CUIDADOS PARA FAZER A DESTRUIÇÃO SEGURA DE DOCUMENTOS

Juan Cacio Peixoto*

Em tempos de crise, redução de custos é a palavra de ordem, e espaço bem ocupado, representa redução de custos, já que podemos redimensionar a equipe, aproveitando as áreas que poderão ser reaproveitadas com a utilização para uma nova área ou até mesmo a criação de outras.

Espaço bem ocupado é necessário para todas empresas, principalmente, as MICRO/PEQUENAS e MÉDIAS, com menor recursos financeiros, tem a necessidade de utilizar o espaço com melhor aproveitamento, para atender o armazenamento de sua produção, arquivo, mobiliário, materiais ou outros equipamentos da empresa.

No Arquivo Central das empresas/instituições, a guarda excessiva e desnecessária de documentos, contribui para aumento da ocupação do espaço, verifica-se a necessidade de um novo local para o armazenamento de documentos, com  garantia de aumento de cursos.

Uma das soluções para a redução deste volume de documentos e o automático aumento da capacidade de armazenamento, é realizar a destruição segura de documentos, obedecendo a legislação específica para cada tipo de documento.

A inexistência da Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento para cada tipo de documento, por departamento, poderá acarretar sérios prejuízos, caso, este documento venha a ser destruído e solicitado futuramente pela fiscalização ou necessidade da empresa.

A ACERVO, no mercado de Gestão de Documentos, desde 1993, poderá ajudar na análise e seleção dos documentos que poderão ser destruídos, de acordo com a legislação, nossa experiência de 27 anos, dará segurança para sua empresa e capacitar sua equipe para realizar a seleção de documentos com segurança e credibilidade, sem arrependimento posterior.

Enumeramos alguns cuidados para realizar a destruição segura de documentos, para sua empresa evitar dor de cabeça, conforme nossa experiência:

1- Envolva a Assessoria Jurídica e solicite a relação de processos em andamento, isto evitará que documentos que fazem parte do processo, sejam eliminados, por falta de conhecimento do colaborador;

2- Elabore uma Tabela de Temporalidade Documental | TTD, por departamento, definindo quanto tempo guardar cada tipo de documento, obedecendo a legislação;

3- Reúna sua equipe, e informe qual é o objetivo da empresa e oriente para seguir a TTD, se o documento não estiver relacionado na mesma, consulte a Assessoria Jurídica;

4- Defina com a equipe o melhor período para realizar  a seleção dos documentos, preferência pela manhã, importante ressaltar, que o trabalho realizado no sábado, torna-se o processo inseguro, nossa experiência já mostrou, que neste dia, o processo de análise é realizado pelo colaborador de forma muito rápida;

5- O que foi identificado para destruir, coloque em caixas e cole etiquetas "PARA DESTRUIÇÃO", CD/DVD/DISQUETES devem ser separados;

6- Chame a ACERVO, para fazer a coleta, transporte, destruição e fragmentação dos documentos de forma segura, podendo inclusive, ser acompanhada pelo CLIENTE, fotografado ou filmado. Após a destruição, é emitido o Certificado de Destruição de Documentos, garantindo a segurança das informações do CLIENTE.

Os documentos destruídos são enviados para reciclagem em fardos prensados, garantindo ainda mais a segurança da informação, uma contribuição inestimável para o Meio Ambiente.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, trabalha com Gestão Documental, desde 1993.

  

10 DICAS PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS NO INÍCIO DO ANO

Juan Cacio Peixoto*

Na rotina do dia a dia, produzimos e recebemos um grande volume de documentos para arquivar.

Imediatamente, perguntamos, devo arquivar ou eliminar? Se é para arquivar, qual melhor método de arquivamento que facilitará no momento que solicitarem?

Quem poderá orientar na metodologia de organização do arquivo, devido a variedade de tipos documentais, com necessidades diferentes de busca?

Muitas vezes, nos deparamos com título de pastas ou caixas, com o título “DIVERSOS”, que tem dificultado ainda mais a busca pelo documento arquivado, porque, nesta pasta tem de tudo e mais um pouco, sem ordem e com documento para eliminar.

