CURSO DE ARQUIVO SOLUCIONA DÚVIDAS DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

*Juan Cacio Peixoto

Ainda somos bastante questionados, se o curso solucionará todos os problemas de arquivamento de documentos na empresa/instituição.

Os cursos de extensão, que a ACERVO oferece, são de curta duração e proporciona a troca de experiências entre estudantes e o facilitador, com carga horária variada.

A ACERVO, é uma empresa de prestação de serviços, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado há mais de 25 anos, com sede na cidade de Guarulhos, SP.

Por que aprender a organizar o Arquivo?

Segundo pesquisas, uma pessoa perde 50% do tempo, procurando por informações, a não localização causa stress e diminui a produtividade.

De acordo com uma pesquisa feita há alguns anos pela PwC, cada documento arquivado de maneira incorreta gera, direta e indiretamente, cerca de 120 dólares de prejuízo.   

No curso você aprenderá, metodologia simples de fácil aplicação e sua rotina será outra.

O curso resolverá nossos problemas?

Se você já levar para o dia do curso, dúvidas da rotina do seu dia a dia, durante o curso, o Facilitador lhe ajudará.

E aqueles documentos que eu acho que pode jogar fora?

No curso, você aprenderá que cada documento tem o seu tempo de guarda de acordo com a legislação, receberá muitas informações para tomada de decisão.

Mas, o papel vai acabar, aprenderemos digitalizar?

Sim, muitos documentos no formato papel, você poderá digitalizar e jogar fora, outros não, saberá quais são "estes outros".

Os cursos poderão ser ministrados também na empresa, com conteúdo voltados a necessidades da empresa.

Depois do curso o seu dia a dia será mais tranquilo, acesse nosso site, temos cursos presenciais e a distância, você poderá fazer sua inscrição em nosso site www.acervo.com.br

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais acesse www.acervo.com.br

QUEM GUARDA TUDO, NÃO ACHA NADA

*Juan Cacio Peixoto

Quem guarda tudo, não acha nada, quem guarda com critério encontra o que precisa. Em plena ERA DA TECNOLOGIA, ainda guarda-se muitos documentos sem qualquer validade legal, por medo, insegurança, alguém pedir, dúvidas em ser fiscalizado ou são pequenas anotações para lembrar depois, e "nunca mais encontra, este bilhetinho".

Em artigo Somos todos acumuladores, publicado no Jornal A Palavra de Agosto/2018, a autora Karynna Franco Espinoso,  relata: "o marido de uma amiga, não gostava que jogasse os enormes frascos vazios de Way Protein, que ficavam espalhados pela sala da casa como objetos de decoração, e um dia quando o perguntei o porquê daquilo ele simplesmente disse: "eu me apego as coisas". Simples assim.

Seja em casa, na empresa ou no escritório, sempre guardamos algo, esperando que algum dia, iremos precisar, e este dia, nunca chega. Em casa, temos sempre um cantinho para guardar algumas coisas, para usar no futuro. Nas empresas também, não é muito diferente, levamos o hábito de acumular, para o ambiente empresarial.

Estamos chegando ao final de mais um ano, e a situação não muda, milhares de caixas guardadas sem o menor critério para localizar o documento.

O descaso com o arquivo empresarial persiste, devido a falta de investimento para a sua manutenção, que são um pequeno espaço, estantes, caixas, etiquetas, itens de segurança etc., podendo ainda fazer a guarda dos documentos em empresa especializada em locação de espaços para o arquivo.

Cada documento tem prazo de guarda legal definido, porém, ao não pesquisar a legislação específica para cada tipo de documento, o volume documental, vai acumulando em vários locais da empresa, sem qualquer segurança, metodologia e facilidade de acesso.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993, com sede na cidade de Guarulhos, SP, com atendimento em todo o Brasil, presta Consultoria na a racionalização do volume de documentos existente na empresa e orienta:

• LEGISLAÇÃO

Pesquise no orgão/entidade/instituição que produziu o documento, ficará mais fácil a pesquisa referente ao prazo de guarda legal. É sempre importante ter uma Assessoria Jurídica para dar suporte na pesquisa.

