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domingo, 3 de dezembro de 2017

COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA

Juan Cacio Peixoto*

Nenhuma empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.

Todo Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades.

Dentro da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.

Existe, principalmente, a necessidade da centralização da informação e documentação, a fim de que os colaboradores que manipulam essa informação, dirijam-na, sob um critério padrão e responsável, a um mesmo objetivo que compreenderá a racionalização do trabalho do profissional da informação, a fim de que a informação chegue rápida, concisa e eficiente ‘aqueles que dela necessitam, e a centralização da informação e documentação fazendo com que a recuperação seja mais rápida e eficiente.
Implantação do Arquivo Central, na Fundação Parque
Tecnológico  Itaipu | FPTI em Foz do Iguaçu - PR.

Existe também a necessidade de uniformização de linguagem, classificação, manipulação e codificação das informações, o que resolveria o problema de recuperação das mesmas.

Deve-se considerar todos os tipos de documentos e todas as etapas de seu ciclo, não basta definir onde serão guardados os documentos, mas deve, também, preocupar-se com a forma de registro e acompanhamento de seu trâmite.

Preocupar com a organização do Arquivo, principalmente quando integrado a um sistema de racionalização de procedimentos, confere mais eficiência ‘as ações da empresa, passando a dispor de informações necessárias ‘a administração, reduzindo o desperdício de recursos humanos, materiais e financeiros, podendo ser ampliada a capacidade de ação empresarial.

Seguindo simples etapas de organização, ao final do trabalho, sua empresa obterá resultados bastante satisfatórios, a localização de documentos não será mais problema, a metodologia de organização padronizada e acúmulo desnecessário de documentos armazenados, foi totalmente eliminado com a definição dos prazos legais de guarda de cada item documental.



Etapa 1- Planejamento
Na construção de um arquivo, o processo básico de planejamento é enormemente complicado pela complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas necessidades dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.

Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento.

Etapa 2- Definição do espaço físico
Escolher o local para abrigar o arquivo da empresa, deverão ser avaliadas todas as necessidades para a sua adequação às novas necessidades, tanto física como estrutural.

Avaliadas as condições atuais serão identificadas às necessidades básicas para abrigar um quadro funcional que futuramente se utilizará à área.

Devido a grande concentração de carga que uma área de arquivo possui, os cuidados para uma avaliação estrutural deverão ser considerados. Desta forma, os obstáculos deverão ser também considerados, tais como escadas, rampas, elevadores e outros, que dificultem a movimentação dos volumes.


Etapa 3- Prazo de guarda de documentos
Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, este prazo representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documento que devem ter tempo de guarda específico, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originado-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

Etapa 4- Metodologia de organização
Carrinho de suporte para transporte de caixas
no Arquivo, utilizado no galpão da ACERVO.
A organização de arquivos inclui a classificação dos documentos, segundo um sistema planejado, o cuidado e a guarda dos mesmos em pastas que os protejam, a circulação controlada, utilizando o Controle de Empréstimo, o uso dos documentos na fase administrativa ativa e a destinação final dos documentos para destruição ou preservação, dependendo do valor que apresentem.

Etapa 5- Digitalização de documentos
A digitalização de documentos consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.

Etapa 6- Treinamento da equipe
Não deixe de treinar sua equipe na nova metodologia implantada, para garantir a continuidade do Sistema de Arquivo implantado. É o Certificado de Garantia.

Para competir e vencer no mercado, é necessário que a rapidez seja um dos objetivos estratégicos das empresas.

E, nesse contexto, três aspectos precisam receber atenção especial das empresas:

  • O processo produtivo;
  • As informações;
  • As decisões;

A otimização dos fluxos  do setor de produtivo, as informação e tomada de decisão e ainda, a interação entre eles, trará benefícios como:

  • Melhor qualidade;
  • Menor custo;
  • Melhor prazo de entrega;

É importante ressaltar que a rapidez é fruto não somente da otimização desses fluxos ou da interação entre os mesmos, mas produto da soma desses dois fatores, ou seja:
Arquivo Corrente, organizado pela ACERVO
 na Usina Colombo, na cidade de Ariranha - SP.

