DIFERENÇA ENTRE ARRUMAR E ORGANIZAR ARQUIVOS E DOCUMENTOS

*Juan Cacio Peixoto

Muitas empresas de todos os segmentos e portes nos procuram pedindo socorro para organizar o Arquivo, devido as dificuldades em localizar documentos para atender 'as necessidades do dia a dia, aposentadoria de ex-funcionários, fiscalização ou atendimento 'as Normas ISO, que exigem a documentação organizada para obter a Certificação.

Como todos nós já sabemos, as empresas não querem investir como é necessário no trabalho de organização do arquivo, 'as vezes, nos pedem uma "arrumada" ao invés de uma excelente organização, com metodologia de organização baseada nos ensinamentos da Arquivologia.

Porém, tudo que é feito de forma planejada, organizada e com técnicas já consagradas tem chances de funcionar e prosseguir com a metodologia implantada.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993, sempre propõe o Projeto de Organização de Arquivos e Documentos, que é o melhor caminho para a Gestão Documental Empresarial, como forma de convencimento na aquisição dos serviços, explicamos para os potenciais clientes, a diferença entre arrumar e organizar arquivos e documentos, como detalhado a seguir:

ARRUMAR	ORGANIZAR
BONITO.    Você pode até comprar umas caixas ou pastas coloridas e separar os departamentos por cores, porém, somente as cores não ajudarão	FUNCIONAL.   Uma boa identificação da tipologia documental, em visores com letras maiores, facilitará o acesso a informação, mais a identificação dos departamentos por cores, facilita o acesso aos documentos.
AGRADÁVEL.   Mobiliários novos deixam o ambiente muito agradável, mas, sem a identificação ou sinalização dos mesmos, ficaremos perdidos neste ambiente.	PRÁTICO.        Faça sinalização nos corredores e estanterias ou nos arquivos de gavetas, utilize números para a identificação, utilize placas em acrílico, com letras maiores para facilitar a visualização.
ESTÉTICO. Já trabalhamos com arquivos deslizantes, com uma visão no ambiente excelente, porém, no seu interior, uma bagunça.	LÓGICO. No arquivo deslizante os documentos devem ser organizados com critérios que facilitem o acesso, aproveitando o mobiliário, que tem por principal objetivo, otimizar o espaço físico e aumento de capacidade.
SUBJETIVO. Elimine pastas com títulos DIVERSOS, OUTROS, MISCELÂNEAS (mistura) e outras, somente você sabe o que está arquivado nas mesmas.	RACIONAL. O título do documento é analisado criteriosamente, definindo a tipologia documental correta, para elaborar etiqueta de identificação.
SOLUÇÃO IMPESSOAL. Você sabe onde tudo está arquivado, guarda tudo na sua "cabeça".	SOLUÇÃO EMPRESARIAL. Elabore um bom Índice/Inventário do Arquivo e cadastre todo o conteúdo das pastas, caixas etc.
INSTINTO. Recebeu um catálogo e abre a pasta de CATÁLOGOS.	METODOLOGIA. Identifique o conteúdo de cada documento recebido ou produzido pela empresa, facilitará muito quando necessitar dos mesmos.
VOLÚVEL. Mudei de idéia, aquela pasta de CATÁLOGOS, vou mudar para pasta de FORNECEDORES, já sei, todos os catálogos estão ali arquivados.	PERMANENTE. Defina uma metodologia de arquivamento que possa aperfeiçoar gradativamente até atingir o melhor para sua empresa. Elabore o Manual de Procedimentos de Arquivo e Documentos.

Para desenvolvimento de um bom trabalho de organização do arquivo,  exige a realização do Diagnóstico da Situação Atual/DSA para a definição de metodologia de organização, que atenda 'as reais necessidades do negócio da empresa, uma boa organização, exige profundo conhecimento de necessidades de material, equipamentos, mobiliários, metodologia e critérios para implantação da Gestão Eletrônica de Documentos, portanto, arrumar é rápido e fácil, mas, organizar, demanda tempo e metodologia planejada, porém, a qualidade é garantida e duradoura.

Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, no mercado desde 1993. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

CONHECENDO DOCUMENTOS I: O que é o CT-e | Conhecimento de Transporte Eletrônico

Podemos conceituar o Conhecimento de Transporte Eletrônico como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário). Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção e autorização de uso, pelo Fisco.

Atualmente a legislação nacional permite que o CT-e substitua os seguintes documentos utilizados pelos modais para cobertura de suas respectivas prestações de serviços:

• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
• Conhecimento Aéreo, modelo 10;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.
  

Os documentos que não foram substituídos pelo CT-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

O emitente e o tomador do CT-e deverão conservar o documento eletrônico em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código ?57? na escrituração do CT-e para identificar o modelo.

Fonte: www.fazenda.gov.br

DICA DO DIA III: SENSO DE LIMPEZA

SENSO DE LIMPEZA. Bem-estar da equipe e do pessoal, conservação dos equipamentos e acessórios, prevenção de acidentes, redução de desperdícios e principalmente boa imagem perante o cliente. 

Organize Mais e Melhor. ACERVO24 anos.

Para conhecer nossos serviços em Gestão de Documentos e Arquivos, acesse www.acervo.com.br

DICA DO DIA II: PESSOA MULTITAREFA

PESSOA MULTITAREFA. Atuar como uma pessoa "multitarefa" pode comprometer, e muito, a sua produtividade. Pesquisa realizada na Universidade de Stanford aponta que pessoas "multitarefas" são menos produtivas do que aquelas que fazem uma coisa de cada vez. Foi descoberto pelos pesquisadores que quando você se põe a fazer duas coisas ao mesmo tempo, seu cérebro não tem capacidade para executar ambas as tarefas com sucesso.

Organize Mais e Melhor. ACERVO 24 anos.

Para saber mais, acesse nossas soluções em www.acervo.com.br

DICA DO DIA I: 5s

Etapa inicial e base para implantação da qualidade total, a metodologia 5S é assim chamada devido à primeira letra de 5 palavras japonesas: Seiri (Utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Shitsuke (Disciplina) Seiketsu (higiene).

SENSO DE ECONOMIA. Aplique em todo ambiente de trabalho. Evite desperdícios e retrabalhos. Quem sabe quanto gasta, sabe quanto ganha. 

Organize Mais e Melhor. ACERVO 24 anos. 

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ACERVO E SINDICATO DOS CONTABILISTAS/SINDCONT FIRMAM PARCERIA PARA BENEFICIAR EMPRESAS CONTÁBEIS

Uma das atividades principais de qualquer empresa, independente do porte ou segmento, é a organização de documentos, afinal,  papelada arquivada em local indevido é sinônimo de perda de tempo, falta de praticidade e retrabalho.

Sabendo disso, o Sindicato dos Contabilistas de São Paulo - SINDCONT firmou parceria com a ACERVO Organização e Guarda de Documentos,  oferecendo descontos de 10% nos serviços de guarda, organização e digitalização de arquios e documentos.

Para cada necessidade, a ACERVO oferece um PLANO diferenciado, facilitando a contratação dos serviços, por empresas de qualquer porte.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, está no mercado desde 1993, oferecendo soluções que facilitam a organização das empresas, com serviços de organização de arquivos e documentos, digitalização de documentos, guarda de arquivos, destruição segura de documentos e cursos voltados a Gestão de Documentos e Arquivos.

A matéria-prima da empresa/escritório contábil é o "documento", portanto, mantê-lo organizado, é fator fundamental para a produtividade de seus colaboradores.

A ACERVO ainda proporciona cursos que ajudam a manter os serviços de organização em dia e em condições de atender solicitações do cliente, fiscalização e eventuais problemas na Justiça Trabalhista, com método muito simples de aplicar.

Para saber mais, acesse nosso site www.acervo.com.br ou 11 2821-6100.

O DESAFIO DE FAZER A MUDANÇA DA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA

*Fábio Ferreira Peixoto

Quando falamos de mudança, ficamos preocupados, pois o processo de transferência poderá ser traumático, se não tomarmos alguns cuidados ou não planejarmos todas as etapas da mudança. A palavra mudança, envolve vários processos como: empacotamento de objetos em sacos bolha, caixas de papelão, papel de jornal, fita adesiva para que nada se solte, contratação de caminhão, que comporte todo o volume de materiais a ser transportado, carregar os objetos para o caminhão, retirar os materiais no destino final e por fim desembalar tudo e organizar no novo espaço.

Não esquecendo ainda que, uma equipe envolvida e liderada por profissionais experientes, faz a diferença no sucesso da mudança.

E quando essa mudança envolve apenas documentos? Como fazer o planejamento? Que tipos de materiais utilizar? Como desmontar as estantes de aço? Como embalar a documentação? E depois como voltar tudo no mesmo lugar após o transporte?

Neste sentido a Acervo Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada em Gestão da Informação e Documentação, no mercado desde 1993, desenvolveu técnicas para mudança de Arquivos e Bibliotecas, de acordo com a necessidade de cada CLIENTE, observando sempre, o cuidado especial com o acervo a ser transportado.

 O objetivo é de transportar toda a documentação de maneira que preserve o acervo de qualquer dano, bem como a ordenação inicial. Isto é, de onde o documento saiu, irá voltar novamente para o seu devido local de origem. Fazemos todo o planejamento inicial visando o endereço de origem A para o endereço de destino B e a realocação de todo o acervo.

Quais serão os tipos de materiais que acondicionarão a documentação para que nada seja danificado. O cuidado com a ordem inicial da documentação é extremamente importante, visto que, fazer uma mudança desorganizada, poderá destruir anos de trabalho. Isso é claramente visto em mudanças de bibliotecas, onde o Bibliotecário, demorou anos para catalogar, classificar, indexar e ordenar cada exemplar nas estantes.

Esse trabalho também é desenvolvido em parceria com a instituição que contrata os serviços. A ACERVO trabalha em parceria com o CLIENTE, procurando colocar em prática, exatamente aquilo que o cliente planejou para o desenvolvimento deste projeto prestando todo apoio e nossa experiência.

No último trabalho que desenvolvemos em uma Biblioteca Universitária, com acervo de 38.000 mil exemplares, o objetivo foi retirar os exemplares da Biblioteca para que a mesma fosse reformada, onde executamos todas as etapas desde o encaixotamento da documentação e transferência para um espaço  no mesmo prédio, determinado pelo cliente.

Quando a reforma da Biblioteca foi concluída, nossa equipe retornou, para reposicionar as prateleiras e os exemplares para o mesmo local de origem. Porém, houve uma alteração no leiaute das estantes da Biblioteca, foi necessário fazer o processo que chamamos de “reposicionar os livros”. Isto é, os livros de uma determinada estante não seria mais posicionados naquele local de origem, sendo necessário, redimensionar uma série de bandejas, conforme a medida dos exemplares. Ufa, no fim das contas deu tudo certo. O processo foi feito em 8 dias.

Esse processo de mudança da Biblioteca foi realizado no período de férias, o que facilitou muito o desenvolvimento do trabalho, devido ao espaço utilizado pelos alunos, foi utilizado para executar o trabalho de preparação/fechamento das caixas e transporte e das mesmas.

A experiência em várias mudanças com acervo ainda maior, facilitou o cumprimento do prazo contratado e entrega dos exemplares em ordem nas estantes, antes do início das aulas, o que deixou o CLIENTE, muito tranqüilo, que era a maior preocupação nas "volta 'as aulas" tudo deveria estar em seu devido lugar e em funcionamento normal.

Planejamento, experiência e foco nos resultados, é essencial quando falamos de mudança de Arquivo,Biblioteca ou Centro de Documentação, e uma equipe liderada por profissionais preparados para esta finalidade.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse

www.acervo.com.br

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ESTUDO DE CASO: ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO E DOCUMENTOS DE RECURSOS HUMANOS

*Fábio Ferreira Peixoto

Atualmente, organizar a documentação de Recursos Humanos e todas as áreas ligadas ao mesmo, como Medicina do Trabalho, Departamento Pessoal, Treinamento, Benefícios, Segurança do Trabalho etc., planejamos ações que permitam facilitar a busca de documentos para atender aos direitos trabalhistas, movimentos sindicais e a proteção social do trabalhador.

Desta forma para garantir os direitos e deveres dos trabalhadores é necessário fazer o registro de todas as atividades em documentos de arquivo, principalmente, aos documentos do Departamento Pessoal tais como: Cartão de Ponto, Recibo de Pagamento de Salário, Aviso e Recibo de Férias, Folha de Pagamento, RPA - Recibo de Pagamento a Autônomo, impostos e declarações acessórias.

A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) 

é o documento que registra a vida profissional 
dos brasileiros.

Para que essa documentação fique bem guardada, é necessário adotar metodologias de organização de arquivos e documentos para cada tipo de documento, visando atender a diversas demandas de localização e recuperação da informação a qualquer momento.

Em um de nossos Projetos de Organização de Arquivos da área de Recursos Humanos, desenvolvidos pela Acervo Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada em Gestão Documental, no mercado desde 1993, nosso cliente estava com a documentação totalmente desorganizada. Por tratar-se de uma empresa do ramo de prestação de serviços da área de limpeza, portaria, segurança patrimonial e administração predial, a documentação dos colaboradores eram reunidas por postos de trabalho.

Acompanhe o exemplo a seguir e veja como aplicamos nossa metodologia, que tem facilitado muito o trabalho do CLIENTE: todos os Cartões de Ponto, Recibo de Pagamento de Salário, Guia de FGTS, Guia de GPS e Folha de Pagamento, eram reunidos por postos de trabalho a fim de montar um dossiê de faturamento do local de trabalho. Finalizado a juntada de todos os documentos, o departamento de faturamento, fazia a emissão da Nota Fiscal de Serviços Prestados e boleto bancário, e todo lote, era enviado ao cliente para proceder o pagamento, após a liquidação da fatura, a documentação era mantida por postos de trabalho.

A dificuldade em localizar documentos na área de RH, era enorme, o caos perfeito para a fiscalização e multas desnecessárias, a documentação dos colaboradores estavam todas dispersas em várias caixas de arquivo. Em levantamento do volume, diagnosticado no CLIENTE, detectamos o total do acervo a ser organizado: 250 caixas de arquivo pequena e 06 arquivos de 04 gavetas, estavam arquivados 800 (oitocentos) prontuários de colaboradores inativos e 410 (quatrocentos e dez) ativos. Nestas condições de arquivo, o cliente demandava horas e mais horas de trabalho para localizar os documentos para ação trabalhista, aposentadoria, atendimento 'a fiscalização e pequenas informações para colaboradores ativos.

Após fazer a triagem, conferência e formação do prontuário do colaborador, o volume final é de 2.300 (dois mil e trezentos) prontuários inativos e 450 colaboradores ativos. Os demais documentos foram organizados por Tipo de Documental, em um trabalho conjunto com a Diretoria de Recursos Humanos, para a definição de metodologia de organização, para exemplificar mais e mostrar a necessidade urgente de organização, o  cliente, é um Grupo Empresarial, com 05 empresas e a documentação foi desmembrada respeitando a ordem original por documento e sua proveniência.

Atualmente a documentação é localizada em 2 minutos por prontuário ou documento. A recuperação dos documentos é feita através do Índice/Inventário do Arquivo por nome de colaborador ou por tipo de documentos, em caixas de arquivo pequena e Pasta Suspensa. O cliente não perde mais tempo e nem fica preocupado em não localizar a documentação. Sem contar na ajuda social prestadas aos trabalhadores que cumpriram o tempo de serviço para aposentadoria e precisam provar ao INSS, o tempo de contribuição, através da Ficha de Registro de Colaboradores e as Guias de GPS.

