*Fábio
Ferreira Peixoto
Atualmente temos
percebido que muitas empresas necessitam de organização de arquivos, porém esse
tipo de trabalho envolve diversas técnicas da Gestão de Documentos e Arquivos
como: Identificação Documental, Classificação, Avaliação (Tabela deTemporalidade Documental), conferência, ordenação de documentos (separar a
documentação em ordem numérica, cronológica, alfabética e ou alfa-numérica),
elaboração de Índice de Arquivo, colagem de etiquetas em caixas e documentos.
Todas essas etapas são
morosas e detalhadas, muitos ainda acreditam que é um trabalho simples e
rápido, porém, muitos começam, mas, não chegam ao final do trabalho, por falta
de conhecimentos técnicos e na maioria das vezes, não dedicam 8 horas/dia para
desenvolvimento do trabalho.
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Empresas não valorizam a informação,
porém, os prejuízos aparecem com o passar
do tempo, deixando uma lacuna financeira
em seu Balanço.
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Na realidade as
empresas querem, apenas uma “Ordenação” de caixas pela etiqueta frente de caixa,
que contém o conteúdo das mesmas. Esse tipo de trabalho apresenta ótimos
resultados imediatos, quando a documentação já encontra-se organizada.
Em outras
experiências notamos que esse tipo de situação é emergencial e colocamos nosso Plano
de Trabalho, como primeira etapa para realizar a ordenação das caixas
organizando as mesmas pelas etiquetas frente de caixa, que contém a tipologia
documental.
A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, tem atendido empresas de todos os segmentos
e portes, no trabalho de Gestão de Documentos e Arquivos, com procura constante
para a elaboração do Inventário do Acervo, um ferramenta que agiliza a busca de
documentos arquivos, em alguns minutos, conheça mais nossos serviços, visitando
nosso site em www.acervo.com.br
A imagem 1 acima
não demonstra completamente a realidade deste Arquivo. O ambiente armazenava
aproximadamente 10.000 (dez mil) caixas, compostas por 20 empresas e 10
departamentos. O período da documentação compreendia os últimos 12 anos de
existência do grupo empresarial.
No Plano de Ação
devemos buscar as seguintes respostas:
1- O que fazer
com essa quantidade de caixas?
2- Qual será o começo, meio e como dar
continuidade?
3- Quais são os tipos de materiais necessários
para reestruturação deste arquivo?
4- Qual será o tamanho
da equié envolvida para realização do
trabalho?
5- Qual será o
prazo de execução?
São questões
que nos deparamos no dia a dia de trabalho. Este projeto foi desenvolvido em 60
dias com equipe adequada e treinada. Algumas situações adversas foram
encontradas no meio do caminho. Tarefas como: remoção de caixas para que a
equipe de faxina pudesse fazer a higienização do espaço; Elaboração de projeto
para montagem de estantes de aço; montagem de estantes; posicionamento das
caixas nas estantes; colagem de novas etiquetas, digitação do conteúdo das
caixas para elaboração do Inventário do Acervo.
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| Planejar cada etapa, é importante para melhor administrar a equipe de trabalho. |
Um detalhe
importante neste processo de cadastro foi a padronização dos diversos apelidos dado
aos documentos pelos seus produtores. Exemplo: Entrada, NFE, Nota Fiscal de
Entrada, Nota Fiscal de Fornecedor, Nota Fiscal de Compra. E todos esses termos
foram padronizados para Nota Fiscal de Entrada. Sendo assim o trabalho do
profissional Arquivista, experiente é de
fundamental importância para que o resultado seja atingido.
Meus amigos me
perguntam, se realmente escolhi a profissão correta? Ao mesmo tempo afirmam que
o profissional Arquivista não é dinâmico, pois as característica da minha
profissão são estritas a um ambiente fechado, silencioso, sem equipamentos de
informática, pouco dinâmico e por fim colocar a papelada em ordem e realizar
arquivamento ininterruptamente!
Esse paradigma
do profissional Arquivista não será quebrado com facilidade, porém, em todos os
clientes por onde passamos me coloco a disposição para realizar qualquer
atividade relacionada a Gestão de Documentos e Arquivos seja um projeto
completo de Implantação do Centro de Documentação – CEDOC ou uma simples
ordenação de caixas.
Através disso,
organização e leitura dos documentos, é que me torno um profissional cada dia
mais capacitado e experiente com empresas de todos os segmentos e portes.
*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse
