*Fábio Ferreira Peixoto
Atualmente, organizar a documentação de Recursos Humanos e todas as áreas ligadas ao mesmo, como Medicina do
Trabalho, Departamento Pessoal, Treinamento, Benefícios, Segurança do Trabalho
etc., planejamos ações que permitam facilitar a busca de documentos para
atender aos direitos trabalhistas, movimentos sindicais e a proteção social do
trabalhador.
Desta forma para garantir os direitos
e deveres dos trabalhadores é necessário fazer o registro de todas as
atividades em documentos de arquivo, principalmente, aos documentos do
Departamento Pessoal tais como: Cartão de Ponto, Recibo de Pagamento de
Salário, Aviso e Recibo de Férias, Folha de Pagamento, RPA - Recibo de
Pagamento a Autônomo, impostos e declarações acessórias.
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A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
é o documento que registra a vida profissional
dos brasileiros. |
Para que essa documentação fique bem
guardada, é necessário adotar metodologias de organização de arquivos e documentos
para cada tipo de documento, visando atender a diversas demandas de localização
e recuperação da informação a qualquer momento.
Em um de nossos Projetos de Organização de Arquivos da área de Recursos Humanos, desenvolvidos pela Acervo Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada em Gestão Documental, no mercado desde 1993, nosso cliente estava com a
documentação totalmente desorganizada. Por tratar-se de uma empresa do ramo de prestação de serviços da
área de limpeza, portaria, segurança patrimonial e administração predial, a
documentação dos colaboradores eram reunidas por postos de trabalho.
Acompanhe o exemplo a seguir e veja
como aplicamos nossa metodologia, que tem facilitado muito o trabalho do
CLIENTE: todos os Cartões de Ponto, Recibo de Pagamento de Salário, Guia de FGTS,
Guia de GPS e Folha de Pagamento, eram reunidos por postos de trabalho a fim de
montar um dossiê de faturamento do local de trabalho. Finalizado a juntada de todos
os documentos, o departamento de faturamento, fazia a emissão da Nota Fiscal de
Serviços Prestados e boleto bancário, e todo lote, era enviado ao cliente para proceder
o pagamento, após a liquidação da fatura, a documentação era mantida por postos de trabalho.
A dificuldade em localizar documentos na área de RH, era enorme, o caos perfeito para a fiscalização e multas
desnecessárias, a documentação dos colaboradores estavam todas dispersas em
várias caixas de arquivo. Em levantamento do volume, diagnosticado no CLIENTE, detectamos o total do acervo a ser
organizado: 250 caixas de arquivo pequena e 06 arquivos de 04 gavetas, estavam
arquivados 800 (oitocentos) prontuários de colaboradores inativos e 410
(quatrocentos e dez) ativos. Nestas condições de arquivo, o cliente demandava
horas e mais horas de trabalho para localizar os documentos para ação
trabalhista, aposentadoria, atendimento 'a fiscalização e pequenas informações
para colaboradores ativos.
Após fazer a triagem, conferência e
formação do prontuário do colaborador, o volume final é de 2.300 (dois mil e trezentos)
prontuários inativos e 450 colaboradores ativos. Os demais documentos foram
organizados por Tipo de Documental, em um trabalho conjunto com a Diretoria de
Recursos Humanos, para a definição de metodologia de organização, para
exemplificar mais e mostrar a necessidade urgente de organização, o cliente, é um Grupo Empresarial, com 05
empresas e a documentação foi desmembrada respeitando a ordem original por
documento e sua proveniência.
Atualmente a documentação é
localizada em 2 minutos por prontuário ou documento. A recuperação dos
documentos é feita através do Índice/Inventário do Arquivo por nome de colaborador
ou por tipo de documentos, em caixas de arquivo pequena e Pasta Suspensa. O
cliente não perde mais tempo e nem fica preocupado em não localizar a
documentação. Sem contar na ajuda social prestadas aos trabalhadores que
cumpriram o tempo de serviço para aposentadoria e precisam provar ao INSS, o tempo de contribuição, através da Ficha de Registro de Colaboradores e as Guias de GPS.
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| A Ficha de Registro de Empregado, deve ser guardada por prazo PERMANENTE, sendo um dos principais provas para apresentar no momento da contagem do tempo de serviços. |
Atualmente prestamos os serviços de manutenção de arquivos, que consiste em fazer o arquivamento de quaisquer documentos nas
pastas dos colaboradores e qualquer documentação de RH, mantendo a metodologia
aplicada e garantindo a continuidade do trabalho desenvolvido. O importante
agora, é trabalhar com a conscientização da importância do arquivo organizado,
juntamente, com a equipe de colaboradores do cliente, mostrando que o trabalho
realizado uma única vez, ou seja, organizando no Arquivo Ativo/Setorial, é a
melhor forma de não acumular problemas para o futuro e não procrastinar (deixar
para depois) o trabalho de arquivamento de documentos, faz parte da rotina do
dia a dia.
*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É
Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber
mais, acesse