A Ficha de Registro de Empregado, deve ser guardada
por prazo PERMANENTE, sendo um dos
principais provas para apresentar no momento
da contagem do tempo de serviços.

Atualmente prestamos os serviços de manutenção de arquivos, que consiste em fazer o arquivamento de quaisquer documentos nas pastas dos colaboradores e qualquer documentação de RH, mantendo a metodologia aplicada e garantindo a continuidade do trabalho desenvolvido. O importante agora, é trabalhar com a conscientização da importância do arquivo organizado, juntamente, com a equipe de colaboradores do cliente, mostrando que o trabalho realizado uma única vez, ou seja, organizando no Arquivo Ativo/Setorial, é a melhor forma de não acumular problemas para o futuro e não procrastinar (deixar para depois) o trabalho de arquivamento de documentos, faz parte da rotina do dia a dia.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse

www.acervo.com.br

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS: por onde começar?

*Fábio Ferreira Peixoto

Atualmente temos percebido que muitas empresas necessitam de organização de arquivos, porém esse tipo de trabalho envolve diversas técnicas da Gestão de Documentos e Arquivos como: Identificação Documental, Classificação, Avaliação (Tabela deTemporalidade Documental), conferência, ordenação de documentos (separar a documentação em ordem numérica, cronológica, alfabética e ou alfa-numérica), elaboração de Índice de Arquivo, colagem de etiquetas em caixas e documentos.

Todas essas etapas são morosas e detalhadas, muitos ainda acreditam que é um trabalho simples e rápido, porém, muitos começam, mas, não chegam ao final do trabalho, por falta de conhecimentos técnicos e na maioria das vezes, não dedicam 8 horas/dia para desenvolvimento do trabalho.

Empresas não valorizam a informação, 

porém, os prejuízos aparecem com o passar 

do tempo, deixando uma lacuna financeira 

em seu Balanço.

Na realidade as empresas querem, apenas uma “Ordenação” de caixas pela etiqueta frente de caixa, que contém o conteúdo das mesmas. Esse tipo de trabalho apresenta ótimos resultados imediatos, quando a documentação já encontra-se organizada.

Em outras experiências notamos que esse tipo de situação é emergencial e colocamos nosso Plano de Trabalho, como primeira etapa para realizar a ordenação das caixas organizando as mesmas pelas etiquetas frente de caixa, que contém a tipologia documental.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, tem atendido empresas de todos os segmentos e portes, no trabalho de Gestão de Documentos e Arquivos, com procura constante para a elaboração do Inventário do Acervo, um ferramenta que agiliza a busca de documentos arquivos, em alguns minutos, conheça mais nossos serviços, visitando nosso site em www.acervo.com.br

A imagem 1 acima não demonstra completamente a realidade deste Arquivo. O ambiente armazenava aproximadamente 10.000 (dez mil) caixas, compostas por 20 empresas e 10 departamentos. O período da documentação compreendia os últimos 12 anos de existência do grupo empresarial.

No Plano de Ação devemos buscar as seguintes respostas:

1- O que fazer com essa quantidade de caixas?

2-  Qual será o começo, meio e como dar continuidade?

3-  Quais são os tipos de materiais necessários para reestruturação deste arquivo?

4- Qual será o tamanho da equié envolvida para  realização do trabalho?

5- Qual será o prazo de execução?

São questões que nos deparamos no dia a dia de trabalho. Este projeto foi desenvolvido em 60 dias com equipe adequada e treinada. Algumas situações adversas foram encontradas no meio do caminho. Tarefas como: remoção de caixas para que a equipe de faxina pudesse fazer a higienização do espaço; Elaboração de projeto para montagem de estantes de aço; montagem de estantes; posicionamento das caixas nas estantes; colagem de novas etiquetas, digitação do conteúdo das caixas para elaboração do Inventário do Acervo.

