PRECISA DE ESPAÇO PARA O ARQUIVO?

FONTE: JORNAL DO COMÉRCIO DE GUARULHOS | SINCOMÉRCIO | NOVEMBRO DE 2017

ACERVO ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, DESDE 1993

O Acervo cultural da humanidade, só foi possível ser conhecido, após a sua organização física.

Concluí-se que, tão importante quanto gerar as informações é recuperá-las de forma ágil e segura.

A logomarca ACERVO, traz explicita no seu nome, a excelência de sua atividade, "a organização de documentos".

A organização está representada por estantes dispostas em profundidade, propondo a idéia de infinito, sendo a geração e recuperação das informações, caracterizadas pelo livro aberto, elemento básico da compilação do conhecimento.

A cor amarela, justifica a riqueza do patrimônio envolvido neste contexto:cultura e informação.

ACERVO: 

O significado de ACERVO no Novo Dicionário da Língua Portuguesa de Aurélio Buarque de Holanda Ferreira

• Montão, cúmulo

• Quantidade

• Conjunto de bens que integram um patrimônio cabedal.

• O conjunto das obras de uma biblioteca, de um museu, etc.; fundo.

• Patrimônio, riqueza, cabedal: acervo artístico, acervo moral.

• Totalidade dos documentos conservados num arquivo.

O significado de ACERVO no  Dicionário de Terminologia Arquivística:

• Totalidade dos documentos conservados num arquivo.

Rede social ajuda a encontrar documentos perdidos

PM teve ideia após observar número de itens entregues à corporação.

Raphael Costa
raphael.costa@jornaldebrasilia.com.br

Depois de criar a  rede social Mirtesnet, para que seu filho navegasse em segurança, Carlos Henrique do Nascimento viu que podia ir além. Com a ajuda do policial militar Jean Nery, criou uma ferramenta para ajudar as pessoas que perderam documentos. A ideia surgiu após o amigo, que trabalha no Recanto das Emas,  falou sobre a quantidade de itens perdidos. Com aproximadamente mil documentos no banco de dados, a tecnologia já ajudou pelo menos 50 pessoas.

De acordo com Jean,  "muitas pessoas encontram um RG, uma CNH no chão e por não saber o que fazer, nos entrega. Por mês, chegamos a receber algo em torno de 200, 300 documentos em nosso posto", revela o policial.

De acordo com Carlos Henrique, o projeto foi aceito de prontidão. "No momento em que ele me falou sobre a ideia, já imaginei como ficaria na página. Era algo que não precisava de um design muito sofisticado, mas sim um sistema de banco de dados e de busca eficiente. Logo, contactei um programador para providenciar isso", afirmou.

Apesar do grande volume de devoluções, o cabo Jean afirma que não há um setor especializado no assunto dentro da corporação para cuidar do assunto. "Foi aí que notei que um banco de dados poderia ser feito para que as pessoas pudessem encontrar os documentos perdidos de uma maneira mais prática", contou. Nesse momento, Jean decidiu pedir ajuda a Carlos. "Sabia que ele tinha criado o site e queria a opinião dele para saber o que poderia ser feito", afirmou.

Bem-vindo

Após a criação da ferramenta, Jean levou todos os documentos que estavam em seu local de trabalho para que Carlos fizesse o registro. "Foram quatro dias fazendo o cadastro de todos. Isso graças a ajuda da esposa do Jean Nery, que me ajudou a colocá-los no banco de dados", explicou o criador da Mirtesnet. 

Com apenas uma semana de funcionamento, a ferramenta já ajudou dezenas de pessoas. O motorista José Feliciano de Mesquita tem 35 anos, é um deles. Há três semanas, ele teve o vidro do automóvel quebrado por criminosos e diversos pertences furtados, na região de Taguatinga Norte. “Entre os pertences que me roubaram estavam todos os meus documentos. RG, CPF, reservista, carteira de trabalho. Registrei o Boletim de Ocorrência, pois não tinha a menor esperança de ter os meus documentos de volta”, disse. 

Busca pela rede é mais prática, rápida e segura

De acordo com o motorista  José Feliciano de Mesquita, 35 anos, foi um amigo que o alertou sobre a ferramenta. "Entrei meio desacreditado, mas quando digitei o meu nome e vi que meus documentos tinham sido encontrados, fiquei extremamente feliz", declarou. 

Além do resultado positivo, Feliciano destacou a facilidade para encontrar e mexer na ferramenta, inserida à rede social Mirtesnet. "Foi muito simples. Abri a página, fiz o cadastro e quando fiz a primeira busca, achei os meus documentos. Foi um alívio sem igual", revela

Para os criadores da página, a satisfação em entregar a documentação de volta aos donos é a parte mais recompensadora do trabalho. "Sabemos o trabalho que é refazer todos os documentos. Por isso, ficamos muito felizes em devolvê-los às pessoas", relatou Carlos Henrique, idealizador da Mirtesnet, disponível no site mirtesnet.com.br.