Enumeramos algumas dicas para facilitar a rotina do seu trabalho, torná-lo mais eficaz e produtivo, garantindo a sua tranqüilidade no momento de proceder o arquivamento.

Coloque em prática:

P Separe os documentos pertencentes a diferentes tipos:

• †  Correspondência Pessoal
• †  Comercial
• †  Relatório
• † Artigo de Jornal ou Literatura Técnica
• †  Administrativo

ü    Elimine o desnecessário, seguindo normas internas, o procedimento ideal, é elaborar a Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento de cada documento no arquivo;

P Verifique os documentos que estejam grampeados, para ver se eles realmente devem ser arquivados juntos;

P Tire todos os clips e grampos, se possível, isto, facilitará no futuro, a digitalização dos documentos;

P Anote a lápis no canto superior direito do documento, o titulo da pasta ou caixa arquivo que será arquivado o documento;

P Ordene pelo método de arquivamento definido;

P Verifique se o documento que você deseja arquivar, já existe pasta ou caixa contendo os mesmos;

P Proceda o arquivamento;

P Inclua os novos assuntos no Índice de Arquivo;

P Abra uma caixa de entrada para os documentos que não foram arquivados durante o dia; 

Seu dia ficará mais produtivo, porque, tudo que precisar, já estará em seu devido lugar, sua equipe não ficará irritada procurando documentos em vários lugares.

TODA a criação de Deus reflete ordem. Uma “simples” célula de fermento, por exemplo, é uma maravilha de organização. Ela tem praticamente o mesmo número de componentes de um Boeing 777. Ainda assim, cada um deles tem um lugar específico e se encaixa numa esfera de apenas 5 mícrons de diâmetro. Mas, ao contrário dos aviões a jato, as células do fermento podem se reproduzir. Que ordem e organização maravilhosas! — 1 Coríntios 14:33.

Sucesso. Organize mais e melhor.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional. Para saber mais, acesse o www.acervo.com.br

SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br

O QUE É LIXO ELETRÔNICO

Definição

Lixo Eletrônico é todo resíduo material produzido pelo descarte de equipamentos eletrônicos. Com o elevado uso de equipamentos eletrônicos no mundo moderno, este tipo de lixo tem se tornado um grande problema ambiental quando não descartado em locais adequados.

 Exemplos de lixo eletrônico:

- Monitores de Computadores

- Telefones Celulares e baterias

- Computadores

- Televisores

- Câmeras Fotográficas

- Impressoras

Problemas causados pelo descarte inadequado

- Este descarte é feito quando o equipamento apresenta defeito ou se torna obsoleto (ultrapassado). O problema ocorre quando este material é descartado no meio ambiente. Como estes equipamentos possuem substâncias químicas (chumbo, cádmio, mercúrio, berílio, etc.) em suas composições, podem provocar contaminação de solo e água.

- Além do contaminar o meio ambiente, estas substâncias químicas podem provocar doenças graves em pessoas que coletam produtos em lixões, terrenos baldios ou na rua.

- Estes equipamentos são compostos também por grande quantidade de plástico, metais e vidro. Estes materiais demoram muito tempo para se decompor no solo.

Onde Jogar? Descarte correto e reutilização

- Para não provocar a contaminação e poluição do meio ambiente, o correto é fazer o descarte de lixo eletrônico em locais apropriados como, por exemplo, empresas e cooperativas que atuam na área de reciclagem.

- Celulares e suas baterias podem ser entregues nas empresas de telefonia celular. Elas encaminham estes resíduos de forma a não provocar danos ao meio ambiente.

- Outra opção é doar equipamentos em boas condições, mas que não estão mais em uso, para entidades sociais que atuam na área de inclusão digital. Além de não contaminar o meio ambiente, o ato ajudará pessoas que precisam.

Lembre-se:

- O primeiro passo para evitar a poluição do meio ambiente é fazer a coleta seletiva em casas, escolas e empresas. O lixo eletrônico deve sempre ser separado dos resíduos orgânicos e dos materias recicláveis (papel, plástico, metal).

