CONHECENDO DOCUMENTOS III: O QUE É RECIBO DE ALUGUEL?

*Juan Cacio Peixoto

Através do recibo de aluguel, o proprietário de um imóvel atesta que recebeu determinada quantia da pessoa que o aluga - denominado locatário -, referente ao preço do aluguel e das demais taxas existentes.

Em posse deste documento, o locatário poderá, posteriormente, comprovar que quitou o referido valor, caso, por qualquer motivo, o locador venha a lhe cobrar novamente a antiga dívida.

PRAZO DE GUARDA

O Recibo de aluguel, deve ser guardado por um período de 5 anos, após o ano da entrega da Declaração do Imposto de Renda.

Veja o exemplo da Declaração de Imposto de Renda - Exercício Fiscal de 2016, entregue em 2017:

ANO DA DECLARAÇÃO 2017	2018	2019	2020	2021	2022
PRAZO DE GUARDA 1 ANO	2 ANOS	3 ANOS	4 ANOS	5 NOS	6 ANOS

Portanto, o Recibo de Aluguel, exercício de 2016, deverá ser guardado por um período de 6 anos, podendo ser eliminada a partir de 01 de janeiro de 2023, precisa esperar cumprir o exercício fiscal até 31 de dezembro de 2022.

OUTROS NOMES DO DOCUMENTO:

• Comprovante de pagamento de aluguel;
• Certificado de pagamento de locação;
• Comprovante de quitação de aluguel de imóvel residencial;
• Declaração de pagamento de aluguel de imóvel comercial;
• Atestado de recebimento de valor em dinheiro para pagamento de aluguel;
• Recibo de pagamento de aluguel;
• Recibo de quitação de aluguel;
• Demonstrativo de pagamento de aluguel.

A guarda do Recibo de Aluguel, pelo prazo legal, é necessário para apresentar em possível solicitação da Receita Federal do Brasil, ou em casos de fazer prova na JUSTIÇA.

Todo documento tem um prazo legal de guarda, e cabe a cada cidadão, guardar em condições de fácil acesso, preservado e organizado, conforme determina a legislação do IR.

Vale lembrar que o contrato de locação e declarações referentes, que devem permanecer em posse do locatário durante todo o período de locação, até a desocupação do imóvel e recebimento do termo de entrega das chaves.

Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, no mercado desde 1993 e Atendimento Nacional. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

ACERVO E RECICLE FIRMAM PARCERIA PARA REALIZAÇÃO DE CURSO DE ARQUIVO EM SALVADOR/BA

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na Gestão de Documentos, firmou, uma importante parceria com a RECICLE Treinamento Profissional, com sede na cidade de Salvador, para a realização do curso "Organização do Arquivo Contábil, Fiscal, RH e Administrativo" nos dias 19 e 20 de setembro, com carga horária de 16 horas na cidade de Salvador/BA.

Fundada em janeiro de 1993, a RECICLE Treinamento Empresarial, surgiu da união de profissionais egressos de outras empresas, somando uma longa experiência de seus sócios, testados pela permanente atuação na área de Desenvolvimento Humano.

Para a Diretora da RECICLE, Donizette Marya Carneiro, é uma parceria que vai gerar grandes resultados para os profissionais da Região Nordeste, com menor custos de deslocamento, o curso era oferecido somente no estado de São Paulo, em época de contenção de gastos, o curso é muito bem vindo, neste momento econômico que vive o país, além de ser um curso voltado para todos os segmentos de empresas e portes, todos precisam de documentos arquivados em local de fácil acesso, para a tomada de decisão.

Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário e Facilitador do curso,  afirma que é um curso de grande importância para as pessoas que buscam qualificação profissional, e assim conquistarem melhor competitividade no mercado de trabalho, além de ser um bom momento, para colocar a documentação em ordem, preparando para um ano novo que se aproxima.

Novas parcerias serão realizadas entre ACERVO e RECICLE para a realização de outros cursos, voltados para a Gestão de Documentos.

