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| O espaço deve ser planejado, de acordo com o mobiliário. |
Juan Cacio Peixoto*
Um bom planejamento requer
tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o
resultado final corresponda ao valor do investimento.
Compete ao profissional da
informação, determinar o espaço para o arquivo, de que necessita, tendo em
vista, tanto a quantidade de materiais, documentos, equipamentos, mobiliários
etc., que o arquivo deverá abrigar, as necessidades dos funcionários e dos
usuários, como as funções que ali serão desenvolvidas.
Compete ao arquiteto
projetar o espaço, não só perfeito do ponto de vista arquitetônico e estético,
mas que funcione eficiente e economicamente.
Compete ao profissional da
informação, dizer ao arquiteto como o prédio deverá ser, para propiciar o
desempenho desejado.
Não se pode esperar que o
arquiteto, conheça os requisitos de funcionamento de um Centro de Documentação,
Arquivo, Biblioteca, Museu etc., a não ser que ele, seja informado pelos
profissionais responsáveis.
Vamos delinear algumas
diretrizes para um bom planejamento do Arquivo:
Definição do local – Para a
estruturação do planejamento deverá ser previsto um local, onde deverão ser
avaliadas todas as possibilidades para a adequação da mesma, às necessidades da
área de arquivo.
· Acondicionamento/embalagens (caixas,
pastas etc.)
– Para a definição de um projeto de forma regular, deverão ser avaliadas as
variáveis de embalagens que serão armazenadas no local. Vale ressaltar que quanto
mais uniformes os volumes mais simples será a configuração da área.
· Estantes e arquivos
atuais
– Dependendo das condições atuais das estantes e arquivos, deverão ser
avaliadas as possibilidades de reaproveitamento.
· Avaliação de novas
necessidades
– O arquivo poderá ter características estáticas ou ativas, dependo da
necessidade da empresa. Além disso, este poderá abrigar outras mídias, além do
suporte em papel, devendo ser avaliadas caso a caso, cada necessidade.
· Mobília e bancadas – Dependendo do
arquivo, compartilhando o Corrente (consulta constante), Intermediário (menor freqüência
de consulta) e Permanente (guarda permanente), serão necessárias mobílias
especiais para o tratamento da documentação.
Mídias - Depois do
diagnóstico inicial, deverão ser apresentadas propostas de utilização ou
transposição de outras mídias além do papel, que necessitam de tratamento
específicos, além de condições ambientais diferenciadas.
Na construção do espaço
para arquivo, o processo básico de planejamento é enormemente complicado pela
complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem
guardados e protegidos, pelas necessidades dos funcionários e usuários, pelas
condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.
Boas construções, não
ocorrem simplesmente, mas são bem feitas mediante cuidadoso planejamento.
Cuide bem do espaço para o
arquivo, ele guarda a memória de sua empresa, com valor inestimável.
*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de
Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional,
para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br
