Cuidado no arquivar facilita tarefas

*Juan Cacio Peixoto

Os Arquivos só interessam aos Departamentos na medida em que facilita a disponibilidade e organização adequada dos documentos para guarda.

Se não houvesse a necessidade de arquivamento de determinados documentos por longo período de tempo, não haveria tanta preocupação com os arquivos.

Uma boa estrutura funcional depende de dois enfoques:

· Normas gerais orientadoras e rotinas para orientar as áreas, sem caráter de radicalidade, mais flexível e muito mais como subsídio.

· Clara e detalhada identificação dos documentos que se deve arquivar por prazos legais.

Trabalho conjunto com as áreas específicas, normalizando o manuseio e o arquivamento.

Torna-se evidente que o arquivo tende cada vez mais a tornar o aspecto de um instrumento de ação que permita disciplinar o fluxo de documentos, tornando-o mais atuante conforme as exigências da empresa.

O Arquivo Corrente, que é de maior utilização no dia a dia, deve ser organizado para:

· Encontrar tudo o que interessa;
· Compatibilizar a elevada eficiência, um razoável custo de instalação;
· Corresponda às exigências reais da empresa;
· Esteja em dia com as disposições vigentes em matéria legal e fiscal;

As operações dos documentos ativos compreendem:

· Análise;
· Seleção;
· Classificação;
· Codificação;
· Ordenação;
· Arquivamento;
· Controle de empréstimo;

A análise compreende a leitura do documento a fim de identificar os antecedentes, a continuidade, o assunto principal e secundários, se faz parte de dossiê, quais as referências cruzadas e onde será arquivado.

A seleção é feita através de leitura dos pareceres e despachos ou através de uma rotina preestabelecida, a fim de identificar o destino a ser dado ao documento.

Seleção, também, entende-se como identificação dos documentos a serem duplicados para atenderem a duas ou mais unidades simultaneamente.

A classificação compreende a ordenação dos documentos pelos assuntos, possibilitando sequenciar as pastas pelo método definido.

O sistema de classificação sempre acontece após a análise dos documentos.

A classificação representa uma exigência organizacional.

A codificação é uma seqüência normal de trabalho quando se define uma classificação por códigos, como decimal e/ou terminal etc.

Antes de se estabelecer qualquer codificação, verificar se ela é conveniente em termos de flexibilidade.

A ordenação dos documentos dentro das pastas, independente da ordenação das pastas nos arquivos.

O arquivamento representa a colocação das pastas nos arquivos pela identificação que consta nas projeções, baseado no Índice de Arquivo.

Facilidade e modernidade, mobiliários fazem a diferença no leiaute.

O controle de empréstimo, representa a movimentação de saída e devolução de pastas ou documentos, o que é feito sempre através de um formulário de Controle de Empréstimo de Documentos devidamente preenchido.

O arquivamento com critério, evita dores de cabeça e facilita a rotina dos colaboradores, o Arquivo é o Departamento, que deve ser melhor estruturado, porque, guarda a memória da empresa, por muito tempo, e, dele depende a localização da informação para tomada de decisão, que decidirá o futuro da empresa.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos