segunda-feira, 4 de setembro de 2017

DIFERENÇA ENTRE ARRUMAR E ORGANIZAR ARQUIVOS E DOCUMENTOS


*Juan Cacio Peixoto



Muitas empresas de todos os segmentos e portes nos procuram pedindo socorro para organizar o Arquivo, devido as dificuldades em localizar documentos para atender 'as necessidades do dia a dia, aposentadoria de ex-funcionários, fiscalização ou atendimento 'as Normas ISO, que exigem a documentação organizada para obter a Certificação.

Como todos nós já sabemos, as empresas não querem investir como é necessário no trabalho de organização do arquivo, 'as vezes, nos pedem uma "arrumada" ao invés de uma excelente organização, com metodologia de organização baseada nos ensinamentos da Arquivologia.

Porém, tudo que é feito de forma planejada, organizada e com técnicas já consagradas tem chances de funcionar e prosseguir com a metodologia implantada.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993, sempre propõe o Projeto de Organização de Arquivos e Documentos, que é o melhor caminho para a Gestão Documental Empresarial, como forma de convencimento na aquisição dos serviços, explicamos para os potenciais clientes, a diferença entre arrumar e organizar arquivos e documentos, como detalhado a seguir:

ARRUMAR
ORGANIZAR
BONITO.    Você pode até comprar umas caixas ou pastas coloridas e separar os departamentos por cores, porém, somente as cores não ajudarão
FUNCIONAL.   Uma boa identificação da tipologia documental, em visores com letras maiores, facilitará o acesso a informação, mais a identificação dos departamentos por cores, facilita o acesso aos documentos.
AGRADÁVEL.   Mobiliários novos deixam o ambiente muito agradável, mas, sem a identificação ou sinalização dos mesmos, ficaremos perdidos neste ambiente.
PRÁTICO.        Faça sinalização nos corredores e estanterias ou nos arquivos de gavetas, utilize números para a identificação, utilize placas em acrílico, com letras maiores para facilitar a visualização.
ESTÉTICO. Já trabalhamos com arquivos deslizantes, com uma visão no ambiente excelente, porém, no seu interior, uma bagunça.
LÓGICO. No arquivo deslizante os documentos devem ser organizados com critérios que facilitem o acesso, aproveitando o mobiliário, que tem por principal objetivo, otimizar o espaço físico e aumento de capacidade.
SUBJETIVO. Elimine pastas com títulos DIVERSOS, OUTROS, MISCELÂNEAS (mistura) e outras, somente você sabe o que está arquivado nas mesmas.
RACIONAL. O título do documento é analisado criteriosamente, definindo a tipologia documental correta, para elaborar etiqueta de identificação.
SOLUÇÃO IMPESSOAL. Você sabe onde tudo está arquivado, guarda tudo na sua "cabeça".
SOLUÇÃO EMPRESARIAL. Elabore um bom Índice/Inventário do Arquivo e cadastre todo o conteúdo das pastas, caixas etc.
INSTINTO. Recebeu um catálogo e abre a pasta de CATÁLOGOS.
METODOLOGIA. Identifique o conteúdo de cada documento recebido ou produzido pela empresa, facilitará muito quando necessitar dos mesmos.
VOLÚVEL. Mudei de idéia, aquela pasta de CATÁLOGOS, vou mudar para pasta de FORNECEDORES, já sei, todos os catálogos estão ali arquivados.
PERMANENTE. Defina uma metodologia de arquivamento que possa aperfeiçoar gradativamente até atingir o melhor para sua empresa. Elabore o Manual de Procedimentos de Arquivo e Documentos.


Para desenvolvimento de um bom trabalho de organização do arquivo,  exige a realização do Diagnóstico da Situação Atual/DSA para a definição de metodologia de organização, que atenda 'as reais necessidades do negócio da empresa, uma boa organização, exige profundo conhecimento de necessidades de material, equipamentos, mobiliários, metodologia e critérios para implantação da Gestão Eletrônica de Documentos, portanto, arrumar é rápido e fácil, mas, organizar, demanda tempo e metodologia planejada, porém, a qualidade é garantida e duradoura.


Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, no mercado desde 1993. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br