMÉRCIO DE GUARULHOS | SINCOMÉRCIO | NOVEMBRO DE 2017

SINCOMERCIO REALIZARÁ PALESTRA EM PARCERIA COM A ACERVO

Visando capacitar profissionais que atuam nas empresas do comércio de Guarulhos, em parceria com a ACERVO, o SINCOMERCIO, realizará no dia 24 de Outubro, 'as 19h00, palestra gratuita com o tema PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS: O que guardar e o que eliminar.

O Sindicato do Comércio Varejista de Guarulhos (Sincomércio) é uma entidade patronal, om o objetivo de atender as empresas do setor varejista de toda a região de Guarulhos.

A palestra tem por objetivos esclarecer aos participantes a importância da guarda dos documentos das áreas Fiscal, Contábil, Recursos Humanos, Administrativa e Técnica, e, orientar quanto a eliminação dos mesmos com segurança, para aqueles que a legislação permite, garantindo tranqüilidade a empresa, evitando prejuízos desnecessários, diminuindo o volume de documentos e aumentando o espaço, implantando a Gestão de Documentos com Qualidade.

Será ministrada pelo Bibliotecário da ACERVO, Juan Cacio Peixoto, que esclarecerá prazos de guarda das áreas Contábil, Fiscal e Recursos Humanos.

Para mais informações e inscrições, acesse http://sincomercioguarulhos.com.br/servicos/palestras-e-feiras/

CONHECENDO DOCUMENTOS I: O que é o CT-e | Conhecimento de Transporte Eletrônico

Podemos conceituar o Conhecimento de Transporte Eletrônico como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário). Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção e autorização de uso, pelo Fisco.

Atualmente a legislação nacional permite que o CT-e substitua os seguintes documentos utilizados pelos modais para cobertura de suas respectivas prestações de serviços:

• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
• Conhecimento Aéreo, modelo 10;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.
  

Os documentos que não foram substituídos pelo CT-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

O emitente e o tomador do CT-e deverão conservar o documento eletrônico em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código ?57? na escrituração do CT-e para identificar o modelo.

Fonte: www.fazenda.gov.br

DICA DO DIA | ARQUIVO: HISTÓRICO E OBJETIVOS

A história dos Arquivos pode ser abordada sob diferentes ângulos. O conteúdo dos documentos e a concepção que deles se fez constituem aspectos que nos esclarecem sobre o papel que eles desempenharam, bem como sobre o lugar que eles ocuparam nas diferentes civilizações. 

Os suportes em que foi registrada a informação administrativa apresentam também um grande interesse. 

Para além de mudarem ao longos dos anos, condicionaram o seu armazenamento, a sua conservação e a sua utilização futura e exigiram o desenvolvimento de uma especialização apropriada. Um e outro ilustram ‘a sua maneira a história da profissão e da disciplina.

Há dúvidas quanto a origem do termo arquivo.

Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia, com a denominação de "arche", atribuída ao Palácio dos Magistrados.

Daí evoluiu para o "archion", local de guarda e depósito e outros títulos.

As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos, como depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das empresas e indivíduos.

Os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos.

Quando não mais atendiam a estas exigências eram transferidos para museus e bibliotecas.

Surgiu daí a idéia de arquivo administrativo e histórico.

Arquivo é a organização da informação, de tal forma, que possa ser recuperada rapidamente quando solicitada.

Arquivar é guardar em arquivo.

FONTE: Apostila do curso Organização de Arquivo - Básico 

SERVIÇOS: A ACERVO é especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e 98543-1356

PRAZO DE PRESCRIÇÃO DE TAXA CONDOMINIAL É DE 5 ANOS

12 de dezembro de 2016

STJ | AASP

Em julgamento de recurso sob o rito dos repetitivos, a Segunda Seção do Superior Tribunal de Justiça (STJ) decidiu que o prazo prescricional a ser aplicado para a cobrança de taxas condominiais é de cinco anos, nos casos regidos pelo Código Civil de 2002.

