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sábado, 19 de agosto de 2017

O DESAFIO DE FAZER A MUDANÇA DA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA

*Fábio Ferreira Peixoto

Quando falamos de mudança, ficamos preocupados, pois o processo de transferência poderá ser traumático, se não tomarmos alguns cuidados ou não planejarmos todas as etapas da mudança. A palavra mudança, envolve vários processos como: empacotamento de objetos em sacos bolha, caixas de papelão, papel de jornal, fita adesiva para que nada se solte, contratação de caminhão, que comporte todo o volume de materiais a ser transportado, carregar os objetos para o caminhão, retirar os materiais no destino final e por fim desembalar tudo e organizar no novo espaço.


Não esquecendo ainda que, uma equipe envolvida e liderada por profissionais experientes, faz a diferença no sucesso da mudança.

E quando essa mudança envolve apenas documentos? Como fazer o planejamento? Que tipos de materiais utilizar? Como desmontar as estantes de aço? Como embalar a documentação? E depois como voltar tudo no mesmo lugar após o transporte?

Neste sentido a Acervo Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada em Gestão da Informação e Documentação, no mercado desde 1993, desenvolveu técnicas para mudança de Arquivos e Bibliotecas, de acordo com a necessidade de cada CLIENTE, observando sempre, o cuidado especial com o acervo a ser transportado.

 O objetivo é de transportar toda a documentação de maneira que preserve o acervo de qualquer dano, bem como a ordenação inicial. Isto é, de onde o documento saiu, irá voltar novamente para o seu devido local de origem. Fazemos todo o planejamento inicial visando o endereço de origem A para o endereço de destino B e a realocação de todo o acervo.


Quais serão os tipos de materiais que acondicionarão a documentação para que nada seja danificado. O cuidado com a ordem inicial da documentação é extremamente importante, visto que, fazer uma mudança desorganizada, poderá destruir anos de trabalho. Isso é claramente visto em mudanças de bibliotecas, onde o Bibliotecário, demorou anos para catalogar, classificar, indexar e ordenar cada exemplar nas estantes.

Esse trabalho também é desenvolvido em parceria com a instituição que contrata os serviços. A ACERVO trabalha em parceria com o CLIENTE, procurando colocar em prática, exatamente aquilo que o cliente planejou para o desenvolvimento deste projeto prestando todo apoio e nossa experiência.

No último trabalho que desenvolvemos em uma Biblioteca Universitária, com acervo de 38.000 mil exemplares, o objetivo foi retirar os exemplares da Biblioteca para que a mesma fosse reformada, onde executamos todas as etapas desde o encaixotamento da documentação e transferência para um espaço  no mesmo prédio, determinado pelo cliente.

Quando a reforma da Biblioteca foi concluída, nossa equipe retornou, para reposicionar as prateleiras e os exemplares para o mesmo local de origem. Porém, houve uma alteração no leiaute das estantes da Biblioteca, foi necessário fazer o processo que chamamos de “reposicionar os livros”. Isto é, os livros de uma determinada estante não seria mais posicionados naquele local de origem, sendo necessário, redimensionar uma série de bandejas, conforme a medida dos exemplares. Ufa, no fim das contas deu tudo certo. O processo foi feito em 8 dias.

Esse processo de mudança da Biblioteca foi realizado no período de férias, o que facilitou muito o desenvolvimento do trabalho, devido ao espaço utilizado pelos alunos, foi utilizado para executar o trabalho de preparação/fechamento das caixas e transporte e das mesmas.


A experiência em várias mudanças com acervo ainda maior, facilitou o cumprimento do prazo contratado e entrega dos exemplares em ordem nas estantes, antes do início das aulas, o que deixou o CLIENTE, muito tranqüilo, que era a maior preocupação nas "volta 'as aulas" tudo deveria estar em seu devido lugar e em funcionamento normal.

Planejamento, experiência e foco nos resultados, é essencial quando falamos de mudança de Arquivo,Biblioteca ou Centro de Documentação, e uma equipe liderada por profissionais preparados para esta finalidade.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse

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quarta-feira, 4 de janeiro de 2017

MUDANÇA DE ARQUIVO E BIBLIOTECA É TRABALHO PARA ESPECIALISTAS

*Juan Cacio Peixoto

Logística são os processos da cadeia de suprimentos que planejam, estruturam e controlam, de forma eficiente e eficaz, o fluxo de armazenamento dos bens dos serviços e da informação relacionada, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, para satisfazer o requisito do cliente.” CLM (2000)

Planejamento. Este é o significado da palavra logística para a ACERVO, o planejamento é fundamental para o transporte, acondicionamento e realocação da documentação armazenada em caixas, estanterias, armários etc, para executar a mudança da Biblioteca ou Arquivo,  para um novo espaço físico.















O trabalho de mudança da Biblioteca e do Arquivo, exigem cuidado especial e pessoal treinado e capacitado, devido as várias particularidades do acervo a ser transportado.

Todo o processo de avaliação do acervo, embalagem, acondicionamento e transporte até a entrega final, precisa ser acompanhado por Bibliotecário ou Arquivista Especializado em gerenciar mudança de Arquivo e Biblioteca.

