quinta-feira, 21 de dezembro de 2017

A SUA EMPRESA TEM ESPAÇO PARA GUARDAR TODA A PAPELADA?

A sua empresa tem espaço suficiente para GUARDAR TODA A PAPELADA? Saiba como eliminar documentos de acordo com a legislação. Participe da palestra gratuita PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS, no dia 28 de dezembro - VIA INTERNET, 'as 10h00. Inscreva-se em http://ow.ly/DT8n30hmVhU

Cada tipo de documento tem
um prazo de guarda legal.

domingo, 17 de dezembro de 2017

COMO PLANEJAR A ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

*Juan Cacio Peixoto


Segundo o Dicio – Dicionário Online de Português, planejamento é a determinação das etapas, procedimentos ou meios que devem ser usados no desenvolvimento de um trabalho, festa, evento etc.

E na organização de documentos, não é diferente, precisamos planejar cada etapa do trabalho, para que a execução, possa ser executada no momento certo, sem qualquer problemas na sequência do trabalho, a organização requer a preparação de algumas etapas, antes de iniciar a organização dos documentos, ou seja, colocar a “mão na massa”.


Mas, como saber quais são estas etapas? É comum, quando chegamos no Arquivo, nos perguntarmos de vários itens que ainda estão por fazer ou não existem, e com estes questionamento, estamos diagnosticando a situação do Arquivo.

É necessário uma profunda análise para começarmos nas etapas necessárias e saber preparar as etapas estratégicas, antes de iniciar a organização dos documentos.

Estamos falando aqui, na necessidade de realizar o Diagnóstico da Situação Atual, para que possamos conhecer em detalhes os problemas, as necessidades, a metodologia de organização e vários outros itens importantes, precisamos buscar a solução para os diversos tipos de problemas e saber quem poderá nos ajudar no gerenciamento deste projeto.

Mas, como realizar este Diagnóstico?

__Busque informações
Agende com a Direção da empresa, visitas em todas as áreas da empresa, e busque informações, desde o recebimento ou produção do documento até o final do trabalho e seu arquivamento. Cada detalhe, informação, manuseio, arquivamento, digitalização lhe ajudará para definir a metodologia de organização a ser implementada.

  
__Analise as informações
Agrupe todas as informações que foram coletadas no primeiro passo, crie um relatório, analise a fundo cada uma das informações, faça planilhas, crie gráficos e mostre todos os pontos positivos e negativos que foram citados. Os pontos positivos podem reforçar o caminho certo que a empresa já vem traçando.

Apresente as informações coletadas e analisadas ao Gestor do Projeto, reúna inicialmente, as Gerências e apresente o resultado e peça ajuda para implementar o Projeto.

__Identifique as necessidades de melhorias
Nessa etapa, é necessário levantar e reunir os fatores que estão causando problemas, além de identificar em cada problema, as principais causas que geram todas as necessidades de melhoria que a empresa precisa se atentar.

Fique atento aos seguintes itens:
  • ·         Capacitação da equipe;
  • ·         Volume de documentos;
  • ·         Espaço físico;
  • ·         Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
  • ·         Inventário;
  • ·         Indexação;

E muitos outros itens que contribuirão para o bom levantamento da situação da documentação, para que você possa implementar o Sistema de Arquivo, de acordo com as reais necessidades da empresa.


*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br

O que é PRESCRIÇÃO?

É a perda do direito de exigir processualmente a solução de um conflito jurídico, em razão do prazo legal legalmente estabelecido. Também define como perda do direito de ação. Fonte: Glossário Jurídico STF. Saiba mais em http://ow.ly/Jh5P30hh5JA

sexta-feira, 15 de dezembro de 2017

AGENDA ACERVO DE CURSOS | 2018

AGENDA ACERVO DE CURSOS | 2018. Anote em sua programação, já temos cursos agendados para 2018, para o seu crescimento profissional. Acesse, inscreva-se e compartilhe em sua rede social www.acervo.com.br

quinta-feira, 14 de dezembro de 2017

Dicas 5s | SENSO DE AUTODISCIPLINA

SENSO DE AUTODISCIPLINA Interesse pelo melhoramento contínuo das pessoas e dos processos para todos crescerem como seres humanos profissionais. Organize Mais e Melhor. ACERVO 24 anos. Saiba mais em www.acervo.com.br

quarta-feira, 13 de dezembro de 2017

PALESTRA GRATUITA VIA INTERNET | COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA

TRANSMISSÃO através da Rádio Web Acervo, da palestra COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA. dia 14 de dezembro/QUINTA-FEIRA, 'as 10h00. Acesse, ouça e compartilhe em www.radiowebacervo.com.br

Dicas 5s | SENSO DE TREINAMENTO

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terça-feira, 12 de dezembro de 2017

Dicas 5s | SENSO DE ORGANIZAÇÃO

SENSO DE ORGANIZAÇÃO. Economizar tempo, diminuir o cansaço físico e facilitar a busca por objetivos e documentos. Organize Mais e Melhor. ACERVO 24 anos. Saiba mais em www.acervo.com.br

segunda-feira, 11 de dezembro de 2017

DICAS DE 5s | SENSO DE PADRONIZAÇÃO E SAÚDE

SENSO DE PADRONIZAÇÃO E SAÚDE. Definir qual o padrão ideal para o ambiente de trabalho, buscando como objetivo a melhoria da qualidade de vida do trabalho. Organize Mais e Melhor. ACERVO 24 anos. sAIBA mais em www.acervo.com.br

domingo, 3 de dezembro de 2017

COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA

Juan Cacio Peixoto*

Nenhuma empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.