Planejar cada etapa, é importante para melhor
administrar  a equipe de trabalho.

É claro que fazendo apenas o processo de Ordenação de Caixas e Inventário do Acervo não resolverá 100% do problema de recuperação da informação, porém os frutos estão sendo colhidos. Todos os documentos solicitados foram localizados, inclusive para ação judicial.  A média de tempo para recuperação dos documentos é de 5 minutos por documento. Qual é a explicação para este sucesso? Os documentos da atividade principal da empresa, foram bem identificados, indexados, organizados e descritos claramente pelo departamento produtor e explicitado na etiqueta frente de caixa, onde realizamos o cadastro dessas informações no Inventário do Acervo.

Um detalhe importante neste processo de cadastro foi a padronização dos diversos apelidos dado aos documentos pelos seus produtores. Exemplo: Entrada, NFE, Nota Fiscal de Entrada, Nota Fiscal de Fornecedor, Nota Fiscal de Compra. E todos esses termos foram padronizados para Nota Fiscal de Entrada. Sendo assim o trabalho do profissional Arquivista,  experiente é de fundamental importância para que o resultado seja atingido.

Meus amigos me perguntam, se realmente escolhi a profissão correta? Ao mesmo tempo afirmam que o profissional Arquivista não é dinâmico, pois as característica da minha profissão são estritas a um ambiente fechado, silencioso, sem equipamentos de informática, pouco dinâmico e por fim colocar a papelada em ordem e realizar arquivamento ininterruptamente!

Esse paradigma do profissional Arquivista não será quebrado com facilidade, porém, em todos os clientes por onde passamos me coloco a disposição para realizar qualquer atividade relacionada a Gestão de Documentos e Arquivos seja um projeto completo de Implantação do Centro de Documentação – CEDOC ou uma simples ordenação de caixas.

Através disso, organização e leitura dos documentos, é que me torno um profissional cada dia mais capacitado e experiente com empresas de todos os segmentos e portes.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse

www.acervo.com.br

CURSO GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS NA UNIVASF EM PETROLINA/PE

A ACERVO através do seu instrutor Juan Cacio Peixoto, ministrou o curso Gestão de Documentos Públicos, para 25 servidores da Universidade Federal do Vale do São Francisco - UNIVASF, no período de 26 a 29 de julho, com carga horária de 24 horas na cidade de Petrolina/PE.

ACERVO capacitou servidores da UNIVASF com
o curso Gestão de Documentos Públicos.

Primeira Universidade Federal a ter sua sede implantada no interior do Nordeste, a Univasf surgiu com a missão de levar o ensino público superior de qualidade ao Semiárido, numa proposta ousada de estar presente, desde a sua origem, em três dos nove estados da Região Nordeste. Assim, foi criada pelo presidente Fernando Henrique Cardoso, em 2002, por meio da Lei N° 10.473, de 27 de junho de 2002, a Fundação Universidade Federal do Vale do São Francisco (Univasf), com sede na cidade de Petrolina, em Pernambuco. 

O curso teve como objetivos capacitar servidores de todos os Departamentos, na aplicação da Gestão de Documentos Públicos.

Ativa participação dos servidores nos trabalhos
 práticos  desenvolvidos em grupo.

Orientar a construção de plano de classificação e tabela de temporalidade fundamentada por uma metodologia de trabalho de simples compreensão e de fácil aplicação, para fortalecer as ações de gestão de documentos digitais e físicos e reduzir as massas documentais, privilegiando guardar apenas aqueles de valor para a instituição.

O curso foi baseado nas modernas técnicas arquivísticas, para a organização do Arquivo, com critérios de organização através de Normas Técnicas, que possibilitarão aplicação imediata na UNIVASF.

