*Juan Cacio Peixoto
Todo ano já sabemos a rotina de sempre,
preparar toda a documentação para prestar contas ao Fisco, porém, como nossa
rotina do dia a dia é muito corrida, a organização destes documentos ficam para
depois ...
Vai chegando o dia, e nada de
apresentar a documentação, como brasileiro deixa tudo para resolver cima da
hora, a última semana é de correria, abre pastas, consulta arquivos em PDF,
salvos em alguma pasta, com nome que você já esqueceu, solicita recibo ao
Médico, procura por recibos de pagamento de aluguel, a correria é grande, e, ‘as
vezes, inútil, a não entrega do IR, nos proporciona multas e dificulta nossa
vida financeira, se não localizar os documentos, uma retificação da Declaração
será necessária.
Mas, finalmente, com todos os
documentos localizados e cumpridas as obrigações, a Declaração é entregue,
chegou a hora de voltar com a documentação para o lugar, mas, que lugar, que
caixa, que pasta eletrônica ou física, já que não tinha nada organizado,
socorro, por onde começar?
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| IMAGEM 1. Caixa APPS, facilita a organização dos documentos por assunto/tipo documental. |
"Falta
de organização é o que leva o contribuinte a pagar mais imposto do que deveria.
Isso se dá, principalmente, porque as pessoas não solicitam os comprovantes de
gastos de despesas para a dedução. Também deslizam no arquivamento dos recibos
e notas fiscais", afirma o presidente do Instituto Brasileiro de
Planejamento Tributário (IBPT), João Eloi Olenike, em matéria publicada no
Jornal Valor.
Queremos ajudá-lo nesta tarefa, com a
experiência de 24 anos de mercado, a
ACERVO Organização e Guarda de Documentos, que presta serviços no segmento de Gestão de Documentos e Arquivos, poderá contribuir com a
organização de seu arquivo pessoal ou de sua empresa, com dicas importantes e soluções aprovadas por clientes de todos os segmentos e portes.
Facilite a organização, criando
categorias para os documentos a serem arquivados, você poderá arquivar em uma
pasta suspensa, em caixas APPS, conforme imagem 1.
Arquive seus documentos por assunto ou tipo documental de
preferência em pastas suspensas, que facilita a sua localização.
Em papelarias, lojas de materiais para escritório e até em
supermercado você encontra à venda diversos tipos de kits, de arquivo e
etiquetas (com visor).
Utilizando as etiquetas, dê título às pastas de acordo com que
está guardando e coloque-as em ordem alfabética.
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| IMAGEM 2. Caixa arquivo pequena, para arquivar documentos com pouca frequência de utilização. |
Não
se esqueça de aplicar um ano subsequente ao da temporalidade dos documentos,
este critério evita a eliminação de documentos que poderão ser no ano vigente.
Estipule uma data anual para fazer as eliminações dos documentos
vencidos, fazendo os descartes periódicos para evitar acúmulo de documentos
desnecessários.
Consulte sempre a legislação, antes de fazer qualquer
eliminação, nossa legislação muda constantemente e há muitas interpretações.
Aqueles documentos, com menor frequência de consulta, arquive em
caixa arquivo pequena, imagem 2.
Bom trabalho e arquivamento.
Bibliotecário da Acervo Organização e
Guarda de Documentos, para saber mais sobre nossos serviços, acesse
www.acervo.com.br
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