*Fábio Ferreira Peixoto
Quando falamos de
mudança, ficamos preocupados, pois o processo de transferência poderá ser
traumático, se não tomarmos alguns cuidados ou não planejarmos todas as etapas
da mudança. A palavra mudança, envolve vários processos como: empacotamento de
objetos em sacos bolha, caixas de papelão, papel de jornal, fita adesiva para
que nada se solte, contratação de caminhão, que comporte todo o volume de
materiais a ser transportado, carregar os objetos para o caminhão, retirar os
materiais no destino final e por fim desembalar tudo e organizar no novo
espaço.
Não esquecendo
ainda que, uma equipe envolvida e liderada por profissionais experientes, faz a
diferença no sucesso da mudança.
E quando essa mudança
envolve apenas documentos? Como fazer o planejamento? Que tipos de materiais
utilizar? Como desmontar as estantes de aço? Como embalar a documentação? E
depois como voltar tudo no mesmo lugar após o transporte?
Neste sentido a
Acervo Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada em Gestão da Informação e Documentação, no mercado desde 1993, desenvolveu técnicas para mudança de Arquivos e Bibliotecas, de acordo com a necessidade de cada CLIENTE, observando
sempre, o cuidado especial com o acervo a ser transportado.
O objetivo é de transportar toda a
documentação de maneira que preserve o acervo de qualquer dano, bem como a
ordenação inicial. Isto é, de onde o documento saiu, irá voltar novamente para
o seu devido local de origem. Fazemos todo o planejamento inicial visando o
endereço de origem A para o endereço de destino B e a realocação de todo o
acervo.
Quais serão os
tipos de materiais que acondicionarão a documentação para que nada seja
danificado. O cuidado com a ordem inicial da documentação é extremamente
importante, visto que, fazer uma mudança desorganizada, poderá destruir anos de
trabalho. Isso é claramente visto em mudanças de bibliotecas, onde o Bibliotecário,
demorou anos para catalogar, classificar, indexar e ordenar cada exemplar nas
estantes.
Esse trabalho
também é desenvolvido em parceria com a instituição que contrata os serviços. A
ACERVO trabalha em parceria com o CLIENTE, procurando colocar em prática,
exatamente aquilo que o cliente planejou para o desenvolvimento deste projeto
prestando todo apoio e nossa experiência.
No último trabalho
que desenvolvemos em uma Biblioteca Universitária, com acervo de 38.000 mil
exemplares, o objetivo foi retirar os exemplares da Biblioteca para que a mesma
fosse reformada, onde executamos todas as etapas desde o encaixotamento da
documentação e transferência para um espaço
no mesmo prédio, determinado pelo cliente.
Quando a reforma da
Biblioteca foi concluída, nossa equipe retornou, para reposicionar as
prateleiras e os exemplares para o mesmo local de origem. Porém, houve uma
alteração no leiaute das estantes da Biblioteca, foi necessário fazer o
processo que chamamos de “reposicionar os livros”. Isto é, os livros de uma
determinada estante não seria mais posicionados naquele local de origem, sendo
necessário, redimensionar uma série de bandejas, conforme a medida dos
exemplares. Ufa, no fim das contas deu tudo certo. O processo foi feito em 8
dias.
Esse processo de
mudança da Biblioteca foi realizado no período de férias, o que facilitou muito
o desenvolvimento do trabalho, devido ao espaço utilizado pelos alunos, foi
utilizado para executar o trabalho de preparação/fechamento das caixas e
transporte e das mesmas.
A experiência em
várias mudanças com acervo ainda maior, facilitou o cumprimento do prazo
contratado e entrega dos exemplares em ordem nas estantes, antes do início das
aulas, o que deixou o CLIENTE, muito tranqüilo, que era a maior preocupação nas
"volta 'as aulas" tudo deveria estar em seu devido lugar e em
funcionamento normal.
Planejamento,
experiência e foco nos resultados, é essencial quando falamos de mudança de Arquivo,Biblioteca ou Centro de Documentação, e uma equipe liderada por profissionais
preparados para esta finalidade.
*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É
Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber
mais, acesse
.
