COMO PLANEJAR A ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

*Juan Cacio Peixoto

Segundo o Dicio – Dicionário Online de Português, planejamento é a determinação das etapas, procedimentos ou meios que devem ser usados no desenvolvimento de um trabalho, festa, evento etc.

E na organização de documentos, não é diferente, precisamos planejar cada etapa do trabalho, para que a execução, possa ser executada no momento certo, sem qualquer problemas na sequência do trabalho, a organização requer a preparação de algumas etapas, antes de iniciar a organização dos documentos, ou seja, colocar a “mão na massa”.

Mas, como saber quais são estas etapas? É comum, quando chegamos no Arquivo, nos perguntarmos de vários itens que ainda estão por fazer ou não existem, e com estes questionamento, estamos diagnosticando a situação do Arquivo.

É necessário uma profunda análise para começarmos nas etapas necessárias e saber preparar as etapas estratégicas, antes de iniciar a organização dos documentos.

Estamos falando aqui, na necessidade de realizar o Diagnóstico da Situação Atual, para que possamos conhecer em detalhes os problemas, as necessidades, a metodologia de organização e vários outros itens importantes, precisamos buscar a solução para os diversos tipos de problemas e saber quem poderá nos ajudar no gerenciamento deste projeto.

Mas, como realizar este Diagnóstico?

__Busque informações

Agende com a Direção da empresa, visitas em todas as áreas da empresa, e busque informações, desde o recebimento ou produção do documento até o final do trabalho e seu arquivamento. Cada detalhe, informação, manuseio, arquivamento, digitalização lhe ajudará para definir a metodologia de organização a ser implementada.

  

__Analise as informações

Agrupe todas as informações que foram coletadas no primeiro passo, crie um relatório, analise a fundo cada uma das informações, faça planilhas, crie gráficos e mostre todos os pontos positivos e negativos que foram citados. Os pontos positivos podem reforçar o caminho certo que a empresa já vem traçando.

Apresente as informações coletadas e analisadas ao Gestor do Projeto, reúna inicialmente, as Gerências e apresente o resultado e peça ajuda para implementar o Projeto.

__Identifique as necessidades de melhorias

Nessa etapa, é necessário levantar e reunir os fatores que estão causando problemas, além de identificar em cada problema, as principais causas que geram todas as necessidades de melhoria que a empresa precisa se atentar.

Fique atento aos seguintes itens:

• ·         Capacitação da equipe;
• ·         Volume de documentos;
• ·         Espaço físico;
• ·         Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
• ·         Inventário;
• ·         Indexação;

E muitos outros itens que contribuirão para o bom levantamento da situação da documentação, para que você possa implementar o Sistema de Arquivo, de acordo com as reais necessidades da empresa.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br

MARISA MONTE | DOMINGO | NA RÁDIO WEB ACERVO

Marisa de Azevedo Monte (Rio de Janeiro, 1 de julho de 1967) é uma consagrada cantora, compositora e produtora musical brasileira

Biografia

Estudou canto, piano e bateria na infância. Na adolescência participou do musical Rock Horror Show, dirigido por Miguel Falabella, com alunos do Colégio Andrews, mas nunca abandonou o estudo de canto lírico, iniciado aos catorze anos.

Aos dezenove, mudou-se para a Itália, mais especificamente para Roma, onde durante dez meses estudou belcanto, do qual desistiu em seguida, passando a fazer apresentações em bares e casas noturnas cantando música brasileira acompanhada de amigos. Um desses espetáculos foi assistido pelo produtor musical Nelson Motta, que se tornou diretor do primeiro show no Rio de Janeiro, em 1987. O show Veludo Azul teve temporadas no Rio e em São Paulo e despertou o interesse das gravadoras.

