COMO PLANEJAR A ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

*Juan Cacio Peixoto

Segundo o Dicio – Dicionário Online de Português, planejamento é a determinação das etapas, procedimentos ou meios que devem ser usados no desenvolvimento de um trabalho, festa, evento etc.

E na organização de documentos, não é diferente, precisamos planejar cada etapa do trabalho, para que a execução, possa ser executada no momento certo, sem qualquer problemas na sequência do trabalho, a organização requer a preparação de algumas etapas, antes de iniciar a organização dos documentos, ou seja, colocar a “mão na massa”.

Mas, como saber quais são estas etapas? É comum, quando chegamos no Arquivo, nos perguntarmos de vários itens que ainda estão por fazer ou não existem, e com estes questionamento, estamos diagnosticando a situação do Arquivo.

É necessário uma profunda análise para começarmos nas etapas necessárias e saber preparar as etapas estratégicas, antes de iniciar a organização dos documentos.

Estamos falando aqui, na necessidade de realizar o Diagnóstico da Situação Atual, para que possamos conhecer em detalhes os problemas, as necessidades, a metodologia de organização e vários outros itens importantes, precisamos buscar a solução para os diversos tipos de problemas e saber quem poderá nos ajudar no gerenciamento deste projeto.

Mas, como realizar este Diagnóstico?

__Busque informações

Agende com a Direção da empresa, visitas em todas as áreas da empresa, e busque informações, desde o recebimento ou produção do documento até o final do trabalho e seu arquivamento. Cada detalhe, informação, manuseio, arquivamento, digitalização lhe ajudará para definir a metodologia de organização a ser implementada.

  

__Analise as informações

Agrupe todas as informações que foram coletadas no primeiro passo, crie um relatório, analise a fundo cada uma das informações, faça planilhas, crie gráficos e mostre todos os pontos positivos e negativos que foram citados. Os pontos positivos podem reforçar o caminho certo que a empresa já vem traçando.

Apresente as informações coletadas e analisadas ao Gestor do Projeto, reúna inicialmente, as Gerências e apresente o resultado e peça ajuda para implementar o Projeto.

__Identifique as necessidades de melhorias

Nessa etapa, é necessário levantar e reunir os fatores que estão causando problemas, além de identificar em cada problema, as principais causas que geram todas as necessidades de melhoria que a empresa precisa se atentar.

Fique atento aos seguintes itens:

• ·         Capacitação da equipe;
• ·         Volume de documentos;
• ·         Espaço físico;
• ·         Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
• ·         Inventário;
• ·         Indexação;

E muitos outros itens que contribuirão para o bom levantamento da situação da documentação, para que você possa implementar o Sistema de Arquivo, de acordo com as reais necessidades da empresa.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br

CURSO GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS NA UNIVASF EM PETROLINA/PE

A ACERVO através do seu instrutor Juan Cacio Peixoto, ministrou o curso Gestão de Documentos Públicos, para 25 servidores da Universidade Federal do Vale do São Francisco - UNIVASF, no período de 26 a 29 de julho, com carga horária de 24 horas na cidade de Petrolina/PE.

ACERVO capacitou servidores da UNIVASF com
o curso Gestão de Documentos Públicos.

Primeira Universidade Federal a ter sua sede implantada no interior do Nordeste, a Univasf surgiu com a missão de levar o ensino público superior de qualidade ao Semiárido, numa proposta ousada de estar presente, desde a sua origem, em três dos nove estados da Região Nordeste. Assim, foi criada pelo presidente Fernando Henrique Cardoso, em 2002, por meio da Lei N° 10.473, de 27 de junho de 2002, a Fundação Universidade Federal do Vale do São Francisco (Univasf), com sede na cidade de Petrolina, em Pernambuco. 

O curso teve como objetivos capacitar servidores de todos os Departamentos, na aplicação da Gestão de Documentos Públicos.

Ativa participação dos servidores nos trabalhos
 práticos  desenvolvidos em grupo.

Orientar a construção de plano de classificação e tabela de temporalidade fundamentada por uma metodologia de trabalho de simples compreensão e de fácil aplicação, para fortalecer as ações de gestão de documentos digitais e físicos e reduzir as massas documentais, privilegiando guardar apenas aqueles de valor para a instituição.

O curso foi baseado nas modernas técnicas arquivísticas, para a organização do Arquivo, com critérios de organização através de Normas Técnicas, que possibilitarão aplicação imediata na UNIVASF.

Cumprindo seu papel de disseminar as informações e trocas de experiências, a ACERVO contribuiu mais uma vez para a capacitação de servidores públicos, onde a necessidade de trabalhar com mais organização e produtividade é uma meta a ser atingida após a implantação da Gestão de Documentos e Arquivos, com a padronização do método de trabalho.

Vale destacar o grande interesse no assunto demonstrado pela turma e a ativa participação nos trabalhos práticos desenvolvidos durante a capacitação.

Atender a Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico, dando ênfase ao Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental, que define prazos de guarda para o acervo acadêmico.

Sua empresa também poderá contratar este treinamento, mais informações através do fone 11 2821-6100 e WhatsApp 11 98543-1356 ou comercial@acervo.com.br

A ORGANIZAÇÃO É FATOR NECESSÁRIO

Organização começa com mesa limpa, um dos problemas mais comuns a afetar a eficiência de uma empresa é, sem dúvida, a desorganização, cujo sintoma mais evidente é o excesso de papéis.

Mesa atulhada é uma das causadoras de perda de tempo nas empresas, as pessoas reviram arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papéis na busca de um documento perdido.

Algumas pessoas interpretam uma mesa cheia de papéis como um símbolo da importância de seu trabalho.

Metodologia adequada ao seu negócio. Arquivo organizado.

È preciso ressaltar que o procedimento também pode indicar desorganização pessoal, indecisão, insegurança, confusão de prioridade e incapacidade de terminar as tarefas.

Diante do tamanho problema de administração e organização de um grande volume de documentos, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, desde 1993, vem atuando na organização, guarda e digitalização de Arquivos e Documentos (Arquivo Administrativo e Técnico), Biblioteca, Centro de Documentação e Treinamento em Gestão de Documentos e Arquivos, atuando com profissionais especializados e atualizados, garantindo a qualidade dos serviços prestados aos nossos clientes.

Conheça nossos serviços, não importa o tamanho de sua empresa, temos soluções adequadas para grandes, pequenas, médias e micro empresas.

• Organização de Arquivos e Documentos;
• Organização de Biblioteca;
• Digitalização de documentos;
• Guarda de arquivos e documentos;
• Destruição segura de documentos;
• Destruição de lixo eletrônico;
• Cursos em Gestão de Documentos.

Para saber mais informações e contratar nossos serviços, acesse www.acervo.com.br ou através dos fones 11 2821-6100 e 98543-1356 e e-mail comercial@acervo.com.br

ACERVO ACADÊMICO SERÁ TEMA DE CURSO DIAS 18 E 19 DE MAIO, EM SÃO PAULO

Preocupada em disseminar informações para todas as áreas do conhecimento, a ACERVO, com novidades em sua grade, com o tema "GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DO ACERVO ACADÊMICO", baseado na Portaria 1224 do Ministério da Educação, que Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.

A Portaria no artigo 3º institui o DAA - Depositário do Acervo Acadêmico, um responsável para guarda e manutenção deste rico acervo, leia abaixo a íntegra do artigo:

Art. 3º - A IES pertencente ao sistema federal de ensino deverá indicar ao Ministério da Educação, no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias da publicação desta Portaria, o nome completo e número de Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) do responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico, o qual será designado "Depositário do Acervo Acadêmico" (DAA) da Instituição.

O curso será realizado na cidade de São Paulo, SP nos dias 18 e 19 de maio:

Programa completo.

GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DO ACERVO ACADÊMICO

OBJETIVOS

O acesso fácil a informação e a padronização da metodologia de organização,  facilitam a administração da rotina do Arquivo Central em uma instituição de ENSINO. O curso dará as etapas para implantação, reestruturação e organização do Arquivo de uma instituição de ensino pública ou privada, com regras já estabelecidas em legislação específicas para a área EDUCACIONAL, padronizando a metodologia de organização com a Classificação de Documentos.

