CURSO GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS NA UNIVASF EM PETROLINA/PE

A ACERVO através do seu instrutor Juan Cacio Peixoto, ministrou o curso Gestão de Documentos Públicos, para 25 servidores da Universidade Federal do Vale do São Francisco - UNIVASF, no período de 26 a 29 de julho, com carga horária de 24 horas na cidade de Petrolina/PE.

ACERVO capacitou servidores da UNIVASF com
o curso Gestão de Documentos Públicos.

Primeira Universidade Federal a ter sua sede implantada no interior do Nordeste, a Univasf surgiu com a missão de levar o ensino público superior de qualidade ao Semiárido, numa proposta ousada de estar presente, desde a sua origem, em três dos nove estados da Região Nordeste. Assim, foi criada pelo presidente Fernando Henrique Cardoso, em 2002, por meio da Lei N° 10.473, de 27 de junho de 2002, a Fundação Universidade Federal do Vale do São Francisco (Univasf), com sede na cidade de Petrolina, em Pernambuco. 

O curso teve como objetivos capacitar servidores de todos os Departamentos, na aplicação da Gestão de Documentos Públicos.

Ativa participação dos servidores nos trabalhos
 práticos  desenvolvidos em grupo.

Orientar a construção de plano de classificação e tabela de temporalidade fundamentada por uma metodologia de trabalho de simples compreensão e de fácil aplicação, para fortalecer as ações de gestão de documentos digitais e físicos e reduzir as massas documentais, privilegiando guardar apenas aqueles de valor para a instituição.

O curso foi baseado nas modernas técnicas arquivísticas, para a organização do Arquivo, com critérios de organização através de Normas Técnicas, que possibilitarão aplicação imediata na UNIVASF.

Cumprindo seu papel de disseminar as informações e trocas de experiências, a ACERVO contribuiu mais uma vez para a capacitação de servidores públicos, onde a necessidade de trabalhar com mais organização e produtividade é uma meta a ser atingida após a implantação da Gestão de Documentos e Arquivos, com a padronização do método de trabalho.

Vale destacar o grande interesse no assunto demonstrado pela turma e a ativa participação nos trabalhos práticos desenvolvidos durante a capacitação.

Atender a Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico, dando ênfase ao Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade Documental, que define prazos de guarda para o acervo acadêmico.

Sua empresa também poderá contratar este treinamento, mais informações através do fone 11 2821-6100 e WhatsApp 11 98543-1356 ou comercial@acervo.com.br

REPORTAGEM ESPECIAL | TEMA: NÃO COMPARTILHE, OUÇA NA RÁDIO WEB ACERVO

A internet ainda é considerada por muitos como um território livre e sem leis. Mas a grande rede é alvo de discussões acaloradas sobre os limites e as responsabilidades de seus usuários.

Qual o impacto da divulgação de uma notícia falsa? E o resultado do compartilhamento de uma imagem sem autorização? Imagens de pessoas mortas,  de acidentes e de enfermos podem ser replicadas nas redes sociais?

Questões como essas serão tratadas na Reportagem Especial "Não Compartilhe" dos jornalistas Maurício de Santi e Rodrigo Resende. A reportagem conta com opiniões de especialistas em desvendar boatos da internet, pessoas atingidas por notícias falsas, psicólogas e juristas que tratam do assunto.

Programa produzido pela Rádio Senado, será reprisado pela Rádio Web Acervo, neste domingo, dia 08 de janeiro, 'as 10h30 e 19h30, acesse para ouvir em www.radiowebacervo.com.br

10 DICAS PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS NO INÍCIO DO ANO

Juan Cacio Peixoto*

Na rotina do dia a dia, produzimos e recebemos um grande volume de documentos para arquivar.

Imediatamente, perguntamos, devo arquivar ou eliminar? Se é para arquivar, qual melhor método de arquivamento que facilitará no momento que solicitarem?

Quem poderá orientar na metodologia de organização do arquivo, devido a variedade de tipos documentais, com necessidades diferentes de busca?

Muitas vezes, nos deparamos com título de pastas ou caixas, com o título “DIVERSOS”, que tem dificultado ainda mais a busca pelo documento arquivado, porque, nesta pasta tem de tudo e mais um pouco, sem ordem e com documento para eliminar.

Enumeramos algumas dicas para facilitar a rotina do seu trabalho, torná-lo mais eficaz e produtivo, garantindo a sua tranqüilidade no momento de proceder o arquivamento.

Coloque em prática:

P Separe os documentos pertencentes a diferentes tipos:

• †  Correspondência Pessoal
• †  Comercial
• †  Relatório
• † Artigo de Jornal ou Literatura Técnica
• †  Administrativo

ü    Elimine o desnecessário, seguindo normas internas, o procedimento ideal, é elaborar a Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento de cada documento no arquivo;

P Verifique os documentos que estejam grampeados, para ver se eles realmente devem ser arquivados juntos;

P Tire todos os clips e grampos, se possível, isto, facilitará no futuro, a digitalização dos documentos;

P Anote a lápis no canto superior direito do documento, o titulo da pasta ou caixa arquivo que será arquivado o documento;

P Ordene pelo método de arquivamento definido;

P Verifique se o documento que você deseja arquivar, já existe pasta ou caixa contendo os mesmos;

P Proceda o arquivamento;

P Inclua os novos assuntos no Índice de Arquivo;

P Abra uma caixa de entrada para os documentos que não foram arquivados durante o dia; 

Seu dia ficará mais produtivo, porque, tudo que precisar, já estará em seu devido lugar, sua equipe não ficará irritada procurando documentos em vários lugares.

TODA a criação de Deus reflete ordem. Uma “simples” célula de fermento, por exemplo, é uma maravilha de organização. Ela tem praticamente o mesmo número de componentes de um Boeing 777. Ainda assim, cada um deles tem um lugar específico e se encaixa numa esfera de apenas 5 mícrons de diâmetro. Mas, ao contrário dos aviões a jato, as células do fermento podem se reproduzir. Que ordem e organização maravilhosas! — 1 Coríntios 14:33.

Sucesso. Organize mais e melhor.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional. Para saber mais, acesse o www.acervo.com.br

SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br

DICA DO DIA | ARQUIVO: HISTÓRICO E OBJETIVOS

A história dos Arquivos pode ser abordada sob diferentes ângulos. O conteúdo dos documentos e a concepção que deles se fez constituem aspectos que nos esclarecem sobre o papel que eles desempenharam, bem como sobre o lugar que eles ocuparam nas diferentes civilizações. 

Os suportes em que foi registrada a informação administrativa apresentam também um grande interesse. 

Para além de mudarem ao longos dos anos, condicionaram o seu armazenamento, a sua conservação e a sua utilização futura e exigiram o desenvolvimento de uma especialização apropriada. Um e outro ilustram ‘a sua maneira a história da profissão e da disciplina.

Há dúvidas quanto a origem do termo arquivo.

Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia, com a denominação de "arche", atribuída ao Palácio dos Magistrados.

Daí evoluiu para o "archion", local de guarda e depósito e outros títulos.

As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos, como depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das empresas e indivíduos.

Os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos.

Quando não mais atendiam a estas exigências eram transferidos para museus e bibliotecas.

Surgiu daí a idéia de arquivo administrativo e histórico.

Arquivo é a organização da informação, de tal forma, que possa ser recuperada rapidamente quando solicitada.

Arquivar é guardar em arquivo.

FONTE: Apostila do curso Organização de Arquivo - Básico 

SERVIÇOS: A ACERVO é especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e 98543-1356

CONTRACHEQUES SEM ASSINATURA SÃO CONSIDERADOS INVÁLIDOS PARA COMPROVAR A EVOLUÇÃO SALARIAL

(Sex, 21 Out 2016 08:23:00)

A Segunda Turma do Tribunal Superior do Trabalho determinou que o cálculo das diferenças salariais pretendidas por um lavrador da Revati Agropecuária Ltda., da Bahia, seja feito com base no salário indicado na petição inicial. A Turma não reconheceu a validade dos contracheques apresentados pela empresa, porque não continham a sua assinatura.

Na reclamação trabalhista, o lavrador afirmou que recebia, em média, R$ 1,5 mil de salário, e, com base nesse valor, pleiteava diferenças salariais nas verbas rescisórias. A empresa, em sua defesa, questionou o valor, apresentando os contracheques.

O Tribunal Regional do Trabalho da 5ª Região (BA) considerou válidos os contracheques. Apesar da falta da assinatura, o Regional entendeu que os documentos faziam menção ao nome do trabalhador, que, por sua vez, não demonstrou a sua invalidade.

No recurso ao TST, o trabalhador sustentou que cabe ao empregador colher o recibo devidamente assinado pelos empregados ou apresentar comprovantes quando o salário for pago mediante depósito em conta-salário.

O relator do recurso, ministro José Roberto Freire Pimenta afirmou que o TST considera inválidos os recibos sem a assinatura do trabalhador. Ele explicou que, conforme o artigo 464 da CLT, o pagamento de salário deve ser efetuado "contra recibo, assinado pelo empregado", e, em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital ou a rogo (por terceiro, a seu pedido). O parágrafo único do dispositivo dispõe que o comprovante de depósito em conta salário tem força de recibo. "Todavia, conforme mencionado pelo Regional, nem sequer houve juntada dos depósitos bancários correlatos", afirmou, concluindo pela violação do artigo 464 da CLT.

Por unanimidade, a Turma proveu o recurso do lavrador e determinou que o cálculo das diferenças salariais pretendidas por ele seja feito com base no salário indicado na petição inicial.

(Mário Correia/CF)

Processo: RR-1447-31.2010.5.05.0641

O TST possui oito Turmas julgadoras, cada uma composta por três ministros, com a atribuição de analisar recursos de revista, agravos, agravos de instrumento, agravos regimentais e recursos ordinários em ação cautelar. Das decisões das Turmas, a parte ainda pode, em alguns casos, recorrer à Subseção I Especializada em Dissídios Individuais (SBDI-1).

Esta matéria tem caráter informativo, sem cunho oficial.
Permitida à reprodução mediante citação da fonte.
Secretaria de Comunicação Social
Tribunal Superior do Trabalho
Tel. (61) 3043-4907secom@tst.jus.br

ACERVO abre inscrições, com 50% de desconto, para cursos ‘a distância, neste mês

Durante o mês de NOVEMBRO, as empresas começam a pensar em organizar seu espeço para início de ano novo, a ACERVO, está proporcionando desconto de 50% em seus cursos VIA INTERNET, eles são rápidos e o participante aproveita o tempo livre. 

Uma boa forma de se atualizar é fazer um curso à distância. Hoje, esse tipo de curso cresce 40% ao ano. Quem procura está atrás da comodidade de fazer um curso sem sair de casa e também da flexibilidade de horário.

Segundo o censo da Educação à Distância em 2013, o Brasil tinha 1.172 cursos cadastrados e quase 700 mil alunos matriculados.

Todos os cursos tem desconto real de 50%, exclusivamente para participar durante o mês de NOVEMBRO, é uma maneira de incentivar o interessado a participar e aproveitar o seu tempo livre para sua atualização e capacitação profissional.

A capacitação é o diferencial no mercado de trabalho, e a ACERVO, com 22 anos de experiência no mercado de Gestão de Documentos, proporcionará muita facilidade para sua participação, uma delas, é a possibilidade de pagar com Cartão de Crédito em até 10 parcelas.

Conheça todos os cursos que serão oferecidos e suas regras de participação em nosso site http://www.acervo.com.br/cursos-treinamentos/

Mais informações e inscrições em 11 – 2821-6100 e WhatsApp 11 98543-1356 ou www.acervo.com.br de segunda a sexta-feira no horário de 8h00 'as 12h00 e 13h12 'as 18h00.

Se preferir envie uma mensagem para comercial@acervo.com.br

ACERVO abre inscrições, com 50% de desconto, para cursos ‘a distância, durante o carnaval

Durante os 4 dias de carnaval, são ótimos dias para fazer esse tipo de curso. Eles são rápidos e o participante aproveita o tempo livre. 

Uma boa forma de se atualizar é fazer um curso à distância. Hoje, esse tipo de curso cresce 40% ao ano. Quem procura está atrás da comodidade de fazer um curso sem sair de casa e também da flexibilidade de horário.

Segundo o censo da Educação à Distância em 2013, o Brasil tinha 1.172 cursos cadastrados e quase 700 mil alunos matriculados.

Todos os cursos tem desconto real de 50%, exclusivamente para participar durante os dias de carnaval, é uma maneira de incentivar o interessado a participar e aproveitar o seu tempo livre para sua atualização e capacitação profissional.

A capacitação é o diferencial no mercado de trabalho, e a ACERVO, com 22 anos de experiência no mercado de Gestão de Documentos, proporcionará muita facilidade para sua participação, uma delas, é a possibilidade de pagar com Cartão de Crédito em até 10 parcelas.

Conheça todos os cursos que serão oferecidos e suas regras de participação:

CURSO VIA INTERNET 173 | Organização do Arquivo – Básico

14 a 17 de Fevereiro

Carga horária 8 horas

CURSO VIA INTERNET 174 | Papelada em Casa. Como organizar a documentação pessoal/particular

14 a 17 de Fevereiro

Carga horária 4 horas

  

CURSO VIA INTERNET 175 | Prazo de guarda de documentos. O que guardar e o que eliminar?

16 e 17 de Fevereiro

Carga horária 8 horas

  

CURSO VIA INTERNET 176 | Documentação Legal: a responsabilidade de sua empresa com o arquivo

14 e 15 de Fevereiro

Carga horária 8 horas

Regras para sua participação e melhor aproveitamento nos cursos:

·         Turmas com 25 participantes

·         Horário Livre durante 24 horas

·         Dedique pelos menos 2 horas por dia de seu tempo, para participar do curso;

·         Antecipe sua inscrição, vagas limitadas. 

Mais informações e inscrições em 11 – 2821-6100 e 98543-1356 ou www.acervo.com.br de segunda a sexta-feira no horário de 8h00 as 12h00 e 13h12 as 18h00.

10 DICAS PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS NAS EMPRESAS

Juan Cacio Peixoto*

Na rotina do dia a dia, produzimos e recebemos um grande volume de documentos para arquivar.

Imediatamente, perguntamos, devo arquivar ou eliminar? Se é para arquivar, qual melhor método de arquivamento que facilitará no momento que solicitarem?

Quem poderá orientar na metodologia de organização do arquivo, devido a variedade de tipos documentais, com necessidades diferentes de busca?

Muitas vezes, nos deparamos com título de pastas ou caixas, com o título “DIVERSOS”, que tem dificultado ainda mais a busca pelo documento arquivado, porque, nesta pasta tem de tudo e mais um pouco, sem ordem e com documento para eliminar.

Enumeramos algumas dicas para facilitar a rotina do seu trabalho, torná-lo mais eficaz e produtivo, garantindo a sua tranqüilidade no momento de proceder o arquivamento.

Coloque em prática:

P Separe os documentos pertencentes a diferentes tipos:

†  Correspondência Pessoal

†  Comercial

†  Relatório

†  Artigo de Jornal ou Literatura Técnica

†  Administrativo

ü    Elimine o desnecessário, seguindo normas internas, o procedimento ideal, é elaborar a Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento de cada documento no arquivo;

P Verifique os documentos que estejam grampeados, para ver se eles realmente devem ser arquivados juntos;

P Tire todos os clips e grampos, se possível, isto, facilitará no futuro, a digitalização dos documentos;

P Anote a lápis no canto superior direito do documento, o titulo da pasta ou caixa arquivo que será arquivado o documento;

P Ordene pelo método de arquivamento definido;

P Verifique se o documento que você deseja arquivar, já existe pasta ou caixa contendo os mesmos;

P Proceda o arquivamento;

P Inclua os novos assuntos no Índice de Arquivo;

P Abra uma caixa de entrada para os documentos que não foram arquivados durante o dia; 

Seu dia ficará mais produtivo, porque, tudo que precisar, já estará em seu devido lugar, sua equipe não ficará irritada procurando documentos em vários lugares.

TODA a criação de Deus reflete ordem. Uma “simples” célula de fermento, por exemplo, é uma maravilha de organização. Ela tem praticamente o mesmo número de componentes de um Boeing 777. Ainda assim, cada um deles tem um lugar específico e se encaixa numa esfera de apenas 5 mícrons de diâmetro. Mas, ao contrário dos aviões a jato, as células do fermento podem se reproduzir. Que ordem e organização maravilhosas! — 1 Coríntios 14:33.

Sucesso. Organize mais e melhor.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional. Para saber mais, acesse  www.acervo.com.br

ORGANIZAR ARQUIVOS É SIMPLES E FÁCIL

Organizar arquivos é simples e fácil

Juan Cacio Peixoto*

A história dos Arquivos pode ser abordada sob diferentes ângulos. O conteúdo dos documentos e a concepção que deles se fez constituem aspectos que nos esclarecem sobre o papel que eles desempenharam, bem como sobre o lugar que eles ocuparam nas diferentes civilizações. Os suportes em que foi registrada a informação administrativa apresentam também um grande interesse. Para além de mudarem ao longos dos anos, condicionaram o seu armazenamento, a sua conservação e a sua utilização futura e exigiram o desenvolvimento de uma especialização apropriada. Um e outro ilustram ‘a sua maneira a história da profissão e da disciplina.

Há dúvidas quanto a origem do termo arquivo.

Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia, com a denominação de "arche", atribuída ao Palácio dos Magistrados.

Daí evoluiu para o "archion", local de guarda e depósito e outros títulos.

As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos, como depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das empresas e indivíduos.

Os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos.

Quando não mais atendiam a estas exigências eram transferidos para museus e bibliotecas.

Surgiu daí a idéia de arquivo administrativo e histórico.

Arquivo é a organização da informação, de tal forma, que possa ser recuperada rapidamente quando solicitada.

Arquivar é guardar em arquivo.

Os objetivos gerais da organização do Arquivo são:

• Centralizar a informação;      
• Evitar a duplicidade de documentos;

• Proporcionar a economia de recursos humanos, materiais e financeiros;
• Preservar a memória da empresa;
• Apresentar a documentação em casos de fiscalização por parte dos orgãos da administração pública;
• Apresentar a documentação a Justiça do Trabalho nos casos de Ação Trabalhista;
• Guarda dos documentos, para fazer prova junto a Previdência Social, beneficiando o trabalhador, em casos de aposentadoria;
• Guarda dos documentos, evitando multa desnecessária, por parte do Ministério do Trabalho;
• O controle de entrada e saída de documentos;
• A análise, seleção, catalogação, classificação e indexação dos documentos produzidos e recebidos pela empresa ou instituição;
• A eliminação de documentos, cumprindo prazos definidos pela Tabela de Temporalidade Documental, de acordo com a legislação vigente;

Os Arquivos só interessam aos Departamentos na medida em que facilita a disponibilidade e organização adequada dos documentos para guarda.

Se não houvesse a necessidade de arquivamento de determinados documentos por longo período de tempo, não haveria tanta preocupação com os arquivos.

