AFINAL, POSSO ELIMINAR DOCUMENTOS?

*Juan Cacio Peixoto

O que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano? Trinta anos atrás, quando a revolução informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios.

A se acreditar neles, o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabaria com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório.

Nos últimos cinqüenta anos, o consumo de papel, cresceu seis vezes, Na próxima década, vai aumentar mais 32%, alimentado principalmente pelo apetite das máquinas de fax,  impressoras e copiadoras que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas mais baratas e mais rápidas incentivam o uso do papel.

Assim como eu, nenhuma outra pessoa vive sem papel. 

A tantas vezes prevista sociedade sem papel não aconteceu e nunca vai acontecer.

O que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano? Antes de tomar decisão procure a orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações estratégicas.

A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.

Portanto, é de fundamental importância, que as empresas implantem a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais, separada por Departamento, com a definição do tempo de arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, técnico, legal e histórico.

Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, esta Tabela representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de informação sobre a história da organização.

Este importante instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas, deve ser sistematicamente atualizada.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

DICA DO DIA | ARQUIVO: HISTÓRICO E OBJETIVOS

A história dos Arquivos pode ser abordada sob diferentes ângulos. O conteúdo dos documentos e a concepção que deles se fez constituem aspectos que nos esclarecem sobre o papel que eles desempenharam, bem como sobre o lugar que eles ocuparam nas diferentes civilizações. 

Os suportes em que foi registrada a informação administrativa apresentam também um grande interesse. 

Para além de mudarem ao longos dos anos, condicionaram o seu armazenamento, a sua conservação e a sua utilização futura e exigiram o desenvolvimento de uma especialização apropriada. Um e outro ilustram ‘a sua maneira a história da profissão e da disciplina.

Há dúvidas quanto a origem do termo arquivo.

Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia, com a denominação de "arche", atribuída ao Palácio dos Magistrados.

Daí evoluiu para o "archion", local de guarda e depósito e outros títulos.

As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos, como depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das empresas e indivíduos.

Os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos.

Quando não mais atendiam a estas exigências eram transferidos para museus e bibliotecas.

Surgiu daí a idéia de arquivo administrativo e histórico.

Arquivo é a organização da informação, de tal forma, que possa ser recuperada rapidamente quando solicitada.

Arquivar é guardar em arquivo.

FONTE: Apostila do curso Organização de Arquivo - Básico 

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CURSO PAPELADA EM CASA. SAIBA COMO ORGANIZAR O ARQUIVO PESSOAL

As pessoas querem, literalmente, eliminar muita coisa, que acumulou durante muitos anos, as vezes, guardados em “caixas de sapato” ou “caixas de camisa” com papéis desnecessários.

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A organização em casa, traz tranquilidade, melhora o ambiente, aumenta o espaço e deixa tudo mais fácil para localizar.Na correria do dia a dia, uma boa organização, é o que fará a diferença para ganhar tempo, e as crianças irão crescendo em um ambiente organizado.

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Acervo de investigações da CNV será aberto ao público

Documentos, arquivos audiovisuais, sonoros e fotográficos, resultantes das investigações ficarão disponíveis para consulta pública. Material serviu de base para relatório que apontou Ceará como nono estado com mais crimes contra direitos humanos entre 1964 e 1985.

Milhares de documentos, arquivos audiovisuais, sonoros e fotográficos, resultantes das investigações da Comissão Nacional da Verdade (CNV) ficarão disponíveis para consulta pública no Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro (RJ). Uma cerimônia oficial de recolhimento do acervo documental foi realizada nesta sexta-feira, 24, na sede do Arquivo, no centro, com a presença do ministro-chefe da Secretaria de Direitos Humanos da Presidência da República, Pepe Vargas. 

O relatório final da Comissão Nacional da Verdade, construído ao longo de dois anos e sete meses e entregue em dezembro de 2014 à presidente Dilma Rousseff, cita 10 locais que serviam para a prática de tortura no Ceará, durante a ditadura militar. O estado é o nono do País e o terceiro do Nordeste (depois de Pernambuco e Bahia) com maior número de pontos de crimes contra os direitos humanos entre 1964 e 1985. 

Os documentos e depoimentos que serviram de base ao relatório final estarão agora disponíveis para o público. "Há todo um tratamento para disponibilização, não só a quem venha fazer pesquisas nessa área. Na sequência também haverá outras publicações que permitirão à população brasileira ter acesso ao trabalho da Comissão", afirmou o ministro. 

O acervo reúne documentos, testemunhos de vítimas e familiares, depoimentos de agentes da repressão política, 47 mil fotografias, vídeos de audiências públicas, diligências e depoimentos, laudos periciais, croquis e plantas de instalações militares e livros. 

Um primeiro lote com aproximadamente 6 mil documentos digitais foi entregue ao Arquivo Nacional no último dia 14. O acervo passa por um período de quarentena de 15 dias para tratamento técnico. O segundo lote de documentos será encaminhado ao Arquivo na próxima segunda-feira, 27. 

A CNV recebeu documentos de comissões da verdade estaduais, municipais e setoriais, arquivos de familiares de vítimas da ditadura e documentos oriundos da cooperação com governos de países como Argentina, Alemanha, Chile, Estados Unidos e Uruguai.

Fonte: www.opovo.com.br em 24.07.2015