Marisa Monte já fazia muito sucesso de público e crítica antes de ter o primeiro disco gravado, o que só veio a acontecer com Marisa Monte ao Vivo (1988). A este disco com repertório eclético, pertence o primeiro grande sucesso, Bem que Se Quis (versão de Nelson Motta para a E Po' Che Fa do compositor italiano Pino Daniele), que foi executado exaustivamente nas emissoras radiofônicas brasileiras e fez parte da trilha sonora da novela da Rede Globo O Salvador da Pátria, de Lauro César Muniz (1989). O disco seguinte, Mais (1991), introduziu-a no mercado internacional e a apresentou como compositora; a partir daí, prosseguiu com dois discos: o elogiado Verde, Anil, Amarelo, Cor-de-rosa e Carvão (1994), considerado por muitos o melhor álbum da carreira, e o duplo Barulhinho Bom (1996), que trazia regravações dos antigos sucessos entre outras canções inéditas e consagradas, resultado do show originado do álbum de estúdio anterior. Barulhinho Bom também provocou grande polêmica pela capa, um desenho do artista pornô-naif Carlos Zéfiro, censurada nos EUA. Este CD marcou uma aproximação maior com o mundo do samba carioca, com as diversas escolas e gerações.

Adotando uma postura cool, Marisa Monte procura evitar a superexposição na mídia, e mantém-se afastada dos meios de comunicação quando não está em turnê de lançamento de um disco novo. Lançou o próprio selo, a Phonomotor, e apresenta-se também ao lado da Velha Guarda da Portela, tendo produzido e participado do CD Tudo Azul (2000) e o documentário selecionado para mostra no Festival de Cannes, O Mistério do Samba (2008). Como produtora, atuou também em Omelete Man (1998), disco de Carlinhos Brown. No fim de 2002, Marisa lança o CD e DVD Tribalistas, projeto idealizado por ela e os parceiros Arnaldo Antunes e Carlinhos Brown, que ultrapassou a marca de mais de um milhão de cópias vendidas no Brasil.

Em 2000 Marisa lança o CD Memórias, Crônicas e Declarações de Amor, centrado no tema do amor e muito aclamado pela crítica. A turnê do álbum durou aproximadamente um ano e gerou o DVD homônimo com os melhores momentos do show.

Após quase cinco anos sem aparições relevantes Marisa voltou no primeiro semestre de 2006, quando lançou simultaneamente dois discos Infinito Particular e Universo Ao Meu Redor, dedicados a canções inéditas do samba e da MPB no que resulta na criação da turnê Universo Particular.

Entre as gravações mais representativas da carreira de Marisa Monte, e para toda a MPB, estão, entre outras: Segue o seco, Pétalas esquecidas, Give me love, Bem que se quis, Infinito Particular, De mais ninguém, Vai saber?, De noite na cama, Maria de verdade, Rosa, Speak low, A lenda da sereias, Dança da solidão, Pelo tempo que durar, Vilarejo, Preciso me encontrar, Balança Pema, Para ver as meninas, Volte para o seu lar, A primeira pedra, Negro gato, Lágrimas e tormentos, Aconteceu, Panis et circensis, Não é proibido (atualmente esta na 3 semana em 1 lugara na Hot100 Brasil) e Cinco minutos.carece de fontes?

Em dezenove anos de carreira, Marisa vendeu mais de nove milhões de discos no Brasil e no exterior.

Sua nova música Não é Proibido alcançou o topo das paradas do Hot 100 Brasil e ficou lá por 3 semanas, fazendo dela uma cantora muito popular entre a massa.

Acesse, ouça e compartilhe, neste DOMINGO dia 17 de dezembro/DOMINGO a partir das 17h30 em www.radiowebacervo.com.br

ACERVO E RECICLE FIRMAM PARCERIA PARA REALIZAÇÃO DE CURSO DE ARQUIVO EM SALVADOR/BA

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na Gestão de Documentos, firmou, uma importante parceria com a RECICLE Treinamento Profissional, com sede na cidade de Salvador, para a realização do curso "Organização do Arquivo Contábil, Fiscal, RH e Administrativo" nos dias 19 e 20 de setembro, com carga horária de 16 horas na cidade de Salvador/BA.

Fundada em janeiro de 1993, a RECICLE Treinamento Empresarial, surgiu da união de profissionais egressos de outras empresas, somando uma longa experiência de seus sócios, testados pela permanente atuação na área de Desenvolvimento Humano.