Você sabia?

- Cerca de 40 milhões de toneladas de lixo eletrônico são gerados por ano no mundo.

- Entre os países emergentes, o Brasil é o país que mais gera lixo eletrônico.

- A cada ano o Brasil descarta: cerca de 97 mil toneladas métricas de computadores; 2,2 mil toneladas de celulares; 17,2 mil toneladas de impressoras.

Fonte: Pnuma - Programa da ONU para o Meio Ambiente

SERVIÇOS: A ACERVO faz a coleta e destinação final do LIXO ELETRÔNICO, solicite uma cotação sem compromisso, através de nosso site www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e 98543-1356 e comercial@acervo.com.br

PROJETO QUE PERMITE DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS, PODE SEGUIR PARA A CÂMARA

Da Redação | 14/12/2016, 14h24 - ATUALIZADO EM 14/12/2016, 15h50

A Comissão de Constituição, Justiça e Cidadania (CCJ) confirmou, em turno suplementar, a aprovação de substitutivo a projeto de lei (PLS 146/2007) que assegura ao documento digitalizado e certificado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) o mesmo valor legal do documento físico que lhe deu origem.

A proposta, do senador Magno Malta (PR-ES), deve seguir para a Câmara dos Deputados se não for apresentado recurso para votação do texto pelo Plenário do Senado.

O substitutivo ao PLS 146/2007 foi elaborado pelo senador José Maranhão (PMDB-PB). O texto original prevê autorização para eliminação do original do documento após sua digitalização certificada. Estabelecia ainda que a digitalização de documentos e o armazenamento em mídia ótica ou digital autenticada seriam realizados por empresas ou cartórios devidamente credenciados.

O PLS 146/2007 abre prazo de 90 dias, a partir de sua conversão em lei, para o governo regulamentar a matéria, indicando os requisitos para o credenciamento das empresas e dos cartórios autorizados a realizar esses serviços.

Prejudicialidade

No final de 2015, a Comissão de Ciência, Tecnologia, Inovação, Comunicação e Informática (CCT) se manifestou pela prejudicialidade do PLS 146/2007. A justificativa foi de que a regulação pretendida já constava da Lei 12.682/2012, decorrente da aprovação do PLC 11/2007, que tramitou em conjunto com a proposta de Magno Malta.

O relator na CCJ rejeitou o argumento da CCT de que o projeto estaria prejudicado pelo fato de tratar de questões  vetadas pela Presidência da República quando da sanção do PLC 11/2007. As questões objeto do veto são a equiparação dos documentos digitalizados com certificação aos documentos originais e a garantia do mesmo efeito jurídico dos documentos microfilmados às cópias digitalizadas.

“Consideramos que a pendência de apreciação dos vetos apostos à Lei 12.682/2012 não enseja a prejudicialidade da presente proposição. A pendência de apreciação de veto presidencial não é um fator impeditivo ao oferecimento de proposições legislativas. O presente projeto, caso aprovado por ambas as Casas Legislativas, ainda teria que ser submetido à sanção do presidente da República”, sustentou Maranhão.

Adequação

O relator na CCJ sugeriu a adequação do conteúdo do projeto ao texto da Lei 12.682/2012, o que fez por meio do substitutivo. Maranhão observou que a lei proíbe a eliminação dos documentos físicos digitalizados, “o que acaba por impedir que avancemos na desmaterialização de processos, como já o fez o Poder Judiciário”. Como o Novo Código de Processo Civil já reconheceu os documentos digitais e digitalizados como válidos para os fins de direito, o relator sustentou que isso precisa estar presente também na Lei 12.682/2012.

“Com efeito, deve-se permitir que os documentos apresentados em papel possam ser destruídos após a sua digitalização, desde que respeitados os requisitos procedimentais para garantia da integridade, autenticidade e fidedignidade da conversão do arquivo do meio físico para o meio digital”, considerou Maranhão.

Agência Senado (Reprodução autorizada mediante citação da Agência Senado)