Bagunça nos papéis só dá prejuízo

Arquivos desorganizados afetam produtividade, irritam clientes e desestruturam a empresa

Flávia Marreiro
FREE-LANCE PARA A FOLHA 

Se para achar um documento ou uma informação você leva horas ou até dias, é sinal de que sua empresa não tem um arquivo bem organizado. O prejuízo virá a curto ou a longo prazo, dizem os consultores ouvidos pela Folha.

O tempo que um funcionário gasta para encontrar o papel requerido reduz a produtividade. Caso a solicitação seja de um cliente, o risco de perdê-lo se torna maior por causa da espera. Caso o documento seja necessário para uma auditoria fiscal, os valores das multas, em razão de eventual atraso, podem ser indigestos.

"Quem solicita um orçamento para compra não espera muito. Se a empresa demora para levantar as informações, o cliente busca o concorrente", diz Vadson do Carmo, gerente do Sebrae (Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), em Jundiaí (SP), que fez mestrado sobre sistemas de informação em empresas.

Para Juan Peixoto, da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização de documentos e arquivos de empresas, residências e escritórios, há 21 anos no mercado, a perda de tempo por conta desses entraves chega a 20%. "Encontramos essa média nas empresas."

A desorganização de documentos também impede contratos de fornecimento com empresas de grande porte. "Essas companhias exigem uma série de informações dos fornecedores para fechar negócio. Se todas elas não estão bem documentadas, a pequena não se insere na cadeia produtiva", afirma Carmo.

Dados decisivos
Além dos problemas do dia-a-dia, a falta de ordenação dos papéis pode ter reflexos mais profundos. "A organização melhora a qualidade de decisão do empresário, impede que ele repita procedimentos que já foram feitos e deram errado", afirma a professora do curso de biblioteconomia da USP (Universidade de São Paulo) Asa Fujino, 43. 

Segundo ela, organizar informação é mais do que arrumar bem o arquivo. Mesmo que todos os documentos estejam guardados em pastas e etiquetados, eles podem não obedecer à catalogação mais adequada à empresa.

Por exemplo, os dados sobre um fornecedor armazenados por data e não por produto comprado comprometem a ordem do arquivo. Se a companhia não consegue localizar o contato, pode perder dinheiro no negócio.

"Arquivo não é depósito nem almoxarifado. Não deve existir arquivo morto, aquele que fica no porãozinho e ninguém sabe o que está guardado lá", diz Vera Stefanov, Presidente do SINBIESP.

Casos extremos
A percepção de que algo não vai bem na organização das informações da empresa, no entanto, só aparece em situações-limite: papéis espalhados pelas mesas da companhia, prejuízos concretos ou falta de espaço para guardar a papelada acumulada.

"Há quem não saiba dados básicos, como o tempo durante o qual cada documento deve ser guardado, e acaba tendo problemas judiciais por causa disso", diz Suely dos Santos.

"Há clientes que jogam tudo fora. Outros guardam papéis desnecessários", afirma Juan Peixoto da Acervo Organização e Guarda de Documentos.

Certificação e exportações
Para as empresas que querem obter certificados de qualidade, como ISO, a organização de documentos e o registro de processos produtivos são pré-requisitos.

"Segundo a norma, deve ficar claro onde estão as informações e quem tem acesso a elas", diz Melvin Cymbalista, diretor da área de qualidade da Fundação Vanzolini, certificadora ISO.

Outra situação que exige organização documental são os trâmites de exportações. "O processo é ainda muito burocrático e quem não está organizado vai ficar de fora", afirma Santos.

Para ela, as pequenas são punidas de maneira severa com a desorganização. "Elas têm de executar os serviços e competir com as grandes com uma equipe de trabalho muito enxuta. Precisam estar organizadas para isso", diz.

Fonte: Jornal Folha de São Paulo