Juan Cacio Peixoto*
Nenhuma
empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações,
qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra
em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a
empresa e a própria sociedade.
Todo Arquivo
deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e
o primeiro problema é definir essas necessidades.
Dentro
da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação
de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de
uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em
que opera.
Existe, principalmente, a necessidade da
centralização da informação e documentação, a fim de que os colaboradores que
manipulam essa informação, dirijam-na, sob um critério padrão e responsável, a
um mesmo objetivo que compreenderá a racionalização do trabalho do profissional
da informação, a fim de que a informação chegue rápida, concisa e eficiente
‘aqueles que dela necessitam, e a centralização da informação e documentação
fazendo com que a recuperação seja mais rápida e eficiente.
Existe
também a necessidade de uniformização de linguagem, classificação, manipulação
e codificação das informações, o que resolveria o problema de recuperação das
mesmas.
Deve-se
considerar todos os tipos de documentos e todas as etapas de seu ciclo, não
basta definir onde serão guardados os documentos, mas deve, também,
preocupar-se com a forma de registro e acompanhamento de seu trâmite.
Preocupar com a
organização do Arquivo, principalmente quando integrado a um sistema de
racionalização de procedimentos, confere mais eficiência ‘as ações da empresa, passando
a dispor de informações necessárias ‘a administração, reduzindo o desperdício
de recursos humanos, materiais e financeiros, podendo ser ampliada a capacidade
de ação empresarial.
Seguindo simples etapas de
organização, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, poderá ajudar sua empresa a planejar todas as etapas do trabalho, empresa há 24 anos no mercado de Gestão de Documentos e Arquivos, tem desenvolvido projetos de organização de arquivos e documentos, em empresas de todos os segmentos e portes, atendendo todo o Brasil.
Etapa 1- Planejamento
Na construção de um
arquivo, o processo básico de planejamento é enormemente complicado pela
complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem
guardados e protegidos, pelas necessidades dos funcionários e usuários, pelas
condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.
Um bom planejamento requer
tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o
resultado final corresponda ao valor do investimento.
Etapa 2- Definição do espaço físico
Escolher
o local para abrigar o arquivo da empresa, deverão ser avaliadas todas as
necessidades para a sua adequação às novas necessidades, tanto física como
estrutural.
Avaliadas
as condições atuais serão identificadas às necessidades básicas para abrigar um
quadro funcional que futuramente se utilizará à área.
Devido
a grande concentração de carga que uma área de arquivo possui, os cuidados para
uma avaliação estrutural deverão ser considerados. Desta forma, os obstáculos
deverão ser também considerados, tais como escadas, rampas, elevadores e
outros, que dificultem a movimentação dos volumes.
Etapa 3- Prazo de guarda de documentos
Com o
acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, este prazo representa
para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental,
com a identificação de documento que devem ter tempo de guarda específico,
possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de
guarda permanente, originado-se a eliminação da papelada inútil com a
conseqüente liberação de espaços.
Etapa 4- Metodologia de organização
A organização
de arquivos inclui a classificação dos documentos, segundo um sistema
planejado, o cuidado e a guarda dos mesmos em pastas que os protejam, a
circulação controlada, utilizando o Controle de Empréstimo, o uso dos
documentos na fase administrativa ativa e a destinação final dos documentos
para destruição ou preservação, dependendo do valor que apresentem.
Etapa 5- Digitalização de documentos
A digitalização de documentos consiste
na imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos
simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia
digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por
caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do
texto por um teclado.
Etapa 6- Treinamento da equipe
Não
deixe de treinar sua equipe na nova metodologia implantada, para garantir a
continuidade do Sistema de Arquivo implantado.
As decisões devem ser obtidas a partir de
informações garantidas, objetivando um produto novo, eficiente e rápido.
Seria muito produtivo, recuperar todas estas
informações, em um Centro de Documentação.
*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de
Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional,
para saber mais, acesse www.acervo.com.br