Uma boa estrutura funcional depende de dois enfoques:

·         Normas gerais orientadoras e rotinas para orientar as áreas, sem caráter de radicalidade, mais flexível e muito mais como subsídio.

·         Clara e detalhada identificação dos documentos que se deve arquivar por prazos legais.

Trabalho conjunto com as áreas específicas, normalizando o manuseio e o arquivamento.

Torna-se evidente que o arquivo tende cada vez mais a tornar o aspecto de um instrumento de ação que permita disciplinar o fluxo de documentos, tornando-o mais atuante conforme as exigências da empresa.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para conhecer mais, acesse www.acervo.com.br

COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA

                                                                                                                 Juan Cacio Peixoto*

Nenhuma empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.

Todo Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades.

Dentro da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.

Existe, principalmente, a necessidade da centralização da informação e documentação, a fim de que os colaboradores que manipulam essa informação, dirijam-na, sob um critério padrão e responsável, a um mesmo objetivo que compreenderá a racionalização do trabalho do profissional da informação, a fim de que a informação chegue rápida, concisa e eficiente ‘aqueles que dela necessitam, e a centralização da informação e documentação fazendo com que a recuperação seja mais rápida e eficiente.

Existe também a necessidade de uniformização de linguagem, classificação, manipulação e codificação das informações, o que resolveria o problema de recuperação das mesmas.

Deve-se considerar todos os tipos de documentos e todas as etapas de seu ciclo, não basta definir onde serão guardados os documentos, mas deve, também, preocupar-se com a forma de registro e acompanhamento de seu trâmite.

Preocupar com a organização do Arquivo, principalmente quando integrado a um sistema de racionalização de procedimentos, confere mais eficiência ‘as ações da empresa, passando a dispor de informações necessárias ‘a administração, reduzindo o desperdício de recursos humanos, materiais e financeiros, podendo ser ampliada a capacidade de ação empresarial.

Seguindo simples etapas de organização, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, poderá ajudar sua empresa a planejar todas as etapas do trabalho, empresa há 24 anos no mercado de Gestão de Documentos e Arquivos, tem desenvolvido projetos de organização de arquivos e documentos, em empresas de todos os segmentos e portes, atendendo todo o Brasil.

Etapa 1- Planejamento

Na construção de um arquivo, o processo básico de planejamento é enormemente complicado pela complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas necessidades dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.

Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento.

Etapa 2- Definição do espaço físico

Escolher o local para abrigar o arquivo da empresa, deverão ser avaliadas todas as necessidades para a sua adequação às novas necessidades, tanto física como estrutural.

Avaliadas as condições atuais serão identificadas às necessidades básicas para abrigar um quadro funcional que futuramente se utilizará à área.

Devido a grande concentração de carga que uma área de arquivo possui, os cuidados para uma avaliação estrutural deverão ser considerados. Desta forma, os obstáculos deverão ser também considerados, tais como escadas, rampas, elevadores e outros, que dificultem a movimentação dos volumes.

Etapa 3- Prazo de guarda de documentos

Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, este prazo representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documento que devem ter tempo de guarda específico, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originado-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

Etapa 4- Metodologia de organização

A organização de arquivos inclui a classificação dos documentos, segundo um sistema planejado, o cuidado e a guarda dos mesmos em pastas que os protejam, a circulação controlada, utilizando o Controle de Empréstimo, o uso dos documentos na fase administrativa ativa e a destinação final dos documentos para destruição ou preservação, dependendo do valor que apresentem.

Etapa 5- Digitalização de documentos

A digitalização de documentos consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.

Etapa 6- Treinamento da equipe

Não deixe de treinar sua equipe na nova metodologia implantada, para garantir a continuidade do Sistema de Arquivo implantado.

As decisões devem ser obtidas a partir de informações garantidas, objetivando um produto novo, eficiente e rápido.

Seria muito produtivo, recuperar todas estas informações, em um Centro de Documentação.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse www.acervo.com.br