Juan Cacio Peixoto*
Em tempos de crise, redução de custos é a palavra de ordem, e espaço bem ocupado, representa redução de custos, já que podemos redimensionar a equipe, aproveitando as áreas que poderão ser reaproveitadas com a utilização para uma nova área ou até mesmo a criação de outras.
Espaço bem ocupado é necessário para todas empresas, principalmente, as MICRO/PEQUENAS e MÉDIAS, com menor recursos financeiros, tem a necessidade de utilizar o espaço com melhor aproveitamento, para atender o armazenamento de sua produção, arquivo, mobiliário, materiais ou outros equipamentos da empresa.
No Arquivo Central das empresas/instituições, a guarda excessiva e desnecessária de documentos, contribui para aumento da ocupação do espaço, verifica-se a necessidade de um novo local para o armazenamento de documentos, com garantia de aumento de cursos.
Uma das soluções para a redução deste volume de documentos e o automático aumento da capacidade de armazenamento, é realizar a destruição segura de documentos, obedecendo a legislação específica para cada tipo de documento.
A inexistência da Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento para cada tipo de documento, por departamento, poderá acarretar sérios prejuízos, caso, este documento venha a ser destruído e solicitado futuramente pela fiscalização ou necessidade da empresa.
A ACERVO, no mercado de Gestão de Documentos, desde 1993, poderá ajudar na análise e seleção dos documentos que poderão ser destruídos, de acordo com a legislação, nossa experiência de 27 anos, dará segurança para sua empresa e capacitar sua equipe para realizar a seleção de documentos com segurança e credibilidade, sem arrependimento posterior.
Enumeramos alguns cuidados para realizar a destruição segura de documentos, para sua empresa evitar dor de cabeça, conforme nossa experiência:
1- Envolva a Assessoria Jurídica e solicite a relação de processos em andamento, isto evitará que documentos que fazem parte do processo, sejam eliminados, por falta de conhecimento do colaborador;
2- Elabore uma Tabela de Temporalidade Documental | TTD, por departamento, definindo quanto tempo guardar cada tipo de documento, obedecendo a legislação;
3- Reúna sua equipe, e informe qual é o objetivo da empresa e oriente para seguir a TTD, se o documento não estiver relacionado na mesma, consulte a Assessoria Jurídica;
4- Defina com a equipe o melhor período para realizar a seleção dos documentos, preferência pela manhã, importante ressaltar, que o trabalho realizado no sábado, torna-se o processo inseguro, nossa experiência já mostrou, que neste dia, o processo de análise é realizado pelo colaborador de forma muito rápida;
5- O que foi identificado para destruir, coloque em caixas e cole etiquetas "PARA DESTRUIÇÃO", CD/DVD/DISQUETES devem ser separados;
6- Chame a ACERVO, para fazer a coleta, transporte, destruição e fragmentação dos documentos de forma segura, podendo inclusive, ser acompanhada pelo CLIENTE, fotografado ou filmado. Após a destruição, é emitido o Certificado de Destruição de Documentos, garantindo a segurança das informações do CLIENTE.
Os documentos destruídos são enviados para reciclagem em fardos prensados, garantindo ainda mais a segurança da informação, uma contribuição inestimável para o Meio Ambiente.
*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, trabalha com Gestão Documental, desde 1993.
