*Juan Cacio Peixoto
Muitas empresas de todos os segmentos e portes nos procuram pedindo
socorro para organizar o Arquivo, devido as dificuldades em localizar documentos
para atender 'as necessidades do dia a dia, aposentadoria de ex-funcionários,
fiscalização ou atendimento 'as Normas ISO, que exigem a documentação
organizada para obter a Certificação.
Como todos nós já sabemos, as empresas não querem investir como é
necessário no trabalho de organização do arquivo, 'as vezes, nos pedem uma "arrumada"
ao invés de uma excelente organização, com metodologia de organização baseada
nos ensinamentos da Arquivologia.
Porém, tudo que é feito de forma planejada, organizada e com técnicas já
consagradas tem chances de funcionar e prosseguir com a metodologia implantada.
A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, especializada na
organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde
1993, sempre propõe o Projeto de Organização de Arquivos e Documentos, que é o
melhor caminho para a Gestão Documental Empresarial, como forma de
convencimento na aquisição dos serviços, explicamos para os potenciais clientes,
a diferença entre arrumar e organizar arquivos e documentos, como detalhado a
seguir:
ARRUMAR
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ORGANIZAR
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BONITO. Você pode até comprar umas caixas ou
pastas coloridas e separar os departamentos por cores, porém, somente as
cores não ajudarão
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FUNCIONAL. Uma boa identificação da tipologia
documental, em visores com letras maiores, facilitará o acesso a informação,
mais a identificação dos departamentos por cores, facilita o acesso aos
documentos.
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AGRADÁVEL. Mobiliários novos
deixam o ambiente muito agradável, mas, sem a identificação ou sinalização
dos mesmos, ficaremos perdidos neste ambiente.
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PRÁTICO. Faça sinalização
nos corredores e estanterias ou nos arquivos de gavetas, utilize números para
a identificação, utilize placas em acrílico, com letras maiores para
facilitar a visualização.
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ESTÉTICO. Já trabalhamos
com arquivos deslizantes, com uma visão no ambiente excelente, porém, no seu
interior, uma bagunça.
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LÓGICO. No arquivo
deslizante os documentos devem ser organizados com critérios que facilitem o
acesso, aproveitando o mobiliário, que tem por principal objetivo, otimizar o
espaço físico e aumento de capacidade.
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SUBJETIVO. Elimine pastas
com títulos DIVERSOS, OUTROS, MISCELÂNEAS (mistura) e outras, somente você
sabe o que está arquivado nas mesmas.
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RACIONAL. O título do
documento é analisado criteriosamente, definindo a tipologia documental
correta, para elaborar etiqueta de identificação.
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SOLUÇÃO IMPESSOAL. Você sabe onde
tudo está arquivado, guarda tudo na sua "cabeça".
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SOLUÇÃO
EMPRESARIAL. Elabore um bom Índice/Inventário do Arquivo e cadastre todo o
conteúdo das pastas, caixas etc.
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INSTINTO. Recebeu um
catálogo e abre a pasta de CATÁLOGOS.
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METODOLOGIA. Identifique o
conteúdo de cada documento recebido ou produzido pela empresa, facilitará
muito quando necessitar dos mesmos.
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VOLÚVEL. Mudei de idéia,
aquela pasta de CATÁLOGOS, vou mudar para pasta de FORNECEDORES, já sei,
todos os catálogos estão ali arquivados.
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PERMANENTE. Defina uma
metodologia de arquivamento que possa aperfeiçoar gradativamente até atingir
o melhor para sua empresa. Elabore o Manual de Procedimentos de Arquivo e
Documentos.
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Para desenvolvimento de um bom trabalho de organização do arquivo, exige a realização do Diagnóstico da Situação Atual/DSA para a definição de metodologia de organização, que atenda 'as reais
necessidades do negócio da empresa, uma boa organização, exige profundo
conhecimento de necessidades de material, equipamentos, mobiliários,
metodologia e critérios para implantação da Gestão Eletrônica de Documentos,
portanto, arrumar é rápido e fácil, mas, organizar, demanda tempo e metodologia
planejada, porém, a qualidade é garantida e duradoura.
Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de
Documentos, no mercado desde 1993. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br