Para a Diretora da RECICLE, Donizette Marya Carneiro, é uma parceria que vai gerar grandes resultados para os profissionais da Região Nordeste, com menor custos de deslocamento, o curso era oferecido somente no estado de São Paulo, em época de contenção de gastos, o curso é muito bem vindo, neste momento econômico que vive o país, além de ser um curso voltado para todos os segmentos de empresas e portes, todos precisam de documentos arquivados em local de fácil acesso, para a tomada de decisão.

Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário e Facilitador do curso,  afirma que é um curso de grande importância para as pessoas que buscam qualificação profissional, e assim conquistarem melhor competitividade no mercado de trabalho, além de ser um bom momento, para colocar a documentação em ordem, preparando para um ano novo que se aproxima.

Novas parcerias serão realizadas entre ACERVO e RECICLE para a realização de outros cursos, voltados para a Gestão de Documentos.

De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Gestão de Documentos consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Os interessados deverão entrar em contato com a RECICLE no horário de 9h00 'as 18h00 de segunda-feira a sexta-feira, para realização da inscrição, através do fone 71 3027-0135 / 99984-1006, www.treinamentorecicle.com.br ou contato@treinamentorecicle.com.br  

As vagas são limitadas, antecipe sua inscrição.

CONHECENDO DOCUMENTOS II: O QUE É O DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. 

Tem as seguintes funções:

• conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);

• acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);

• auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;

• substituir as notas fiscais modelo 1/1A nas situações em que era exigida como no caso de compensação de crédito.

Fonte: http://portalnfe.fazenda.mg.gov.br

DIFERENÇA ENTRE ARRUMAR E ORGANIZAR ARQUIVOS E DOCUMENTOS

*Juan Cacio Peixoto

Muitas empresas de todos os segmentos e portes nos procuram pedindo socorro para organizar o Arquivo, devido as dificuldades em localizar documentos para atender 'as necessidades do dia a dia, aposentadoria de ex-funcionários, fiscalização ou atendimento 'as Normas ISO, que exigem a documentação organizada para obter a Certificação.

Como todos nós já sabemos, as empresas não querem investir como é necessário no trabalho de organização do arquivo, 'as vezes, nos pedem uma "arrumada" ao invés de uma excelente organização, com metodologia de organização baseada nos ensinamentos da Arquivologia.

Porém, tudo que é feito de forma planejada, organizada e com técnicas já consagradas tem chances de funcionar e prosseguir com a metodologia implantada.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993, sempre propõe o Projeto de Organização de Arquivos e Documentos, que é o melhor caminho para a Gestão Documental Empresarial, como forma de convencimento na aquisição dos serviços, explicamos para os potenciais clientes, a diferença entre arrumar e organizar arquivos e documentos, como detalhado a seguir:

ARRUMAR	ORGANIZAR
BONITO.    Você pode até comprar umas caixas ou pastas coloridas e separar os departamentos por cores, porém, somente as cores não ajudarão	FUNCIONAL.   Uma boa identificação da tipologia documental, em visores com letras maiores, facilitará o acesso a informação, mais a identificação dos departamentos por cores, facilita o acesso aos documentos.
AGRADÁVEL.   Mobiliários novos deixam o ambiente muito agradável, mas, sem a identificação ou sinalização dos mesmos, ficaremos perdidos neste ambiente.	PRÁTICO.        Faça sinalização nos corredores e estanterias ou nos arquivos de gavetas, utilize números para a identificação, utilize placas em acrílico, com letras maiores para facilitar a visualização.
ESTÉTICO. Já trabalhamos com arquivos deslizantes, com uma visão no ambiente excelente, porém, no seu interior, uma bagunça.	LÓGICO. No arquivo deslizante os documentos devem ser organizados com critérios que facilitem o acesso, aproveitando o mobiliário, que tem por principal objetivo, otimizar o espaço físico e aumento de capacidade.
SUBJETIVO. Elimine pastas com títulos DIVERSOS, OUTROS, MISCELÂNEAS (mistura) e outras, somente você sabe o que está arquivado nas mesmas.	RACIONAL. O título do documento é analisado criteriosamente, definindo a tipologia documental correta, para elaborar etiqueta de identificação.
SOLUÇÃO IMPESSOAL. Você sabe onde tudo está arquivado, guarda tudo na sua "cabeça".	SOLUÇÃO EMPRESARIAL. Elabore um bom Índice/Inventário do Arquivo e cadastre todo o conteúdo das pastas, caixas etc.
INSTINTO. Recebeu um catálogo e abre a pasta de CATÁLOGOS.	METODOLOGIA. Identifique o conteúdo de cada documento recebido ou produzido pela empresa, facilitará muito quando necessitar dos mesmos.
VOLÚVEL. Mudei de idéia, aquela pasta de CATÁLOGOS, vou mudar para pasta de FORNECEDORES, já sei, todos os catálogos estão ali arquivados.	PERMANENTE. Defina uma metodologia de arquivamento que possa aperfeiçoar gradativamente até atingir o melhor para sua empresa. Elabore o Manual de Procedimentos de Arquivo e Documentos.

