ACERVO | CONHEÇA NOSSA HISTÓRIA DE 27 ANOS

COMO COMEÇAMOS?

A nossa história começou em 1993, prestava serviços como Bibliotecário Autônomo na Companhia Nitro Química Brasileira, empresa do Grupo Votorantim, na cidade de São Paulo | SP, e, a terceirização de serviços estava ganhando relevância no Brasil.

Naquele ano,  atuava no Projeto de Organização da Biblioteca da área de  Segurança Patrimonial, foi solicitado pela NITRO QUÍMICA, a partir deste projeto, trabalhar como Pessoa Jurídica, e em 18 de março de 1993, nasceu a ACERVO Consultoria.

Foi a antecipação de um sonho, que já estava em planejamento, constituir uma empresa para prestar serviços em Gestão de Documentos e Informação. 

ESTRUTURA INICIAL

Iniciou-se a ACERVO, em meu apartamento residencial de 55 m², na cidade de Guarulhos | SP, nosso telefone era um RAMAL telefônico, atendido pela Portaria do prédio e transferia para o apartamento, onde funcionava a ACERVO. 

PRIMEIROS CLIENTES

O mercado de Gestão Documental, ainda era desconhecido, com poucas empresas no mercado, começamos a divulgar o trabalho e conquistamos nosso segundo cliente,  a TendTudo Materiais de Construção, empresa do Grupo BR Home Centers, o terceiro a GE Dako, do grupo MABE Brasil, e nossa história começou a acrescentar novos projetos e importantes clientes. 

  

CRESCIMENTO NO MERCADO

Em menos de 02 anos de funcionamento, mudamos a ACERVO para uma sala de 60 m², depois para um salão de 100 m², com crescimento mudamos para 03 galpões de 200 m² cada um. 

ESTRUTURA ATUAL

Atualmente estamos em uma área total de 4.200 m², com 2.700 m² de área construída, com sede na cidade de Guarulhos | SP, prestando todos os serviços da área de Gestão Documental: Organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos e outros serviços, que agregam ao trabalho, para oferecer ao CLIENTE, um pacote de serviços prestados, exclusivamente pela ACERVO.

Com o acréscimo de novos serviços, alteramos a razão social para ACERVO Organização e Guarda de Documentos.

Nosso sistema de telefonia é digital, preparada para atender simultaneamente várias ligações e, possuímos TI para atender todos os portes de clientes, e crescimento de acordo com as novas tecnologias do mercado.

Nossos softwares de gerenciamento de documentos, são os mais avançados do mercado de Gestão Documental. 

SÓCIOS E CONSULTORES

A ACERVO é uma empresa familiar, sendo sócios:

• 02 (dois) Bibliotecários: Juan Cacio Peixoto e Lizete da Penha Ferreira Peixoto;
• 01 (um) Arquivista: Fábio Ferreira Peixoto;
• 01 (um) Analista de Sistemas: Felipe Ferreira Peixoto.

  

CLIENTE É NOSSA PRIORIDADE

Um dos grandes diferenciais de nossa empresa, desde os primórdios, foi a dedicação aos clientes, de forma personalizada, de acordo com  suas necessidades e projetos exclusivos de Gestão Documental.

Excelência no Atendimento ao Cliente, é nossa meta 365 dias por ano, sem informação não há tomada de decisão. 

Juan Cacio Peixoto

Bibliotecário e Sócio-fundador da ACERVO

FELIZ ANO NOVO, QUE SEJA DE AMOR, PERDÃO, PAZ E FELICIDADE

É tempo de virada do ano, de celebrações que despedem o ano velho, mas é também momento de reflexão, de ponderação e principalmente de gratidão. 

Deus nos presenteou com mais um ano que agora despedimos, e a Ele devemos agradecer pela generosidade e misericórdia infinitas.

Vamos receber o Ano Novo com a alma renovada de esperança e alegria, carregando Jesus no coração, e que assim seja o ano todo. A todos desejo um Feliz Ano Novo! Que seja de amor, perdão, paz e felicidade!

Que o Evangelho seja nossa orientação em cada dia deste novo ano. Que saibamos encontrar a felicidade na paz e no amor de Cristo. Que Deus abençoe a todos e Sua luz ilumine os nossos corações. 

Que a maior promessa de Ano Novo seja o fortalecimento da nossa fé, e que a saibamos cumprir em cada um dos 365 dias.

A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS deseja a todos nossos amigos, clientes, parceiros, colaboradores e fornecedores, um Ano Novo de muita PAZ. 

ACERVO ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, DESDE 1993

O Acervo cultural da humanidade, só foi possível ser conhecido, após a sua organização física.

Concluí-se que, tão importante quanto gerar as informações é recuperá-las de forma ágil e segura.

A logomarca ACERVO, traz explicita no seu nome, a excelência de sua atividade, "a organização de documentos".

A organização está representada por estantes dispostas em profundidade, propondo a idéia de infinito, sendo a geração e recuperação das informações, caracterizadas pelo livro aberto, elemento básico da compilação do conhecimento.