O cuidado começa na aquisição de caixas para ser acondicionado o acervo, todo o cuidado devido ao peso, que a caixa suportará e além disso, o destino final do acervo, deve estar preparado para receber o acervo, com todas as condições de segurança, conservação  e limpeza.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na mudança de Arquivo e Biblioteca, realiza este trabalho em todo o Brasil, atendendo empresas de todos os segmentos e portes e também pessoa física, com a mudança de Biblioteca Pessoal/Particular.

Elencamos aqui, alguns itens a serem avaliados no momento da mudança e contratação da empresa para a realização da mudança:

  • A experiência neste trabalho é importante, devido ao cuidado especial com o acervo, não é uma simples mudança qualquer, é trabalho para ser realizado com tempo e equipe de profissionais treinados para este tipo de mudança, além de valor financeiro, o conteúdo da informação contida nas obras, tem valor inestimável, portanto, uma boa seleção da empresa, é aconselhável;
  • Acondicionar sempre as obras em caixas, para conservação no momento do transporte e a facilidade para mudança de espaço físico;
  • Sinalizar as estanterias/prateleiras antes da desmontagem;
  • Numerar as caixas com a mesma sinalização das estanterias/prateleiras;
  • A realização da mudança fora do horário de expediente, facilia e agiliza o trabalho, evitando transtornos com usuários e a rotina da Biblioteca ou do Arquivo;
  • A supervisão de Bibliotecário e Arquivista, é fundamental, a ordem dos livros e das caixas arquivo, precisam ser mantidas no momento de realocação do acervo em novo espaço;
  • Aproveite a retirada total do acervo das estantes e peça a equipe de limpeza para proceder uma boa limpeza nas mesmas, é uma ótima oportunidade;
  • Chame o pessoal da manutenção para verificação geral da conservação das estantes, com a limpeza com pano úmido, alguns estantes poderão conter ferrugens, é hora da conservação preventiva;
  • Em novo espaço, tente adequar as normas de acessibilidade, isto, facilitará o manuseio de pessoas com deficiência.

Estes pontos elencados poderão ser acrescentados, devido a variação do tipo de acervo, local da mudança, horário, espaço para armazenagem e, na cidade de São Paulo, um item a ser analisado, o rodízio de caminhão, que não circula na cidade em determinados horários, provavelmente, a mudança acontecerá em horário noturno.


*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, desde 1993. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br




SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, organização de biblioteca e destruição segura de documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e 98543-1356

sábado, 22 de novembro de 2014

Transferência do acervo do Arquivo Público tem início

O Arquivo Público do Distrito Federal iniciou, nesta quarta-feira (19), a mudança do acervo da instituição, atualmente instalado em um dos prédios da Novacap. A sede definitiva do órgão, que fica no Setor de Garagens Oficiais Norte (Sgon), deve estar em pleno funcionamento em dezembro.
A mudança exigirá um forte esforço de logística do Arquivo Público. Durante os próximos dias serão transferidos para o Complexo ArPDF mais de 5.700 caixas contendo 4,5 milhões de documentos em pequenos formatos, 45 mil documentos em grandes formatos, dois milhões de negativos e microfilmes, além de 300 películas e mais de 500 vídeos em suportes como VHS, U-matic e Betamax, entre outros. O acervo do Arquivo Histórico é composto, principalmente, de documentos que retratam a história do Distrito Federal.
Segundo a superintendente do órgão, Marta Célia Bezerra Vale, a mudança é um momento histórico para a instituição. "Após 30 anos de existência, o Arquivo Público do Distrito Federal conquistou sua sede definitiva e agora está iniciando o processo de transferência do acervo para uma área bem maior do que a que era ocupada anteriormente", informou. "Esta nova área permitirá o recolhimento de vários acervos do Governo do DF que estão aguardando para serem recolhidos e disponibilizados à consulta pública", completou.
Todas as medidas para que não ocorram danos ao acervo foram tomadas pelo órgão. "Solicitamos e fomos orientados por especialistas do Arquivo Nacional. Estamos tendo o apoio logístico de outros órgãos do GDF e toda a equipe técnica e administrativa da instituição está comprometida com a mudança", disse.
Atendimento - Por conta da transferência do acervo do Arquivo Histórico, o atendimento à população realizado pelo Arquivo Público estará temporariamente limitado aos documentos digitalizados disponíveis nos computadores alocados para esse fim, localizados nas dependências da instituição. A medida está em vigor desde o dia 31 de outubro - data em que foram iniciados os preparativos para a transferência do acervo - e deve se estender até meados de dezembro. Eventualmente, o serviço poderá ser paralisado por completo.
O Arquivo Público manterá informações atualizadas sobre o andamento do processo de instalação em sua sede definitiva, bem como à normalização do serviço de atendimento ao público. Mais informações podem ser obtidas por meio do site oficial do ArPDF na internet, no endereço www.arpdf.df.gov.br ou por meio dos perfis da instituição nas redes sociais, como o Facebook e Twitter.
Fonte: Agência Brasília em 21.11.2014