AFINAL, POSSO ELIMINAR DOCUMENTOS?

*Juan Cacio Peixoto

O que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano? Trinta anos atrás, quando a revolução informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios.

A se acreditar neles, o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabaria com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório.

Nos últimos cinqüenta anos, o consumo de papel, cresceu seis vezes, Na próxima década, vai aumentar mais 32%, alimentado principalmente pelo apetite das máquinas de fax,  impressoras e copiadoras que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas mais baratas e mais rápidas incentivam o uso do papel.

Assim como eu, nenhuma outra pessoa vive sem papel. 

A tantas vezes prevista sociedade sem papel não aconteceu e nunca vai acontecer.

O que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano? Antes de tomar decisão procure a orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações estratégicas.

A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.

Portanto, é de fundamental importância, que as empresas implantem a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais, separada por Departamento, com a definição do tempo de arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, técnico, legal e histórico.

Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, esta Tabela representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de informação sobre a história da organização.

Este importante instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas, deve ser sistematicamente atualizada.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

SÉRIE | RODA E AVISA - 100 ANOS DE CHACRINHA, OUÇA NA RÁDIO WEB ACERVO

A Rádio Web Acervo, estará transmitindo durante esta semana, a SÉRIE | RODA E AVISA - 100 ANOS DE CHACRINHA, comemorado no último dia 30.09, em 05 episódios, de segunda-feira a sexta-feira, a partir das 19h50. 

Trata-se de uma série especial, com 5 episódios, sobre o Centenário de Abelardo Barbosa, o Chacrinha, um dos mais importantes comunicadores da história do Rádio e da TV Brasileira.

Nos áudios, um Abelardo Barbosa que foge à imagem alegre e brincalhona que marcaram o personagem no rádio e na televisão. Em 1980, um Chacrinha irritado solta um palavrão e deixa o estúdio durante um programa que discutia o jabá. No segundo momento, num especial de carnaval gravado em 1984, ele fala sobre um problema de saúde que o afetava na época: a depressão.

Mesmo nessas situações, é possível reconhecer a figura do Chacrinha como o ícone de humor perspicaz que se tornou conhecido país afora e foi considerado o maior comunicador do Brasil. Outros momentos de sua trajetória são lembrados na entrevista com Denilson Monteiro, autor de Chacrinha, uma biografia. Chacrinha faleceu em 30 de junho de 1988 de infarto do miocárdio e insuficiência respiratória em decorrência de um câncer de pulmão.

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Para ouvir, acesse o link www.radiowebacervo.com.br

VALIDADE DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS FOI TEMA DE PALESTRA PARA SECRETÁRIAS

Posso eliminar os documentos depois de digitalizado?
O e-mail serve como prova legal? 
Na hora de aposentar, posso apresentar ao INSS, meus documentos no formato PDF? 

No futuro, como acessarei minha informação eletrônica? 
Como salvar as fotos digitais? O que é o Certificado Digital? Afinal, o documento eletrônico tem validade legal?

A palestra Validade de Documentos Eletrônicos, foi realizada na última  sexta-feira, 22 de setembro, no Vila Galé Resorts, na Praia de Guarajuba, Camaçari, BA, durante o o 23º Encontro Recicle de Secretárias 2017, realizado pela empresa RECICLE Treinamento, com sede na cidade de Salvador .  

O evento contou com a participação de aproximadamente 25 secretárias de vários estados do país, que puderam tirar dúvidas, sobre documento eletrônico e sua validade legal.

A palestra foi ministrada por Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário da ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993.

A sócia da Recicle, Donizette Maria, conta que a palestra contribuiu  muito, para entender o novo ambiente de trabalho, onde, o acúmulo desnecessário de papéis, pode ser substituído em muitos casos, por documento eletrônico, ocupando menos espaço e ganhando em agilidade na busca e localização, quando há solicitação, além de trabalhar em qualquer lugar do mundo, com acesso via web.

Foi abordado também, a Lei 12.682, conhecida como a Lei da Digitalização, que permite a digitalização de documentos, mas, não a destruição de documentos, com muitas dúvidas, a Lei foi amplamente debatida.

Uma dica essencial é que todo o documento tem prazo legal de guarda, portanto, antes de digitalizar, pensando em destruir o documento em papel, é importante conhecer a legislação que define a temporalidade documental.

