PALESTRA GRATUITA VIA INTERNET: COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA

Acontecerá nesta sex-feira, dia 01 de dezembro, a partir das 10h00, a palestra gratuita "COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA", com objetivos de compartilhar informações de nossas experiências em Gestão de Documentos em empresas privadas.

Com transmissão VIA INTERNET, a palestra é aberta para todos os profissionais que se inscreverem neste link no site da palestra https://goo.gl/NzZCbY

Leia o programa completo da palestra e não deixe sua inscrição para a última hora.

OBJETIVOS

Nenhuma empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.

Todo Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades.

Dentro da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.

Nesta palestra, você conhecerá as etapas de organização do Arquivo, para facilitar a busca de documentos arquivados.

FACILITADOR

Juan Cacio Peixoto

Bibliotecário e Consultor Organizacional

CARGA HORÁRIA

2 horas

PROGRAMA

1- O Arquivo é o Departamento mais importante da empresa. Ele já foi criado formalmente? Ou é apenas um local de depósito de documentos, sucatas, entulhos, árvore de Natal, bolinhas presépios etc.

2- Conscientize sua equipe, faça palestras de conscientização sobre a importância do Arquivo organizado.

3- O Planejamento é o melhor início, pense em cada etapa de organização. Chegará ao fim com rapidez.

4- Trabalhe com metodologia de organização, alfabético, numérico, por assunto, cores etc. Porém, antes, faça um bom diagnóstico em cada área, ouça os usuários.

5- Arquivo Centralizado ou Descentralizado, avalie a estrutura de sua empresa.

6- Descarte muitos documentos, elimine ao máximo, porém, antes, faça uma boa pesquisa na legislação, muitos tem prazo de guarda definido por lei.

7- Elabore um bom Manual de Procedimentos de Arquivo e treine sua equipe, garantindo a continuidade do trabalho desenvolvido.

8- Convide todos os colaboradores para conhecer o trabalho, divulgue o trabalho no site de sua empresa, jornal interno, envie e-mail, ponha a boca no trombone, é a melhor forma de conscientizar e mudar a cultura da empresa.

Seguindo simples etapas de organização, ao final do trabalho, sua empresa obterá resultados bastante satisfatórios, a localização de documentos não será mais problema, a metodologia de organização padronizada e acúmulo desnecessário de documentos armazenados, foi totalmente eliminado com a definição dos prazos legais de guarda de cada item documental.

Para conhecer toda a nossa agenda de cursos e palestras, acesse www.acervo.com.br

ACERVO E RECICLE FIRMAM PARCERIA PARA REALIZAÇÃO DE CURSO DE ARQUIVO EM SALVADOR/BA

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na Gestão de Documentos, firmou, uma importante parceria com a RECICLE Treinamento Profissional, com sede na cidade de Salvador, para a realização do curso "Organização do Arquivo Contábil, Fiscal, RH e Administrativo" nos dias 19 e 20 de setembro, com carga horária de 16 horas na cidade de Salvador/BA.

Fundada em janeiro de 1993, a RECICLE Treinamento Empresarial, surgiu da união de profissionais egressos de outras empresas, somando uma longa experiência de seus sócios, testados pela permanente atuação na área de Desenvolvimento Humano.

Para a Diretora da RECICLE, Donizette Marya Carneiro, é uma parceria que vai gerar grandes resultados para os profissionais da Região Nordeste, com menor custos de deslocamento, o curso era oferecido somente no estado de São Paulo, em época de contenção de gastos, o curso é muito bem vindo, neste momento econômico que vive o país, além de ser um curso voltado para todos os segmentos de empresas e portes, todos precisam de documentos arquivados em local de fácil acesso, para a tomada de decisão.

Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário e Facilitador do curso,  afirma que é um curso de grande importância para as pessoas que buscam qualificação profissional, e assim conquistarem melhor competitividade no mercado de trabalho, além de ser um bom momento, para colocar a documentação em ordem, preparando para um ano novo que se aproxima.

Novas parcerias serão realizadas entre ACERVO e RECICLE para a realização de outros cursos, voltados para a Gestão de Documentos.

De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Gestão de Documentos consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Os interessados deverão entrar em contato com a RECICLE no horário de 9h00 'as 18h00 de segunda-feira a sexta-feira, para realização da inscrição, através do fone 71 3027-0135 / 99984-1006, www.treinamentorecicle.com.br ou contato@treinamentorecicle.com.br  

As vagas são limitadas, antecipe sua inscrição.

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS E DOCUMENTOS: por onde começar?

*Fábio Ferreira Peixoto

Atualmente temos percebido que muitas empresas necessitam de organização de arquivos, porém esse tipo de trabalho envolve diversas técnicas da Gestão de Documentos e Arquivos como: Identificação Documental, Classificação, Avaliação (Tabela deTemporalidade Documental), conferência, ordenação de documentos (separar a documentação em ordem numérica, cronológica, alfabética e ou alfa-numérica), elaboração de Índice de Arquivo, colagem de etiquetas em caixas e documentos.

Todas essas etapas são morosas e detalhadas, muitos ainda acreditam que é um trabalho simples e rápido, porém, muitos começam, mas, não chegam ao final do trabalho, por falta de conhecimentos técnicos e na maioria das vezes, não dedicam 8 horas/dia para desenvolvimento do trabalho.

Empresas não valorizam a informação, 

porém, os prejuízos aparecem com o passar 

do tempo, deixando uma lacuna financeira 

em seu Balanço.

Na realidade as empresas querem, apenas uma “Ordenação” de caixas pela etiqueta frente de caixa, que contém o conteúdo das mesmas. Esse tipo de trabalho apresenta ótimos resultados imediatos, quando a documentação já encontra-se organizada.

Em outras experiências notamos que esse tipo de situação é emergencial e colocamos nosso Plano de Trabalho, como primeira etapa para realizar a ordenação das caixas organizando as mesmas pelas etiquetas frente de caixa, que contém a tipologia documental.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, tem atendido empresas de todos os segmentos e portes, no trabalho de Gestão de Documentos e Arquivos, com procura constante para a elaboração do Inventário do Acervo, um ferramenta que agiliza a busca de documentos arquivos, em alguns minutos, conheça mais nossos serviços, visitando nosso site em www.acervo.com.br

A imagem 1 acima não demonstra completamente a realidade deste Arquivo. O ambiente armazenava aproximadamente 10.000 (dez mil) caixas, compostas por 20 empresas e 10 departamentos. O período da documentação compreendia os últimos 12 anos de existência do grupo empresarial.

No Plano de Ação devemos buscar as seguintes respostas:

1- O que fazer com essa quantidade de caixas?

2-  Qual será o começo, meio e como dar continuidade?

3-  Quais são os tipos de materiais necessários para reestruturação deste arquivo?

4- Qual será o tamanho da equié envolvida para  realização do trabalho?

5- Qual será o prazo de execução?

São questões que nos deparamos no dia a dia de trabalho. Este projeto foi desenvolvido em 60 dias com equipe adequada e treinada. Algumas situações adversas foram encontradas no meio do caminho. Tarefas como: remoção de caixas para que a equipe de faxina pudesse fazer a higienização do espaço; Elaboração de projeto para montagem de estantes de aço; montagem de estantes; posicionamento das caixas nas estantes; colagem de novas etiquetas, digitação do conteúdo das caixas para elaboração do Inventário do Acervo.

Planejar cada etapa, é importante para melhor
administrar  a equipe de trabalho.

É claro que fazendo apenas o processo de Ordenação de Caixas e Inventário do Acervo não resolverá 100% do problema de recuperação da informação, porém os frutos estão sendo colhidos. Todos os documentos solicitados foram localizados, inclusive para ação judicial.  A média de tempo para recuperação dos documentos é de 5 minutos por documento. Qual é a explicação para este sucesso? Os documentos da atividade principal da empresa, foram bem identificados, indexados, organizados e descritos claramente pelo departamento produtor e explicitado na etiqueta frente de caixa, onde realizamos o cadastro dessas informações no Inventário do Acervo.

Um detalhe importante neste processo de cadastro foi a padronização dos diversos apelidos dado aos documentos pelos seus produtores. Exemplo: Entrada, NFE, Nota Fiscal de Entrada, Nota Fiscal de Fornecedor, Nota Fiscal de Compra. E todos esses termos foram padronizados para Nota Fiscal de Entrada. Sendo assim o trabalho do profissional Arquivista,  experiente é de fundamental importância para que o resultado seja atingido.

Meus amigos me perguntam, se realmente escolhi a profissão correta? Ao mesmo tempo afirmam que o profissional Arquivista não é dinâmico, pois as característica da minha profissão são estritas a um ambiente fechado, silencioso, sem equipamentos de informática, pouco dinâmico e por fim colocar a papelada em ordem e realizar arquivamento ininterruptamente!

Esse paradigma do profissional Arquivista não será quebrado com facilidade, porém, em todos os clientes por onde passamos me coloco a disposição para realizar qualquer atividade relacionada a Gestão de Documentos e Arquivos seja um projeto completo de Implantação do Centro de Documentação – CEDOC ou uma simples ordenação de caixas.