Para desenvolvimento de um bom trabalho de organização do arquivo,  exige a realização do Diagnóstico da Situação Atual/DSA para a definição de metodologia de organização, que atenda 'as reais necessidades do negócio da empresa, uma boa organização, exige profundo conhecimento de necessidades de material, equipamentos, mobiliários, metodologia e critérios para implantação da Gestão Eletrônica de Documentos, portanto, arrumar é rápido e fácil, mas, organizar, demanda tempo e metodologia planejada, porém, a qualidade é garantida e duradoura.

Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, no mercado desde 1993. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

DICA DO DIA III: SENSO DE LIMPEZA

SENSO DE LIMPEZA. Bem-estar da equipe e do pessoal, conservação dos equipamentos e acessórios, prevenção de acidentes, redução de desperdícios e principalmente boa imagem perante o cliente. 

Organize Mais e Melhor. ACERVO24 anos.

Para conhecer nossos serviços em Gestão de Documentos e Arquivos, acesse www.acervo.com.br

DICA DO DIA II: PESSOA MULTITAREFA

PESSOA MULTITAREFA. Atuar como uma pessoa "multitarefa" pode comprometer, e muito, a sua produtividade. Pesquisa realizada na Universidade de Stanford aponta que pessoas "multitarefas" são menos produtivas do que aquelas que fazem uma coisa de cada vez. Foi descoberto pelos pesquisadores que quando você se põe a fazer duas coisas ao mesmo tempo, seu cérebro não tem capacidade para executar ambas as tarefas com sucesso.

Organize Mais e Melhor. ACERVO 24 anos.

Para saber mais, acesse nossas soluções em www.acervo.com.br

DICA DO DIA I: 5s

Etapa inicial e base para implantação da qualidade total, a metodologia 5S é assim chamada devido à primeira letra de 5 palavras japonesas: Seiri (Utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Shitsuke (Disciplina) Seiketsu (higiene).

SENSO DE ECONOMIA. Aplique em todo ambiente de trabalho. Evite desperdícios e retrabalhos. Quem sabe quanto gasta, sabe quanto ganha. 

Organize Mais e Melhor. ACERVO 24 anos. 

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ESTUDO DE CASO: ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO E DOCUMENTOS DE RECURSOS HUMANOS

*Fábio Ferreira Peixoto

Atualmente, organizar a documentação de Recursos Humanos e todas as áreas ligadas ao mesmo, como Medicina do Trabalho, Departamento Pessoal, Treinamento, Benefícios, Segurança do Trabalho etc., planejamos ações que permitam facilitar a busca de documentos para atender aos direitos trabalhistas, movimentos sindicais e a proteção social do trabalhador.

Desta forma para garantir os direitos e deveres dos trabalhadores é necessário fazer o registro de todas as atividades em documentos de arquivo, principalmente, aos documentos do Departamento Pessoal tais como: Cartão de Ponto, Recibo de Pagamento de Salário, Aviso e Recibo de Férias, Folha de Pagamento, RPA - Recibo de Pagamento a Autônomo, impostos e declarações acessórias.

A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) 

é o documento que registra a vida profissional 
dos brasileiros.

Para que essa documentação fique bem guardada, é necessário adotar metodologias de organização de arquivos e documentos para cada tipo de documento, visando atender a diversas demandas de localização e recuperação da informação a qualquer momento.

Em um de nossos Projetos de Organização de Arquivos da área de Recursos Humanos, desenvolvidos pela Acervo Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada em Gestão Documental, no mercado desde 1993, nosso cliente estava com a documentação totalmente desorganizada. Por tratar-se de uma empresa do ramo de prestação de serviços da área de limpeza, portaria, segurança patrimonial e administração predial, a documentação dos colaboradores eram reunidas por postos de trabalho.

Acompanhe o exemplo a seguir e veja como aplicamos nossa metodologia, que tem facilitado muito o trabalho do CLIENTE: todos os Cartões de Ponto, Recibo de Pagamento de Salário, Guia de FGTS, Guia de GPS e Folha de Pagamento, eram reunidos por postos de trabalho a fim de montar um dossiê de faturamento do local de trabalho. Finalizado a juntada de todos os documentos, o departamento de faturamento, fazia a emissão da Nota Fiscal de Serviços Prestados e boleto bancário, e todo lote, era enviado ao cliente para proceder o pagamento, após a liquidação da fatura, a documentação era mantida por postos de trabalho.

A dificuldade em localizar documentos na área de RH, era enorme, o caos perfeito para a fiscalização e multas desnecessárias, a documentação dos colaboradores estavam todas dispersas em várias caixas de arquivo. Em levantamento do volume, diagnosticado no CLIENTE, detectamos o total do acervo a ser organizado: 250 caixas de arquivo pequena e 06 arquivos de 04 gavetas, estavam arquivados 800 (oitocentos) prontuários de colaboradores inativos e 410 (quatrocentos e dez) ativos. Nestas condições de arquivo, o cliente demandava horas e mais horas de trabalho para localizar os documentos para ação trabalhista, aposentadoria, atendimento 'a fiscalização e pequenas informações para colaboradores ativos.

Após fazer a triagem, conferência e formação do prontuário do colaborador, o volume final é de 2.300 (dois mil e trezentos) prontuários inativos e 450 colaboradores ativos. Os demais documentos foram organizados por Tipo de Documental, em um trabalho conjunto com a Diretoria de Recursos Humanos, para a definição de metodologia de organização, para exemplificar mais e mostrar a necessidade urgente de organização, o  cliente, é um Grupo Empresarial, com 05 empresas e a documentação foi desmembrada respeitando a ordem original por documento e sua proveniência.

Atualmente a documentação é localizada em 2 minutos por prontuário ou documento. A recuperação dos documentos é feita através do Índice/Inventário do Arquivo por nome de colaborador ou por tipo de documentos, em caixas de arquivo pequena e Pasta Suspensa. O cliente não perde mais tempo e nem fica preocupado em não localizar a documentação. Sem contar na ajuda social prestadas aos trabalhadores que cumpriram o tempo de serviço para aposentadoria e precisam provar ao INSS, o tempo de contribuição, através da Ficha de Registro de Colaboradores e as Guias de GPS.

A Ficha de Registro de Empregado, deve ser guardada
por prazo PERMANENTE, sendo um dos
principais provas para apresentar no momento
da contagem do tempo de serviços.

Atualmente prestamos os serviços de manutenção de arquivos, que consiste em fazer o arquivamento de quaisquer documentos nas pastas dos colaboradores e qualquer documentação de RH, mantendo a metodologia aplicada e garantindo a continuidade do trabalho desenvolvido. O importante agora, é trabalhar com a conscientização da importância do arquivo organizado, juntamente, com a equipe de colaboradores do cliente, mostrando que o trabalho realizado uma única vez, ou seja, organizando no Arquivo Ativo/Setorial, é a melhor forma de não acumular problemas para o futuro e não procrastinar (deixar para depois) o trabalho de arquivamento de documentos, faz parte da rotina do dia a dia.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse

www.acervo.com.br

CURSO GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS NA UNIVASF EM PETROLINA/PE

A ACERVO através do seu instrutor Juan Cacio Peixoto, ministrou o curso Gestão de Documentos Públicos, para 25 servidores da Universidade Federal do Vale do São Francisco - UNIVASF, no período de 26 a 29 de julho, com carga horária de 24 horas na cidade de Petrolina/PE.

