O conhecido “Arquivo Morto” não existe, quando uma documentação não é necessária ser arquivada, deve ser eliminada, evite guardar a papelada desnecessária, portanto, crie o Arquivo Central, com objetivos da guarda, conservação e preservação de documentos, por um motivo Contábil, Fiscal, Legal, Técnico, Administrativo ou Histórico, obedecendo prazos de guarda de acordo com a legislação específica para cada tipo/título ou assunto arquivado.
Elimine os prejuízos de sua empresa, com a falta ou demora na busca de documentos arquivados, somente percebemos a desorganização do Arquivo, quando não encontramos a documentação solicitada pela fiscalização Trabalhista, Fiscal, Previdenciária ou da Receita Federal ou em casos de Aposentadoria de ex-empregados ou Ação Trabalhista, as multas começam a aparecer, antecipe-se, organize-se e lucre com a organização do Arquivo.
O conhecimento dos documentos, produzidos no desempenho das respectivas funções, habilita a uma decisão criteriosa e fundamentada quanto à eliminação, ou à guarda, em caráter temporário ou permanente.
A oportunidade organizar os Arquivos é propícia a que se conheçam realmente os documentos produzidos e acumulados, em decorrência das atribuições e competência dos departamentos.
O conhecimento da rotina dos documentos oferece condições para uma administração racional de papéis, fator de economia e eficiência para a empresa.
Saber como se processa a rotina dos documentos nos departamentos, no desempenho das várias atividades pertinentes às funções que lhe competem, é matéria de alto interesse para a racionalização dos Arquivos.
O Ciclo Vital dos Documentos, como conseqüência da explosão documental do pós-guerra, passou a levar em conta as diferentes fases por que passam os documentos sob o ponto de vista de sua administração e de seu uso, desde o momento de sua produção até a sua eliminação ou guarda permanente, dividindo os arquivos em Corrente, Intermediário e Permanente.
O Arquivo Permanente, em empresa privada, conhecido como “Inativo”, por armazenar documentos de guarda temporária e permanente, cuja freqüência de uso é esporádica e que são conservados em razão de seu valor legal, informativo e histórico.
Esse arquivo, normalmente denominado incorretamente de "Arquivo Morto", talvez pelo seu reduzido fluxo de informação ou devido aos objetivos organizacionais se diferenciarem dos arquivos ativos, sempre dinâmicos.
O Arquivo Inativo representa a última rotina constituída pelas diversas normas possíveis de conservação de documentos. Deve, por conseguinte, fornecer a contra-prova da eficiência, de todo o sistema, em geral é levado a subestimar a importância do Arquivo Inativo porque se pensa que, chegados a este ponto, os documentos adquirem valor puramente histórico e perdem todo o valor operativo, devendo apenas esperar que chegue o momento de sua eliminação.
Se isto é verdade em parte não convém esquecer que os documentos inativos também podem ser pedidos uma vez por outra. Em qualquer dos casos é oportuno recordar que a eficiência dos Arquivos Corrente e Intermediário dá existência aos Arquivos Inativos.
Gostaríamos de ressaltar alguns pontos que acreditamos necessários e fundamentais na organização e funcionamento do arquivo.
Neste aspecto, queremos lembrar que é o instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa, isto é, um centro ativo de informações.
O arquivo deve adaptar-se a empresa, obedecendo a um plano racional e tecnicamente orientado.
Arquivos organizados sem orientação técnica se transformam em verdadeiros depósitos de documentos.
O arquivo quando bem organizado transmite ordem, evita repetições desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que está para ser feito, o que já foi feito, os resultados obtidos.
Nossa intenção é alertá-lo no que diz respeito à tarefa de arquivar, principalmente no que se refere ao controle que requer atitude de vigilância e cuidado nos possíveis desvios que, provavelmente, poderão aparecer no decurso da execução do serviço.
Não se esqueça de que o funcionamento eficaz de um arquivo, depende de uma organização adequada.
*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de
Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional,
para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br
