Aprendendo a pensar na Organização do Arquivo

*Everton Francisco Moreira

Quase todo sistema educacional, objetiva ensinar as pessoas uma única ''resposta certa”. Isso pode ser ótimo em alguns problemas de matemática, que realmente só existe uma resposta, o problema é que, a vida, geralmente, não é assim, nela existem muitas respostas corretas todas dependem do que você está procurando, mas se pensar que só existe uma, é obvio que vai parar de procurar outras e, só vai encontrar uma.

Quando estamos na infância, somos pontos de interrogação, questionamos, perguntamos e o principal, imaginamos tudo; Porém, quando nos tornamos jovens, aprendemos a tirar a resposta certa, logo, deixamos a imaginação de lado e paramos de procurar outras maneiras corretas. Esses exemplos, faz lembrar a seguinte história:

Duas pessoas se desentenderam, devido a organização do arquivo de uma empresa, para resolver a questão marcaram uma reunião com o Diretor, pediram que ele servisse de árbitro.

No dia marcado, o reclamante iniciou apresentando sua reinvindicação. 

Senhor Diretor, estamos falando da organização da folha de ponto dos empregados, no entanto, deve ser ordenado por ordem alfabética, pois terei facilidade em realizar as inclusões mensais e em caso de uma eventual ação trabalhista, os pontos do funcionário estarão todos juntos agilizando e facilitando à apresentação documental perante a justiça. E por ai continuou, foi muito convincente na argumentação, quando terminou, o Diretor acenou com a cabeça em sinal de aprovação e disse:''Tem razão''. 

Ao ouvir isso, o acusado levantou e disse: Espere um pouco, senhor Diretor, o senhor nem se quer ouviu meu lado da questão. O Diretor então pediu que apresentasse seus argumentos e em seguida começou seu pronunciamento.

Senhor Diretor, eu não concordo que nosso arquivo seja ordenado por ordem alfabética, pois obteremos muitos problemas, visto que, possuímos aproximadamente 1.500 funcionários trabalhando, vai chegar um momento que não conseguiremos incluir documentos no mesmo acondicionamento, precisando criar um novo e refazer toda ordem já armazenada, e tem mais, quando vencer o prazo legal de guarda  dessa documentação, vamos precisar avaliar um à um para realizar o descarte desses documentos, e por ai continuou. Portanto, sugiro que nosso arquivo não seja ordenado por ordem alfabética, e  assim, ordenado mensalmente, ele foi muito persuasivo e também muito convincente, quando terminou o Diretor disse: ''Tem razão''.

Quando a secretária viu aquilo, saltou da cadeira por sua vez, dizendo ao Diretor: Senhor Diretor, os dois não podem estar certos, sendo que desejam algo diferente. O diretor olhou para a secretária com um ar de dúvida e disse:''Tem razão''.

A resposta certa está em todas as partes, o que será preciso é realizar um estudo sobre as áreas e entender as necessidades da empresa, dessa forma, obteremos recursos para aplicar a metodologia correta para cada tipo documental. 

Sendo assim, nós do arquivo adquirimos a responsabilidade de conhecer todas as áreas, agendando reuniões no intuito de descobrir e estabelecer suas necessidades e juntar com outros propósitos para chegar ao ideal, não para o arquivo, nem para os departamentos e sim, para a ''Empresa.''

*Líder de Projetos em Gestão de Documentos e Arquivos, na Acervo Organização e Guarda de Documentos, saiba mais em www.acervo.com.br