Arquivar documentos em espaço planejado e organizado

O espaço deve ser planejado, de acordo com o mobiliário.

Juan Cacio Peixoto*

Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento.

Compete ao profissional da informação, determinar o espaço para o arquivo, de que necessita, tendo em vista, tanto a quantidade de materiais, documentos, equipamentos, mobiliários etc., que o arquivo deverá abrigar, as necessidades dos funcionários e dos usuários, como as funções que ali serão desenvolvidas.

Compete ao arquiteto projetar o espaço, não só perfeito do ponto de vista arquitetônico e estético, mas que funcione eficiente e economicamente.

Compete ao profissional da informação, dizer ao arquiteto como o prédio deverá ser, para propiciar o desempenho desejado.

Não se pode esperar que o arquiteto, conheça os requisitos de funcionamento de um Centro de Documentação, Arquivo, Biblioteca, Museu etc., a não ser que ele, seja informado pelos profissionais responsáveis.

Vamos delinear algumas diretrizes para um bom planejamento do Arquivo:

    Definição do local – Para a estruturação do planejamento deverá ser previsto um local, onde deverão ser avaliadas todas as possibilidades para a adequação da mesma, às necessidades da área de arquivo.

·   Acondicionamento/embalagens (caixas, pastas etc.) – Para a definição de um projeto de forma regular, deverão ser avaliadas as variáveis de embalagens que serão armazenadas no local. Vale ressaltar que quanto mais uniformes os volumes mais simples será a configuração da área.

·   Estantes e arquivos atuais – Dependendo das condições atuais das estantes e arquivos, deverão ser avaliadas as possibilidades de reaproveitamento.

·    Avaliação de novas necessidades – O arquivo poderá ter características estáticas ou ativas, dependo da necessidade da empresa. Além disso, este poderá abrigar outras mídias, além do suporte em papel, devendo ser avaliadas caso a caso, cada necessidade.

·    Mobília e bancadas – Dependendo do arquivo, compartilhando o Corrente (consulta constante), Intermediário (menor freqüência de consulta) e Permanente (guarda permanente), serão necessárias mobílias especiais para o tratamento da documentação.

      Mídias - Depois do diagnóstico inicial, deverão ser apresentadas propostas de                     utilização ou transposição de outras mídias além do papel, que necessitam de                       tratamento específicos, além de condições ambientais diferenciadas.

Na construção do espaço para arquivo, o processo básico de planejamento é enormemente complicado pela complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas necessidades dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.

Boas construções, não ocorrem simplesmente, mas são bem feitas mediante cuidadoso planejamento.

Cuide bem do espaço para o arquivo, ele guarda a memória de sua empresa, com valor inestimável.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br

Universidade americana adquire arquivo pessoal de Gabriel García Márquez

Acervo contém material relacionado a todas as suas obras importantes, incluindo o manuscrito final de 'Cem Anos de Solidão' (1967)

A Universidade do Texas, nos Estados Unidos, adquiriu o arquivo pessoal do Nobel de Literatura Gabriel García Márquez, morto em abril. O acervo contém manuscritos, notas, fotos e cartas. O arquivo do autor colombiano passará a fazer parte da coleção do Centro Harry Ransom, junto a objetos do argentino Jorge Luis Borges, do irlandês James Joyce, e dos americanos Ernest Hemingway e William Faulkner.

O arquivo, comprado da família do escritor por um valor não revelado, contém material relacionado a todas as suas obras importantes, incluindo o manuscrito final de Cem Anos de Solidão (1967) e uma cópia de Em Agosto Nos Vemos, sua obra inacabada que foi publicada parcialmente pela revista americana The New Yorker e pelo jornal espanhol La Vanguardia. O acervo inclui ainda 2.000 cartas que o autor colombiano trocou com os escritores Graham Greene, Milan Kundera, Julio Cortázar, Günter Grass e Carlos Fuentes e 40 álbuns de fotos.

"É muito apropriado que seja uma das nossas coleções. É difícil pensar em um romancista que tenha tido tão amplo impacto", disse o diretor do Centro Harry Ransom, Stephen Enniss, ao jornal The New York Times.

O anúncio da venda do arquivo à instituição americana despertou as primeiras reações na Colômbia. A ministra de Cultura, Mariana Garcés, lamentou que os documentos não ficassem na Colômbia. Gonzalo García Barcha, um dos filhos do escritor, explicou à emissora Blu Radio que o governo colombiano nunca fez oferta e, por isso, a família decidiu enviar os arquivos à universidade. "Nós queríamos que ele estivesse em boa companhia", afirmou Barcha, ao argumentar que na instituição há coleções semelhantes.

Fonte: www.veja.com.br em 24.11.2014

Transferência do acervo do Arquivo Público tem início

O Arquivo Público do Distrito Federal iniciou, nesta quarta-feira (19), a mudança do acervo da instituição, atualmente instalado em um dos prédios da Novacap. A sede definitiva do órgão, que fica no Setor de Garagens Oficiais Norte (Sgon), deve estar em pleno funcionamento em dezembro.

A mudança exigirá um forte esforço de logística do Arquivo Público. Durante os próximos dias serão transferidos para o Complexo ArPDF mais de 5.700 caixas contendo 4,5 milhões de documentos em pequenos formatos, 45 mil documentos em grandes formatos, dois milhões de negativos e microfilmes, além de 300 películas e mais de 500 vídeos em suportes como VHS, U-matic e Betamax, entre outros. O acervo do Arquivo Histórico é composto, principalmente, de documentos que retratam a história do Distrito Federal.

Segundo a superintendente do órgão, Marta Célia Bezerra Vale, a mudança é um momento histórico para a instituição. "Após 30 anos de existência, o Arquivo Público do Distrito Federal conquistou sua sede definitiva e agora está iniciando o processo de transferência do acervo para uma área bem maior do que a que era ocupada anteriormente", informou. "Esta nova área permitirá o recolhimento de vários acervos do Governo do DF que estão aguardando para serem recolhidos e disponibilizados à consulta pública", completou.

Todas as medidas para que não ocorram danos ao acervo foram tomadas pelo órgão. "Solicitamos e fomos orientados por especialistas do Arquivo Nacional. Estamos tendo o apoio logístico de outros órgãos do GDF e toda a equipe técnica e administrativa da instituição está comprometida com a mudança", disse.

Atendimento - Por conta da transferência do acervo do Arquivo Histórico, o atendimento à população realizado pelo Arquivo Público estará temporariamente limitado aos documentos digitalizados disponíveis nos computadores alocados para esse fim, localizados nas dependências da instituição. A medida está em vigor desde o dia 31 de outubro - data em que foram iniciados os preparativos para a transferência do acervo - e deve se estender até meados de dezembro. Eventualmente, o serviço poderá ser paralisado por completo.

O Arquivo Público manterá informações atualizadas sobre o andamento do processo de instalação em sua sede definitiva, bem como à normalização do serviço de atendimento ao público. Mais informações podem ser obtidas por meio do site oficial do ArPDF na internet, no endereço www.arpdf.df.gov.br ou por meio dos perfis da instituição nas redes sociais, como o Facebook e Twitter.

Fonte: Agência Brasília em 21.11.2014

Cuidado no arquivar facilita tarefas

*Juan Cacio Peixoto

Os Arquivos só interessam aos Departamentos na medida em que facilita a disponibilidade e organização adequada dos documentos para guarda.

Se não houvesse a necessidade de arquivamento de determinados documentos por longo período de tempo, não haveria tanta preocupação com os arquivos.

Uma boa estrutura funcional depende de dois enfoques:

· Normas gerais orientadoras e rotinas para orientar as áreas, sem caráter de radicalidade, mais flexível e muito mais como subsídio.

· Clara e detalhada identificação dos documentos que se deve arquivar por prazos legais.

Trabalho conjunto com as áreas específicas, normalizando o manuseio e o arquivamento.

Torna-se evidente que o arquivo tende cada vez mais a tornar o aspecto de um instrumento de ação que permita disciplinar o fluxo de documentos, tornando-o mais atuante conforme as exigências da empresa.

O Arquivo Corrente, que é de maior utilização no dia a dia, deve ser organizado para:

· Encontrar tudo o que interessa;
· Compatibilizar a elevada eficiência, um razoável custo de instalação;
· Corresponda às exigências reais da empresa;
· Esteja em dia com as disposições vigentes em matéria legal e fiscal;

As operações dos documentos ativos compreendem:

· Análise;
· Seleção;
· Classificação;
· Codificação;
· Ordenação;
· Arquivamento;
· Controle de empréstimo;

A análise compreende a leitura do documento a fim de identificar os antecedentes, a continuidade, o assunto principal e secundários, se faz parte de dossiê, quais as referências cruzadas e onde será arquivado.

A seleção é feita através de leitura dos pareceres e despachos ou através de uma rotina preestabelecida, a fim de identificar o destino a ser dado ao documento.

Seleção, também, entende-se como identificação dos documentos a serem duplicados para atenderem a duas ou mais unidades simultaneamente.

A classificação compreende a ordenação dos documentos pelos assuntos, possibilitando sequenciar as pastas pelo método definido.

O sistema de classificação sempre acontece após a análise dos documentos.

A classificação representa uma exigência organizacional.

A codificação é uma seqüência normal de trabalho quando se define uma classificação por códigos, como decimal e/ou terminal etc.

Antes de se estabelecer qualquer codificação, verificar se ela é conveniente em termos de flexibilidade.

A ordenação dos documentos dentro das pastas, independente da ordenação das pastas nos arquivos.

O arquivamento representa a colocação das pastas nos arquivos pela identificação que consta nas projeções, baseado no Índice de Arquivo.

Facilidade e modernidade, mobiliários fazem a diferença no leiaute.

O controle de empréstimo, representa a movimentação de saída e devolução de pastas ou documentos, o que é feito sempre através de um formulário de Controle de Empréstimo de Documentos devidamente preenchido.

O arquivamento com critério, evita dores de cabeça e facilita a rotina dos colaboradores, o Arquivo é o Departamento, que deve ser melhor estruturado, porque, guarda a memória da empresa, por muito tempo, e, dele depende a localização da informação para tomada de decisão, que decidirá o futuro da empresa.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos

Bagunça nos papéis só dá prejuízo

Arquivos desorganizados afetam produtividade, irritam clientes e desestruturam a empresa

Flávia Marreiro
FREE-LANCE PARA A FOLHA 

Se para achar um documento ou uma informação você leva horas ou até dias, é sinal de que sua empresa não tem um arquivo bem organizado. O prejuízo virá a curto ou a longo prazo, dizem os consultores ouvidos pela Folha.

O tempo que um funcionário gasta para encontrar o papel requerido reduz a produtividade. Caso a solicitação seja de um cliente, o risco de perdê-lo se torna maior por causa da espera. Caso o documento seja necessário para uma auditoria fiscal, os valores das multas, em razão de eventual atraso, podem ser indigestos.

"Quem solicita um orçamento para compra não espera muito. Se a empresa demora para levantar as informações, o cliente busca o concorrente", diz Vadson do Carmo, gerente do Sebrae (Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), em Jundiaí (SP), que fez mestrado sobre sistemas de informação em empresas.

Para Juan Peixoto, da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização de documentos e arquivos de empresas, residências e escritórios, há 21 anos no mercado, a perda de tempo por conta desses entraves chega a 20%. "Encontramos essa média nas empresas."

A desorganização de documentos também impede contratos de fornecimento com empresas de grande porte. "Essas companhias exigem uma série de informações dos fornecedores para fechar negócio. Se todas elas não estão bem documentadas, a pequena não se insere na cadeia produtiva", afirma Carmo.

Dados decisivos
Além dos problemas do dia-a-dia, a falta de ordenação dos papéis pode ter reflexos mais profundos. "A organização melhora a qualidade de decisão do empresário, impede que ele repita procedimentos que já foram feitos e deram errado", afirma a professora do curso de biblioteconomia da USP (Universidade de São Paulo) Asa Fujino, 43. 

Segundo ela, organizar informação é mais do que arrumar bem o arquivo. Mesmo que todos os documentos estejam guardados em pastas e etiquetados, eles podem não obedecer à catalogação mais adequada à empresa.

Por exemplo, os dados sobre um fornecedor armazenados por data e não por produto comprado comprometem a ordem do arquivo. Se a companhia não consegue localizar o contato, pode perder dinheiro no negócio.

"Arquivo não é depósito nem almoxarifado. Não deve existir arquivo morto, aquele que fica no porãozinho e ninguém sabe o que está guardado lá", diz Vera Stefanov, Presidente do SINBIESP.

Casos extremos
A percepção de que algo não vai bem na organização das informações da empresa, no entanto, só aparece em situações-limite: papéis espalhados pelas mesas da companhia, prejuízos concretos ou falta de espaço para guardar a papelada acumulada.

"Há quem não saiba dados básicos, como o tempo durante o qual cada documento deve ser guardado, e acaba tendo problemas judiciais por causa disso", diz Suely dos Santos.

"Há clientes que jogam tudo fora. Outros guardam papéis desnecessários", afirma Juan Peixoto da Acervo Organização e Guarda de Documentos.

Certificação e exportações
Para as empresas que querem obter certificados de qualidade, como ISO, a organização de documentos e o registro de processos produtivos são pré-requisitos.

"Segundo a norma, deve ficar claro onde estão as informações e quem tem acesso a elas", diz Melvin Cymbalista, diretor da área de qualidade da Fundação Vanzolini, certificadora ISO.

Outra situação que exige organização documental são os trâmites de exportações. "O processo é ainda muito burocrático e quem não está organizado vai ficar de fora", afirma Santos.

Para ela, as pequenas são punidas de maneira severa com a desorganização. "Elas têm de executar os serviços e competir com as grandes com uma equipe de trabalho muito enxuta. Precisam estar organizadas para isso", diz.

Fonte: Jornal Folha de São Paulo 

O QUE É CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO | CEDOC?

                                                                                     *Juan Cacio Peixoto 

  

As definições para Bibliotecas Especializadas e Centros de Documentação são muito semelhantes.

Ambos são considerados como unidades pertencentes a instituições governamentais, particulares ou associações formalmente organizadas com o objetivo de fornecer ao usuário a informação relevante de que ele necessita, em um campo específico de assunto.

Shera define a Biblioteconomia como o “conjunto de organismos, operações técnicas e princípios que dão aos documentos gráficos a máxima utilidade possível, e a utilidade social em benefício da humanidade”.

Teria então por objetivo acelerar a circulação das informações registradas em torno de um ou vários grupos de especialistas.

E. L. Brandy define Centro de Análise de Informação “uma unidade organizacional formalmente estruturada com o objetivo de adquirir, selecionar, armazenar, avaliar, analisar e sintetizar um corpo de informações, dentro de uma área bem definida e apresentar novas informações abalizadas, oportunas e úteis ‘a sociedade a qual se dirige”.

Para nós, Centro de Documentação e á “área organizacional estruturada, com o objetivo de selecionar, avaliar, armazenar, organizar e recuperar a informação”.

É importante ressaltar que a terminologia Centro de Documentação / CEDOC, vai ter conotação diferenciada dependendo do contexto na qual estiver inserida, ou seja, num escritório de advocacia, o CEDOC certamente existirá, mas sua documentação não será em sua maioria composta de documentação administrativa, mas sim, de processos em andamento, também conhecido como contencioso.

CEDOC implantado pela ACERVO.

O mesmo acontecerá em um consultório ou clinica médica, cujo CEDOC será composto por prontuário de pacientes.

Enfim, é prudente que ao ser mencionado o termo Centro de Documentação / CEDOC, que ele venha acompanhando de sua especialidade.

Objetivos do Centro de Documentação / CEDOC

Os objetivos do CEDOC devem estar expressos como sub-passos necessários para que a missão seja cumprida.

Principais Objetivos:

• Centralização e processamento técnico da documentação administrativa, técnica, bibliográfica etc.;

• Racionalização dos custos de processamento e manutenção do sistema de informação e documentação;

• Preservação da memória da empresa;

• Conscientização da empresa em relação ao uso e produção de informações;

• Análise crítica de informações bibliográficas com a finalidade de transforma-las em gerenciais;

A implantação do Centro de Documentação, requer um DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL  | DSA, da empresa, envolvendo todas as áreas, para analisar a viabilidade de sua implantação e a real situação da documentação a ser organizada.

O DSA, deve ser acompanhado por profissionais com experiência em Arquivologia, Biblioteconomia e Documentação, uma equipe multidisciplinar envolvida, garantirá o sucesso do Projeto.

                    *Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse www.acervo.com.br

PASSOS DE PELÉ NO RADAR DOS MILITARES DURANTE A DITADURA

Arquivos da ditadura revelam que o jogador foi investigado, sob suspeita de envolvimento com o PDT, de Leonel Brizola

Documentos do Ministério da Aeronáutica e do Serviço Nacional de Informações (SNI) tornados públicos após a entrada em vigor da Lei de Acesso à Informação revelam que o atleta considerado o rei do futebol teve os passos monitorados de 1972 a 1985 pelos militares. Papéis que fazem parte do acervo do Arquivo Nacional registram relatórios de arapongagem feitos sobre os negócios imobiliários de Pelé, a negociação do ídolo para alterar a classificação etária de um filme que estrelou e até mesmo a suposta militância de um de seus funcionários.
Depois de o jogador consagrar-se com o tricampeonato mundial, os militares passaram a temer suposta aproximação de Pelé com o PDT, de Leonel Brizola. No início da década de 1980, eles chegaram à conclusão de que o atleta usaria o prestígio do futebol na vida pública. Informes relatam que ele estava sendo recrutado pelos pedetistas para se candidatar como vice-governador na chapa de Adhemar de Barros, em 1986.
“Após o ingresso de David Lerer, Oswaldo Melantonio e diversos sindicalistas, o PDT estaria pretendendo ‘comprar o passe’ de Edson Arantes do Nascimento – Pelé, para entrar na política através do partido de Brizola. Acreditam os pedetistas que Pelé deverá se candidatar a algum cargo, não sabendo porém se para deputado federal, senador ou para vice de Adhemar de Barros na disputa para o governo do estado”, assinala relatório da Aeronáutica.

Funcionário

Documentos de 1974 mostram que os militares dedicaram dois relatórios para avaliar suposta mensagem subliminar contida na Campanha da Fraternidade do mesmo ano. Com o tema “Onde está o teu irmão?”, os católicos provocaram os militares, pois, à época, a frase foi relacionada às denúncias de opositores do governo de farda que desapareceram. Funcionário de Pelé identificado como Francisco Fornos nos documentos da ditadura foi investigado por supostamente ter usado o mote da Campanha da Fraternidade para protestar.
O irmão do funcionário de Pelé investigado pela ditadura, José Fornos Rodrigues, contou ao Estado de Minas que Francisco (falecido há pouco mais de dois anos) prestou serviços de consultoria ao “Rei” e a outros dois jogadores em 1973 e 1974. Francisco Fornos era despachante aduaneiro no Porto de Santos. “Meu irmão entendia da burocracia e de comércio exterior. Ele ficou só um ano com o Pelé, até que a empresa de que cuidava deu a partida”, lembra .
Segundo Rodrigues, o irmão era um militante petista, católico, defensor da teoria libertária e que nunca participou de qualquer luta armada. “Ele era um idealista e sonhava com um mundo melhor. Não tinha nada a esconder. Ele cuidava do coro da igreja. Nunca se envolveu com grupos armados. Contei que os militares investigaram o Francisco para a minha ex-cunhada (esposa dele), assim que recebi o e-mail do Estado de Minas,e ela deu risada. ‘Meu marido era um santo’, ela falou”, comentou José Fornos.
Cinco anos depois, Pelé voltou a ser alvo de atenção dos militares ao pleitear alteração da restrição etária do filme Os trombadinhas. A Divisão de Censura de Diversões Públicas (DCDP), órgão ligado à Polícia Federal, entendeu como um ato de desobediência o “lobby” feito por Pelé para transformar a censura 14 anos em livre. Como “lição”, o filme ficou retido por oito meses.

Copa contra militantes

Os militares usaram a Copa do Mundo de 1970 para tentar jogar a população contra os movimentos de esquerda que faziam oposição à ditadura. Documentos do Ministério da Aeronáutica, de 1970, mostram que militares relacionaram o sequestro do embaixador alemão Ehrenfried von Holleben, em junho, ao desempenho do Brasil em campo. A intenção era sugerir que o atentado tinha influência no resultado da Seleção Brasileira, comandada à época por Mário Jorge Lobo Zagallo e que garantiu o tricampeonato brasileiro (Na foto, Pelé comemora o primeiro gol do Brasil na decisão do Mundial). Nos relatórios, os militares pontuam que o técnico e o time estavam “alarmados” e que o sequestro realizado no Rio de Janeiro poderia “influir no estado de espírito dos jogadores”, que estavam no México. Em troca da liberdade do embaixador, os militantes exigiam a soltura de 40 presos políticos. A ação foi atribuída à Vanguarda Popular Revolucionária e à Frente de Libertação Nacional.