O GED é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e arquivos já criados na forma digital.

A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos cinco mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. 

Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel. 

Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:

·         Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos;

·         Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento;

·         Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.

A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.

Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.

Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento.

Esta palestra poderá ser realizada em sua empresa, entre em contato através do fone 11 2821-6100 | e-mail comercial@acervo.com.br ou www.acervo.com.br e solicite uma proposta sem compromisso, a implantação de uma boa Gestão Eletrônica de Documentos, é essencial para o crescimento de seu negócio.

CONHECENDO DOCUMENTOS III: O QUE É RECIBO DE ALUGUEL?

*Juan Cacio Peixoto

Através do recibo de aluguel, o proprietário de um imóvel atesta que recebeu determinada quantia da pessoa que o aluga - denominado locatário -, referente ao preço do aluguel e das demais taxas existentes.

Em posse deste documento, o locatário poderá, posteriormente, comprovar que quitou o referido valor, caso, por qualquer motivo, o locador venha a lhe cobrar novamente a antiga dívida.

PRAZO DE GUARDA

O Recibo de aluguel, deve ser guardado por um período de 5 anos, após o ano da entrega da Declaração do Imposto de Renda.

Veja o exemplo da Declaração de Imposto de Renda - Exercício Fiscal de 2016, entregue em 2017:

ANO DA DECLARAÇÃO 2017	2018	2019	2020	2021	2022
PRAZO DE GUARDA 1 ANO	2 ANOS	3 ANOS	4 ANOS	5 NOS	6 ANOS

Portanto, o Recibo de Aluguel, exercício de 2016, deverá ser guardado por um período de 6 anos, podendo ser eliminada a partir de 01 de janeiro de 2023, precisa esperar cumprir o exercício fiscal até 31 de dezembro de 2022.

OUTROS NOMES DO DOCUMENTO:

• Comprovante de pagamento de aluguel;
• Certificado de pagamento de locação;
• Comprovante de quitação de aluguel de imóvel residencial;
• Declaração de pagamento de aluguel de imóvel comercial;
• Atestado de recebimento de valor em dinheiro para pagamento de aluguel;
• Recibo de pagamento de aluguel;
• Recibo de quitação de aluguel;
• Demonstrativo de pagamento de aluguel.

A guarda do Recibo de Aluguel, pelo prazo legal, é necessário para apresentar em possível solicitação da Receita Federal do Brasil, ou em casos de fazer prova na JUSTIÇA.

Todo documento tem um prazo legal de guarda, e cabe a cada cidadão, guardar em condições de fácil acesso, preservado e organizado, conforme determina a legislação do IR.

Vale lembrar que o contrato de locação e declarações referentes, que devem permanecer em posse do locatário durante todo o período de locação, até a desocupação do imóvel e recebimento do termo de entrega das chaves.

Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, no mercado desde 1993 e Atendimento Nacional. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

ACERVO E RECICLE FIRMAM PARCERIA PARA REALIZAÇÃO DE CURSO DE ARQUIVO EM SALVADOR/BA

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na Gestão de Documentos, firmou, uma importante parceria com a RECICLE Treinamento Profissional, com sede na cidade de Salvador, para a realização do curso "Organização do Arquivo Contábil, Fiscal, RH e Administrativo" nos dias 19 e 20 de setembro, com carga horária de 16 horas na cidade de Salvador/BA.

Fundada em janeiro de 1993, a RECICLE Treinamento Empresarial, surgiu da união de profissionais egressos de outras empresas, somando uma longa experiência de seus sócios, testados pela permanente atuação na área de Desenvolvimento Humano.

Para a Diretora da RECICLE, Donizette Marya Carneiro, é uma parceria que vai gerar grandes resultados para os profissionais da Região Nordeste, com menor custos de deslocamento, o curso era oferecido somente no estado de São Paulo, em época de contenção de gastos, o curso é muito bem vindo, neste momento econômico que vive o país, além de ser um curso voltado para todos os segmentos de empresas e portes, todos precisam de documentos arquivados em local de fácil acesso, para a tomada de decisão.

Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário e Facilitador do curso,  afirma que é um curso de grande importância para as pessoas que buscam qualificação profissional, e assim conquistarem melhor competitividade no mercado de trabalho, além de ser um bom momento, para colocar a documentação em ordem, preparando para um ano novo que se aproxima.

Novas parcerias serão realizadas entre ACERVO e RECICLE para a realização de outros cursos, voltados para a Gestão de Documentos.

De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Gestão de Documentos consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Os interessados deverão entrar em contato com a RECICLE no horário de 9h00 'as 18h00 de segunda-feira a sexta-feira, para realização da inscrição, através do fone 71 3027-0135 / 99984-1006, www.treinamentorecicle.com.br ou contato@treinamentorecicle.com.br  

As vagas são limitadas, antecipe sua inscrição.

CONHECENDO DOCUMENTOS II: O QUE É O DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. 

Tem as seguintes funções:

• conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);

• acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);

• auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;

• substituir as notas fiscais modelo 1/1A nas situações em que era exigida como no caso de compensação de crédito.

Fonte: http://portalnfe.fazenda.mg.gov.br

DIFERENÇA ENTRE ARRUMAR E ORGANIZAR ARQUIVOS E DOCUMENTOS

*Juan Cacio Peixoto

Muitas empresas de todos os segmentos e portes nos procuram pedindo socorro para organizar o Arquivo, devido as dificuldades em localizar documentos para atender 'as necessidades do dia a dia, aposentadoria de ex-funcionários, fiscalização ou atendimento 'as Normas ISO, que exigem a documentação organizada para obter a Certificação.

Como todos nós já sabemos, as empresas não querem investir como é necessário no trabalho de organização do arquivo, 'as vezes, nos pedem uma "arrumada" ao invés de uma excelente organização, com metodologia de organização baseada nos ensinamentos da Arquivologia.

Porém, tudo que é feito de forma planejada, organizada e com técnicas já consagradas tem chances de funcionar e prosseguir com a metodologia implantada.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993, sempre propõe o Projeto de Organização de Arquivos e Documentos, que é o melhor caminho para a Gestão Documental Empresarial, como forma de convencimento na aquisição dos serviços, explicamos para os potenciais clientes, a diferença entre arrumar e organizar arquivos e documentos, como detalhado a seguir:

ARRUMAR	ORGANIZAR
BONITO.    Você pode até comprar umas caixas ou pastas coloridas e separar os departamentos por cores, porém, somente as cores não ajudarão	FUNCIONAL.   Uma boa identificação da tipologia documental, em visores com letras maiores, facilitará o acesso a informação, mais a identificação dos departamentos por cores, facilita o acesso aos documentos.
AGRADÁVEL.   Mobiliários novos deixam o ambiente muito agradável, mas, sem a identificação ou sinalização dos mesmos, ficaremos perdidos neste ambiente.	PRÁTICO.        Faça sinalização nos corredores e estanterias ou nos arquivos de gavetas, utilize números para a identificação, utilize placas em acrílico, com letras maiores para facilitar a visualização.
ESTÉTICO. Já trabalhamos com arquivos deslizantes, com uma visão no ambiente excelente, porém, no seu interior, uma bagunça.	LÓGICO. No arquivo deslizante os documentos devem ser organizados com critérios que facilitem o acesso, aproveitando o mobiliário, que tem por principal objetivo, otimizar o espaço físico e aumento de capacidade.
SUBJETIVO. Elimine pastas com títulos DIVERSOS, OUTROS, MISCELÂNEAS (mistura) e outras, somente você sabe o que está arquivado nas mesmas.	RACIONAL. O título do documento é analisado criteriosamente, definindo a tipologia documental correta, para elaborar etiqueta de identificação.
SOLUÇÃO IMPESSOAL. Você sabe onde tudo está arquivado, guarda tudo na sua "cabeça".	SOLUÇÃO EMPRESARIAL. Elabore um bom Índice/Inventário do Arquivo e cadastre todo o conteúdo das pastas, caixas etc.
INSTINTO. Recebeu um catálogo e abre a pasta de CATÁLOGOS.	METODOLOGIA. Identifique o conteúdo de cada documento recebido ou produzido pela empresa, facilitará muito quando necessitar dos mesmos.
VOLÚVEL. Mudei de idéia, aquela pasta de CATÁLOGOS, vou mudar para pasta de FORNECEDORES, já sei, todos os catálogos estão ali arquivados.	PERMANENTE. Defina uma metodologia de arquivamento que possa aperfeiçoar gradativamente até atingir o melhor para sua empresa. Elabore o Manual de Procedimentos de Arquivo e Documentos.

