CURSO PAPELADA EM CASA - VIA INTERNET, GRATUITO, ATÉ 31 DE JANEIRO

Organização quer dizer “estar em ordem”, e isso significa que você deve localizar o que procura em poucos minutos. Crie uma rotina diária para a casa e com seus objetos pessoais.

Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar!

Casa limpa e organizada.

Este ano, me livro da bagunça.

São tantas metas e sonhos, vontades e focos, mas, ainda não concretizei o meu sonho de me tornar uma pessoa organizada.

A ACERVO, empresa especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993, atendendo empresas de todos os segmentos e portes, esta colocando 'a sua disposição o curso para você iniciar o ano organizado.

Basta acessar nosso site www.acervo.com.br e fazer a opção pelo curso PAPELADA EM CASA | VIA INTERNET, clique na Ficha de Inscrição, e nossa equipe entrará em contato para a liberação do curso.

Você poderá participar do curso em HORÁRIO LIVRE, o curso é liberado em Módulos, muito fácil da participar.

Veja abaixo, programa completo do curso e divulgue para os amigos, familiares, colegas de trabalho e em sua REDE SOCIAL, o curso estará disponível gratuitamente até o dia 31 de janeiro de 2017.

PROGRAMA

MÓDULO I – A PAPELADA X O SEU TEMPO
1.1- Introdução
1.2- Definição de Arquivo
1.3- Divisão do Arquivo Pessoal
1.4- Tipos de Documentos

MÓDULO II– PARA QUE GUARDAR TANTO PAPÉIS ?
2.1- Finalidade de cada documento?
2.2- Quanto tempo guardar o documento?
2.3- Jogue fora o desnecessário.
2.4- Cuidados com o Leão: Guarde os documentos

MÓDULO III – ORGANIZE PARA VOCÊ TRABALHAR TRANQUILO !
3.1- Metodologia de organização
3.2- Onde e como guardar?
3.3- Arquivamento do dia-a-dia
3.4- Dicas para não acumular papéis.
3.5- Conservação dos documentos

MÓDULO IV – FAÇA VOCÊ MESMO !
4.1- Pastas e caixas para organizar e guardar documentos
4.2- Planilha em Excel para controlar seus documentos
4.3- Mobiliários adequados para residências
4.4- Dicas para manutenção da organização

SERVIÇOS: Curso PAPELADA EM CASA, grátis até o dia 31 de janeiro de 2017, inscreva-se em nosso site www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e 98543-1356.

Cuidado no arquivar facilita tarefas

*Juan Cacio Peixoto

Os Arquivos só interessam aos Departamentos na medida em que facilita a disponibilidade e organização adequada dos documentos para guarda.

Se não houvesse a necessidade de arquivamento de determinados documentos por longo período de tempo, não haveria tanta preocupação com os arquivos.

Uma boa estrutura funcional depende de dois enfoques:

· Normas gerais orientadoras e rotinas para orientar as áreas, sem caráter de radicalidade, mais flexível e muito mais como subsídio.

· Clara e detalhada identificação dos documentos que se deve arquivar por prazos legais.

Trabalho conjunto com as áreas específicas, normalizando o manuseio e o arquivamento.

Torna-se evidente que o arquivo tende cada vez mais a tornar o aspecto de um instrumento de ação que permita disciplinar o fluxo de documentos, tornando-o mais atuante conforme as exigências da empresa.

O Arquivo Corrente, que é de maior utilização no dia a dia, deve ser organizado para:

· Encontrar tudo o que interessa;
· Compatibilizar a elevada eficiência, um razoável custo de instalação;
· Corresponda às exigências reais da empresa;
· Esteja em dia com as disposições vigentes em matéria legal e fiscal;

As operações dos documentos ativos compreendem:

· Análise;
· Seleção;
· Classificação;
· Codificação;
· Ordenação;
· Arquivamento;
· Controle de empréstimo;

A análise compreende a leitura do documento a fim de identificar os antecedentes, a continuidade, o assunto principal e secundários, se faz parte de dossiê, quais as referências cruzadas e onde será arquivado.

A seleção é feita através de leitura dos pareceres e despachos ou através de uma rotina preestabelecida, a fim de identificar o destino a ser dado ao documento.

Seleção, também, entende-se como identificação dos documentos a serem duplicados para atenderem a duas ou mais unidades simultaneamente.

A classificação compreende a ordenação dos documentos pelos assuntos, possibilitando sequenciar as pastas pelo método definido.

O sistema de classificação sempre acontece após a análise dos documentos.

A classificação representa uma exigência organizacional.

A codificação é uma seqüência normal de trabalho quando se define uma classificação por códigos, como decimal e/ou terminal etc.