Rapidez = Fluxo + Integração

Não levam vantagem as empresas que investem em novas tecnologias se esquecendo de introduzir sistemas de produção com rapidez.

As decisões devem ser obtidas a partir de informações garantidas, objetivando um produto novo, eficiente e rápido.



Seria muito produtivo, recuperar todas estas informações, em um ARQUIVO ORGANIZADO.



*Bibliotecário e Sócio da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br

segunda-feira, 2 de janeiro de 2017

DICA DO DIA | CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO | CEDOC: ATRIBUIÇÕES

O Centro de Documentação | CEDOC deve atuar como coordenador das atividades de captação, catalogação, absorção, recuperação e divulgação das informações tecnológicas e, ainda, como coordenador das outras bibliotecas e/ou centros de documentação dentro da sua área de ação.

Cabe ao Centro de Documentação | CEDOC as seguintes atribuições:

·         Treinar, criar estímulos e conscientizar o pessoal técnico da empresa em relação ao objetivo primordial do Centro de Documentação;

·         Reunir, selecionar, sistematizar, organizar, arquivar e difundi a documentação bibliográfica e audiovisual que interessa às diversas áreas da Empresa;

·         Registrar e controlar todo material bibliográfico, isto é, os livros, periódicos, especificações de caráter tecnológico, material audiovisual;

·         Pesquisar, manter e divulgar a história das atividades específicas de sua área de ação;

·         Estimular a produção de documentos que registrem as experiências adquiridas através de:

·         Artigos técnicos – publicação interna e externa (assinaturas de revistas técnicas);
·         Comunicações internas – normas, relatórios, especificações técnicas, planejamento, plantas e desenhos, revistas técnicas que auxiliem os indivíduos a registrar e transmitir suas experiências;

·         Seminários e congressos com registro sistemático de suas conclusões;
·         Visitas e viagens de estágio com produção de relatórios e aquisições de informações;

·         Distribuir e divulgar, em âmbito regional e nacional, os estudos, levantamentos, propostas e resultados alcançados para soluções de problemas em suas áreas de ação;

·         Padronizar todo e qualquer material bibliográfico gerado na Empresa por meio de circulação interna e externa;

·         Facilitar e incentivar, ao máximo, o uso do Centro de documentação;

·         Empreender a pesquisa bibliográfica ampla;

·         Manter contato com entidades e órgãos afins, colaborando com organismos congêneres nacionais ou internacionais, para controle do intercâmbio de publicações e recebimento regular de informações necessárias;

·         Receber, acusar e agradecer as publicações periódicas por doação e permuta;

·         Organizar exposições de material relevantes;

·         Acessar bancos de dados nacionais e internacionais;

·         Preparar backup para fácil recuperação da informação via computador;

·         Elaborar backup de segurança do acervo;

·         Digitalização de documentos.



SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, organização de biblioteca e destruição segura de documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 | WhatsApp 11 98543-1356





segunda-feira, 1 de dezembro de 2014

Arquivar documentos em espaço planejado e organizado

O espaço deve ser planejado, de acordo com o mobiliário.


Juan Cacio Peixoto*


Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento.

Compete ao profissional da informação, determinar o espaço para o arquivo, de que necessita, tendo em vista, tanto a quantidade de materiais, documentos, equipamentos, mobiliários etc., que o arquivo deverá abrigar, as necessidades dos funcionários e dos usuários, como as funções que ali serão desenvolvidas.

Compete ao arquiteto projetar o espaço, não só perfeito do ponto de vista arquitetônico e estético, mas que funcione eficiente e economicamente.

Compete ao profissional da informação, dizer ao arquiteto como o prédio deverá ser, para propiciar o desempenho desejado.

Não se pode esperar que o arquiteto, conheça os requisitos de funcionamento de um Centro de Documentação, Arquivo, Biblioteca, Museu etc., a não ser que ele, seja informado pelos profissionais responsáveis.

Vamos delinear algumas diretrizes para um bom planejamento do Arquivo:

    Definição do local – Para a estruturação do planejamento deverá ser previsto um local, onde deverão ser avaliadas todas as possibilidades para a adequação da mesma, às necessidades da área de arquivo.