Para desenvolvimento de um bom trabalho de organização do arquivo,  exige a realização do Diagnóstico da Situação Atual/DSA para a definição de metodologia de organização, que atenda 'as reais necessidades do negócio da empresa, uma boa organização, exige profundo conhecimento de necessidades de material, equipamentos, mobiliários, metodologia e critérios para implantação da Gestão Eletrônica de Documentos, portanto, arrumar é rápido e fácil, mas, organizar, demanda tempo e metodologia planejada, porém, a qualidade é garantida e duradoura.

Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, no mercado desde 1993. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

CONHECENDO DOCUMENTOS I: O que é o CT-e | Conhecimento de Transporte Eletrônico

Podemos conceituar o Conhecimento de Transporte Eletrônico como sendo um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário). Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção e autorização de uso, pelo Fisco.

Atualmente a legislação nacional permite que o CT-e substitua os seguintes documentos utilizados pelos modais para cobertura de suas respectivas prestações de serviços:

• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
• Conhecimento Aéreo, modelo 10;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.
  

Os documentos que não foram substituídos pelo CT-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

O emitente e o tomador do CT-e deverão conservar o documento eletrônico em arquivo digital pelo prazo previsto na legislação, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código ?57? na escrituração do CT-e para identificar o modelo.

Fonte: www.fazenda.gov.br

DICA DO DIA III: SENSO DE LIMPEZA

SENSO DE LIMPEZA. Bem-estar da equipe e do pessoal, conservação dos equipamentos e acessórios, prevenção de acidentes, redução de desperdícios e principalmente boa imagem perante o cliente. 

Organize Mais e Melhor. ACERVO24 anos.

Para conhecer nossos serviços em Gestão de Documentos e Arquivos, acesse www.acervo.com.br

DICA DO DIA II: PESSOA MULTITAREFA

PESSOA MULTITAREFA. Atuar como uma pessoa "multitarefa" pode comprometer, e muito, a sua produtividade. Pesquisa realizada na Universidade de Stanford aponta que pessoas "multitarefas" são menos produtivas do que aquelas que fazem uma coisa de cada vez. Foi descoberto pelos pesquisadores que quando você se põe a fazer duas coisas ao mesmo tempo, seu cérebro não tem capacidade para executar ambas as tarefas com sucesso.

Organize Mais e Melhor. ACERVO 24 anos.

Para saber mais, acesse nossas soluções em www.acervo.com.br

DICA DO DIA I: 5s

Etapa inicial e base para implantação da qualidade total, a metodologia 5S é assim chamada devido à primeira letra de 5 palavras japonesas: Seiri (Utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Shitsuke (Disciplina) Seiketsu (higiene).

SENSO DE ECONOMIA. Aplique em todo ambiente de trabalho. Evite desperdícios e retrabalhos. Quem sabe quanto gasta, sabe quanto ganha. 

Organize Mais e Melhor. ACERVO 24 anos. 

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ACERVO E SINDICATO DOS CONTABILISTAS/SINDCONT FIRMAM PARCERIA PARA BENEFICIAR EMPRESAS CONTÁBEIS

Uma das atividades principais de qualquer empresa, independente do porte ou segmento, é a organização de documentos, afinal,  papelada arquivada em local indevido é sinônimo de perda de tempo, falta de praticidade e retrabalho.

Sabendo disso, o Sindicato dos Contabilistas de São Paulo - SINDCONT firmou parceria com a ACERVO Organização e Guarda de Documentos,  oferecendo descontos de 10% nos serviços de guarda, organização e digitalização de arquios e documentos.

Para cada necessidade, a ACERVO oferece um PLANO diferenciado, facilitando a contratação dos serviços, por empresas de qualquer porte.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, está no mercado desde 1993, oferecendo soluções que facilitam a organização das empresas, com serviços de organização de arquivos e documentos, digitalização de documentos, guarda de arquivos, destruição segura de documentos e cursos voltados a Gestão de Documentos e Arquivos.

A matéria-prima da empresa/escritório contábil é o "documento", portanto, mantê-lo organizado, é fator fundamental para a produtividade de seus colaboradores.

A ACERVO ainda proporciona cursos que ajudam a manter os serviços de organização em dia e em condições de atender solicitações do cliente, fiscalização e eventuais problemas na Justiça Trabalhista, com método muito simples de aplicar.