Antes de se estabelecer qualquer codificação, verificar se ela é conveniente em termos de flexibilidade.

A ordenação dos documentos dentro das pastas, independente da ordenação das pastas nos arquivos.

O arquivamento representa a colocação das pastas nos arquivos pela identificação que consta nas projeções, baseado no Índice de Arquivo.

Facilidade e modernidade, mobiliários fazem a diferença no leiaute.

O controle de empréstimo, representa a movimentação de saída e devolução de pastas ou documentos, o que é feito sempre através de um formulário de Controle de Empréstimo de Documentos devidamente preenchido.

O arquivamento com critério, evita dores de cabeça e facilita a rotina dos colaboradores, o Arquivo é o Departamento, que deve ser melhor estruturado, porque, guarda a memória da empresa, por muito tempo, e, dele depende a localização da informação para tomada de decisão, que decidirá o futuro da empresa.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos

Bagunça nos papéis só dá prejuízo

Arquivos desorganizados afetam produtividade, irritam clientes e desestruturam a empresa

Flávia Marreiro
FREE-LANCE PARA A FOLHA 

Se para achar um documento ou uma informação você leva horas ou até dias, é sinal de que sua empresa não tem um arquivo bem organizado. O prejuízo virá a curto ou a longo prazo, dizem os consultores ouvidos pela Folha.

O tempo que um funcionário gasta para encontrar o papel requerido reduz a produtividade. Caso a solicitação seja de um cliente, o risco de perdê-lo se torna maior por causa da espera. Caso o documento seja necessário para uma auditoria fiscal, os valores das multas, em razão de eventual atraso, podem ser indigestos.

"Quem solicita um orçamento para compra não espera muito. Se a empresa demora para levantar as informações, o cliente busca o concorrente", diz Vadson do Carmo, gerente do Sebrae (Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), em Jundiaí (SP), que fez mestrado sobre sistemas de informação em empresas.

Para Juan Peixoto, da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização de documentos e arquivos de empresas, residências e escritórios, há 21 anos no mercado, a perda de tempo por conta desses entraves chega a 20%. "Encontramos essa média nas empresas."

A desorganização de documentos também impede contratos de fornecimento com empresas de grande porte. "Essas companhias exigem uma série de informações dos fornecedores para fechar negócio. Se todas elas não estão bem documentadas, a pequena não se insere na cadeia produtiva", afirma Carmo.

Dados decisivos
Além dos problemas do dia-a-dia, a falta de ordenação dos papéis pode ter reflexos mais profundos. "A organização melhora a qualidade de decisão do empresário, impede que ele repita procedimentos que já foram feitos e deram errado", afirma a professora do curso de biblioteconomia da USP (Universidade de São Paulo) Asa Fujino, 43. 

Segundo ela, organizar informação é mais do que arrumar bem o arquivo. Mesmo que todos os documentos estejam guardados em pastas e etiquetados, eles podem não obedecer à catalogação mais adequada à empresa.

Por exemplo, os dados sobre um fornecedor armazenados por data e não por produto comprado comprometem a ordem do arquivo. Se a companhia não consegue localizar o contato, pode perder dinheiro no negócio.

"Arquivo não é depósito nem almoxarifado. Não deve existir arquivo morto, aquele que fica no porãozinho e ninguém sabe o que está guardado lá", diz Vera Stefanov, Presidente do SINBIESP.

Casos extremos
A percepção de que algo não vai bem na organização das informações da empresa, no entanto, só aparece em situações-limite: papéis espalhados pelas mesas da companhia, prejuízos concretos ou falta de espaço para guardar a papelada acumulada.

"Há quem não saiba dados básicos, como o tempo durante o qual cada documento deve ser guardado, e acaba tendo problemas judiciais por causa disso", diz Suely dos Santos.

"Há clientes que jogam tudo fora. Outros guardam papéis desnecessários", afirma Juan Peixoto da Acervo Organização e Guarda de Documentos.

Certificação e exportações
Para as empresas que querem obter certificados de qualidade, como ISO, a organização de documentos e o registro de processos produtivos são pré-requisitos.

"Segundo a norma, deve ficar claro onde estão as informações e quem tem acesso a elas", diz Melvin Cymbalista, diretor da área de qualidade da Fundação Vanzolini, certificadora ISO.

Outra situação que exige organização documental são os trâmites de exportações. "O processo é ainda muito burocrático e quem não está organizado vai ficar de fora", afirma Santos.

Para ela, as pequenas são punidas de maneira severa com a desorganização. "Elas têm de executar os serviços e competir com as grandes com uma equipe de trabalho muito enxuta. Precisam estar organizadas para isso", diz.

Fonte: Jornal Folha de São Paulo