De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Gestão de Documentos consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Os interessados deverão entrar em contato com a RECICLE no horário de 9h00 'as 18h00 de segunda-feira a sexta-feira, para realização da inscrição, através do fone 71 3027-0135 / 99984-1006, www.treinamentorecicle.com.br ou contato@treinamentorecicle.com.br  

As vagas são limitadas, antecipe sua inscrição.

CONHECENDO DOCUMENTOS II: O QUE É O DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. 

Tem as seguintes funções:

• conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);

• acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);

• auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;

• substituir as notas fiscais modelo 1/1A nas situações em que era exigida como no caso de compensação de crédito.

Fonte: http://portalnfe.fazenda.mg.gov.br

INTENSIVO DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO, CAPACITARÁ COLABORADORES PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS

Preparando várias novidades para o início do ano que se aproxima, a ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, programou para o período de 17 a 20 de outubro de 2017, o curso ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO AVANÇADO, um super intensivo de organização de arquivos e documentos, com principal ênfase para as áreas Contábil, Fiscal, RH e Administrativa, onde o foco principal, será a metodologia de organização dos documentos destas áreas.

Programado em 04 dias, na cidade de São Paulo - SP, o curso contará com recursos para a prática da organização do arquivo, com documentos de todas as áreas para a realização de atividades práticas.

No último dia do curso, os participantes farão 02 visitas técnicas, para conhecer in loco, o arquivo organizado de empresas de segmentos diferentes.

Esta visita, tem proporcionado muitos ganhos de conhecimentos práticos, os participantes ficam a vontade para questionar a metodologia utilizada na organização do arquivo da empresa visitada.

Programa completo do curso e mais informações para inscrição:

Preparar o participante com modernas técnicas arquivísticas, para a 
organização do Arquivo Empresarial, com critérios de organização que 
possibilitarão aplicação imediata na empresa.
Dar continuidade ao curso Organização de Arquivo - Básico, neste curso 
você treinará com práticas já aplicadas e aprovadas no trabalho de 
organização de arquivo, desenvolvido pela equipe da ACERVO. 
Oportunidade para você e sua equipe aprender com profissionais 
capacitados, metodologias de arquivamento que facilitam a rápida 
localização de documentos arquivados.

O enfoque do curso será para empresas públicas e  privadas  de todos os 
portes e segmentos.

Reserve já sua vaga, serão limitadas devido a realização de trabalhos práticos 
durante o treinamento.

INSTRUTORES
Este curso será desenvolvido por uma equipe de instrutores da ACERVO.

PRÉ-REQUISITO
Ter participado do curso Organização de Arquivo - Básico ou outro treinamento 
relacionado ao assunto, ou ainda trabalhar na área, ter os conhecimentos básicos 
sobre organização de documentos.

CARGA HORÁRIA
32 horas, distribuídas em 03 dias de 8 horas/aula e 01 dia com visita técnica em 
02 empresas para conhecer Arquivo organizado.




PROGRAMA

1- ELABORAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
•Regras do Conselho Nacional de Arquivos/CONARQ 
•Prazos de guarda de documentos para as áreas Contábil, Fiscal, Recursos 
Humanos e Administrativa, conforme determina a legislação.

2- ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO CONTÁBIL E FISCAL 
•Como, quando e por onde começar? 
•O que a fiscalização exige na organização? 
•Metodologia de organização para cada tipo de documento 
•Como organizar nota fiscal, livro fiscal, razão, movimento contábil etc. 
•Guia de impostos: método rápido para facilitar localização 
•Índice de Arquivo / Controle de entrada/saída de documentos 

3- ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO DE RECURSOS HUMANOS
•Divisão do Arquivo de Recursos Humanos
•Formação do dossiê do empregado
•Métodos de Arquivamento
•Organização de prontuários de guarda temporária / permanente
•Como organizar / Cartão de Ponto, Aviso Prévio, Guias do INSS, FGTS, 
Folha de Pagamento, etc. 
•Atendimento a fiscalização trabalhista, previdênciária e separação 
e identificação de documentos para Ação Trabalhista;

4- ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO TÉCNICO E ADMINISTRATIVO 

5- ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO JURÍDICO 

6- GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
•Demonstração de software para informatização e digitalização de documentos.

7- MOBILIÁRIO, MATERIAIS E EQUIPAMENTOS
•Dicas de produtos e serviços para organização da documentação
•Demonstração de pastas, caixas, prendedores e materiais de 
rotinas para organização da documentação.

8- CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

9- VISITA TÉCNICA

01 dia do curso é dedicado para visita técnica em 02 empresas CLIENTE 
da ACERVO.

DATA E LOCAL DE REALIZAÇÃO

17 e 20 de outubro de 2017 - TERÇA-FEIRA A SEXTA-FEIRA

Sala de Treinamento do Espaço Paulista de Eventos

Avenida Paulista, 807 - 17º andar - Cerqueira Cesar

Fácil acesso pela Estação do Metrô Brigadeiro | LINHA VERDE

CARGA HORARIA

32 horas.

HORARIO
09:00 as 18:00 horas

DESCONTOS
_5% de desconto para mais de uma inscrição da mesma empresa;

OBJETIVOS

__30% para estudantes de ARQUIVOLOGIA, BIBLIOTECONOMIA, CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO, CIÊNCIAS CONTÁBEIS, HISTÓRIA, SECRETARIADO e MESTRADO nas áreas citadas,  obrigatório o envio do comprovante de matrícula, para aline@acervo.com.br

O desconto não é CUMULATIVO.

FORMA DE PAGAMENTO

Pagamento através de cartão de crédito (PAYPAL), boleto ou depósito bancário. 
As despesas/juros de parcelamento do cartão de crédito é de responsabilidade do participante.

MATERIAL DE APOIO E CERTIFICADO
Material de apoio, enviado por e-mail, um dia antes da data do curso.
Certificado de participação entregue no dia do curso.

CONFIRMAÇÃO DO CURSO

O curso é realizado com  número mínimo de 10 participantes, portanto, ao
 proceder sua inscrição, aguarde a nossa confirmação de realização do
 curso, para proceder o pagamento e demais logística para sua participação no curso.

LIGUE para mais informações 11 2821-6100 | WhatsApp 11 98543-1356 e www.acervo.com.br



SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, organização de biblioteca e destruição segura de documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 | WhatsApp 11 98543-1356

DICA DO DIA | PRAZO DE GUARDA DA NOTA FISCAL DE BENS DURÁVEIS

A Nota Fiscal é um recibo obrigatório após qualquer transação de venda de produtos ou serviços. A Nota Fiscal documenta a transação e serve para o recolhimento de impostos. A não utilização da nota é considerada sonegação fiscal.

A Nota Fiscal de qualquer tipo de produto ou serviço deve ser guardada não somente pelo prazo de garantia, mas pelo prazo de vida útil do produto, para que o consumidor se resguarde de qualquer defeito oculto de fabricação. Isso vale, por exemplo, para eletrodomésticos, eletro-eletrônicos, automóveis, etc.

Este documento em casa, chamamos de Nota Fiscal de Eletrodomésticos e na empresa Nota Fiscal de Ativo Fixo ou Imobilizado.


PRAZO DE GUARDA EM CASA: Prazo de vida útil do produto.

PRAZO DE GUARDA NA EMPRESA: 5 anos após a venda do BEM ou 5 anos após a depreciação do BEM, recomendamos sua guarda PERMANENTE.

DICA DO DIA | LIVRO DIÁRIO

É um livro contábil de preenchimento obrigatório (exigido por lei) e de maior importância, onde são lançadas as operações DIÁRIAS de uma empresa. Nele, são registrados os fatos contábeis em partidas dobradas, ou seja, os totais débito e crédito deverão ser sempre iguais, sendo a conta débito lançada SEMPRE antes da conta crédito.

Livro Diário registra oficialmente todas as transações de uma empresa.

