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sexta-feira, 28 de setembro de 2018

QUEM GUARDA TUDO, NÃO ACHA NADA

*Juan Cacio Peixoto

Quem guarda tudo, não acha nada, quem guarda com critério encontra o que precisa. Em plena ERA DA TECNOLOGIA, ainda guarda-se muitos documentos sem qualquer validade legal, por medo, insegurança, alguém pedir, dúvidas em ser fiscalizado ou são pequenas anotações para lembrar depois, e "nunca mais encontra, este bilhetinho".

Em artigo Somos todos acumuladores, publicado no Jornal A Palavra de Agosto/2018, a autora Karynna Franco Espinoso,  relata: "o marido de uma amiga, não gostava que jogasse os enormes frascos vazios de Way Protein, que ficavam espalhados pela sala da casa como objetos de decoração, e um dia quando o perguntei o porquê daquilo ele simplesmente disse: "eu me apego as coisas". Simples assim.

Seja em casa, na empresa ou no escritório, sempre guardamos algo, esperando que algum dia, iremos precisar, e este dia, nunca chega. Em casa, temos sempre um cantinho para guardar algumas coisas, para usar no futuro. Nas empresas também, não é muito diferente, levamos o hábito de acumular, para o ambiente empresarial.

Estamos chegando ao final de mais um ano, e a situação não muda, milhares de caixas guardadas sem o menor critério para localizar o documento.

O descaso com o arquivo empresarial persiste, devido a falta de investimento para a sua manutenção, que são um pequeno espaço, estantes, caixas, etiquetas, itens de segurança etc., podendo ainda fazer a guarda dos documentos em empresa especializada em locação de espaços para o arquivo.


Cada documento tem prazo de guarda legal definido, porém, ao não pesquisar a legislação específica para cada tipo de documento, o volume documental, vai acumulando em vários locais da empresa, sem qualquer segurança, metodologia e facilidade de acesso.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993, com sede na cidade de Guarulhos, SP, com atendimento em todo o Brasil, presta Consultoria na a racionalização do volume de documentos existente na empresa e orienta:


Pesquise no orgão/entidade/instituição que produziu o documento, ficará mais fácil a pesquisa referente ao prazo de guarda legal. É sempre importante ter uma Assessoria Jurídica para dar suporte na pesquisa.

Ao decidir eliminar, pesquise na Assessoria Jurídica, se há algum processo em andamento que necessite do documento para fazer prova. 

Decidindo eliminar, faça a destruição segura dos documentos, mantenha o segredo de sua empresa, utilize máquina fragmentadora.

Relacione todos os documentos que poderão ser eliminados, solicite autorização, para o Departamento responsável, este procedimento, traz tranquilidade para quem executa os serviços e segurança para a empresa.

Toda empresa, tem aquele que não quer jogar nada fora, é importante, ter a legislação para convencê-lo a eliminar, mostre a vantagem da economia de espaço, em épocas de crise, ninguém quer pagar para guardar o desnecessário.

Se você procurar se desprender daquilo que não utiliza, sabendo que o motivo da guarda já foi atendido,  guardará apenas o necessário e facilitará o acesso aos demais documentos arquivados com maior rapidez e economia de tempo, além disso, poderá digitalizar muitos documentos e eliminar o papel, antes, analisando sua validade técnica, legal, histórica ou administrativa.

Portanto, quem guarda tudo não acha nada, mas, quem guarda com critério, encontra o que precisa, aplique uma metodologia de fácil entendimento, utilizando as técnicas da Arquivologia, para organização dos documentos em sua casa, no seu trabalho ou no ambiente de sua empresa, documentos organizados, facilitam a rotina da empresa, além de evitar prejuízos empresa, quando necessários apresentar a fiscalização previdenciária, trabalhista ou tributária.

Para facilitar o seu trabalho, a ACERVO, disponibiliza um curso para capacitar todos os profissionais de qualquer área do conhecimento, a organizar a documentação da empresa, é o curso Documentação Legal: a responsabilidade de sua empresa com o Arquivo Societário, que poderá ser realizado VIA INTERNET, com horário livre, acesse nosso site e faça sua inscrição. Sucesso.


*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais e contratar nossos serviços, acesse www.acervo.com.br













quinta-feira, 19 de outubro de 2017

SINCOMERCIO REALIZARÁ PALESTRA EM PARCERIA COM A ACERVO

Visando capacitar profissionais que atuam nas empresas do comércio de Guarulhos, em parceria com a ACERVO, o SINCOMERCIO, realizará no dia 24 de Outubro, 'as 19h00, palestra gratuita com o tema PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS: O que guardar e o que eliminar.

O Sindicato do Comércio Varejista de Guarulhos (Sincomércio) é uma entidade patronal, om o objetivo de atender as empresas do setor varejista de toda a região de Guarulhos.

A palestra tem por objetivos esclarecer aos participantes a importância da guarda dos documentos das áreas Fiscal, Contábil, Recursos Humanos, Administrativa e Técnica, e, orientar quanto a eliminação dos mesmos com segurança, para aqueles que a legislação permite, garantindo tranqüilidade a empresa, evitando prejuízos desnecessários, diminuindo o volume de documentos e aumentando o espaço, implantando a Gestão de Documentos com Qualidade.

Será ministrada pelo Bibliotecário da ACERVO, Juan Cacio Peixoto, que esclarecerá prazos de guarda das áreas Contábil, Fiscal e Recursos Humanos.

Para mais informações e inscrições, acesse http://sincomercioguarulhos.com.br/servicos/palestras-e-feiras/



sábado, 7 de outubro de 2017

AFINAL, POSSO ELIMINAR DOCUMENTOS?

*Juan Cacio Peixoto


O que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano? Trinta anos atrás, quando a revolução informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios.

A se acreditar neles, o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabaria com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório.

Nos últimos cinqüenta anos, o consumo de papel, cresceu seis vezes, Na próxima década, vai aumentar mais 32%, alimentado principalmente pelo apetite das máquinas de fax,  impressoras e copiadoras que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas mais baratas e mais rápidas incentivam o uso do papel.

Assim como eu, nenhuma outra pessoa vive sem papel. 

A tantas vezes prevista sociedade sem papel não aconteceu e nunca vai acontecer.

O que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano? Antes de tomar decisão procure a orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações estratégicas.

A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.

Portanto, é de fundamental importância, que as empresas implantem a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais, separada por Departamento, com a definição do tempo de arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, técnico, legal e histórico.

Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, esta Tabela representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de informação sobre a história da organização.

Este importante instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas, deve ser sistematicamente atualizada.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br