A cor amarela, justifica a riqueza do patrimônio envolvido neste contexto:cultura e informação.

ACERVO: 

O significado de ACERVO no Novo Dicionário da Língua Portuguesa de Aurélio Buarque de Holanda Ferreira

• Montão, cúmulo

• Quantidade

• Conjunto de bens que integram um patrimônio cabedal.

• O conjunto das obras de uma biblioteca, de um museu, etc.; fundo.

• Patrimônio, riqueza, cabedal: acervo artístico, acervo moral.

• Totalidade dos documentos conservados num arquivo.

O significado de ACERVO no  Dicionário de Terminologia Arquivística:

• Totalidade dos documentos conservados num arquivo.

0800 facilita o seu contato com a ACERVO

Pensando na maior facilidade em atender nossos CLIENTES de todo o Brasil, a ACERVO habilitou esta semana o número 0800 887 0942 para recebimento de ligações de telefone fixo gratuitamente de todo o Brasil. 

O número 0800 possibilita que nossos clientes liguem gratuitamente, para conhecer com mais detalhes  nossos cursos e serviços, falando diretamente com nossa equipe de Consultores, inclusive com os Instrutores, uma facilidade a mais para tomada de decisão na contratação dos serviços da ACERVO.

Faça já uma ligação para conhecer nossa programação de cursos para o mês de JULHO, temos descontos promocionais em vários cursos, ligue grátis 0800 887 0942.

Facilidade e comodidade que a ACERVO disponibiliza para você CLIENTE.

Você também poderá entrar em contato através do e-mail, para atender exclusivamente o seu estado e paíises de língua ´portuguesa:

REGIÃO SUDESTE

São Paulo | comercial@acervo.com.br

Espírito Santo | comercial.es@acervo.com.br

Minas Gerais | comercial.mg@acervo.com.br

Rio de Janeiro | comercial.rj@acervo.com.br

REGIÃO NORDESTE

Bahia | comercial.ba@acervo.com.br

Pernambuco | comercial.pe@acervo.com.br

REGIÃO SUL

Paraná | comercial.pr@acervo.com.br

Rio Grande do Sul | comercial.rs@acervo.com.br

REGIÃO CENTRO OESTE

Brasília | comercial.df@acervo.com.br

Goiás | comercial.go@acervo.com.br

Mato Grosso | comercial.mt@acervo.com.br

REGIÃO NORTE

Pará | comercial.pa@acervo.com.br

Amazonas | comercial.am@acervo.com.br

Atendimento ACERVO em países de língua portuguesa.

Angola | comercial.an@acervo.com.br

Moçambique | comercial.mo@acervo.com.br

Graduação de Arquivologia - ECI-UFMG

Bagunça nos papéis só dá prejuízo

Arquivos desorganizados afetam produtividade, irritam clientes e desestruturam a empresa

Flávia Marreiro
FREE-LANCE PARA A FOLHA 

Se para achar um documento ou uma informação você leva horas ou até dias, é sinal de que sua empresa não tem um arquivo bem organizado. O prejuízo virá a curto ou a longo prazo, dizem os consultores ouvidos pela Folha.

O tempo que um funcionário gasta para encontrar o papel requerido reduz a produtividade. Caso a solicitação seja de um cliente, o risco de perdê-lo se torna maior por causa da espera. Caso o documento seja necessário para uma auditoria fiscal, os valores das multas, em razão de eventual atraso, podem ser indigestos.

"Quem solicita um orçamento para compra não espera muito. Se a empresa demora para levantar as informações, o cliente busca o concorrente", diz Vadson do Carmo, gerente do Sebrae (Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), em Jundiaí (SP), que fez mestrado sobre sistemas de informação em empresas.

Para Juan Peixoto, da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização de documentos e arquivos de empresas, residências e escritórios, há 21 anos no mercado, a perda de tempo por conta desses entraves chega a 20%. "Encontramos essa média nas empresas."

A desorganização de documentos também impede contratos de fornecimento com empresas de grande porte. "Essas companhias exigem uma série de informações dos fornecedores para fechar negócio. Se todas elas não estão bem documentadas, a pequena não se insere na cadeia produtiva", afirma Carmo.

Dados decisivos
Além dos problemas do dia-a-dia, a falta de ordenação dos papéis pode ter reflexos mais profundos. "A organização melhora a qualidade de decisão do empresário, impede que ele repita procedimentos que já foram feitos e deram errado", afirma a professora do curso de biblioteconomia da USP (Universidade de São Paulo) Asa Fujino, 43. 

Segundo ela, organizar informação é mais do que arrumar bem o arquivo. Mesmo que todos os documentos estejam guardados em pastas e etiquetados, eles podem não obedecer à catalogação mais adequada à empresa.

Por exemplo, os dados sobre um fornecedor armazenados por data e não por produto comprado comprometem a ordem do arquivo. Se a companhia não consegue localizar o contato, pode perder dinheiro no negócio.