O prazo de GUARDA do Livro Diário é PERMANENTE.

RECEITA FEDERAL ALERTA EMPRESAS SOBRE FALSOS FISCAIS

A Receita Federal do Brasil (RFB) alertou, por meio de nota, sobre falsos fiscais que se passam por servidores da RFB para abordar empresas. Essas pessoas podem ainda fingir fazer parte da Associação de Auditores na tentativa de simular uma ação fiscal e assim ganhar dinheiro das vítimas.

Confira a nota na completa:

Falsos fiscais abordam empresas em busca de dinheiro fácil. Algumas vezes, eles usam o nome de servidores da Receita Federal da ativa. Outras vezes, dizem que são da Associação de Auditores Fiscais. Ainda há aqueles que querem vender, falsamente, assinaturas ou anúncios em revistas do Fisco.

Normalmente, após alguns telefonemas ou envio de e-mails, eles se apresentam pessoalmente na empresa. Bem vestidos e com carteira funcional falsa, eles solicitam livros contábeis e lavram termos fiscais. Em síntese, criam toda uma encenação levando o contribuinte a sentir que realmente está sob ação fiscal. Para “aliviar a fiscalização”, esses falsos fiscais pedem quantias em dinheiro.

O contribuinte, percebendo que se trata de um falso fiscal, deve chamar a Polícia Civil ou a Polícia Federal para registrar o flagrante.

A Receita Federal do Brasil esclarece que não tem nenhuma revista ou associação autorizada a falar em seu nome. Quando abordada pela fiscalização da Receita Federal, a empresa recebe o Termo de Início da Ação Fiscal.

Nesse termo, constam o número do Mandado de Procedimento Fiscal – MPF e uma senha de acesso.

De posse dessas informações, o contribuinte deve, antes de qualquer providência, entrar no sítio da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br) e seguir o seguinte caminho:

todos os servicos/ fiscalização/consulta Mandado de Procedimento Fiscal. No sítio, o MPF vaiconfirmar a natureza e a origem da fiscalização.

É importante informar que nenhum fiscal da Receita Federal visita ou faz qualquer exigência ao sujeito passivo sem um documento escrito. Além disso, todo e qualquer valor devido à União deve ser recolhido por meio de DARF pelo sistema financeiro, jamais por um servidor.

DANFE. O que é o DANFE e para que ele serve

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é superimportante para a sua empresa. Saiba o que é o DANFE e pra que ele serve. Principais atribuições O DANFE é uma representação simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, mas apesar de conter as principais informações da NF-e, não pode substituí-la. Entre as funções do DANFE, está a de facilitar o acesso e a conferência de dados por meio da chave numérica de acesso e do código de barras. Ele é também um documento obrigatório para a circulação de mercadorias e auxilia na escrituração das documentações documentadas pela Nota Fiscal Eletrônica, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NFe, funcionando como um comprovante da operação. Características do DANFE O DANFE é impresso pelo vendedor da mercadoria a ser comercializada antes do início da circulação das mesmas, mas poderá ser reimpresso para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos na operação. Além do código de barras que permite a leitura por leitor óptico e da chave de numérica com 44 posições, que dá acesso à consulta da NF-e, o documento apresentam informações básicas sobre as operações em curso, como por exemplo, remetente, data e horário de saída da mercadoria, informações de transporte, tipo de operação, descrição das mercadorias e destinatário. Layout do documento O layout do DANFE deve seguir um padrão determinado pelo Ministério da Fazenda disponível no Manual de Integração dentro da página sobre a Nota Fiscal Eletrônica. Entre as recomendações estão o tipo e o tamanho de papel no qual o documento precisa ser impresso. Se as informações obrigatórias (dados do emissor, número de série da NF-e e destinatário) ultrapassarem uma página, por exemplo, o documento pode ser emitido em folhas numeradas. E, caso a legislação tributária exija a utilização de vias adicionais, é permitida a impressão do DANFE na quantidade necessária para atender à exigência fiscal, sendo que todas elas serão consideradas originais. Outras informações O emissor da mercadoria também está autorizado a acrescentar no DANFE elementos adicionais que ele considera importantes. A única exigência é que essas informações ocupem até 50% do verso do documento. Também é permitida a inserção de outros elementos gráficos, como a logo do emitente, desde que a do código de barras ou a chave de acesso do documentos não fiquem prejudicados. O uso do formulário de segurança. A emissão em contingência ocorre quando há a ocorrência de problemas técnicos durante a obtenção da prévia autorização da NF-e. Nesses casos, o DANFE deverá ser impresso em um papel que contenha dispositivos de segurança, como gramatura especial e numero sequencial, em duas vias, sendo que uma delas acompanhar a mercadoria, e a outra fica arquivada junto ao emissor para posterior apresentação ao fisco. Assim que o problema técnico for resolvido, o contribuinte emitente deverá transmitir os arquivos digitais da NF-e para a Secretaria da Fazenda. A emissão de Notas Fiscais Eletrônicas e do DANFE Como não são permitidas divergências de informações entre esses dois documentos, é recomendado que seja utilizado um emissor de nota fiscal que também emita DANFE.

