*Everton
Francisco Moreira
Quase
todo sistema educacional, objetiva ensinar as pessoas uma única
''resposta certa”. Isso pode ser ótimo em alguns problemas de matemática, que
realmente só existe uma resposta, o problema é que, a vida, geralmente, não é
assim, nela existem muitas respostas corretas todas dependem do que você está
procurando, mas se pensar que só existe uma, é obvio que vai parar de procurar
outras e, só vai encontrar uma.
Quando
estamos na infância, somos pontos de interrogação, questionamos, perguntamos e o principal, imaginamos tudo; Porém, quando nos tornamos jovens, aprendemos a
tirar a resposta certa, logo, deixamos a imaginação de lado e paramos de
procurar outras maneiras corretas. Esses exemplos, faz lembrar a seguinte
história:
Duas
pessoas se desentenderam, devido a organização do arquivo de uma empresa, para
resolver a questão marcaram uma reunião com o Diretor, pediram que ele
servisse de árbitro.
No
dia marcado, o reclamante iniciou apresentando sua reinvindicação.
Senhor
Diretor, estamos falando da organização da folha de ponto dos empregados, no
entanto, deve ser ordenado por ordem alfabética, pois terei facilidade em
realizar as inclusões mensais e em caso de uma eventual ação trabalhista, os
pontos do funcionário estarão todos juntos agilizando e facilitando à
apresentação documental perante a justiça. E por ai continuou, foi muito
convincente na argumentação, quando terminou, o Diretor acenou com a cabeça em
sinal de aprovação e disse:''Tem razão''.
Ao
ouvir isso, o acusado levantou e disse: Espere um pouco, senhor Diretor, o
senhor nem se quer ouviu meu lado da questão. O Diretor então pediu que
apresentasse seus argumentos e em seguida começou seu pronunciamento.
Senhor
Diretor, eu não concordo que nosso arquivo seja ordenado por ordem alfabética,
pois obteremos muitos problemas, visto que, possuímos aproximadamente 1.500
funcionários trabalhando, vai chegar um momento que não conseguiremos incluir
documentos no mesmo acondicionamento, precisando criar um novo e refazer toda
ordem já armazenada, e tem mais, quando vencer o prazo legal de guarda
dessa documentação, vamos precisar avaliar um à um para realizar o descarte
desses documentos, e por ai continuou. Portanto, sugiro que nosso arquivo não
seja ordenado por ordem alfabética, e assim, ordenado mensalmente, ele foi
muito persuasivo e também muito convincente, quando terminou o Diretor disse: ''Tem razão''.
Quando
a secretária viu aquilo, saltou da cadeira por sua vez, dizendo ao Diretor: Senhor Diretor, os dois não podem estar certos, sendo que desejam algo
diferente. O diretor olhou para a secretária com um ar de dúvida e disse:''Tem
razão''.
A
resposta certa está em todas as partes, o que será preciso é realizar um
estudo sobre as áreas e entender as necessidades da empresa, dessa forma,
obteremos recursos para aplicar a metodologia correta para cada tipo
documental.
Sendo assim, nós do arquivo adquirimos a responsabilidade de
conhecer todas as áreas, agendando reuniões no intuito de descobrir e
estabelecer suas necessidades e juntar com outros propósitos para chegar ao
ideal, não para o arquivo, nem para os departamentos e sim, para a ''Empresa.''
*Líder de Projetos em
Gestão de Documentos e Arquivos, na Acervo Organização e Guarda de Documentos,
saiba mais em www.acervo.com.br