Por unanimidade, os ministros aprovaram a tese proposta pelo relator do caso, ministro Luis Felipe Salomão: “Na vigência do Código Civil de 2002, é quinquenal o prazo prescricional para que o condomínio geral ou edilício (horizontal ou vertical) exercite a pretensão de cobrança de taxa condominial ordinária ou extraordinária constante em instrumento público ou particular, a contar do dia seguinte ao vencimento da prestação.”

Para os ministros, o débito decorrente do não pagamento das prestações de condomínio se caracteriza como dívida líquida, atraindo a regra disposta no artigo 206, parágrafo 5º, I, do Código Civil.

Dívida líquida

O ministro relator justificou que, ao contrário do que sustentaram algumas entidades que se manifestaram no processo, exige-se apenas a comprovação de que a dívida seja líquida, e não a comprovação de que a dívida foi contraída em instrumento particular ou público ou que decorre da lei, entendimento que possibilitaria a aplicação do prazo prescricional decenal previsto no artigo 205 do Código Civil.

Salomão lembrou que a taxa condominial é previamente deliberada em assembleia geral, algo constante e definido, ou seja, não restam dúvidas de que se trata de uma dívida líquida, facilmente comprovada.

O colegiado corroborou opinião do Ministério Público Federal, de que no caso analisado a interpretação da lei não poderia estabelecer outro prazo prescricional, já que não há dúvida sobre a natureza líquida da dívida condominial.

Precedentes

O relator destacou ainda o voto da ministra Nancy Andrighi no Recurso Especial 1.139.030, julgado em 2011, em que se aplicou o prazo prescricional de cinco anos. Salomão mencionou também decisões de todos os ministros da Segunda Seção pela aplicação da prescrição quinquenal.

Com a decisão do STJ, todos os tribunais do país devem observar a regra estabelecida, evitando decisões conflitantes nos casos de cobrança de taxa condominial.

No caso julgado, o Tribunal de Justiça do Distrito Federal (TJDF) havia considerado o prazo prescricional de dez anos, por entender que seria aplicável a regra geral do artigo 205 do Código Civil. O recurso foi acolhido pelos ministros para reduzir o prazo prescricional para cinco anos.

O processo foi afetado à Segunda Seção em março de 2016 e está catalogado no sistema de repetitivos do STJ como Tema 949.

Fonte: Superior Tribunal de Justiça

ACERVO abre inscrições, com 50% de desconto, para cursos ‘a distância, durante o carnaval

Durante os 4 dias de carnaval, são ótimos dias para fazer esse tipo de curso. Eles são rápidos e o participante aproveita o tempo livre. 

Uma boa forma de se atualizar é fazer um curso à distância. Hoje, esse tipo de curso cresce 40% ao ano. Quem procura está atrás da comodidade de fazer um curso sem sair de casa e também da flexibilidade de horário.

Segundo o censo da Educação à Distância em 2013, o Brasil tinha 1.172 cursos cadastrados e quase 700 mil alunos matriculados.

Todos os cursos tem desconto real de 50%, exclusivamente para participar durante os dias de carnaval, é uma maneira de incentivar o interessado a participar e aproveitar o seu tempo livre para sua atualização e capacitação profissional.

A capacitação é o diferencial no mercado de trabalho, e a ACERVO, com 22 anos de experiência no mercado de Gestão de Documentos, proporcionará muita facilidade para sua participação, uma delas, é a possibilidade de pagar com Cartão de Crédito em até 10 parcelas.

Conheça todos os cursos que serão oferecidos e suas regras de participação:

CURSO VIA INTERNET 173 | Organização do Arquivo – Básico

14 a 17 de Fevereiro

Carga horária 8 horas

CURSO VIA INTERNET 174 | Papelada em Casa. Como organizar a documentação pessoal/particular

14 a 17 de Fevereiro

Carga horária 4 horas

  

CURSO VIA INTERNET 175 | Prazo de guarda de documentos. O que guardar e o que eliminar?

16 e 17 de Fevereiro

Carga horária 8 horas

  

CURSO VIA INTERNET 176 | Documentação Legal: a responsabilidade de sua empresa com o arquivo

14 e 15 de Fevereiro

Carga horária 8 horas

Regras para sua participação e melhor aproveitamento nos cursos:

·         Turmas com 25 participantes

·         Horário Livre durante 24 horas

·         Dedique pelos menos 2 horas por dia de seu tempo, para participar do curso;

·         Antecipe sua inscrição, vagas limitadas. 

Mais informações e inscrições em 11 – 2821-6100 e 98543-1356 ou www.acervo.com.br de segunda a sexta-feira no horário de 8h00 as 12h00 e 13h12 as 18h00.

Receita Federal publica orientação sobre prescrição

A Receita Federal decidiu que deve ficar suspenso o prazo prescricional de cinco anos para a compensação de crédito reconhecido por meio de ação judicial, enquanto o próprio órgão não finalizar o processo de habilitação desses créditos. A medida está no Parecer Normativo da Coordenação-Geral de Tributação (Cosit) nº 11, publicado em dezembro. A norma orienta os fiscais de todo país. 

O crédito tributário decorrente de ação judicial pode ser pago via compensação. Para a apresentação da Declaração de Compensação, porém, o contribuinte deve ter o pedido de habilitação prévia deferido pela Receita. 

A habilitação prévia tem por objetivo analisar a existência do crédito, a legitimidade do requerente, a existência de sentença transitada em julgado (da qual não cabe mais recurso) e inexistência de execução judicial. Porém, o prazo para a compensação é de cinco anos, contados do trânsito em julgado da sentença que reconheceu o crédito, ou da homologação da desistência de sua execução. 

O parecer determina que "no período entre o pedido de habilitação do crédito e a ciência do seu deferimento definitivo no âmbito administrativo, o prazo prescricional para apresentação da Declaração de Compensação fica suspenso". 

Para o advogado Luiz Rogério Sawaya, do Nunes e Sawaya Advogados, "a suspensão do prazo é relevante em razão do grande volume de burocracia e pouco controle por parte de várias empresas". Na habilitação prévia, são exigidos vários documentos, o que pode demorar para ser levantado. 

Ele lembra ainda que a Receita geralmente responde em 90 dias ao pedido de habilitação, mas conhece casos em que a demora ultrapassou os seis meses e outros nos quais as empresas tiveram que propor mandado de segurança na Justiça para que o Fisco respondesse ao pedido. 

A Instrução Normativa da Receita nº 1.300, de 2012, determina que o prazo para o Fisco apreciar o pedido de habilitação é de 30 dias. Na resposta, a Receita defere, nega ou pede mais informações ao contribuinte. Mas não há pena caso o prazo seja ultrapassado e, após o período, o pedido não é homologado automaticamente. 

"Todo esse processo pode gastar o prazo prescricional do contribuinte. Ou a resposta pode chegar apenas faltando um mês para vencer", afirma o advogado Alessandro Mendes Cardoso, do Rolim, Viotti & Leite Campos. "Por isso, a suspensão é uma medida de razoabilidade por parte da Receita", diz. 

Laura Ignacio - De São Paulo - Fonte: www.aasp.org.br em 16.01.2015

A nova ação revisional do FGTS e o novo prazo de prescrição

Recentemente o STF alterou a regra de prescrição para as parcelas de FGTS não depositadas pelo empregador (ARE 709212), fazendo com que surgisse a dúvida com relação às ações revisionais de correção monetária que estão sendo impetradas em decorrência da defasagem da TR.

Em primeiro lugar, quero deixar claro que só será possível ter certeza absoluta após a divulgação do acórdão, mas consegui assistir a sessão de julgamento (na íntegra ao final do texto), e acredito ter conseguido compreender o que realmente importa neste tocante (a prescrição nas futuras ações de revisão do FGTS), e que pode ser resumido em um vídeo de pouco mais de 1 minuto, de parte do voto do Ministro Gilmar Mendes (o qual estará nalgum ponto ao longo deste artigo).

Contudo, antes de adentrar neste assunto quero fazer uma breve digressão sobre o que penso desta decisão relativamente a seu efeito direto, porque este sim trará muito mais prejuízo ao trabalhador do que qualquer efeito reflexo que pudesse ter na ação revisional.

. A mudança da prescrição foi ruim ou muito ruim para o trabalhador?

A alteração da regra foi péssima para o trabalhador, que perderá o direito de pleitearos próprios depósitos do FGTS (e não apenas a correção) vencidos há mais de 5 anos quando de seu desligamento da empresa. E isso, na prática, terá um efeito terrível para o patrimônio do empregado.

Imagine a situação: José é contratado no dia de hoje, 18/11/2014, e apenas à partir de 18/11/2019 seu empregador começa a depositar o FGTS, situação esta que perdura até 18/11/2024, quando, enfim, José, com 10 anos de trabalho prestado, é dispensado do serviço sem justa causa. Considere ainda que José, mesmo que tenha conhecimento da situação, jamais ingressaria com uma reclamação trabalhista enquanto o contrato estivesse em curso.

Então vamos fazer uma conta simples: Digamos que José receba R$ 1.000,00 por mês, o que geraria depósitos mensais de R$ 80,00. Com o décimo terceiro e as férias, sem contar horas extras e outras eventuais verbas de natureza salarial, José deveria receber na rescisão contratual, pelo prazo de 5 anos, o valor equivalente a R$ 7.840,00 (no caso de dispensa ou rescisão indireta: 14 meses x 5 anos + 40%). Isso sem os juros e a correção (pífia e confiscatória de hoje em dia).

Alguém poderá dizer que existe uma fiscalização, e que a falta de depósitos pode gerar uma multa pesada para a empresa, mas isso não basta. A multa não reverterá ao trabalhador, que terá perdido para sempre seus R$ 7.840,00. Além disso, o empregador não precisa chegar ao extremo de não realizar nenhum depósito em 5 anos (atraindo assim, talvez, a atenção da fiscalização), mas apenas "falhar" alguns meses, ou até, quem sabe, sistematicamente depositar apenas alguns meses por ano. Quem duvida?

Agora imagine um trabalhador que ganhe R$ 5.000,00 (eles são poucos, mas sim, eles existem).

Ele terá perdido R$ 39.200,00.

. O efeito ex nunc no julgamento do ARE 709212

A pergunta é a seguinte: É possível ao trabalhador, hoje, ingressar com uma ação pleiteando parcelas do FGTS anteriores à data de julgamento, pelo prazo prescricional trintenário?

Depois de muito refletir, porque não é algo que foi declarado expressamente durante o julgamento (pelo menos eu não vi) acredito que a resposta seja sim. Isto porque o marco determinado para a mudança da regra foi o vencimento de cada depósito, e não a data de ingresso em juízo.

Assim, se o depósito venceu antes do julgamento, a prescrição será de 30 anos à contar do vencimento, ou de cinco anos a contar da data do julgamento (o que ocorrer primeiro), mesmo para quem não ingressou com a ação.

Para melhor entendimento, segue o vídeo prometido:

Repare bem no que consta do seguinte trecho:

“Assim se na presente data já tiver transcorrido 27 anos do prazo prescricional,bastarão mais 3 anos para que se opere a prescrição [...] Por outro lado, se na data dessa decisão tiver decorrido 23 anos do prazo prescricional ao caso se aplicará o novo prazo de 5 anos a contar da data do presente julgamento.”

Então me parece óbvio que sim, é possível ingressar com novas ações para pleitear parcelas vencidas anteriores à data de julgamento com base na prescrição de 30 anos, e isto fica ainda mais claro quando se sabe que o RE em questão foi julgadoimprocedente, porque, claro, todas as ações já impetradas pleiteavam períodos anteriores ao julgamento.

Não faria sentido nenhum o eminente Ministro dizer que “Assim se na presente data já tiver transcorrido 27 anos do prazo prescricional, bastarão mais 3 anos para que se opere a prescrição”, se apenas se fosse aplicar o prazo trintenário para as ações ingressadas anteriormente ao julgamento.

Outro fato que me parece relevante para esta conclusão é o seguinte: sempre que o STF modulou os efeitos da decisão considerando “antes ou após do ingresso da ação em juízo”, isto foi feito expressamente, como no caso citado minutos antes do vídeo acima pelo Ministro Gilmar Mendes, e que se refere a débitos ficais da fazenda pública, ou no caso dos precatórios, com relação à compensação.

Este entendimento, ainda, é o que depreendo da assertiva de Pedro Canário, em recente artigo na prestigiada revista digital Conjur:

“O ministro Gilmar Mendes também propôs a modulação dos efeitos da decisão. Ela passa a valer apenas para os direitos vencidos depois desta quinta, data da decisão pelo Supremo. Os direitos a FGTS existentes até quarta-feira (11/11) continuam com o prazo prescricional de 30 anos. Os que vencem nesta quinta terão o menor prazo prescricional: ou 30 anos antes da demissão ou cinco, o que acabar antes.”

Então acho que está bem claro: a prescrição é trintenária para as parcelas vencidas anteriormente ao dia do julgamento, até o limite de 5 anos após o julgamento.

. E a ação revisional de correção?

É claro que a alteração da prescrição das parcelas (principal) irá atingir o direito à correção monetária (acessório). Porém, e como já dito, o marco inicial da nova regra de prescrição é o vencimento da parcela, e não o ingresso da ação em juízo, de forma que, por enquanto, ninguém está correndo risco de perder o direito à revisão (da TR) pela ocorrência da prescrição, já que apenas para as parcelas que vencerem após o julgamento é que a prescrição será de 5 anos.

Foi por isso que utilizei aquelas datas no exemplo do início do texto, porque, salvo melhor juízo, apenas à partir de novembro de 2019 é que se começará a perder o direito às parcelas (ou à correção) do FGTS por ocorrência da nova regra de prescrição. Até lá, todo o período envolvido nesta nova ação revisional, de 1999 à 2014, está obviamente dentro da prescrição de 30 anos, bastando ingressar com a ação 5 anos antes da data do julgamento do ARE 709212.

De qualquer forma, nada disso muda a sorte desta revisional, estando minha opinião sobre a sua viabilidade (no sentido de se ingressar com novas ações individuais, e de recebimento das parcelas pretéritas) absolutamente inalterada desde a publicação de meu último artigo, que pode ser lido aqui: A nova ação revisional do FGTS – Mais ações individuais?

. X.

Vídeo na íntegra da sessão de julgamento:

Fonte: www.ariquemesonline.com.br em 19.11.2014

Palestra Gratuita Prazo de Guarda de Documentos

O que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano? Trinta anos atrás, quando a revolução informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios. A se acreditar neles, o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabaria com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório.

Nos últimos cinqüenta anos, o consumo de papel, cresceu seis vezes, Na próxima década, vai aumentar mais 32%, alimentado principalmente pelo apetite das máquinas de fax,  impressoras e copiadoras que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas mais baratas e mais rápidas incentivam o uso do papel.

Assim como eu, nenhuma outra pessoa vive sem papel. A tantas vezes prevista sociedade sem papel não aconteceu e nunca vai acontecer.

O que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano? Antes de tomar decisão procure a orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações estratégicas.

A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.

Portanto, é de fundamental importância, que as empresas implantem a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais, separada por Departamento, com a definição do tempo de arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, técnico, legal e histórico.

Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, esta Tabela representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de informação sobre a história da organização.

Este importante instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas, deve ser sistematicamente atualizada.