O QUE É CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO | CEDOC?

                                                                                     *Juan Cacio Peixoto 

  

As definições para Bibliotecas Especializadas e Centros de Documentação são muito semelhantes.

Ambos são considerados como unidades pertencentes a instituições governamentais, particulares ou associações formalmente organizadas com o objetivo de fornecer ao usuário a informação relevante de que ele necessita, em um campo específico de assunto.

Shera define a Biblioteconomia como o “conjunto de organismos, operações técnicas e princípios que dão aos documentos gráficos a máxima utilidade possível, e a utilidade social em benefício da humanidade”.

Teria então por objetivo acelerar a circulação das informações registradas em torno de um ou vários grupos de especialistas.

E. L. Brandy define Centro de Análise de Informação “uma unidade organizacional formalmente estruturada com o objetivo de adquirir, selecionar, armazenar, avaliar, analisar e sintetizar um corpo de informações, dentro de uma área bem definida e apresentar novas informações abalizadas, oportunas e úteis ‘a sociedade a qual se dirige”.

Para nós, Centro de Documentação e á “área organizacional estruturada, com o objetivo de selecionar, avaliar, armazenar, organizar e recuperar a informação”.

É importante ressaltar que a terminologia Centro de Documentação / CEDOC, vai ter conotação diferenciada dependendo do contexto na qual estiver inserida, ou seja, num escritório de advocacia, o CEDOC certamente existirá, mas sua documentação não será em sua maioria composta de documentação administrativa, mas sim, de processos em andamento, também conhecido como contencioso.

CEDOC implantado pela ACERVO.

O mesmo acontecerá em um consultório ou clinica médica, cujo CEDOC será composto por prontuário de pacientes.

Enfim, é prudente que ao ser mencionado o termo Centro de Documentação / CEDOC, que ele venha acompanhando de sua especialidade.

Objetivos do Centro de Documentação / CEDOC

Os objetivos do CEDOC devem estar expressos como sub-passos necessários para que a missão seja cumprida.

Principais Objetivos:

• Centralização e processamento técnico da documentação administrativa, técnica, bibliográfica etc.;

• Racionalização dos custos de processamento e manutenção do sistema de informação e documentação;

• Preservação da memória da empresa;

• Conscientização da empresa em relação ao uso e produção de informações;

• Análise crítica de informações bibliográficas com a finalidade de transforma-las em gerenciais;

A implantação do Centro de Documentação, requer um DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL  | DSA, da empresa, envolvendo todas as áreas, para analisar a viabilidade de sua implantação e a real situação da documentação a ser organizada.

O DSA, deve ser acompanhado por profissionais com experiência em Arquivologia, Biblioteconomia e Documentação, uma equipe multidisciplinar envolvida, garantirá o sucesso do Projeto.

                    *Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse www.acervo.com.br