Fonte: Jornal Diário de Pernambuco - 05.08.2012

O FAMOSO "ARQUIVO MORTO" NÃO EXISTE

Juan Cacio Peixoto*

O conhecido “Arquivo Morto” não existe, quando uma documentação não é                   necessária ser arquivada, deve ser eliminada, evite guardar a papelada                   desnecessária, portanto, crie o Arquivo Central, com objetivos da guarda, conservação e preservação de documentos, por um motivo Contábil, Fiscal, Legal, Técnico, Administrativo ou Histórico, obedecendo prazos de guarda de acordo com a legislação específica para cada tipo/título ou assunto arquivado.

Elimine os prejuízos de sua empresa, com a falta ou demora na busca de documentos arquivados, somente percebemos a desorganização do Arquivo, quando não encontramos a documentação solicitada pela fiscalização Trabalhista, Fiscal, Previdenciária ou da Receita Federal ou em casos de Aposentadoria de ex-empregados ou Ação Trabalhista, as multas começam a aparecer, antecipe-se, organize-se e lucre com a organização do Arquivo.

O conhecimento dos documentos, produzidos no desempenho das respectivas funções, habilita a uma decisão criteriosa e fundamentada quanto à eliminação, ou à guarda, em caráter temporário ou permanente.

A oportunidade organizar os Arquivos é propícia a que se conheçam realmente os documentos produzidos e acumulados, em decorrência das atribuições e competência dos departamentos.

O conhecimento da rotina dos documentos oferece condições para uma administração racional de papéis, fator de economia e eficiência para a empresa.

Saber como se processa a rotina dos documentos nos departamentos, no desempenho das várias atividades pertinentes às funções que lhe competem, é matéria de alto interesse para a racionalização dos Arquivos.

O Ciclo Vital dos Documentos,  como conseqüência da explosão documental do pós-guerra, passou a levar em conta as diferentes fases por que passam os documentos sob o ponto de vista de sua administração e de seu uso, desde  o momento de sua produção até a sua eliminação ou guarda permanente, dividindo os arquivos em Corrente, Intermediário e Permanente.

O Arquivo Permanente, em empresa privada, conhecido como “Inativo”, por armazenar documentos de guarda temporária e permanente, cuja freqüência de uso é esporádica e que são conservados em razão de seu valor legal, informativo e histórico.

Esse arquivo, normalmente denominado incorretamente de "Arquivo Morto", talvez pelo seu reduzido fluxo de informação ou devido aos objetivos organizacionais se diferenciarem dos arquivos ativos, sempre dinâmicos.

O Arquivo Inativo representa a última rotina constituída pelas diversas normas possíveis de conservação de documentos. Deve, por conseguinte, fornecer a contra-prova da eficiência, de todo o sistema, em geral é levado a subestimar a importância do Arquivo Inativo porque se pensa que, chegados a este ponto, os documentos adquirem valor puramente histórico e perdem todo o valor operativo, devendo apenas esperar que chegue o momento de sua eliminação.

Se isto é verdade em parte não convém esquecer que os documentos inativos também podem ser pedidos uma vez por outra. Em qualquer dos casos é oportuno recordar que a eficiência dos Arquivos Corrente e Intermediário dá existência aos Arquivos Inativos.

Gostaríamos de ressaltar alguns pontos que acreditamos necessários e fundamentais na organização e funcionamento do arquivo.

Neste aspecto, queremos lembrar que é o instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa, isto é, um centro ativo de informações.

O arquivo deve adaptar-se a empresa, obedecendo a um plano racional e tecnicamente orientado.

Arquivos organizados sem orientação técnica se transformam em verdadeiros depósitos de documentos.

O arquivo quando bem organizado transmite ordem, evita repetições desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que está para ser feito, o que já foi feito, os resultados obtidos.

Nossa intenção é alertá-lo no que diz respeito à tarefa de arquivar, principalmente no que se refere ao controle que requer atitude de vigilância e cuidado nos possíveis desvios que, provavelmente, poderão aparecer no decurso da execução do serviço.

Não se esqueça de que o funcionamento eficaz de um arquivo, depende de uma organização adequada.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br