Esta palestra tem como objetivos, esclarecer aos participantes a importância da guarda dos documentos das áreas Fiscal, Contábil, Recursos Humanos, Administrativa e Técnica, e, orientar quanto a eliminação dos mesmos com segurança, para aqueles que a legislação permite, garantindo tranqüilidade a empresa, evitando prejuízos desnecessários, diminuindo o volume de documentos e aumentando o espaço, implantando
a Gestão de Documentos com Qualidade.

Você poderá participar desta palestra gratuitamente, inscreva-se em http://goo.gl/Imbbze

Aprendendo a pensar na Organização do Arquivo

*Everton Francisco Moreira

Quase todo sistema educacional, objetiva ensinar as pessoas uma única ''resposta certa”. Isso pode ser ótimo em alguns problemas de matemática, que realmente só existe uma resposta, o problema é que, a vida, geralmente, não é assim, nela existem muitas respostas corretas todas dependem do que você está procurando, mas se pensar que só existe uma, é obvio que vai parar de procurar outras e, só vai encontrar uma.

Quando estamos na infância, somos pontos de interrogação, questionamos, perguntamos e o principal, imaginamos tudo; Porém, quando nos tornamos jovens, aprendemos a tirar a resposta certa, logo, deixamos a imaginação de lado e paramos de procurar outras maneiras corretas. Esses exemplos, faz lembrar a seguinte história:

Duas pessoas se desentenderam, devido a organização do arquivo de uma empresa, para resolver a questão marcaram uma reunião com o Diretor, pediram que ele servisse de árbitro.

No dia marcado, o reclamante iniciou apresentando sua reinvindicação. 

Senhor Diretor, estamos falando da organização da folha de ponto dos empregados, no entanto, deve ser ordenado por ordem alfabética, pois terei facilidade em realizar as inclusões mensais e em caso de uma eventual ação trabalhista, os pontos do funcionário estarão todos juntos agilizando e facilitando à apresentação documental perante a justiça. E por ai continuou, foi muito convincente na argumentação, quando terminou, o Diretor acenou com a cabeça em sinal de aprovação e disse:''Tem razão''. 

Ao ouvir isso, o acusado levantou e disse: Espere um pouco, senhor Diretor, o senhor nem se quer ouviu meu lado da questão. O Diretor então pediu que apresentasse seus argumentos e em seguida começou seu pronunciamento.

Senhor Diretor, eu não concordo que nosso arquivo seja ordenado por ordem alfabética, pois obteremos muitos problemas, visto que, possuímos aproximadamente 1.500 funcionários trabalhando, vai chegar um momento que não conseguiremos incluir documentos no mesmo acondicionamento, precisando criar um novo e refazer toda ordem já armazenada, e tem mais, quando vencer o prazo legal de guarda  dessa documentação, vamos precisar avaliar um à um para realizar o descarte desses documentos, e por ai continuou. Portanto, sugiro que nosso arquivo não seja ordenado por ordem alfabética, e  assim, ordenado mensalmente, ele foi muito persuasivo e também muito convincente, quando terminou o Diretor disse: ''Tem razão''.

Quando a secretária viu aquilo, saltou da cadeira por sua vez, dizendo ao Diretor: Senhor Diretor, os dois não podem estar certos, sendo que desejam algo diferente. O diretor olhou para a secretária com um ar de dúvida e disse:''Tem razão''.

A resposta certa está em todas as partes, o que será preciso é realizar um estudo sobre as áreas e entender as necessidades da empresa, dessa forma, obteremos recursos para aplicar a metodologia correta para cada tipo documental. 

Sendo assim, nós do arquivo adquirimos a responsabilidade de conhecer todas as áreas, agendando reuniões no intuito de descobrir e estabelecer suas necessidades e juntar com outros propósitos para chegar ao ideal, não para o arquivo, nem para os departamentos e sim, para a ''Empresa.''

*Líder de Projetos em Gestão de Documentos e Arquivos, na Acervo Organização e Guarda de Documentos, saiba mais em www.acervo.com.br