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sábado, 29 de abril de 2017

COMO ORGANIZAR DOCUMENTOS APÓS ENTREGA DA DECLARAÇÃO DO IR

*Juan Cacio Peixoto

Todo ano já sabemos a rotina de sempre, preparar toda a documentação para prestar contas ao Fisco, porém, como nossa rotina do dia a dia é muito corrida, a organização destes documentos ficam para depois ...

Vai chegando o dia, e nada de apresentar a documentação, como brasileiro deixa tudo para resolver cima da hora, a última semana é de correria, abre pastas, consulta arquivos em PDF, salvos em alguma pasta, com nome que você já esqueceu, solicita recibo ao Médico, procura por recibos de pagamento de aluguel, a correria é grande, e, ‘as vezes, inútil, a não entrega do IR, nos proporciona multas e dificulta nossa vida financeira, se não localizar os documentos, uma retificação da Declaração será necessária.

Mas, finalmente, com todos os documentos localizados e cumpridas as obrigações, a Declaração é entregue, chegou a hora de voltar com a documentação para o lugar, mas, que lugar, que caixa, que pasta eletrônica ou física, já que não tinha nada organizado, socorro, por onde começar?

IMAGEM 1.
Caixa APPS, facilita
a organização
 dos documentos
 por assunto/tipo documental.
"Falta de organização é o que leva o contribuinte a pagar mais imposto do que deveria. Isso se dá, principalmente, porque as pessoas não solicitam os comprovantes de gastos de despesas para a dedução. Também deslizam no arquivamento dos recibos e notas fiscais", afirma o presidente do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT), João Eloi Olenike, em matéria publicada no Jornal Valor.

Queremos ajudá-lo nesta tarefa, com a experiência de 24 anos de mercado, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, que presta serviços no segmento de Gestão de Documentos e Arquivos, poderá contribuir com a organização de seu arquivo pessoal ou de sua empresa, com dicas importantes e soluções aprovadas por clientes de todos os segmentos e portes.

Facilite a organização, criando categorias para os documentos a serem arquivados, você poderá arquivar em uma pasta suspensa, em caixas APPS, conforme imagem 1.

Arquive seus documentos por assunto ou tipo documental de preferência em pastas suspensas, que facilita a sua localização.
Em papelarias, lojas de materiais para escritório e até em supermercado você encontra à venda diversos tipos de kits, de arquivo e etiquetas (com visor).
Utilizando as etiquetas, dê título às pastas de acordo com que está guardando e coloque-as em ordem alfabética.
IMAGEM 2.
Caixa arquivo pequena, para
 arquivar documentos
com pouca frequência de utilização.
Dentro das pastas, separe os documentos por ano, utilizando divisórias de cartolina que você mesmo poderá confeccionar.
Não se esqueça de aplicar um ano subsequente ao da temporalidade dos documentos, este critério evita a eliminação de documentos que poderão ser no ano vigente.

Estipule uma data anual para fazer as eliminações dos documentos vencidos, fazendo os descartes periódicos para evitar acúmulo de documentos desnecessários.
Consulte sempre a legislação, antes de fazer qualquer eliminação, nossa legislação muda constantemente e há muitas interpretações.
Aqueles documentos, com menor frequência de consulta, arquive em caixa arquivo pequena, imagem 2.
Bom trabalho e arquivamento.

Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais sobre nossos serviços, acesse www.acervo.com.br


quarta-feira, 4 de janeiro de 2017

DICA DO DIA | A CARTEIRA DE IDENTIDADE (RG) TEM PRAZO DE VALIDADE?

