Posso eliminar os documentos depois de digitalizado?O e-mail serve como prova legal?
Na hora de aposentar, posso apresentar ao INSS, meus documentos no formato PDF?
No futuro, como acessarei minha informação eletrônica?
Como salvar as fotos digitais? O que é o Certificado Digital? Afinal, o documento eletrônico tem validade legal?
A palestra Validade de Documentos Eletrônicos, foi realizada na última sexta-feira, 22 de setembro, no Vila Galé Resorts, na Praia de Guarajuba, Camaçari, BA, durante o o 23º Encontro Recicle de Secretárias 2017, realizado pela empresa RECICLE Treinamento, com sede na cidade de Salvador .
O evento contou com a participação de aproximadamente 25 secretárias de vários estados do país, que puderam tirar dúvidas, sobre documento eletrônico e sua validade legal.
A palestra foi ministrada por Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário da ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993.
A sócia da Recicle, Donizette Maria, conta que a palestra contribuiu muito, para entender o novo ambiente de trabalho, onde, o acúmulo desnecessário de papéis, pode ser substituído em muitos casos, por documento eletrônico, ocupando menos espaço e ganhando em agilidade na busca e localização, quando há solicitação, além de trabalhar em qualquer lugar do mundo, com acesso via web.
Foi abordado também, a Lei 12.682, conhecida como a Lei da Digitalização, que permite a digitalização de documentos, mas, não a destruição de documentos, com muitas dúvidas, a Lei foi amplamente debatida.
Uma dica essencial é que todo o documento tem prazo legal de guarda, portanto, antes de digitalizar, pensando em destruir o documento em papel, é importante conhecer a legislação que define a temporalidade documental.
O
GED é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de
forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias,
como papel, microfilme, som, imagem e arquivos já criados na forma digital.
A
humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos
cinco mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses.
Cada
vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International
– Association for Information and Image Management International, EUA, a maior
associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações
dos Estados Unidos estavam em papel.
Essa
avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:
·
Um
executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos;
·
Faz-se,
em média, 19 cópias de cada documento;
·
Gasta-se
US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.
A
imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e
comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil
imagens.
Quinhentas
páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.
Um
arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em
média 10 mil imagens de documento.
Esta palestra poderá ser realizada em sua empresa, entre em contato através do fone 11 2821-6100 | e-mail comercial@acervo.com.br ou www.acervo.com.br e solicite uma proposta sem compromisso, a implantação de uma boa Gestão Eletrônica de Documentos, é essencial para o crescimento de seu negócio.