·   Acondicionamento/embalagens (caixas, pastas etc.) – Para a definição de um projeto de forma regular, deverão ser avaliadas as variáveis de embalagens que serão armazenadas no local. Vale ressaltar que quanto mais uniformes os volumes mais simples será a configuração da área.

·   Estantes e arquivos atuais – Dependendo das condições atuais das estantes e arquivos, deverão ser avaliadas as possibilidades de reaproveitamento.

·    Avaliação de novas necessidades – O arquivo poderá ter características estáticas ou ativas, dependo da necessidade da empresa. Além disso, este poderá abrigar outras mídias, além do suporte em papel, devendo ser avaliadas caso a caso, cada necessidade.

·    Mobília e bancadas – Dependendo do arquivo, compartilhando o Corrente (consulta constante), Intermediário (menor freqüência de consulta) e Permanente (guarda permanente), serão necessárias mobílias especiais para o tratamento da documentação.

      Mídias - Depois do diagnóstico inicial, deverão ser apresentadas propostas de                     utilização ou transposição de outras mídias além do papel, que necessitam de                       tratamento específicos, além de condições ambientais diferenciadas.

Na construção do espaço para arquivo, o processo básico de planejamento é enormemente complicado pela complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas necessidades dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.

Boas construções, não ocorrem simplesmente, mas são bem feitas mediante cuidadoso planejamento.

Cuide bem do espaço para o arquivo, ele guarda a memória de sua empresa, com valor inestimável.


*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br


sábado, 28 de dezembro de 2013

O QUE É CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO | CEDOC?

                                                                                     *Juan Cacio Peixoto 
  
As definições para Bibliotecas Especializadas e Centros de Documentação são muito semelhantes.

Ambos são considerados como unidades pertencentes a instituições governamentais, particulares ou associações formalmente organizadas com o objetivo de fornecer ao usuário a informação relevante de que ele necessita, em um campo específico de assunto.

Shera define a Biblioteconomia como o “conjunto de organismos, operações técnicas e princípios que dão aos documentos gráficos a máxima utilidade possível, e a utilidade social em benefício da humanidade”.

Teria então por objetivo acelerar a circulação das informações registradas em torno de um ou vários grupos de especialistas.

E. L. Brandy define Centro de Análise de Informação “uma unidade organizacional formalmente estruturada com o objetivo de adquirir, selecionar, armazenar, avaliar, analisar e sintetizar um corpo de informações, dentro de uma área bem definida e apresentar novas informações abalizadas, oportunas e úteis ‘a sociedade a qual se dirige”.

Para nós, Centro de Documentação e á “área organizacional estruturada, com o objetivo de selecionar, avaliar, armazenar, organizar e recuperar a informação”.

É importante ressaltar que a terminologia Centro de Documentação / CEDOC, vai ter conotação diferenciada dependendo do contexto na qual estiver inserida, ou seja, num escritório de advocacia, o CEDOC certamente existirá, mas sua documentação não será em sua maioria composta de documentação administrativa, mas sim, de processos em andamento, também conhecido como contencioso.

CEDOC implantado pela ACERVO.
O mesmo acontecerá em um consultório ou clinica médica, cujo CEDOC será composto por prontuário de pacientes.

Enfim, é prudente que ao ser mencionado o termo Centro de Documentação / CEDOC, que ele venha acompanhando de sua especialidade.

Objetivos do Centro de Documentação / CEDOC

Os objetivos do CEDOC devem estar expressos como sub-passos necessários para que a missão seja cumprida.

Principais Objetivos:

  • Centralização e processamento técnico da documentação administrativa, técnica, bibliográfica etc.;
  • Racionalização dos custos de processamento e manutenção do sistema de informação e documentação;
  • Preservação da memória da empresa;
  • Conscientização da empresa em relação ao uso e produção de informações;
  • Análise crítica de informações bibliográficas com a finalidade de transforma-las em gerenciais;

A implantação do Centro de Documentação, requer um DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL  | DSA, da empresa, envolvendo todas as áreas, para analisar a viabilidade de sua implantação e a real situação da documentação a ser organizada.

O DSA, deve ser acompanhado por profissionais com experiência em Arquivologia, Biblioteconomia e Documentação, uma equipe multidisciplinar envolvida, garantirá o sucesso do Projeto.


                    *Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse www.acervo.com.br