"Arquivo não é depósito nem almoxarifado. Não deve existir arquivo morto, aquele que fica no porãozinho e ninguém sabe o que está guardado lá", diz Vera Stefanov, Presidente do SINBIESP.

Casos extremos
A percepção de que algo não vai bem na organização das informações da empresa, no entanto, só aparece em situações-limite: papéis espalhados pelas mesas da companhia, prejuízos concretos ou falta de espaço para guardar a papelada acumulada.

"Há quem não saiba dados básicos, como o tempo durante o qual cada documento deve ser guardado, e acaba tendo problemas judiciais por causa disso", diz Suely dos Santos.

"Há clientes que jogam tudo fora. Outros guardam papéis desnecessários", afirma Juan Peixoto da Acervo Organização e Guarda de Documentos.

Certificação e exportações
Para as empresas que querem obter certificados de qualidade, como ISO, a organização de documentos e o registro de processos produtivos são pré-requisitos.

"Segundo a norma, deve ficar claro onde estão as informações e quem tem acesso a elas", diz Melvin Cymbalista, diretor da área de qualidade da Fundação Vanzolini, certificadora ISO.

Outra situação que exige organização documental são os trâmites de exportações. "O processo é ainda muito burocrático e quem não está organizado vai ficar de fora", afirma Santos.

Para ela, as pequenas são punidas de maneira severa com a desorganização. "Elas têm de executar os serviços e competir com as grandes com uma equipe de trabalho muito enxuta. Precisam estar organizadas para isso", diz.

Fonte: Jornal Folha de São Paulo 

Aprendendo a pensar na Organização do Arquivo

*Everton Francisco Moreira

Quase todo sistema educacional, objetiva ensinar as pessoas uma única ''resposta certa”. Isso pode ser ótimo em alguns problemas de matemática, que realmente só existe uma resposta, o problema é que, a vida, geralmente, não é assim, nela existem muitas respostas corretas todas dependem do que você está procurando, mas se pensar que só existe uma, é obvio que vai parar de procurar outras e, só vai encontrar uma.

Quando estamos na infância, somos pontos de interrogação, questionamos, perguntamos e o principal, imaginamos tudo; Porém, quando nos tornamos jovens, aprendemos a tirar a resposta certa, logo, deixamos a imaginação de lado e paramos de procurar outras maneiras corretas. Esses exemplos, faz lembrar a seguinte história:

Duas pessoas se desentenderam, devido a organização do arquivo de uma empresa, para resolver a questão marcaram uma reunião com o Diretor, pediram que ele servisse de árbitro.

No dia marcado, o reclamante iniciou apresentando sua reinvindicação. 

Senhor Diretor, estamos falando da organização da folha de ponto dos empregados, no entanto, deve ser ordenado por ordem alfabética, pois terei facilidade em realizar as inclusões mensais e em caso de uma eventual ação trabalhista, os pontos do funcionário estarão todos juntos agilizando e facilitando à apresentação documental perante a justiça. E por ai continuou, foi muito convincente na argumentação, quando terminou, o Diretor acenou com a cabeça em sinal de aprovação e disse:''Tem razão''. 

Ao ouvir isso, o acusado levantou e disse: Espere um pouco, senhor Diretor, o senhor nem se quer ouviu meu lado da questão. O Diretor então pediu que apresentasse seus argumentos e em seguida começou seu pronunciamento.

Senhor Diretor, eu não concordo que nosso arquivo seja ordenado por ordem alfabética, pois obteremos muitos problemas, visto que, possuímos aproximadamente 1.500 funcionários trabalhando, vai chegar um momento que não conseguiremos incluir documentos no mesmo acondicionamento, precisando criar um novo e refazer toda ordem já armazenada, e tem mais, quando vencer o prazo legal de guarda  dessa documentação, vamos precisar avaliar um à um para realizar o descarte desses documentos, e por ai continuou. Portanto, sugiro que nosso arquivo não seja ordenado por ordem alfabética, e  assim, ordenado mensalmente, ele foi muito persuasivo e também muito convincente, quando terminou o Diretor disse: ''Tem razão''.

Quando a secretária viu aquilo, saltou da cadeira por sua vez, dizendo ao Diretor: Senhor Diretor, os dois não podem estar certos, sendo que desejam algo diferente. O diretor olhou para a secretária com um ar de dúvida e disse:''Tem razão''.

A resposta certa está em todas as partes, o que será preciso é realizar um estudo sobre as áreas e entender as necessidades da empresa, dessa forma, obteremos recursos para aplicar a metodologia correta para cada tipo documental. 

Sendo assim, nós do arquivo adquirimos a responsabilidade de conhecer todas as áreas, agendando reuniões no intuito de descobrir e estabelecer suas necessidades e juntar com outros propósitos para chegar ao ideal, não para o arquivo, nem para os departamentos e sim, para a ''Empresa.''

*Líder de Projetos em Gestão de Documentos e Arquivos, na Acervo Organização e Guarda de Documentos, saiba mais em www.acervo.com.br