Arquivar documentos em espaço planejado e organizado

O espaço deve ser planejado, de acordo com o mobiliário.

Juan Cacio Peixoto*

Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento.

Compete ao profissional da informação, determinar o espaço para o arquivo, de que necessita, tendo em vista, tanto a quantidade de materiais, documentos, equipamentos, mobiliários etc., que o arquivo deverá abrigar, as necessidades dos funcionários e dos usuários, como as funções que ali serão desenvolvidas.

Compete ao arquiteto projetar o espaço, não só perfeito do ponto de vista arquitetônico e estético, mas que funcione eficiente e economicamente.

Compete ao profissional da informação, dizer ao arquiteto como o prédio deverá ser, para propiciar o desempenho desejado.

Não se pode esperar que o arquiteto, conheça os requisitos de funcionamento de um Centro de Documentação, Arquivo, Biblioteca, Museu etc., a não ser que ele, seja informado pelos profissionais responsáveis.

Vamos delinear algumas diretrizes para um bom planejamento do Arquivo:

    Definição do local – Para a estruturação do planejamento deverá ser previsto um local, onde deverão ser avaliadas todas as possibilidades para a adequação da mesma, às necessidades da área de arquivo.

·   Acondicionamento/embalagens (caixas, pastas etc.) – Para a definição de um projeto de forma regular, deverão ser avaliadas as variáveis de embalagens que serão armazenadas no local. Vale ressaltar que quanto mais uniformes os volumes mais simples será a configuração da área.

·   Estantes e arquivos atuais – Dependendo das condições atuais das estantes e arquivos, deverão ser avaliadas as possibilidades de reaproveitamento.

·    Avaliação de novas necessidades – O arquivo poderá ter características estáticas ou ativas, dependo da necessidade da empresa. Além disso, este poderá abrigar outras mídias, além do suporte em papel, devendo ser avaliadas caso a caso, cada necessidade.

·    Mobília e bancadas – Dependendo do arquivo, compartilhando o Corrente (consulta constante), Intermediário (menor freqüência de consulta) e Permanente (guarda permanente), serão necessárias mobílias especiais para o tratamento da documentação.

      Mídias - Depois do diagnóstico inicial, deverão ser apresentadas propostas de                     utilização ou transposição de outras mídias além do papel, que necessitam de                       tratamento específicos, além de condições ambientais diferenciadas.

Na construção do espaço para arquivo, o processo básico de planejamento é enormemente complicado pela complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas necessidades dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.

Boas construções, não ocorrem simplesmente, mas são bem feitas mediante cuidadoso planejamento.

Cuide bem do espaço para o arquivo, ele guarda a memória de sua empresa, com valor inestimável.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br

Cuidado no arquivar facilita tarefas

*Juan Cacio Peixoto

Os Arquivos só interessam aos Departamentos na medida em que facilita a disponibilidade e organização adequada dos documentos para guarda.

Se não houvesse a necessidade de arquivamento de determinados documentos por longo período de tempo, não haveria tanta preocupação com os arquivos.

Uma boa estrutura funcional depende de dois enfoques:

· Normas gerais orientadoras e rotinas para orientar as áreas, sem caráter de radicalidade, mais flexível e muito mais como subsídio.

· Clara e detalhada identificação dos documentos que se deve arquivar por prazos legais.

Trabalho conjunto com as áreas específicas, normalizando o manuseio e o arquivamento.

Torna-se evidente que o arquivo tende cada vez mais a tornar o aspecto de um instrumento de ação que permita disciplinar o fluxo de documentos, tornando-o mais atuante conforme as exigências da empresa.

O Arquivo Corrente, que é de maior utilização no dia a dia, deve ser organizado para:

· Encontrar tudo o que interessa;
· Compatibilizar a elevada eficiência, um razoável custo de instalação;
· Corresponda às exigências reais da empresa;
· Esteja em dia com as disposições vigentes em matéria legal e fiscal;

As operações dos documentos ativos compreendem:

· Análise;
· Seleção;
· Classificação;
· Codificação;
· Ordenação;
· Arquivamento;
· Controle de empréstimo;

A análise compreende a leitura do documento a fim de identificar os antecedentes, a continuidade, o assunto principal e secundários, se faz parte de dossiê, quais as referências cruzadas e onde será arquivado.

A seleção é feita através de leitura dos pareceres e despachos ou através de uma rotina preestabelecida, a fim de identificar o destino a ser dado ao documento.

Seleção, também, entende-se como identificação dos documentos a serem duplicados para atenderem a duas ou mais unidades simultaneamente.

A classificação compreende a ordenação dos documentos pelos assuntos, possibilitando sequenciar as pastas pelo método definido.

O sistema de classificação sempre acontece após a análise dos documentos.

A classificação representa uma exigência organizacional.

A codificação é uma seqüência normal de trabalho quando se define uma classificação por códigos, como decimal e/ou terminal etc.

Antes de se estabelecer qualquer codificação, verificar se ela é conveniente em termos de flexibilidade.

A ordenação dos documentos dentro das pastas, independente da ordenação das pastas nos arquivos.

O arquivamento representa a colocação das pastas nos arquivos pela identificação que consta nas projeções, baseado no Índice de Arquivo.

Facilidade e modernidade, mobiliários fazem a diferença no leiaute.

O controle de empréstimo, representa a movimentação de saída e devolução de pastas ou documentos, o que é feito sempre através de um formulário de Controle de Empréstimo de Documentos devidamente preenchido.

O arquivamento com critério, evita dores de cabeça e facilita a rotina dos colaboradores, o Arquivo é o Departamento, que deve ser melhor estruturado, porque, guarda a memória da empresa, por muito tempo, e, dele depende a localização da informação para tomada de decisão, que decidirá o futuro da empresa.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos