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sexta-feira, 6 de janeiro de 2017

DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NO NOVO CPC

5 de janeiro de 2017
Ezequiel Frandoloso | Valor Econômico
No Código de Processo Civil de 1973, os documentos eletrônicos não eram provas típicas. Esta espécie de prova sempre foi legal e válida no nosso sistema processual, até porque as partes têm o direito de empregar todos os meios legais para provar a verdade dos fatos em que se funda o pedido ou a defesa e influir eficazmente na convicção do juiz, ainda que não especificados no diploma processual.
Tais documentos sempre foram muito usados, como é o caso de vídeos, CD’s, DVD’s etc. Com o avanço da internet e a “necessária” implantação do processo judicial eletrônico – não só em razão da esperada celeridade processual garantida constitucionalmente, mas também em razão do grande volume de papel usado em impressões -, fez-se necessária disposição expressa em lei sobre o uso de documentos eletrônicos no processo.

Com a entrada em vigor do novo CPC, os documentos eletrônicos foram regulamentados (artigos 439, 440 e 441). São, agora, provas típicas. Porém, para que sejam considerados pelo juiz em processo judicial que ainda tramite na forma física, a parte interessada deverá convertê-los à forma impressa e também dependerá da verificação de sua autenticidade. Antes, as partes depositavam os arquivos digitais em cartório.
Para garantir a força probante de documento eletrônico não impresso, a forma mais eficaz é registrar o fato em ata notarial
Então, se a parte interessada pretender provar, em processo físico, a verdade de um fato por meio de vídeo do youtube, gravações telefônicas, textos de sites ou de rede social (facebook, linkedin etc.) ou qualquer outro tipo de gravação em mídia, deverá converter o documento eletrônico à forma impressa.
Como convertê-los em escritos sem perder a força probante?
O novo CPC também inovou nesse aspecto. Trouxe, em seu bojo, de forma expressa, a ata notarial como meio de prova, assim como dispõe o artigo 384 e parágrafo único. Prevê o código que “a existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, mediante ata lavrada por tabelião”, assim como podem constar de ata notarial dados representados por imagem ou som gravados em arquivos eletrônicos.
Tal tipo de prova constava de forma implícita no artigo 364 do CPC/1973 e de forma expressa na Lei nº 8.935/1994 (lei dos cartórios), que regulamentou o artigo 236 da Constituição Federal dispondo sobre os serviços notariais e de registro. Agora, nos termos do artigo 384 do novo CPC, é prova processual típica.
A ata notarial, vale destacar, é um instrumento público pelo qual o tabelião documenta, de forma imparcial, um fato, uma situação ou uma circunstância presenciada por ele, perpetuando-os no tempo.
Usa-se, por exemplo, para comprovar a existência e conteúdo de sites, comprovar o estado de imóveis na entrega das chaves, uma ofensa em rede social ou em vídeos divulgados na internet, situação física de imóvel em locação ou comodato, reuniões condominiais e reuniões societárias, conteúdo de e-mail e o IP do emissor etc.

Vale mencionar julgado proferido pela 2ª Câmara Reservada de Direito Empresarial do TJ-SP em um caso no qual a comercialização indevida de produtos em sítio eletrônico foi comprovada por meio de ata notarial. O acórdão destacou que “a prova de eventos e fatos observados junto à internet, como são no caso em exame, tem sido feita preferencialmente mediante lavratura de ata notarial, pois a chancela do notário confere fé-pública ao documento”, de modo que “não há justificativa para se colocar em dúvida a higidez e a veracidade do conteúdo dos documentos apresentados” (AI 2151698-63.2016.8.26.0000, Des. Rel. Carlos Alberto Garbi, j.18.10.2016).
Portando, a ata notarial é o modo mais indicado para converter um arquivo digital ou conteúdo da internet em documento impresso a fim de garantir a autenticidade e sem necessidade de manter um arquivo eletrônico salvo em algum lugar e sem se preocupar que a ofensa ou o uso indevido de conteúdo em determinado site seja deletado pelo autor do dano de modo a dificultar a prova.
No que se refere aos processos judiciais eletrônicos, o artigo 441 do novo CPC dispôs que “serão admitidos documentos eletrônicos produzidos e conservados com a observância da legislação específica”, o que significa dizer que em processos judiciais eletrônicos tais documentos serão mantidos no formato original.
Destaca-se que o art. 434, parágrafo único, do mesmo diploma (sem correspondência no CPC de 1973), dispõe que a exposição de reprodução cinematográfica ou fonográfica será realizada em audiência, intimando-se previamente as partes. Lavrando-se uma ata notarial da reprodução digital, por exemplo, evita-se a exposição em audiência e ajuda na celeridade processual.
Por outro lado, nem todas as versões de processos judiciais eletrônicos admitem juntada de vídeos ou qualquer outro tipo de arquivo em mídia. Como manter o conteúdo de um site no seu formato original?
E se depois de impresso o conteúdo ou ofensa contida em site o autor do dano retirá-lo da rede mundial de computadores?

