quarta-feira, 13 de março de 2013

ORGANIZAR ARQUIVOS É SIMPLES E FÁCIL


Organizar arquivos é simples e fácil

Juan Cacio Peixoto*

A história dos Arquivos pode ser abordada sob diferentes ângulos. O conteúdo dos documentos e a concepção que deles se fez constituem aspectos que nos esclarecem sobre o papel que eles desempenharam, bem como sobre o lugar que eles ocuparam nas diferentes civilizações. Os suportes em que foi registrada a informação administrativa apresentam também um grande interesse. Para além de mudarem ao longos dos anos, condicionaram o seu armazenamento, a sua conservação e a sua utilização futura e exigiram o desenvolvimento de uma especialização apropriada. Um e outro ilustram ‘a sua maneira a história da profissão e da disciplina.

Há dúvidas quanto a origem do termo arquivo.

Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia, com a denominação de "arche", atribuída ao Palácio dos Magistrados.

Daí evoluiu para o "archion", local de guarda e depósito e outros títulos.

As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos, como depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das empresas e indivíduos.

Os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos.

Quando não mais atendiam a estas exigências eram transferidos para museus e bibliotecas.

Surgiu daí a idéia de arquivo administrativo e histórico.



 
Arquivo é a organização da informação, de tal forma, que possa ser recuperada rapidamente quando solicitada.

Arquivar é guardar em arquivo.

Os objetivos gerais da organização do Arquivo são:
  • Centralizar a informação;      
  • Evitar a duplicidade de documentos;
  • Proporcionar a economia de recursos humanos, materiais e financeiros;
  • Preservar a memória da empresa;
  • Apresentar a documentação em casos de fiscalização por parte dos orgãos da administração pública;
  • Apresentar a documentação a Justiça do Trabalho nos casos de Ação Trabalhista;
  • Guarda dos documentos, para fazer prova junto a Previdência Social, beneficiando o trabalhador, em casos de aposentadoria;
  • Guarda dos documentos, evitando multa desnecessária, por parte do Ministério do Trabalho;
  • O controle de entrada e saída de documentos;
  • A análise, seleção, catalogação, classificação e indexação dos documentos produzidos e recebidos pela empresa ou instituição;
  • A eliminação de documentos, cumprindo prazos definidos pela Tabela de Temporalidade Documental, de acordo com a legislação vigente;

Os Arquivos só interessam aos Departamentos na medida em que facilita a disponibilidade e organização adequada dos documentos para guarda.

Se não houvesse a necessidade de arquivamento de determinados documentos por longo período de tempo, não haveria tanta preocupação com os arquivos.

Uma boa estrutura funcional depende de dois enfoques:

·         Normas gerais orientadoras e rotinas para orientar as áreas, sem caráter de radicalidade, mais flexível e muito mais como subsídio.

·         Clara e detalhada identificação dos documentos que se deve arquivar por prazos legais.

Trabalho conjunto com as áreas específicas, normalizando o manuseio e o arquivamento.

Torna-se evidente que o arquivo tende cada vez mais a tornar o aspecto de um instrumento de ação que permita disciplinar o fluxo de documentos, tornando-o mais atuante conforme as exigências da empresa.



*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, para conhecer mais, acesse www.acervo.com.br