segunda-feira, 1 de dezembro de 2014

Arquivar documentos em espaço planejado e organizado

O espaço deve ser planejado, de acordo com o mobiliário.


Juan Cacio Peixoto*


Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento.

Compete ao profissional da informação, determinar o espaço para o arquivo, de que necessita, tendo em vista, tanto a quantidade de materiais, documentos, equipamentos, mobiliários etc., que o arquivo deverá abrigar, as necessidades dos funcionários e dos usuários, como as funções que ali serão desenvolvidas.

Compete ao arquiteto projetar o espaço, não só perfeito do ponto de vista arquitetônico e estético, mas que funcione eficiente e economicamente.

Compete ao profissional da informação, dizer ao arquiteto como o prédio deverá ser, para propiciar o desempenho desejado.

Não se pode esperar que o arquiteto, conheça os requisitos de funcionamento de um Centro de Documentação, Arquivo, Biblioteca, Museu etc., a não ser que ele, seja informado pelos profissionais responsáveis.

Vamos delinear algumas diretrizes para um bom planejamento do Arquivo:

    Definição do local – Para a estruturação do planejamento deverá ser previsto um local, onde deverão ser avaliadas todas as possibilidades para a adequação da mesma, às necessidades da área de arquivo.

·   Acondicionamento/embalagens (caixas, pastas etc.) – Para a definição de um projeto de forma regular, deverão ser avaliadas as variáveis de embalagens que serão armazenadas no local. Vale ressaltar que quanto mais uniformes os volumes mais simples será a configuração da área.

·   Estantes e arquivos atuais – Dependendo das condições atuais das estantes e arquivos, deverão ser avaliadas as possibilidades de reaproveitamento.

·    Avaliação de novas necessidades – O arquivo poderá ter características estáticas ou ativas, dependo da necessidade da empresa. Além disso, este poderá abrigar outras mídias, além do suporte em papel, devendo ser avaliadas caso a caso, cada necessidade.

·    Mobília e bancadas – Dependendo do arquivo, compartilhando o Corrente (consulta constante), Intermediário (menor freqüência de consulta) e Permanente (guarda permanente), serão necessárias mobílias especiais para o tratamento da documentação.

      Mídias - Depois do diagnóstico inicial, deverão ser apresentadas propostas de                     utilização ou transposição de outras mídias além do papel, que necessitam de                       tratamento específicos, além de condições ambientais diferenciadas.

Na construção do espaço para arquivo, o processo básico de planejamento é enormemente complicado pela complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas necessidades dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.

Boas construções, não ocorrem simplesmente, mas são bem feitas mediante cuidadoso planejamento.

Cuide bem do espaço para o arquivo, ele guarda a memória de sua empresa, com valor inestimável.


*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br