Parece-nos que para garantir a força probante de documento eletrônico não impresso em papel, como vídeos da internet, gravações de áudios, conteúdo de sites etc. a forma mais adequada e eficaz é registrar o fato em ata notarial, sob pena de a prova ser aniquilada pelo causador do dano.
Ezequiel Frandoloso é advogado especialista em direito civil, consumidor e constitucional de Frandoloso Advocacia e Consultoria Jurídica.



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quarta-feira, 4 de janeiro de 2017

DICA DO DIA | A CARTEIRA DE IDENTIDADE (RG) TEM PRAZO DE VALIDADE?

A Carteira de Identidade (RG) é um documento que não possui prazo de validade estipulado em lei, mas é preciso estar atento ao seu estado de conservação.
Embora o RG não possua data de validade, documentos mal conservados ou antigos podem ser recusados por instituições de ensino (na ocasião de matrícula), instituições financeiras (para abrir contas ou contrair empréstimos), concursos públicos e em qualquer outro local ou situação que exija a comprovação da identidade.
O RG desatualizado ou em más condições de conservação também pode ser recusado na apresentação ao agente de imigração no momento da entrada em países do Mercosul. De acordo com o Acordo MERCOSUL/CMC/DEC n⁰ 18/2008 (que trata sobre os documentos de viagem válidos para entrada nos países do Mercosul), caso a fotografia gere dúvidas sobre a identidade do portador do documento, poderá ser solicitado outro documento efetivo para sanar tal circunstância.
A recusa do RG ocorre quando não é possível a identificação de um ou mais dos elementos legais, como a fotografia, número, dados de filiação e a assinatura da pessoa.
Também invalida o RG a sua plastificação. De forma contrária à versão antiga cuja plastificação era uma condição obrigatória, os modelos atuais são impressos em papel especial que confere maior segurança ao documento.
10 anos

Legislação aplicadaLei Federal nº 7.116/1983 , que dispõe sobre os documentos de identidade em todo o país, e Acordo MERCOSUL/CMC/DEC n⁰ 18/2008 , que dispõe sobre os documentos aceitos em viagens nos países do Mercosul.

Muitas vezes, ouvimos que o prazo de validade do RG é de 10 anos.
O fato é que isso não é verdade. Como mencionado acima, não existe um dispositivo legal que determine o prazo de validade do documento ou estabeleça um prazo para atualização obrigatória do documento.
FONTE: www.uol.com.br

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domingo, 1 de janeiro de 2017

10 DICAS PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS NO INÍCIO DO ANO



Juan Cacio Peixoto*


Na rotina do dia a dia, produzimos e recebemos um grande volume de documentos para arquivar.

Imediatamente, perguntamos, devo arquivar ou eliminar? Se é para arquivar, qual melhor método de arquivamento que facilitará no momento que solicitarem?

Quem poderá orientar na metodologia de organização do arquivo, devido a variedade de tipos documentais, com necessidades diferentes de busca?

Muitas vezes, nos deparamos com título de pastas ou caixas, com o título “DIVERSOS”, que tem dificultado ainda mais a busca pelo documento arquivado, porque, nesta pasta tem de tudo e mais um pouco, sem ordem e com documento para eliminar.

Enumeramos algumas dicas para facilitar a rotina do seu trabalho, torná-lo mais eficaz e produtivo, garantindo a sua tranqüilidade no momento de proceder o arquivamento.


Coloque em prática:

P Separe os documentos pertencentes a diferentes tipos:


  •   Correspondência Pessoal
  •   Comercial
  •   Relatório
  •  Artigo de Jornal ou Literatura Técnica
  •   Administrativo

ü    Elimine o desnecessário, seguindo normas internas, o procedimento ideal, é elaborar a Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento de cada documento no arquivo;

P Verifique os documentos que estejam grampeados, para ver se eles realmente devem ser arquivados juntos;

P Tire todos os clips e grampos, se possível, isto, facilitará no futuro, a digitalização dos documentos;

P Anote a lápis no canto superior direito do documento, o titulo da pasta ou caixa arquivo que será arquivado o documento;

P Ordene pelo método de arquivamento definido;

P Verifique se o documento que você deseja arquivar, já existe pasta ou caixa contendo os mesmos;

P Proceda o arquivamento;

P Inclua os novos assuntos no Índice de Arquivo;

P Abra uma caixa de entrada para os documentos que não foram arquivados durante o dia; 


Seu dia ficará mais produtivo, porque, tudo que precisar, já estará em seu devido lugar, sua equipe não ficará irritada procurando documentos em vários lugares.

TODA a criação de Deus reflete ordem. Uma “simples” célula de fermento, por exemplo, é uma maravilha de organização. Ela tem praticamente o mesmo número de componentes de um Boeing 777. Ainda assim, cada um deles tem um lugar específico e se encaixa numa esfera de apenas 5 mícrons de diâmetro. Mas, ao contrário dos aviões a jato, as células do fermento podem se reproduzir. Que ordem e organização maravilhosas! — 1 Coríntios 14:33.

Sucesso. Organize mais e melhor.




*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional. Para saber mais, acesse o www.acervo.com.br


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quinta-feira, 29 de dezembro de 2016

DICA DO DIA | ARQUIVO: HISTÓRICO E OBJETIVOS

A história dos Arquivos pode ser abordada sob diferentes ângulos. O conteúdo dos documentos e a concepção que deles se fez constituem aspectos que nos esclarecem sobre o papel que eles desempenharam, bem como sobre o lugar que eles ocuparam nas diferentes civilizações. 

Os suportes em que foi registrada a informação administrativa apresentam também um grande interesse. 


Para além de mudarem ao longos dos anos, condicionaram o seu armazenamento, a sua conservação e a sua utilização futura e exigiram o desenvolvimento de uma especialização apropriada. Um e outro ilustram ‘a sua maneira a história da profissão e da disciplina.

Há dúvidas quanto a origem do termo arquivo.

Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia, com a denominação de "arche", atribuída ao Palácio dos Magistrados.

Daí evoluiu para o "archion", local de guarda e depósito e outros títulos.

As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos, como depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das empresas e indivíduos.

Os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos.

Quando não mais atendiam a estas exigências eram transferidos para museus e bibliotecas.

Surgiu daí a idéia de arquivo administrativo e histórico.

Arquivo é a organização da informação, de tal forma, que possa ser recuperada rapidamente quando solicitada.


Arquivar é guardar em arquivo.

FONTE: Apostila do curso Organização de Arquivo - Básico 




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domingo, 25 de dezembro de 2016

DICA DO DIA | FICHA OU LIVRO DE REGISTRO DE EMPREGADO


No mesmo dia em que o empregado iniciar a sua atividade profissional na empresa, deverá ser feito seu registro em livro ou em ficha apropriada. Tanto as folhas de registro como as fichas terão numeração sequencial e deverão ser autenticadas pela DRT – Delegacia Regional do Trabalho. 


Nesse documento serão feitos, quando ocorrerem, os registros de alteração dos salários, concessão de férias, recolhimentos sindicais, cursos e treinamentos realizados pelo empregado. Deverá conter esse documento, a fotografia do empregado, sua assinatura, bem como todas as informações iniciais que constam na Carteira de Trabalho. 


O prazo legal para a guarda da Ficha ou Livro de Registro de Empregado é de 35 anos, porém, como é um documento que contém todos os dados do empregado, é aconselhável sua guarda PERMANENTE.

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sexta-feira, 23 de dezembro de 2016

PROJETO QUE PERMITE DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS, PODE SEGUIR PARA A CÂMARA

Da Redação | 14/12/2016, 14h24 - ATUALIZADO EM 14/12/2016, 15h50

A Comissão de Constituição, Justiça e Cidadania (CCJ) confirmou, em turno suplementar, a aprovação de substitutivo a projeto de lei (PLS 146/2007) que assegura ao documento digitalizado e certificado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) o mesmo valor legal do documento físico que lhe deu origem.
A proposta, do senador Magno Malta (PR-ES), deve seguir para a Câmara dos Deputados se não for apresentado recurso para votação do texto pelo Plenário do Senado.
O substitutivo ao PLS 146/2007 foi elaborado pelo senador José Maranhão (PMDB-PB). O texto original prevê autorização para eliminação do original do documento após sua digitalização certificada. Estabelecia ainda que a digitalização de documentos e o armazenamento em mídia ótica ou digital autenticada seriam realizados por empresas ou cartórios devidamente credenciados.



O PLS 146/2007 abre prazo de 90 dias, a partir de sua conversão em lei, para o governo regulamentar a matéria, indicando os requisitos para o credenciamento das empresas e dos cartórios autorizados a realizar esses serviços.

Prejudicialidade

No final de 2015, a Comissão de Ciência, Tecnologia, Inovação, Comunicação e Informática (CCT) se manifestou pela prejudicialidade do PLS 146/2007. A justificativa foi de que a regulação pretendida já constava da Lei 12.682/2012, decorrente da aprovação do PLC 11/2007, que tramitou em conjunto com a proposta de Magno Malta.
O relator na CCJ rejeitou o argumento da CCT de que o projeto estaria prejudicado pelo fato de tratar de questões  vetadas pela Presidência da República quando da sanção do PLC 11/2007. As questões objeto do veto são a equiparação dos documentos digitalizados com certificação aos documentos originais e a garantia do mesmo efeito jurídico dos documentos microfilmados às cópias digitalizadas.
“Consideramos que a pendência de apreciação dos vetos apostos à Lei 12.682/2012 não enseja a prejudicialidade da presente proposição. A pendência de apreciação de veto presidencial não é um fator impeditivo ao oferecimento de proposições legislativas. O presente projeto, caso aprovado por ambas as Casas Legislativas, ainda teria que ser submetido à sanção do presidente da República”, sustentou Maranhão.

Adequação

O relator na CCJ sugeriu a adequação do conteúdo do projeto ao texto da Lei 12.682/2012, o que fez por meio do substitutivo. Maranhão observou que a lei proíbe a eliminação dos documentos físicos digitalizados, “o que acaba por impedir que avancemos na desmaterialização de processos, como já o fez o Poder Judiciário”. Como o Novo Código de Processo Civil já reconheceu os documentos digitais e digitalizados como válidos para os fins de direito, o relator sustentou que isso precisa estar presente também na Lei 12.682/2012.
“Com efeito, deve-se permitir que os documentos apresentados em papel possam ser destruídos após a sua digitalização, desde que respeitados os requisitos procedimentais para garantia da integridade, autenticidade e fidedignidade da conversão do arquivo do meio físico para o meio digital”, considerou Maranhão.
Agência Senado (Reprodução autorizada mediante citação da Agência Senado)

sexta-feira, 16 de dezembro de 2016

ACERVO ACADÊMICO SERÁ TEMA DE CURSO DIAS 18 E 19 DE MAIO, EM SÃO PAULO

Preocupada em disseminar informações para todas as áreas do conhecimento, a ACERVO, com novidades em sua grade, com o tema "GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DO ACERVO ACADÊMICO", baseado na Portaria 1224 do Ministério da Educação, que Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino.



A Portaria no artigo 3º institui o DAA - Depositário do Acervo Acadêmico, um responsável para guarda e manutenção deste rico acervo, leia abaixo a íntegra do artigo:


Programa completo.

GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DO ACERVO ACADÊMICO

OBJETIVOS
O acesso fácil a informação e a padronização da metodologia de organização,  facilitam a administração da rotina do Arquivo Central em uma instituição de ENSINO. O curso dará as etapas para implantação, reestruturação e organização do Arquivo de uma instituição de ensino pública ou privada, com regras já estabelecidas em legislação específicas para a área EDUCACIONAL, padronizando a metodologia de organização com a Classificação de Documentos.


JUSTIFICATIVA
Atender a Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013, que institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema de ensino.


INDICADO
Profissionais das áreas Administrativas, Secretária Acadêmica, Professores, Auxiliar de Secretaria Escolar, Advogados, Reitores, Arquivistas,  Auxiliar de Arquivo, Bibliotecários e os responsáveis pelo arquivamento de documentos nas instituições de ensino.

FACILITADOR
Juan Cacio Peixoto
Bibliotecário pela Universidade Federal do Espírito Santo | UFES
Especialista em Organização de Arquivos | USP
Cursando Mestrado em Estudos do Patrimônio | UAB
Consultor Organizacional da Acervo Organização e Guarda de Documentos
Desenvolve projetos de organização, reestruturação e implantação de Arquivo, Biblioteca e Centro de Documentação \ CEDOC.

PROGRAMA

1-   Entendendo a Legislação para Gestão de Documentos e Arquivos para a área de ENSINO
·         Portaria MEC 255 de 20.12.1990
·         Lei 8.159 de 08.01.1991
·         Portaria MEC 40 de 12.12.2007
·         Portaria CONARQ 92 de 23.09.2011
·         Portaria MEC 1224 de 18.12.2013
·         Portaria MEC 1261 de 23.12.2013


2-   Portaria de 1224 – exigências
·         Implantação do Código de Classificação de Documentos
·         Implantação da Tabela de Temporalidade Documental
·         Criação do Arquivo Central
·         Comissão Própria de Avaliação – CPA
·         Indicação do Depositário do Acervo Acadêmico – DAA
·         Não aplicação da Portaria, caracterizada como irregularidade administrativa
·         Indicação de Instituição Sucessora, em caso de encerramento de atividades


  3-   Arquivo e Documentos
  ·         O que é Arquivo e sua importância
  ·         O que é documento acadêmico
  ·         O que é documento eletrônico
  ·         O que é documento digitalizado
  ·         O que é documento microfilmado
  ·         O que é documento legal

  4-   Fases do Arquivo e sua estrutura
  ·         Arquivo Corrente: o que guardar?
 ·         Arquivo Intermediário: como manter o acesso fácil?
·         Arquivo Permanente: como preservar?

5-   Implantação do Arquivo Central
·         Diagnóstico: conhecendo a situação?
·         Planejamento: preparando a implantação!
·         Plano de Trabalho: como irei executar?
·         Digitalização: acesso mais rápido!


6-   Administrando o espaço do Arquivo
·         Eu não sei o espaço que preciso!
·         Qual o volume de documentos existentes?
·         Onde montar as estantes/prateleiras?
·         O leiaute é adequado para a guarda e conservação?

7-   Eliminando documentos com segurança
·         Gostaria de eliminar, mas, não conheço o prazo de guarda;
·         O que determina a legislação?
·         Descartando com segurança

7.1- Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental
·         O que é? Para que serve? Como fazer?
·         Áreas envolvidas e para quem pedir ajuda?
·         CPAD – Comissão Permanente de Avaliação de Documentos
·         Termo de Eliminação de Documentos
·         Fragmentação de documentos;

8-   Definindo a metodologia de organização
·         Utilize a simplicidade e organize rápido
·         Faça etiquetas com visualização legível
·         Utilize caixas padronizadas e pastas suspensa
·         Faça um Inventário de toda a documentação armazenada
·         Software gerenciador de arquivos e documentos;

9-   Código de Classificação de Documentos
·         O que é e onde aplicar?
·         Conhecendo o Código e suas classes;
·         Dinâmica para facilitar o conhecimento;
·         Vantagens em na aplicação;

10-               Digitalização de documentos
·         Etapas da digitalização e o início do trabalho;
·         Seleção de documentos para digitalizar;
·         Criando pastas e subpastas
·         Facilite o trabalho e padronize
·         Lei 12682 – Lei da Digitalização;

11 – Encerramento, entrega de Certificados e Avaliação


Para mais informações e inscrições, acesse www.acervo.com.br | 11 2821-6100 | WhatsApp 11 98543-1356 e aline@acervo.com.br