A Carteira de Identidade (RG) é um documento que não possui prazo de validade estipulado em lei, mas é preciso estar atento ao seu estado de conservação.
Embora o RG não possua data de validade, documentos mal conservados ou antigos podem ser recusados por instituições de ensino (na ocasião de matrícula), instituições financeiras (para abrir contas ou contrair empréstimos), concursos públicos e em qualquer outro local ou situação que exija a comprovação da identidade.
O RG desatualizado ou em más condições de conservação também pode ser recusado na apresentação ao agente de imigração no momento da entrada em países do Mercosul. De acordo com o Acordo MERCOSUL/CMC/DEC n⁰ 18/2008 (que trata sobre os documentos de viagem válidos para entrada nos países do Mercosul), caso a fotografia gere dúvidas sobre a identidade do portador do documento, poderá ser solicitado outro documento efetivo para sanar tal circunstância.
A recusa do RG ocorre quando não é possível a identificação de um ou mais dos elementos legais, como a fotografia, número, dados de filiação e a assinatura da pessoa.
Também invalida o RG a sua plastificação. De forma contrária à versão antiga cuja plastificação era uma condição obrigatória, os modelos atuais são impressos em papel especial que confere maior segurança ao documento.
10 anos

Legislação aplicadaLei Federal nº 7.116/1983 , que dispõe sobre os documentos de identidade em todo o país, e Acordo MERCOSUL/CMC/DEC n⁰ 18/2008 , que dispõe sobre os documentos aceitos em viagens nos países do Mercosul.

Muitas vezes, ouvimos que o prazo de validade do RG é de 10 anos.
O fato é que isso não é verdade. Como mencionado acima, não existe um dispositivo legal que determine o prazo de validade do documento ou estabeleça um prazo para atualização obrigatória do documento.
FONTE: www.uol.com.br

SERVIÇOS: ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, organização de biblioteca e destruição segura de documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e 98543-1356

domingo, 1 de janeiro de 2017

10 DICAS PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS NO INÍCIO DO ANO



Juan Cacio Peixoto*


Na rotina do dia a dia, produzimos e recebemos um grande volume de documentos para arquivar.

Imediatamente, perguntamos, devo arquivar ou eliminar? Se é para arquivar, qual melhor método de arquivamento que facilitará no momento que solicitarem?

Quem poderá orientar na metodologia de organização do arquivo, devido a variedade de tipos documentais, com necessidades diferentes de busca?

Muitas vezes, nos deparamos com título de pastas ou caixas, com o título “DIVERSOS”, que tem dificultado ainda mais a busca pelo documento arquivado, porque, nesta pasta tem de tudo e mais um pouco, sem ordem e com documento para eliminar.

Enumeramos algumas dicas para facilitar a rotina do seu trabalho, torná-lo mais eficaz e produtivo, garantindo a sua tranqüilidade no momento de proceder o arquivamento.


Coloque em prática:

P Separe os documentos pertencentes a diferentes tipos:


  •   Correspondência Pessoal
  •   Comercial
  •   Relatório
  •  Artigo de Jornal ou Literatura Técnica
  •   Administrativo

ü    Elimine o desnecessário, seguindo normas internas, o procedimento ideal, é elaborar a Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento de cada documento no arquivo;

P Verifique os documentos que estejam grampeados, para ver se eles realmente devem ser arquivados juntos;

P Tire todos os clips e grampos, se possível, isto, facilitará no futuro, a digitalização dos documentos;

P Anote a lápis no canto superior direito do documento, o titulo da pasta ou caixa arquivo que será arquivado o documento;

P Ordene pelo método de arquivamento definido;

P Verifique se o documento que você deseja arquivar, já existe pasta ou caixa contendo os mesmos;

P Proceda o arquivamento;

P Inclua os novos assuntos no Índice de Arquivo;

P Abra uma caixa de entrada para os documentos que não foram arquivados durante o dia; 


Seu dia ficará mais produtivo, porque, tudo que precisar, já estará em seu devido lugar, sua equipe não ficará irritada procurando documentos em vários lugares.

TODA a criação de Deus reflete ordem. Uma “simples” célula de fermento, por exemplo, é uma maravilha de organização. Ela tem praticamente o mesmo número de componentes de um Boeing 777. Ainda assim, cada um deles tem um lugar específico e se encaixa numa esfera de apenas 5 mícrons de diâmetro. Mas, ao contrário dos aviões a jato, as células do fermento podem se reproduzir. Que ordem e organização maravilhosas! — 1 Coríntios 14:33.

Sucesso. Organize mais e melhor.