Através disso, organização e leitura dos documentos, é que me torno um profissional cada dia mais capacitado e experiente com empresas de todos os segmentos e portes.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse

www.acervo.com.br

DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NO NOVO CPC

5 de janeiro de 2017

Ezequiel Frandoloso | Valor Econômico

No Código de Processo Civil de 1973, os documentos eletrônicos não eram provas típicas. Esta espécie de prova sempre foi legal e válida no nosso sistema processual, até porque as partes têm o direito de empregar todos os meios legais para provar a verdade dos fatos em que se funda o pedido ou a defesa e influir eficazmente na convicção do juiz, ainda que não especificados no diploma processual.

Tais documentos sempre foram muito usados, como é o caso de vídeos, CD’s, DVD’s etc. Com o avanço da internet e a “necessária” implantação do processo judicial eletrônico – não só em razão da esperada celeridade processual garantida constitucionalmente, mas também em razão do grande volume de papel usado em impressões -, fez-se necessária disposição expressa em lei sobre o uso de documentos eletrônicos no processo.

Com a entrada em vigor do novo CPC, os documentos eletrônicos foram regulamentados (artigos 439, 440 e 441). São, agora, provas típicas. Porém, para que sejam considerados pelo juiz em processo judicial que ainda tramite na forma física, a parte interessada deverá convertê-los à forma impressa e também dependerá da verificação de sua autenticidade. Antes, as partes depositavam os arquivos digitais em cartório.

Para garantir a força probante de documento eletrônico não impresso, a forma mais eficaz é registrar o fato em ata notarial

Então, se a parte interessada pretender provar, em processo físico, a verdade de um fato por meio de vídeo do youtube, gravações telefônicas, textos de sites ou de rede social (facebook, linkedin etc.) ou qualquer outro tipo de gravação em mídia, deverá converter o documento eletrônico à forma impressa.

Como convertê-los em escritos sem perder a força probante?

O novo CPC também inovou nesse aspecto. Trouxe, em seu bojo, de forma expressa, a ata notarial como meio de prova, assim como dispõe o artigo 384 e parágrafo único. Prevê o código que “a existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, mediante ata lavrada por tabelião”, assim como podem constar de ata notarial dados representados por imagem ou som gravados em arquivos eletrônicos.

Tal tipo de prova constava de forma implícita no artigo 364 do CPC/1973 e de forma expressa na Lei nº 8.935/1994 (lei dos cartórios), que regulamentou o artigo 236 da Constituição Federal dispondo sobre os serviços notariais e de registro. Agora, nos termos do artigo 384 do novo CPC, é prova processual típica.

A ata notarial, vale destacar, é um instrumento público pelo qual o tabelião documenta, de forma imparcial, um fato, uma situação ou uma circunstância presenciada por ele, perpetuando-os no tempo.

Usa-se, por exemplo, para comprovar a existência e conteúdo de sites, comprovar o estado de imóveis na entrega das chaves, uma ofensa em rede social ou em vídeos divulgados na internet, situação física de imóvel em locação ou comodato, reuniões condominiais e reuniões societárias, conteúdo de e-mail e o IP do emissor etc.

Vale mencionar julgado proferido pela 2ª Câmara Reservada de Direito Empresarial do TJ-SP em um caso no qual a comercialização indevida de produtos em sítio eletrônico foi comprovada por meio de ata notarial. O acórdão destacou que “a prova de eventos e fatos observados junto à internet, como são no caso em exame, tem sido feita preferencialmente mediante lavratura de ata notarial, pois a chancela do notário confere fé-pública ao documento”, de modo que “não há justificativa para se colocar em dúvida a higidez e a veracidade do conteúdo dos documentos apresentados” (AI 2151698-63.2016.8.26.0000, Des. Rel. Carlos Alberto Garbi, j.18.10.2016).

Portando, a ata notarial é o modo mais indicado para converter um arquivo digital ou conteúdo da internet em documento impresso a fim de garantir a autenticidade e sem necessidade de manter um arquivo eletrônico salvo em algum lugar e sem se preocupar que a ofensa ou o uso indevido de conteúdo em determinado site seja deletado pelo autor do dano de modo a dificultar a prova.

No que se refere aos processos judiciais eletrônicos, o artigo 441 do novo CPC dispôs que “serão admitidos documentos eletrônicos produzidos e conservados com a observância da legislação específica”, o que significa dizer que em processos judiciais eletrônicos tais documentos serão mantidos no formato original.