Para saber mais, acesse nosso site www.acervo.com.br ou 11 2821-6100.

O DESAFIO DE FAZER A MUDANÇA DA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA

*Fábio Ferreira Peixoto

Quando falamos de mudança, ficamos preocupados, pois o processo de transferência poderá ser traumático, se não tomarmos alguns cuidados ou não planejarmos todas as etapas da mudança. A palavra mudança, envolve vários processos como: empacotamento de objetos em sacos bolha, caixas de papelão, papel de jornal, fita adesiva para que nada se solte, contratação de caminhão, que comporte todo o volume de materiais a ser transportado, carregar os objetos para o caminhão, retirar os materiais no destino final e por fim desembalar tudo e organizar no novo espaço.

Não esquecendo ainda que, uma equipe envolvida e liderada por profissionais experientes, faz a diferença no sucesso da mudança.

E quando essa mudança envolve apenas documentos? Como fazer o planejamento? Que tipos de materiais utilizar? Como desmontar as estantes de aço? Como embalar a documentação? E depois como voltar tudo no mesmo lugar após o transporte?

Neste sentido a Acervo Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada em Gestão da Informação e Documentação, no mercado desde 1993, desenvolveu técnicas para mudança de Arquivos e Bibliotecas, de acordo com a necessidade de cada CLIENTE, observando sempre, o cuidado especial com o acervo a ser transportado.

 O objetivo é de transportar toda a documentação de maneira que preserve o acervo de qualquer dano, bem como a ordenação inicial. Isto é, de onde o documento saiu, irá voltar novamente para o seu devido local de origem. Fazemos todo o planejamento inicial visando o endereço de origem A para o endereço de destino B e a realocação de todo o acervo.

Quais serão os tipos de materiais que acondicionarão a documentação para que nada seja danificado. O cuidado com a ordem inicial da documentação é extremamente importante, visto que, fazer uma mudança desorganizada, poderá destruir anos de trabalho. Isso é claramente visto em mudanças de bibliotecas, onde o Bibliotecário, demorou anos para catalogar, classificar, indexar e ordenar cada exemplar nas estantes.

Esse trabalho também é desenvolvido em parceria com a instituição que contrata os serviços. A ACERVO trabalha em parceria com o CLIENTE, procurando colocar em prática, exatamente aquilo que o cliente planejou para o desenvolvimento deste projeto prestando todo apoio e nossa experiência.

No último trabalho que desenvolvemos em uma Biblioteca Universitária, com acervo de 38.000 mil exemplares, o objetivo foi retirar os exemplares da Biblioteca para que a mesma fosse reformada, onde executamos todas as etapas desde o encaixotamento da documentação e transferência para um espaço  no mesmo prédio, determinado pelo cliente.

Quando a reforma da Biblioteca foi concluída, nossa equipe retornou, para reposicionar as prateleiras e os exemplares para o mesmo local de origem. Porém, houve uma alteração no leiaute das estantes da Biblioteca, foi necessário fazer o processo que chamamos de “reposicionar os livros”. Isto é, os livros de uma determinada estante não seria mais posicionados naquele local de origem, sendo necessário, redimensionar uma série de bandejas, conforme a medida dos exemplares. Ufa, no fim das contas deu tudo certo. O processo foi feito em 8 dias.

Esse processo de mudança da Biblioteca foi realizado no período de férias, o que facilitou muito o desenvolvimento do trabalho, devido ao espaço utilizado pelos alunos, foi utilizado para executar o trabalho de preparação/fechamento das caixas e transporte e das mesmas.

A experiência em várias mudanças com acervo ainda maior, facilitou o cumprimento do prazo contratado e entrega dos exemplares em ordem nas estantes, antes do início das aulas, o que deixou o CLIENTE, muito tranqüilo, que era a maior preocupação nas "volta 'as aulas" tudo deveria estar em seu devido lugar e em funcionamento normal.

Planejamento, experiência e foco nos resultados, é essencial quando falamos de mudança de Arquivo,Biblioteca ou Centro de Documentação, e uma equipe liderada por profissionais preparados para esta finalidade.

*Arquivista pela Universidade Estadual Paulista | UNESP. É Diretor de Projetos da Acervo Organização e Guarda de Documentos. Para saber mais, acesse

www.acervo.com.br

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