*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional. Para saber mais, acesse o www.acervo.com.br


SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br

domingo, 25 de dezembro de 2016

A ORGANIZAÇÃO É FATOR NECESSÁRIO

Organização começa com mesa limpa, um dos problemas mais comuns a afetar a eficiência de uma empresa é, sem dúvida, a desorganização, cujo sintoma mais evidente é o excesso de papéis.

Mesa atulhada é uma das causadoras de perda de tempo nas empresas, as pessoas reviram arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papéis na busca de um documento perdido.


Algumas pessoas interpretam uma mesa cheia de papéis como um símbolo da importância de seu trabalho.


Metodologia adequada ao seu negócio. Arquivo organizado.
È preciso ressaltar que o procedimento também pode indicar desorganização pessoal, indecisão, insegurança, confusão de prioridade e incapacidade de terminar as tarefas.

Diante do tamanho problema de administração e organização de um grande volume de documentos, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, desde 1993, vem atuando na organização, guarda e digitalização de Arquivos e Documentos (Arquivo Administrativo e Técnico), Biblioteca, Centro de Documentação e Treinamento em Gestão de Documentos e Arquivos, atuando com profissionais especializados e atualizados, garantindo a qualidade dos serviços prestados aos nossos clientes.


Conheça nossos serviços, não importa o tamanho de sua empresa, temos soluções adequadas para grandes, pequenas, médias e micro empresas.

  • Organização de Arquivos e Documentos;
  • Organização de Biblioteca;
  • Digitalização de documentos;
  • Guarda de arquivos e documentos;
  • Destruição segura de documentos;
  • Destruição de lixo eletrônico;
  • Cursos em Gestão de Documentos.
Para saber mais informações e contratar nossos serviços, acesse www.acervo.com.br ou através dos fones 11 2821-6100 e 98543-1356 e e-mail comercial@acervo.com.br


terça-feira, 29 de dezembro de 2015

RECICLAR E CAPACITAR OS PROFISSIONAIS EM GESTÃO DE DOCUMENTOS

O capital humano é o maior patrimônio de qualquer instituição. Ter profissionais bem preparados é fundamental para a melhoria de todo o processo.

Pensando em facilitar o acesso de todos os profissionais em nossos cursos, voltados principalmente 'a Gestão de Documentos e Arquivos, a ACERVO está concedendo vários descontos nos meses de Janeiro e Fevereiro de 2016.

Vários cursos tem desconto real de 50%, exclusivamente para participar durante os meses de JANEIRO E FEVEREIRO de 2016, é uma maneira de incentivar o interessado a participar e aproveitar o seu tempo livre para sua atualização e capacitação profissional.

A capacitação é o diferencial no mercado de trabalho, e a ACERVO, com 22 anos de experiência no mercado de Gestão de Documentos, proporcionará muita facilidade para sua participação, uma delas, é a possibilidade de pagar com Cartão de Crédito em até 10 parcelas.

Conheça todos os cursos que serão oferecidos e suas regras de participação em nosso site http://www.acervo.com.br/cursos-treinamentos/

Mais informações e inscrições em 11 – 2821-6100 e WhatsApp 11 98543-1356 ou www.acervo.com.br de segunda a sexta-feira no horário de 8h00 'as 12h00 e 13h12 'as 18h00.

Se preferir envie uma mensagem para comercial@acervo.com.br

sábado, 24 de janeiro de 2015

ACERVO abre inscrições, com 50% de desconto, para cursos ‘a distância, durante o carnaval


Durante os 4 dias de carnaval, são ótimos dias para fazer esse tipo de curso. Eles são rápidos e o participante aproveita o tempo livre. 


Uma boa forma de se atualizar é fazer um curso à distância. Hoje, esse tipo de curso cresce 40% ao ano. Quem procura está atrás da comodidade de fazer um curso sem sair de casa e também da flexibilidade de horário.

Segundo o censo da Educação à Distância em 2013, o Brasil tinha 1.172 cursos cadastrados e quase 700 mil alunos matriculados.

Todos os cursos tem desconto real de 50%, exclusivamente para participar durante os dias de carnaval, é uma maneira de incentivar o interessado a participar e aproveitar o seu tempo livre para sua atualização e capacitação profissional.