Todo Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades.

Dentro da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.

Existe, principalmente, a necessidade da centralização da informação e documentação, a fim de que os colaboradores que manipulam essa informação, dirijam-na, sob um critério padrão e responsável, a um mesmo objetivo que compreenderá a racionalização do trabalho do profissional da informação, a fim de que a informação chegue rápida, concisa e eficiente ‘aqueles que dela necessitam, e a centralização da informação e documentação fazendo com que a recuperação seja mais rápida e eficiente.
Implantação do Arquivo Central, na Fundação Parque
Tecnológico  Itaipu | FPTI em Foz do Iguaçu - PR.

Existe também a necessidade de uniformização de linguagem, classificação, manipulação e codificação das informações, o que resolveria o problema de recuperação das mesmas.

Deve-se considerar todos os tipos de documentos e todas as etapas de seu ciclo, não basta definir onde serão guardados os documentos, mas deve, também, preocupar-se com a forma de registro e acompanhamento de seu trâmite.

Preocupar com a organização do Arquivo, principalmente quando integrado a um sistema de racionalização de procedimentos, confere mais eficiência ‘as ações da empresa, passando a dispor de informações necessárias ‘a administração, reduzindo o desperdício de recursos humanos, materiais e financeiros, podendo ser ampliada a capacidade de ação empresarial.

Seguindo simples etapas de organização, ao final do trabalho, sua empresa obterá resultados bastante satisfatórios, a localização de documentos não será mais problema, a metodologia de organização padronizada e acúmulo desnecessário de documentos armazenados, foi totalmente eliminado com a definição dos prazos legais de guarda de cada item documental.



Etapa 1- Planejamento
Na construção de um arquivo, o processo básico de planejamento é enormemente complicado pela complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas necessidades dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.

Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento.

Etapa 2- Definição do espaço físico
Escolher o local para abrigar o arquivo da empresa, deverão ser avaliadas todas as necessidades para a sua adequação às novas necessidades, tanto física como estrutural.

Avaliadas as condições atuais serão identificadas às necessidades básicas para abrigar um quadro funcional que futuramente se utilizará à área.

Devido a grande concentração de carga que uma área de arquivo possui, os cuidados para uma avaliação estrutural deverão ser considerados. Desta forma, os obstáculos deverão ser também considerados, tais como escadas, rampas, elevadores e outros, que dificultem a movimentação dos volumes.


Etapa 3- Prazo de guarda de documentos
Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, este prazo representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documento que devem ter tempo de guarda específico, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originado-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

Etapa 4- Metodologia de organização
Carrinho de suporte para transporte de caixas
no Arquivo, utilizado no galpão da ACERVO.
A organização de arquivos inclui a classificação dos documentos, segundo um sistema planejado, o cuidado e a guarda dos mesmos em pastas que os protejam, a circulação controlada, utilizando o Controle de Empréstimo, o uso dos documentos na fase administrativa ativa e a destinação final dos documentos para destruição ou preservação, dependendo do valor que apresentem.

Etapa 5- Digitalização de documentos
A digitalização de documentos consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.

Etapa 6- Treinamento da equipe
Não deixe de treinar sua equipe na nova metodologia implantada, para garantir a continuidade do Sistema de Arquivo implantado. É o Certificado de Garantia.

Para competir e vencer no mercado, é necessário que a rapidez seja um dos objetivos estratégicos das empresas.

E, nesse contexto, três aspectos precisam receber atenção especial das empresas:

  • O processo produtivo;
  • As informações;
  • As decisões;

A otimização dos fluxos  do setor de produtivo, as informação e tomada de decisão e ainda, a interação entre eles, trará benefícios como:

  • Melhor qualidade;
  • Menor custo;
  • Melhor prazo de entrega;

É importante ressaltar que a rapidez é fruto não somente da otimização desses fluxos ou da interação entre os mesmos, mas produto da soma desses dois fatores, ou seja:
Arquivo Corrente, organizado pela ACERVO
 na Usina Colombo, na cidade de Ariranha - SP.

Rapidez = Fluxo + Integração

Não levam vantagem as empresas que investem em novas tecnologias se esquecendo de introduzir sistemas de produção com rapidez.

As decisões devem ser obtidas a partir de informações garantidas, objetivando um produto novo, eficiente e rápido.



Seria muito produtivo, recuperar todas estas informações, em um ARQUIVO ORGANIZADO.



*Bibliotecário e Sócio da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br