CONHECENDO DOCUMENTOS III: O QUE É RECIBO DE ALUGUEL?

*Juan Cacio Peixoto

Através do recibo de aluguel, o proprietário de um imóvel atesta que recebeu determinada quantia da pessoa que o aluga - denominado locatário -, referente ao preço do aluguel e das demais taxas existentes.

Em posse deste documento, o locatário poderá, posteriormente, comprovar que quitou o referido valor, caso, por qualquer motivo, o locador venha a lhe cobrar novamente a antiga dívida.

PRAZO DE GUARDA

O Recibo de aluguel, deve ser guardado por um período de 5 anos, após o ano da entrega da Declaração do Imposto de Renda.

Veja o exemplo da Declaração de Imposto de Renda - Exercício Fiscal de 2016, entregue em 2017:

ANO DA DECLARAÇÃO 2017	2018	2019	2020	2021	2022
PRAZO DE GUARDA 1 ANO	2 ANOS	3 ANOS	4 ANOS	5 NOS	6 ANOS

Portanto, o Recibo de Aluguel, exercício de 2016, deverá ser guardado por um período de 6 anos, podendo ser eliminada a partir de 01 de janeiro de 2023, precisa esperar cumprir o exercício fiscal até 31 de dezembro de 2022.

OUTROS NOMES DO DOCUMENTO:

• Comprovante de pagamento de aluguel;
• Certificado de pagamento de locação;
• Comprovante de quitação de aluguel de imóvel residencial;
• Declaração de pagamento de aluguel de imóvel comercial;
• Atestado de recebimento de valor em dinheiro para pagamento de aluguel;
• Recibo de pagamento de aluguel;
• Recibo de quitação de aluguel;
• Demonstrativo de pagamento de aluguel.

A guarda do Recibo de Aluguel, pelo prazo legal, é necessário para apresentar em possível solicitação da Receita Federal do Brasil, ou em casos de fazer prova na JUSTIÇA.

Todo documento tem um prazo legal de guarda, e cabe a cada cidadão, guardar em condições de fácil acesso, preservado e organizado, conforme determina a legislação do IR.

Vale lembrar que o contrato de locação e declarações referentes, que devem permanecer em posse do locatário durante todo o período de locação, até a desocupação do imóvel e recebimento do termo de entrega das chaves.

Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, no mercado desde 1993 e Atendimento Nacional. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

COMO ORGANIZAR DOCUMENTOS APÓS ENTREGA DA DECLARAÇÃO DO IR

*Juan Cacio Peixoto

Todo ano já sabemos a rotina de sempre, preparar toda a documentação para prestar contas ao Fisco, porém, como nossa rotina do dia a dia é muito corrida, a organização destes documentos ficam para depois ...

Vai chegando o dia, e nada de apresentar a documentação, como brasileiro deixa tudo para resolver cima da hora, a última semana é de correria, abre pastas, consulta arquivos em PDF, salvos em alguma pasta, com nome que você já esqueceu, solicita recibo ao Médico, procura por recibos de pagamento de aluguel, a correria é grande, e, ‘as vezes, inútil, a não entrega do IR, nos proporciona multas e dificulta nossa vida financeira, se não localizar os documentos, uma retificação da Declaração será necessária.

Mas, finalmente, com todos os documentos localizados e cumpridas as obrigações, a Declaração é entregue, chegou a hora de voltar com a documentação para o lugar, mas, que lugar, que caixa, que pasta eletrônica ou física, já que não tinha nada organizado, socorro, por onde começar?

IMAGEM 1.
Caixa APPS, facilita
a organização
 dos documentos
 por assunto/tipo documental.

"Falta de organização é o que leva o contribuinte a pagar mais imposto do que deveria. Isso se dá, principalmente, porque as pessoas não solicitam os comprovantes de gastos de despesas para a dedução. Também deslizam no arquivamento dos recibos e notas fiscais", afirma o presidente do Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT), João Eloi Olenike, em matéria publicada no Jornal Valor.

Queremos ajudá-lo nesta tarefa, com a experiência de 24 anos de mercado, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, que presta serviços no segmento de Gestão de Documentos e Arquivos, poderá contribuir com a organização de seu arquivo pessoal ou de sua empresa, com dicas importantes e soluções aprovadas por clientes de todos os segmentos e portes.

Facilite a organização, criando categorias para os documentos a serem arquivados, você poderá arquivar em uma pasta suspensa, em caixas APPS, conforme imagem 1.

Arquive seus documentos por assunto ou tipo documental de preferência em pastas suspensas, que facilita a sua localização.

Em papelarias, lojas de materiais para escritório e até em supermercado você encontra à venda diversos tipos de kits, de arquivo e etiquetas (com visor).

Utilizando as etiquetas, dê título às pastas de acordo com que está guardando e coloque-as em ordem alfabética.

IMAGEM 2.
Caixa arquivo pequena, para
 arquivar documentos
com pouca frequência de utilização.

Dentro das pastas, separe os documentos por ano, utilizando divisórias de cartolina que você mesmo poderá confeccionar.

Não se esqueça de aplicar um ano subsequente ao da temporalidade dos documentos, este critério evita a eliminação de documentos que poderão ser no ano vigente.

Estipule uma data anual para fazer as eliminações dos documentos vencidos, fazendo os descartes periódicos para evitar acúmulo de documentos desnecessários.

Consulte sempre a legislação, antes de fazer qualquer eliminação, nossa legislação muda constantemente e há muitas interpretações.

Aqueles documentos, com menor frequência de consulta, arquive em caixa arquivo pequena, imagem 2.

Bom trabalho e arquivamento.

Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais sobre nossos serviços, acesse www.acervo.com.br