Juan Cacio Peixoto*
Nenhuma
empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações,
qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra
em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a
empresa e a própria sociedade.
Todo
Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da
empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades.
Dentro da empresa existe, portanto, a
necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das
áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura
apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.
Existe,
principalmente, a necessidade da centralização da informação e documentação, a
fim de que os colaboradores que manipulam essa informação, dirijam-na, sob um
critério padrão e responsável, a um mesmo objetivo que compreenderá a
racionalização do trabalho do profissional da informação, a fim de que a
informação chegue rápida, concisa e eficiente ‘aqueles que dela necessitam, e a
centralização da informação e documentação fazendo com que a recuperação seja
mais rápida e eficiente.
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| Implantação do Arquivo Central, na Fundação Parque Tecnológico Itaipu | FPTI em Foz do Iguaçu - PR. |
Existe
também a necessidade de uniformização de linguagem, classificação, manipulação
e codificação das informações, o que resolveria o problema de recuperação das
mesmas.
Deve-se
considerar todos os tipos de documentos e todas as etapas de seu ciclo, não
basta definir onde serão guardados os documentos, mas deve, também,
preocupar-se com a forma de registro e acompanhamento de seu trâmite.
Preocupar com a organização do Arquivo, principalmente
quando integrado a um sistema de racionalização de procedimentos, confere mais
eficiência ‘as ações da empresa, passando a dispor de informações necessárias
‘a administração, reduzindo o desperdício de recursos humanos, materiais e
financeiros, podendo ser ampliada a capacidade de ação empresarial.
Seguindo simples etapas de organização, ao final do
trabalho, sua empresa obterá resultados bastante satisfatórios, a localização
de documentos não será mais problema, a metodologia de organização padronizada
e acúmulo desnecessário de documentos armazenados, foi totalmente eliminado com
a definição dos prazos legais de guarda de cada item documental.
Etapa 1-
Planejamento
Na construção de um arquivo, o processo básico de
planejamento é enormemente complicado pela complexidade das funções envolvidas,
pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas necessidades
dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por
inúmeras outras considerações.
Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo,
paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao
valor do investimento.
Etapa 2- Definição do
espaço físico
Escolher
o local para abrigar o arquivo da empresa, deverão ser avaliadas todas as
necessidades para a sua adequação às novas necessidades, tanto física como
estrutural.
Avaliadas
as condições atuais serão identificadas às necessidades básicas para abrigar um
quadro funcional que futuramente se utilizará à área.
Devido
a grande concentração de carga que uma área de arquivo possui, os cuidados para
uma avaliação estrutural deverão ser considerados. Desta forma, os obstáculos
deverão ser também considerados, tais como escadas, rampas, elevadores e
outros, que dificultem a movimentação dos volumes.
Etapa 3- Prazo de
guarda de documentos
Com
o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, este prazo representa
para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental,
com a identificação de documento que devem ter tempo de guarda específico,
possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de
guarda permanente, originado-se a eliminação da papelada inútil com a
conseqüente liberação de espaços.
Etapa 4- Metodologia de
organização
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| Carrinho de suporte para transporte de caixas no Arquivo, utilizado no galpão da ACERVO. |
A
organização de arquivos inclui a classificação dos documentos, segundo um
sistema planejado, o cuidado e a guarda dos mesmos em pastas que os protejam, a
circulação controlada, utilizando o Controle de Empréstimo, o uso dos
documentos na fase administrativa ativa e a destinação final dos documentos
para destruição ou preservação, dependendo do valor que apresentem.
Etapa 5- Digitalização
de documentos
A
digitalização de documentos consiste na imagem do documento captada através de
escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou
microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não
existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há
codificação de cada letra do texto por um teclado.
Etapa 6- Treinamento da
equipe
Não
deixe de treinar sua equipe na nova metodologia implantada, para garantir a
continuidade do Sistema de Arquivo implantado. É o Certificado de Garantia.
Para competir e vencer no mercado, é necessário que
a rapidez seja um dos objetivos estratégicos das empresas.
E, nesse contexto, três aspectos precisam receber
atenção especial das empresas:
- O processo produtivo;
- As informações;
- As decisões;
A otimização dos fluxos do setor de produtivo, as informação e tomada
de decisão e ainda, a interação entre eles, trará benefícios como:
- Melhor qualidade;
- Menor custo;
- Melhor prazo de entrega;
É importante ressaltar que a rapidez é fruto não
somente da otimização desses fluxos ou da interação entre os mesmos, mas
produto da soma desses dois fatores, ou seja:
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| Arquivo Corrente, organizado pela ACERVO na Usina Colombo, na cidade de Ariranha - SP. |
Rapidez = Fluxo + Integração
Não levam vantagem as empresas que investem em novas
tecnologias se esquecendo de introduzir sistemas de produção com rapidez.
As decisões devem ser obtidas a partir de
informações garantidas, objetivando um produto novo, eficiente e rápido.
Seria muito produtivo, recuperar todas estas
informações, em um ARQUIVO ORGANIZADO.
*Bibliotecário e Sócio da Acervo Organização e Guarda de
Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br
