sábado, 21 de julho de 2012

SAIBA QUANTO TEMPO GUARDAR DOCUMENTOS



*Juan Cacio Peixoto

O que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano? Trinta anos atrás, quando a revolução informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios. A se acreditar neles, o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabaria com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório.

Nos últimos cinqüenta anos, o consumo de papel, cresceu seis vezes, Na próxima década, vai aumentar mais 32%, alimentado principalmente pelo apetite das máquinas de fax,  impressoras e copiadoras que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas mais baratas e mais rápidas incentivam o uso do papel.

Assim como eu, nenhuma outra pessoa vive sem papel. A tantas vezes prevista sociedade sem papel não aconteceu e nunca vai acontecer.

O que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano? Antes de tomar decisão procure a orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações estratégicas.

A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.

Portanto, é de fundamental importância, que as empresas implantem a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais, separada por Departamento, com a definição do tempo de arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, técnico, legal e histórico.

Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, esta Tabela representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de informação sobre a história da organização.

Este importante instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas, deve ser sistematicamente atualizada.

Desta maneira, para uma melhor análise, relacionamos alguns itens documentais, da área de Recursos Humanos, com os respectivos prazos, de acordo com a legislação:




Item Documental
Prazo de Guarda
Atestado de Saúde Ocupacional
20 anos após o desligamento do trabalhador
Aviso Prévio
5 anos
Cartão de Ponto
5 anos
Comunicação de Dispensa – CD
5 anos
FGTS / Guia de Recolhimento
Permanente
Livro de Inspeção do Trabalho
Permanente
Pedido de demissão
5 anos
Recibo de entrega de vale transporte
5 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho
5 anos

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br

5 comentários:

  1. Ótima post Juan! Foi de gde ajuda.
    Posso lhe fazer uma pergunta?
    - O INSS e a Caixa E.F. estão me cobrando respetivamente o PPP(Perfil Prof.Prev) e comprovante de pagamento do FGTS no período de 2001 a 2003( mais de 10anos). O empregador alega que é obrigação do contador, o contador alega que só o empregador pode me dar, q ele não tem mais esses documentos. A que órgão posso recorrer p obter esses comprovantes? Desde já agradeço a atenção.
    E-mail:glendinha23@hotmail.com

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  2. Glendhinha

    O empregador é obrigado a guardar a guia do FGTS por 30 anos.

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  3. O ASO a ser arquivado por 20 anos é o demissional, ou todos do histórico do colaborador na empresa (admissional, periódicos e demissional)?

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  4. Stéfani, obrigado pelo contato. Todos do histórico do colaborador. Visite nosso site e conheça cursos de organização de documentos, que ajudarão a sua rotina na empresa, acesse http://www.acervo.com.br/cursos-treinamentos/

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  5. Sugerimos a guarda da Guia do FGTS, por prazo permanente, este documento é de grande importância para comprovar tempo de serviço, no momento da aposentadoria do colaborador. Saiba mais em nosso site www.acervo.com.br

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