Cumprindo seu papel de disseminar as informações e trocas de experiências, a ACERVO contribuiu mais uma vez para a capacitação de servidores públicos, onde a necessidade de trabalhar com mais organização e produtividade é uma meta a ser atingida após a implantação da Gestão de Documentos e Arquivos, com a padronização do método de trabalho.

Vale destacar o grande interesse no assunto demonstrado pela turma e a ativa participação nos trabalhos práticos desenvolvidos durante a capacitação.

Atender a Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico, dando ênfase ao Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental, que define prazos de guarda para o acervo acadêmico.

Sua empresa também poderá contratar este treinamento, mais informações através do fone 11 2821-6100 e WhatsApp 11 98543-1356 ou comercial@acervo.com.br

COMO ORGANIZAR DOCUMENTOS APÓS ENTREGA DA DECLARAÇÃO DO IR

*Juan Cacio Peixoto

Todo ano já sabemos a rotina de sempre, preparar toda a documentação para prestar contas ao Fisco, porém, como nossa rotina do dia a dia é muito corrida, a organização destes documentos ficam para depois ...

Vai chegando o dia, e nada de apresentar a documentação, como brasileiro deixa tudo para resolver cima da hora, a última semana é de correria, abre pastas, consulta arquivos em PDF, salvos em alguma pasta, com nome que você já esqueceu, solicita recibo ao Médico, procura por recibos de pagamento de aluguel, a correria é grande, e, ‘as vezes, inútil, a não entrega do IR, nos proporciona multas e dificulta nossa vida financeira, se não localizar os documentos, uma retificação da Declaração será necessária.

Mas, finalmente, com todos os documentos localizados e cumpridas as obrigações, a Declaração é entregue, chegou a hora de voltar com a documentação para o lugar, mas, que lugar, que caixa, que pasta eletrônica ou física, já que não tinha nada organizado, socorro, por onde começar?

IMAGEM 1.
Caixa APPS, facilita
a organização
 dos documentos
 por assunto/tipo documental.

"Falta de organização é o que leva o contribuinte a pagar mais imposto do que deveria. Isso se dá, principalmente, porque as pessoas não solicitam os comprovantes de gastos de despesas para a dedução. Também deslizam no arquivamento dos recibos e notas fiscais", afirma o presidente do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT), João Eloi Olenike, em matéria publicada no Jornal Valor.

Queremos ajudá-lo nesta tarefa, com a experiência de 24 anos de mercado, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, que presta serviços no segmento de Gestão de Documentos e Arquivos, poderá contribuir com a organização de seu arquivo pessoal ou de sua empresa, com dicas importantes e soluções aprovadas por clientes de todos os segmentos e portes.

Facilite a organização, criando categorias para os documentos a serem arquivados, você poderá arquivar em uma pasta suspensa, em caixas APPS, conforme imagem 1.

Arquive seus documentos por assunto ou tipo documental de preferência em pastas suspensas, que facilita a sua localização.

Em papelarias, lojas de materiais para escritório e até em supermercado você encontra à venda diversos tipos de kits, de arquivo e etiquetas (com visor).

Utilizando as etiquetas, dê título às pastas de acordo com que está guardando e coloque-as em ordem alfabética.

IMAGEM 2.
Caixa arquivo pequena, para
 arquivar documentos
com pouca frequência de utilização.

Dentro das pastas, separe os documentos por ano, utilizando divisórias de cartolina que você mesmo poderá confeccionar.

Não se esqueça de aplicar um ano subsequente ao da temporalidade dos documentos, este critério evita a eliminação de documentos que poderão ser no ano vigente.

Estipule uma data anual para fazer as eliminações dos documentos vencidos, fazendo os descartes periódicos para evitar acúmulo de documentos desnecessários.

Consulte sempre a legislação, antes de fazer qualquer eliminação, nossa legislação muda constantemente e há muitas interpretações.

Aqueles documentos, com menor frequência de consulta, arquive em caixa arquivo pequena, imagem 2.

Bom trabalho e arquivamento.

Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais sobre nossos serviços, acesse www.acervo.com.br