A capacitação é o diferencial no mercado de trabalho, e a ACERVO, com 22 anos de experiência no mercado de Gestão de Documentos, proporcionará muita facilidade para sua participação, uma delas, é a possibilidade de pagar com Cartão de Crédito em até 10 parcelas.

Conheça todos os cursos que serão oferecidos e suas regras de participação:

CURSO VIA INTERNET 173 | Organização do Arquivo – Básico
14 a 17 de Fevereiro
Carga horária 8 horas

CURSO VIA INTERNET 174 | Papelada em Casa. Como organizar a documentação pessoal/particular
14 a 17 de Fevereiro
Carga horária 4 horas
  
CURSO VIA INTERNET 175 | Prazo de guarda de documentos. O que guardar e o que eliminar?
16 e 17 de Fevereiro
Carga horária 8 horas
  
CURSO VIA INTERNET 176 | Documentação Legal: a responsabilidade de sua empresa com o arquivo
14 e 15 de Fevereiro
Carga horária 8 horas

Regras para sua participação e melhor aproveitamento nos cursos:
·         Turmas com 25 participantes
·         Horário Livre durante 24 horas
·         Dedique pelos menos 2 horas por dia de seu tempo, para participar do curso;
·         Antecipe sua inscrição, vagas limitadas. 

Mais informações e inscrições em 11 – 2821-6100 e 98543-1356 ou www.acervo.com.br de segunda a sexta-feira no horário de 8h00 as 12h00 e 13h12 as 18h00.





quinta-feira, 13 de fevereiro de 2014

10 DICAS PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS NAS EMPRESAS


Juan Cacio Peixoto*


Na rotina do dia a dia, produzimos e recebemos um grande volume de documentos para arquivar.

Imediatamente, perguntamos, devo arquivar ou eliminar? Se é para arquivar, qual melhor método de arquivamento que facilitará no momento que solicitarem?

Quem poderá orientar na metodologia de organização do arquivo, devido a variedade de tipos documentais, com necessidades diferentes de busca?

Muitas vezes, nos deparamos com título de pastas ou caixas, com o título “DIVERSOS”, que tem dificultado ainda mais a busca pelo documento arquivado, porque, nesta pasta tem de tudo e mais um pouco, sem ordem e com documento para eliminar.

Enumeramos algumas dicas para facilitar a rotina do seu trabalho, torná-lo mais eficaz e produtivo, garantindo a sua tranqüilidade no momento de proceder o arquivamento.


Coloque em prática:

P Separe os documentos pertencentes a diferentes tipos:

  Correspondência Pessoal
  Comercial
  Relatório
  Artigo de Jornal ou Literatura Técnica
  Administrativo

ü    Elimine o desnecessário, seguindo normas internas, o procedimento ideal, é elaborar a Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento de cada documento no arquivo;

P Verifique os documentos que estejam grampeados, para ver se eles realmente devem ser arquivados juntos;

P Tire todos os clips e grampos, se possível, isto, facilitará no futuro, a digitalização dos documentos;

P Anote a lápis no canto superior direito do documento, o titulo da pasta ou caixa arquivo que será arquivado o documento;

P Ordene pelo método de arquivamento definido;

P Verifique se o documento que você deseja arquivar, já existe pasta ou caixa contendo os mesmos;

P Proceda o arquivamento;

P Inclua os novos assuntos no Índice de Arquivo;

P Abra uma caixa de entrada para os documentos que não foram arquivados durante o dia; 



Seu dia ficará mais produtivo, porque, tudo que precisar, já estará em seu devido lugar, sua equipe não ficará irritada procurando documentos em vários lugares.

TODA a criação de Deus reflete ordem. Uma “simples” célula de fermento, por exemplo, é uma maravilha de organização. Ela tem praticamente o mesmo número de componentes de um Boeing 777. Ainda assim, cada um deles tem um lugar específico e se encaixa numa esfera de apenas 5 mícrons de diâmetro. Mas, ao contrário dos aviões a jato, as células do fermento podem se reproduzir. Que ordem e organização maravilhosas! — 1 Coríntios 14:33.

Sucesso. Organize mais e melhor.


*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional. Para saber mais, acesse  www.acervo.com.br