Destaca-se que o art. 434, parágrafo único, do mesmo diploma (sem correspondência no CPC de 1973), dispõe que a exposição de reprodução cinematográfica ou fonográfica será realizada em audiência, intimando-se previamente as partes. Lavrando-se uma ata notarial da reprodução digital, por exemplo, evita-se a exposição em audiência e ajuda na celeridade processual.

Por outro lado, nem todas as versões de processos judiciais eletrônicos admitem juntada de vídeos ou qualquer outro tipo de arquivo em mídia. Como manter o conteúdo de um site no seu formato original?

E se depois de impresso o conteúdo ou ofensa contida em site o autor do dano retirá-lo da rede mundial de computadores?

Parece-nos que para garantir a força probante de documento eletrônico não impresso em papel, como vídeos da internet, gravações de áudios, conteúdo de sites etc. a forma mais adequada e eficaz é registrar o fato em ata notarial, sob pena de a prova ser aniquilada pelo causador do dano.

Ezequiel Frandoloso é advogado especialista em direito civil, consumidor e constitucional de Frandoloso Advocacia e Consultoria Jurídica.



SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, organização de biblioteca e destruição segura de documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e 98543-1356.

COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA

                                                                                                                 Juan Cacio Peixoto*

Nenhuma empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.

Todo Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades.

Dentro da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.

Existe, principalmente, a necessidade da centralização da informação e documentação, a fim de que os colaboradores que manipulam essa informação, dirijam-na, sob um critério padrão e responsável, a um mesmo objetivo que compreenderá a racionalização do trabalho do profissional da informação, a fim de que a informação chegue rápida, concisa e eficiente ‘aqueles que dela necessitam, e a centralização da informação e documentação fazendo com que a recuperação seja mais rápida e eficiente.

Existe também a necessidade de uniformização de linguagem, classificação, manipulação e codificação das informações, o que resolveria o problema de recuperação das mesmas.

Deve-se considerar todos os tipos de documentos e todas as etapas de seu ciclo, não basta definir onde serão guardados os documentos, mas deve, também, preocupar-se com a forma de registro e acompanhamento de seu trâmite.

Preocupar com a organização do Arquivo, principalmente quando integrado a um sistema de racionalização de procedimentos, confere mais eficiência ‘as ações da empresa, passando a dispor de informações necessárias ‘a administração, reduzindo o desperdício de recursos humanos, materiais e financeiros, podendo ser ampliada a capacidade de ação empresarial.

Seguindo simples etapas de organização, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, poderá ajudar sua empresa a planejar todas as etapas do trabalho, empresa há 24 anos no mercado de Gestão de Documentos e Arquivos, tem desenvolvido projetos de organização de arquivos e documentos, em empresas de todos os segmentos e portes, atendendo todo o Brasil.

Etapa 1- Planejamento

Na construção de um arquivo, o processo básico de planejamento é enormemente complicado pela complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas necessidades dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.

Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento.

Etapa 2- Definição do espaço físico

Escolher o local para abrigar o arquivo da empresa, deverão ser avaliadas todas as necessidades para a sua adequação às novas necessidades, tanto física como estrutural.

Avaliadas as condições atuais serão identificadas às necessidades básicas para abrigar um quadro funcional que futuramente se utilizará à área.

Devido a grande concentração de carga que uma área de arquivo possui, os cuidados para uma avaliação estrutural deverão ser considerados. Desta forma, os obstáculos deverão ser também considerados, tais como escadas, rampas, elevadores e outros, que dificultem a movimentação dos volumes.

Etapa 3- Prazo de guarda de documentos

Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, este prazo representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documento que devem ter tempo de guarda específico, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originado-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

Etapa 4- Metodologia de organização

A organização de arquivos inclui a classificação dos documentos, segundo um sistema planejado, o cuidado e a guarda dos mesmos em pastas que os protejam, a circulação controlada, utilizando o Controle de Empréstimo, o uso dos documentos na fase administrativa ativa e a destinação final dos documentos para destruição ou preservação, dependendo do valor que apresentem.

Etapa 5- Digitalização de documentos

A digitalização de documentos consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.

Etapa 6- Treinamento da equipe

Não deixe de treinar sua equipe na nova metodologia implantada, para garantir a continuidade do Sistema de Arquivo implantado.

As decisões devem ser obtidas a partir de informações garantidas, objetivando um produto novo, eficiente e rápido.

Seria muito produtivo, recuperar todas estas informações, em um Centro de Documentação.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse www.acervo.com.br