DICA DO DIA | CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO | CEDOC: ATRIBUIÇÕES

O Centro de Documentação | CEDOC deve atuar como coordenador das atividades de captação, catalogação, absorção, recuperação e divulgação das informações tecnológicas e, ainda, como coordenador das outras bibliotecas e/ou centros de documentação dentro da sua área de ação.

Cabe ao Centro de Documentação | CEDOC as seguintes atribuições:

·         Treinar, criar estímulos e conscientizar o pessoal técnico da empresa em relação ao objetivo primordial do Centro de Documentação;

·         Reunir, selecionar, sistematizar, organizar, arquivar e difundi a documentação bibliográfica e audiovisual que interessa às diversas áreas da Empresa;

·         Registrar e controlar todo material bibliográfico, isto é, os livros, periódicos, especificações de caráter tecnológico, material audiovisual;

·         Pesquisar, manter e divulgar a história das atividades específicas de sua área de ação;

·         Estimular a produção de documentos que registrem as experiências adquiridas através de:

·         Artigos técnicos – publicação interna e externa (assinaturas de revistas técnicas);

·         Comunicações internas – normas, relatórios, especificações técnicas, planejamento, plantas e desenhos, revistas técnicas que auxiliem os indivíduos a registrar e transmitir suas experiências;

·         Seminários e congressos com registro sistemático de suas conclusões;

·         Visitas e viagens de estágio com produção de relatórios e aquisições de informações;

·         Distribuir e divulgar, em âmbito regional e nacional, os estudos, levantamentos, propostas e resultados alcançados para soluções de problemas em suas áreas de ação;

·         Padronizar todo e qualquer material bibliográfico gerado na Empresa por meio de circulação interna e externa;

·         Facilitar e incentivar, ao máximo, o uso do Centro de documentação;

·         Empreender a pesquisa bibliográfica ampla;

·         Manter contato com entidades e órgãos afins, colaborando com organismos congêneres nacionais ou internacionais, para controle do intercâmbio de publicações e recebimento regular de informações necessárias;

·         Receber, acusar e agradecer as publicações periódicas por doação e permuta;

·         Organizar exposições de material relevantes;

·         Acessar bancos de dados nacionais e internacionais;

·         Preparar backup para fácil recuperação da informação via computador;

·         Elaborar backup de segurança do acervo;

·         Digitalização de documentos.

SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, organização de biblioteca e destruição segura de documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 | WhatsApp 11 98543-1356

O QUE É CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO | CEDOC?

                                                                                     *Juan Cacio Peixoto 

  

As definições para Bibliotecas Especializadas e Centros de Documentação são muito semelhantes.

Ambos são considerados como unidades pertencentes a instituições governamentais, particulares ou associações formalmente organizadas com o objetivo de fornecer ao usuário a informação relevante de que ele necessita, em um campo específico de assunto.

Shera define a Biblioteconomia como o “conjunto de organismos, operações técnicas e princípios que dão aos documentos gráficos a máxima utilidade possível, e a utilidade social em benefício da humanidade”.

Teria então por objetivo acelerar a circulação das informações registradas em torno de um ou vários grupos de especialistas.

E. L. Brandy define Centro de Análise de Informação “uma unidade organizacional formalmente estruturada com o objetivo de adquirir, selecionar, armazenar, avaliar, analisar e sintetizar um corpo de informações, dentro de uma área bem definida e apresentar novas informações abalizadas, oportunas e úteis ‘a sociedade a qual se dirige”.

Para nós, Centro de Documentação e á “área organizacional estruturada, com o objetivo de selecionar, avaliar, armazenar, organizar e recuperar a informação”.

É importante ressaltar que a terminologia Centro de Documentação / CEDOC, vai ter conotação diferenciada dependendo do contexto na qual estiver inserida, ou seja, num escritório de advocacia, o CEDOC certamente existirá, mas sua documentação não será em sua maioria composta de documentação administrativa, mas sim, de processos em andamento, também conhecido como contencioso.

CEDOC implantado pela ACERVO.

O mesmo acontecerá em um consultório ou clinica médica, cujo CEDOC será composto por prontuário de pacientes.

Enfim, é prudente que ao ser mencionado o termo Centro de Documentação / CEDOC, que ele venha acompanhando de sua especialidade.

Objetivos do Centro de Documentação / CEDOC

Os objetivos do CEDOC devem estar expressos como sub-passos necessários para que a missão seja cumprida.

Principais Objetivos:

• Centralização e processamento técnico da documentação administrativa, técnica, bibliográfica etc.;

• Racionalização dos custos de processamento e manutenção do sistema de informação e documentação;

• Preservação da memória da empresa;

• Conscientização da empresa em relação ao uso e produção de informações;

• Análise crítica de informações bibliográficas com a finalidade de transforma-las em gerenciais;

A implantação do Centro de Documentação, requer um DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL  | DSA, da empresa, envolvendo todas as áreas, para analisar a viabilidade de sua implantação e a real situação da documentação a ser organizada.

O DSA, deve ser acompanhado por profissionais com experiência em Arquivologia, Biblioteconomia e Documentação, uma equipe multidisciplinar envolvida, garantirá o sucesso do Projeto.

                    *Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse www.acervo.com.br