• ELIMINAÇÃO

Ao decidir eliminar, pesquise na Assessoria Jurídica, se há algum processo em andamento que necessite do documento para fazer prova. 

• DESTRUIÇÃO SEGURA DE DOCUMENTOS

Decidindo eliminar, faça a destruição segura dos documentos, mantenha o segredo de sua empresa, utilize máquina fragmentadora.

• TERMO DE ELIMINAÇÃO

Relacione todos os documentos que poderão ser eliminados, solicite autorização, para o Departamento responsável, este procedimento, traz tranquilidade para quem executa os serviços e segurança para a empresa.

• PERFIL GUARDADOR

Toda empresa, tem aquele que não quer jogar nada fora, é importante, ter a legislação para convencê-lo a eliminar, mostre a vantagem da economia de espaço, em épocas de crise, ninguém quer pagar para guardar o desnecessário.

Se você procurar se desprender daquilo que não utiliza, sabendo que o motivo da guarda já foi atendido,  guardará apenas o necessário e facilitará o acesso aos demais documentos arquivados com maior rapidez e economia de tempo, além disso, poderá digitalizar muitos documentos e eliminar o papel, antes, analisando sua validade técnica, legal, histórica ou administrativa.

Portanto, quem guarda tudo não acha nada, mas, quem guarda com critério, encontra o que precisa, aplique uma metodologia de fácil entendimento, utilizando as técnicas da Arquivologia, para organização dos documentos em sua casa, no seu trabalho ou no ambiente de sua empresa, documentos organizados, facilitam a rotina da empresa, além de evitar prejuízos empresa, quando necessários apresentar a fiscalização previdenciária, trabalhista ou tributária.

Para facilitar o seu trabalho, a ACERVO, disponibiliza um curso para capacitar todos os profissionais de qualquer área do conhecimento, a organizar a documentação da empresa, é o curso Documentação Legal: a responsabilidade de sua empresa com o Arquivo Societário, que poderá ser realizado VIA INTERNET, com horário livre, acesse nosso site e faça sua inscrição. Sucesso.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais e contratar nossos serviços, acesse www.acervo.com.br

DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE PROCESSO, FORAM TEMAS EM CONGRESSO DA OAB GUARULHOS 2018

O sucesso do advogado não se limita à sua capacitação técnico-jurídica, o que, sem dúvida é importantíssimo, mas passa também pela gestão profissional de sua carreira e de seu escritório. 

Juan Cacio Peixoto, em palestra no Congresso da 

OAB  Guarulhos 2018.

Por essa razão a Diretoria de Carreira e Mercado de Trabalho da OAB Guarulhos, vem se dedicando a fomentar a formalização e profissionalização dos escritórios da subseção. 

O Congresso da Advocacia de Guarulhos surgiu neste contexto, e pelo segundo ano consecutivo trará ferramentas importantes e atuais para a melhor gestão dos escritórios jurídicos.

E a  ACERVO Organização e Guarda de Documentos, esteve presente no Congresso,  com a palestra DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO DE PROCESSO, proferida por Juan Cacio Peixoto, no dia 03 de agosto, no Adamastor em Guarulhos, SP, destacando, o planejamento para iniciar a mudança do processo físico para o digital.


Sobre a ACERVO
A Acervo Organização e Guarda de Documentos, é uma empresa de prestação de serviços, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado de Gestão de Documentos, há mais de 25 anos, com sede na cidade de Guarulhos, SP.

Atende empresas de todos os segmentos e portes, em todo o território nacional, em Guarulhos, SP, temos vários clientes, com serviços de Gestão Documental.

Etapas da digitalização de documentos
Um bom Plano de Trabalho, facilitará a execução do projeto, com grande economia de recursos financeiros, materiais e humanos.

A digitalização facilita o acesso à informação, ajuda na economia de espaço físico, padroniza a forma de armazenagem, além de beneficiar a natureza, com a diminuição do uso de papel.

Foram abordadas as principais etapas para fazer a digitalização de documentos:

1- Preparação e organização dos documentos

Organize a documentação em formato papel.

2- Higienização

Retire todos os grampos, clipes e post it.

3- Captura das imagens

Escaneamento dos documentos.

4- Indexação

Defina a tipologia documental.

5- Controle de Qualidade

Conferência do volume digitalizado e qualidade das imagens.

6- Gravação

Salve em espaço contratado pela sua empresa.

7- Acesso e sigilo

Libere o acesso com grau de sigilo.

O sucesso da implantação da digitalização de documentos, dependerá de uma boa gestão dos documentos físicos, sem a organização, corre-se o risco de criar "um arquivo morto eletrônico" ou "uma bagunça eletrônica".

Para contratar esta palestra para sua empresa, acesse nosso site www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e WhatsApp 98543-1356

INSTITUTO ACERVO, PROMOVE CURSOS GRATUITOS EM GUARULHOS, SP

O Instituto Acervo | iACERVO, com sede na cidade de Guarulhos, SP,  nasceu em 2012, com objetivos de apoio e incentivo ‘a cultura,  projeto social e capacitar jovens e adolescentes de baixa renda para o mercado de trabalho e contribuir para a recolocação de desempregados.

O público alvo é o adolescente excluído, em situação de risco e vulnerabilidade social, proveniente de famílias de baixa renda, a partir de 14 anos, residentes na Grande São Paulo.

O iACERVO oferece vários cursos de formação profissional, com carga horária variada, sempre atenta a criar condições para o jovem estar atualizado e em condições de disputar vagas no mercado em igualdade de condições com jovens de sua idade.

Os alunos têm aulas de habilidades gerais, onde são trabalhadas capacidades para qualquer ocupação, como por exemplo se preparar para uma entrevista, como se comportar no emprego, resolver problemas do dia a dia e também aulas de cidadania.

Mais 02 outros cursos estão agendados para agosto e setembro na cidade de Guarulhos, SP: Aplicando os 5s em casa, na empresa e no escritório e Noções básicas de organização de arquivos e documentos, que visam preparar os participantes a trabalhar de forma organizada, segura e com maior produtividade e com mesa limpa e organizada.

Todos os inscritos passarão por análise socioeconômico, visando garantir e priorizar as vagas para aqueles que necessitam de habilidades profissionais para entrar no mercado de trabalho.

Nossos objetivos também é capacitar desempregados, para que possam obter mais conhecimentos gerais e qualificação, ir para o mercado de trabalho, com diferencial, para disputa das vagas oferecidas ao trabalhador.

Para mais informações e inscrições, acesse o site www.institutoacervo.org.br ou 11 2821-6100 e WhatsApp 11 98543-1356, fale com Aline ou Mayara.

CURSOS GRATUITOS, PARA CAPACITAR JOVENS, ADOLESCENTES E DESEMPREGADOS, ESTÃO COM INSCRIÇÕES ABERTAS NA CIDADE DE GUARULHOS, SP

O Instituto Acervo | iACERVO, com sede na cidade de Guarulhos, SP,  nasceu em 2012, com objetivos de apoio e incentivo ‘a cultura,  projeto social e capacitar jovens e adolescentes de baixa renda para o mercado de trabalho e contribuir para a recolocação de desempregados.

O público alvo é o adolescente excluído, em situação de risco e vulnerabilidade social, proveniente de famílias de baixa renda, a partir de 14 anos, residentes na Grande São Paulo, em breve também na cidade de Alegre, Espírito Santo.

O iACERVO oferece vários cursos de formação profissional, com carga horária variada, sempre atenta a criar condições para o jovem estar atualizado e em condições de disputar vagas no mercado em igualdade de condições com jovens de sua idade.

Os alunos têm aulas de habilidades gerais, onde são trabalhadas capacidades para qualquer ocupação, como por exemplo se preparar para uma entrevista, como se comportar no emprego, resolver problemas do dia a dia e também aulas de cidadania.

Vários cursos serão agendados durante o ano de 2018, já programado com início previsto para o dia 26 de fevereiro, o curso RECICLAGEM PROFISSIONAL PARA BUSCA DO PRIMEIRO EMPREGO E RECOLOCAÇÃO DE DESEMPREGADOS, com carga horária de 20 horas, com aulas teóricas e práticas, visando a integração social, conhecer empresas e aprimorar o conhecimento adquirido em sala de aula.

Mais 02 outros cursos estão agendados para abril: Aplicando os 5s em casa, na empresa e no escritório e Noções básicas de organização de arquivos e documentos, que visam preparar os participantes a trabalhar de forma organizada, segura e com maior produtividade e com mesa limpa e organizada.

Todos os inscritos passarão por análise socioeconômico, visando garantir e priorizar as vagas para aqueles que necessitam de habilidades profissionais para entrar no mercado de trabalho,

Para mais informações e inscrições, acesse o site www.institutoacervo.org.br ou 11 2821-6100 e WhatsApp 11 98543-1356, fale com Aline ou Mayara.

EM 2018 ... EU VOU ORGANIZAR ... VOU JOGAR FORA ... VOU FAZER UMA LIMPEZA ... MUITA COISA EU NÃO USO ...

*Juan Cacio Peixoto

A cada virada de ano, vem as promessas, eu vou .... eu vou .... eu vou fazer .... e por aí vai  ... vou organizar ... vou jogar fora .... vou fazer uma limpeza ... muita coisa eu não uso ....  vou doar ... vou guardar por mais um tempo ... promessas e mais promessas, colocar a mão na massa diariamente, é uma boa solução, para começar bem o ano.

Nós acreditamos para que para atingirmos nossos objetivos, temos que ter SONHOS e fazer tudo para alcança-los, compartilhando com as pessoas que estão a nossa volta, colegas de trabalho, amigos, familiares e com as pessoas de nosso convívio social. 

Criar condições para que possamos atingir nossos objetivos, é um passo importante nesta caminhada, enumeramos aqui, com base no conceito 5s, algumas dicas, para começarmos o ano, buscando nossos SONHOS, e principalmente, saindo da promessa para a prática.

SENSO UTILIZAÇÃO

O que é bom para nós. Muita coisa, objetos, pastas, armários e documentos, ocupam espaço desnecessário no ambiente de trabalho e em casa, analise com cuidado o que realmente irá precisar, veja o que é bom para sua casa, empresa e melhore o ambiente de trabalho, descarte, doe ou envie para Almoxarifado, Arquivo Central etc.

Com esta organização, coisas, que que haviam sumido aparecem.

SENSO ORDENAÇÃO | ORGANIZAÇÃO

O lugar de cada coisa. O armário para cada coisa, facilita a disciplina. Guarde diariamente, não deixe para depois, providencie para sua casa ou empresa, um lugar para arquivar os documentos e mantenha-os em local de fácil acesso. 

SENSO LIMPEZA

Limpar e não sujar. Limpar é bom, melhor ainda não sujar. Manter o ambiente limpo e agradável, facilita o desenvolvimento do trabalho. Pensamento limpo, traz felicidade, relacionamento limpo, traz amizade.

SENSO SAÚDE

Bom para cabeça e corpo. A desorganização ajuda no aumento do STRESS diário, portanto, uma boa receita para combate-lo é manter sua casa e empresa organizada.

As pessoas se irritam facilmente, quando são cobradas, e o documento não localizado, é motivo de impaciência, irritação, ansiedade ou partir para o "tudo ou nada", vou dizer que não encontrei, porque, estou sem paciência para procurar hoje, amanhã, com mais calma, reiniciarei a busca, tudo causa do STRESS.

SENSO DE AUTODISCIPLINA

Sabendo se cuidar. Se todos os dias, guardar suas coisas (calçados, roupas, cadernos etc) no lugar certo, arquivar documentos e manter uma rotina de dedicar alguns minutos para colocar tudo em ordem, o seu início de ano, será muito tranquilo.

A aplicação dos 5s é um programa para melhorar a vida em casa e no trabalho. Com ele podemos organizar de uma gaveta a uma empresa ou nossa casa inteira, praticando, teremos Qualidade de Vida. Feliz Ano Novo.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br