Usuários

Segundo Carlos Henrique, a rede social já tem pelo menos cinco milhões de usuários. O criador  ressalta que planeja expandir a ferramenta desenvolvida com Jean Nery. "Com uma adesão grande, como está ocorrendo agora, e com a divulgação da mídia, acredito que no futuro o site tenha o propósito de reencontrar documentos perdidos", explicou. 

O militar Jean Nery, por sua vez,  afirma que entrará em contato com os superiores da Polícia Militar para expandir o alcance do projeto e tornar a ferramenta uma aliada para buscar a documentação perdida.

 "Nosso objetivo é fazer um grande banco de dados com todos os documentos que forem entregues à Polícia Militar. Isso vai ajudar a população e criará uma maior interação com os cidadãos. Caso haja uma eficiência e um bom retorno, podemos expandir o projeto a nível nacional", especulou o policial. 

Fonte: Da redação do Jornal de Brasília em 26.01.2015

Aprendendo a pensar na Organização do Arquivo

*Everton Francisco Moreira

Quase todo sistema educacional, objetiva ensinar as pessoas uma única ''resposta certa”. Isso pode ser ótimo em alguns problemas de matemática, que realmente só existe uma resposta, o problema é que, a vida, geralmente, não é assim, nela existem muitas respostas corretas todas dependem do que você está procurando, mas se pensar que só existe uma, é obvio que vai parar de procurar outras e, só vai encontrar uma.

Quando estamos na infância, somos pontos de interrogação, questionamos, perguntamos e o principal, imaginamos tudo; Porém, quando nos tornamos jovens, aprendemos a tirar a resposta certa, logo, deixamos a imaginação de lado e paramos de procurar outras maneiras corretas. Esses exemplos, faz lembrar a seguinte história:

Duas pessoas se desentenderam, devido a organização do arquivo de uma empresa, para resolver a questão marcaram uma reunião com o Diretor, pediram que ele servisse de árbitro.

No dia marcado, o reclamante iniciou apresentando sua reinvindicação. 

Senhor Diretor, estamos falando da organização da folha de ponto dos empregados, no entanto, deve ser ordenado por ordem alfabética, pois terei facilidade em realizar as inclusões mensais e em caso de uma eventual ação trabalhista, os pontos do funcionário estarão todos juntos agilizando e facilitando à apresentação documental perante a justiça. E por ai continuou, foi muito convincente na argumentação, quando terminou, o Diretor acenou com a cabeça em sinal de aprovação e disse:''Tem razão''. 

Ao ouvir isso, o acusado levantou e disse: Espere um pouco, senhor Diretor, o senhor nem se quer ouviu meu lado da questão. O Diretor então pediu que apresentasse seus argumentos e em seguida começou seu pronunciamento.

Senhor Diretor, eu não concordo que nosso arquivo seja ordenado por ordem alfabética, pois obteremos muitos problemas, visto que, possuímos aproximadamente 1.500 funcionários trabalhando, vai chegar um momento que não conseguiremos incluir documentos no mesmo acondicionamento, precisando criar um novo e refazer toda ordem já armazenada, e tem mais, quando vencer o prazo legal de guarda  dessa documentação, vamos precisar avaliar um à um para realizar o descarte desses documentos, e por ai continuou. Portanto, sugiro que nosso arquivo não seja ordenado por ordem alfabética, e  assim, ordenado mensalmente, ele foi muito persuasivo e também muito convincente, quando terminou o Diretor disse: ''Tem razão''.

Quando a secretária viu aquilo, saltou da cadeira por sua vez, dizendo ao Diretor: Senhor Diretor, os dois não podem estar certos, sendo que desejam algo diferente. O diretor olhou para a secretária com um ar de dúvida e disse:''Tem razão''.

A resposta certa está em todas as partes, o que será preciso é realizar um estudo sobre as áreas e entender as necessidades da empresa, dessa forma, obteremos recursos para aplicar a metodologia correta para cada tipo documental. 

Sendo assim, nós do arquivo adquirimos a responsabilidade de conhecer todas as áreas, agendando reuniões no intuito de descobrir e estabelecer suas necessidades e juntar com outros propósitos para chegar ao ideal, não para o arquivo, nem para os departamentos e sim, para a ''Empresa.''

*Líder de Projetos em Gestão de Documentos e Arquivos, na Acervo Organização e Guarda de Documentos, saiba mais em www.acervo.com.br