JUSTIFICATIVA

Atender a Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema de ensino.

INDICADO

Profissionais das áreas Administrativas, Secretária Acadêmica, Professores, Auxiliar de Secretaria Escolar, Advogados, Reitores, Arquivistas,  Auxiliar de Arquivo, Bibliotecários e os responsáveis pelo arquivamento de documentos nas instituições de ensino.

FACILITADOR

Juan Cacio Peixoto

Bibliotecário pela Universidade Federal do Espírito Santo | UFES

Especialista em Organização de Arquivos | USP

Cursando Mestrado em Estudos do Patrimônio | UAB

Consultor Organizacional da Acervo Organização e Guarda de Documentos

Desenvolve projetos de organização, reestruturação e implantação de Arquivo, Biblioteca e Centro de Documentação \ CEDOC.

PROGRAMA

1-   Entendendo a Legislação para Gestão de Documentos e Arquivos para a área de ENSINO

·         Portaria MEC 255 de 20.12.1990

·         Lei 8.159 de 08.01.1991

·         Portaria MEC 40 de 12.12.2007

·         Portaria CONARQ 92 de 23.09.2011

·         Portaria MEC 1224 de 18.12.2013

·         Portaria MEC 1261 de 23.12.2013

2-   Portaria de 1224 – exigências

·         Implantação do Código de Classificação de Documentos

·         Implantação da Tabela de Temporalidade Documental

·         Criação do Arquivo Central

·         Comissão Própria de Avaliação – CPA

·         Indicação do Depositário do Acervo Acadêmico – DAA

·         Não aplicação da Portaria, caracterizada como irregularidade administrativa

·         Indicação de Instituição Sucessora, em caso de encerramento de atividades

  3-   Arquivo e Documentos

  ·         O que é Arquivo e sua importância

  ·         O que é documento acadêmico

  ·         O que é documento eletrônico

  ·         O que é documento digitalizado

  ·         O que é documento microfilmado

  ·         O que é documento legal

  4-   Fases do Arquivo e sua estrutura

  ·         Arquivo Corrente: o que guardar?

 ·         Arquivo Intermediário: como manter o acesso fácil?

·         Arquivo Permanente: como preservar?

5-   Implantação do Arquivo Central

·         Diagnóstico: conhecendo a situação?

·         Planejamento: preparando a implantação!

·         Plano de Trabalho: como irei executar?

·         Digitalização: acesso mais rápido!

6-   Administrando o espaço do Arquivo

·         Eu não sei o espaço que preciso!

·         Qual o volume de documentos existentes?

·         Onde montar as estantes/prateleiras?

·         O leiaute é adequado para a guarda e conservação?

7-   Eliminando documentos com segurança

·         Gostaria de eliminar, mas, não conheço o prazo de guarda;

·         O que determina a legislação?

·         Descartando com segurança

7.1- Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental

·         O que é? Para que serve? Como fazer?

·         Áreas envolvidas e para quem pedir ajuda?

·         CPAD – Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

·         Termo de Eliminação de Documentos

·         Fragmentação de documentos;

8-   Definindo a metodologia de organização

·         Utilize a simplicidade e organize rápido

·         Faça etiquetas com visualização legível

·         Utilize caixas padronizadas e pastas suspensa

·         Faça um Inventário de toda a documentação armazenada

·         Software gerenciador de arquivos e documentos;

9-   Código de Classificação de Documentos

·         O que é e onde aplicar?

·         Conhecendo o Código e suas classes;

·         Dinâmica para facilitar o conhecimento;

·         Vantagens em na aplicação;

10-               Digitalização de documentos

·         Etapas da digitalização e o início do trabalho;

·         Seleção de documentos para digitalizar;

·         Criando pastas e subpastas

·         Facilite o trabalho e padronize

·         Lei 12682 – Lei da Digitalização;

11 – Encerramento, entrega de Certificados e Avaliação


Para mais informações e inscrições, acesse www.acervo.com.br | 11 2821-6100 | WhatsApp 11 98543-1356 e aline@acervo.com.br