ACERVO capacitou servidores da UNIVASF com
o curso Gestão de Documentos Públicos.

Primeira Universidade Federal a ter sua sede implantada no interior do Nordeste, a Univasf surgiu com a missão de levar o ensino público superior de qualidade ao Semiárido, numa proposta ousada de estar presente, desde a sua origem, em três dos nove estados da Região Nordeste. Assim, foi criada pelo presidente Fernando Henrique Cardoso, em 2002, por meio da Lei N° 10.473, de 27 de junho de 2002, a Fundação Universidade Federal do Vale do São Francisco (Univasf), com sede na cidade de Petrolina, em Pernambuco. 

O curso teve como objetivos capacitar servidores de todos os Departamentos, na aplicação da Gestão de Documentos Públicos.

Ativa participação dos servidores nos trabalhos
 práticos  desenvolvidos em grupo.

Orientar a construção de plano de classificação e tabela de temporalidade fundamentada por uma metodologia de trabalho de simples compreensão e de fácil aplicação, para fortalecer as ações de gestão de documentos digitais e físicos e reduzir as massas documentais, privilegiando guardar apenas aqueles de valor para a instituição.

O curso foi baseado nas modernas técnicas arquivísticas, para a organização do Arquivo, com critérios de organização através de Normas Técnicas, que possibilitarão aplicação imediata na UNIVASF.

Cumprindo seu papel de disseminar as informações e trocas de experiências, a ACERVO contribuiu mais uma vez para a capacitação de servidores públicos, onde a necessidade de trabalhar com mais organização e produtividade é uma meta a ser atingida após a implantação da Gestão de Documentos e Arquivos, com a padronização do método de trabalho.

Vale destacar o grande interesse no assunto demonstrado pela turma e a ativa participação nos trabalhos práticos desenvolvidos durante a capacitação.

Atender a Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico, dando ênfase ao Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental, que define prazos de guarda para o acervo acadêmico.

Sua empresa também poderá contratar este treinamento, mais informações através do fone 11 2821-6100 e WhatsApp 11 98543-1356 ou comercial@acervo.com.br

INTENSIVO DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO, CAPACITARÁ COLABORADORES PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS

Preparando várias novidades para o início do ano que se aproxima, a ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, programou para o período de 17 a 20 de outubro de 2017, o curso ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO AVANÇADO, um super intensivo de organização de arquivos e documentos, com principal ênfase para as áreas Contábil, Fiscal, RH e Administrativa, onde o foco principal, será a metodologia de organização dos documentos destas áreas.

Programado em 04 dias, na cidade de São Paulo - SP, o curso contará com recursos para a prática da organização do arquivo, com documentos de todas as áreas para a realização de atividades práticas.

No último dia do curso, os participantes farão 02 visitas técnicas, para conhecer in loco, o arquivo organizado de empresas de segmentos diferentes.

Esta visita, tem proporcionado muitos ganhos de conhecimentos práticos, os participantes ficam a vontade para questionar a metodologia utilizada na organização do arquivo da empresa visitada.

Programa completo do curso e mais informações para inscrição:

Preparar o participante com modernas técnicas arquivísticas, para a 
organização do Arquivo Empresarial, com critérios de organização que 
possibilitarão aplicação imediata na empresa.
Dar continuidade ao curso Organização de Arquivo - Básico, neste curso 
você treinará com práticas já aplicadas e aprovadas no trabalho de 
organização de arquivo, desenvolvido pela equipe da ACERVO. 
Oportunidade para você e sua equipe aprender com profissionais 
capacitados, metodologias de arquivamento que facilitam a rápida 
localização de documentos arquivados.

O enfoque do curso será para empresas públicas e  privadas  de todos os 
portes e segmentos.

Reserve já sua vaga, serão limitadas devido a realização de trabalhos práticos 
durante o treinamento.

INSTRUTORES
Este curso será desenvolvido por uma equipe de instrutores da ACERVO.

PRÉ-REQUISITO
Ter participado do curso Organização de Arquivo - Básico ou outro treinamento 
relacionado ao assunto, ou ainda trabalhar na área, ter os conhecimentos básicos 
sobre organização de documentos.

CARGA HORÁRIA
32 horas, distribuídas em 03 dias de 8 horas/aula e 01 dia com visita técnica em 
02 empresas para conhecer Arquivo organizado.




PROGRAMA

1- ELABORAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
•Regras do Conselho Nacional de Arquivos/CONARQ 
•Prazos de guarda de documentos para as áreas Contábil, Fiscal, Recursos 
Humanos e Administrativa, conforme determina a legislação.

2- ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO CONTÁBIL E FISCAL 
•Como, quando e por onde começar? 
•O que a fiscalização exige na organização? 
•Metodologia de organização para cada tipo de documento 
•Como organizar nota fiscal, livro fiscal, razão, movimento contábil etc. 
•Guia de impostos: método rápido para facilitar localização 
•Índice de Arquivo / Controle de entrada/saída de documentos 

3- ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO DE RECURSOS HUMANOS
•Divisão do Arquivo de Recursos Humanos
•Formação do dossiê do empregado
•Métodos de Arquivamento
•Organização de prontuários de guarda temporária / permanente
•Como organizar / Cartão de Ponto, Aviso Prévio, Guias do INSS, FGTS, 
Folha de Pagamento, etc. 
•Atendimento a fiscalização trabalhista, previdênciária e separação 
e identificação de documentos para Ação Trabalhista;

4- ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO TÉCNICO E ADMINISTRATIVO 

5- ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO JURÍDICO 

6- GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
•Demonstração de software para informatização e digitalização de documentos.

7- MOBILIÁRIO, MATERIAIS E EQUIPAMENTOS
•Dicas de produtos e serviços para organização da documentação
•Demonstração de pastas, caixas, prendedores e materiais de 
rotinas para organização da documentação.

8- CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

9- VISITA TÉCNICA

01 dia do curso é dedicado para visita técnica em 02 empresas CLIENTE 
da ACERVO.

DATA E LOCAL DE REALIZAÇÃO

17 e 20 de outubro de 2017 - TERÇA-FEIRA A SEXTA-FEIRA

Sala de Treinamento do Espaço Paulista de Eventos

Avenida Paulista, 807 - 17º andar - Cerqueira Cesar

Fácil acesso pela Estação do Metrô Brigadeiro | LINHA VERDE

CARGA HORARIA

32 horas.

HORARIO
09:00 as 18:00 horas

DESCONTOS
_5% de desconto para mais de uma inscrição da mesma empresa;

OBJETIVOS

__30% para estudantes de ARQUIVOLOGIA, BIBLIOTECONOMIA, CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, CIÊNCIAS CONTÁBEIS, HISTÓRIA, SECRETARIADO e MESTRADO nas áreas citadas,  obrigatório o envio do comprovante de matrícula, para aline@acervo.com.br

O desconto não é CUMULATIVO.

FORMA DE PAGAMENTO

Pagamento através de cartão de crédito (PAYPAL), boleto ou depósito bancário. 
As despesas/juros de parcelamento do cartão de crédito é de responsabilidade do participante.

MATERIAL DE APOIO E CERTIFICADO
Material de apoio, enviado por e-mail, um dia antes da data do curso.
Certificado de participação entregue no dia do curso.

CONFIRMAÇÃO DO CURSO

O curso é realizado com  número mínimo de 10 participantes, portanto, ao
 proceder sua inscrição, aguarde a nossa confirmação de realização do
 curso, para proceder o pagamento e demais logística para sua participação no curso.

LIGUE para mais informações 11 2821-6100 | WhatsApp 11 98543-1356 e www.acervo.com.br



SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, organização de biblioteca e destruição segura de documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 | WhatsApp 11 98543-1356