CUIDADOS PARA FAZER A DESTRUIÇÃO SEGURA DE DOCUMENTOS

Juan Cacio Peixoto*

Em tempos de crise, redução de custos é a palavra de ordem, e espaço bem ocupado, representa redução de custos, já que podemos redimensionar a equipe, aproveitando as áreas que poderão ser reaproveitadas com a utilização para uma nova área ou até mesmo a criação de outras.

Espaço bem ocupado é necessário para todas empresas, principalmente, as MICRO/PEQUENAS e MÉDIAS, com menor recursos financeiros, tem a necessidade de utilizar o espaço com melhor aproveitamento, para atender o armazenamento de sua produção, arquivo, mobiliário, materiais ou outros equipamentos da empresa.

No Arquivo Central das empresas/instituições, a guarda excessiva e desnecessária de documentos, contribui para aumento da ocupação do espaço, verifica-se a necessidade de um novo local para o armazenamento de documentos, com  garantia de aumento de cursos.

Uma das soluções para a redução deste volume de documentos e o automático aumento da capacidade de armazenamento, é realizar a destruição segura de documentos, obedecendo a legislação específica para cada tipo de documento.

A inexistência da Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento para cada tipo de documento, por departamento, poderá acarretar sérios prejuízos, caso, este documento venha a ser destruído e solicitado futuramente pela fiscalização ou necessidade da empresa.

A ACERVO, no mercado de Gestão de Documentos, desde 1993, poderá ajudar na análise e seleção dos documentos que poderão ser destruídos, de acordo com a legislação, nossa experiência de 27 anos, dará segurança para sua empresa e capacitar sua equipe para realizar a seleção de documentos com segurança e credibilidade, sem arrependimento posterior.

Enumeramos alguns cuidados para realizar a destruição segura de documentos, para sua empresa evitar dor de cabeça, conforme nossa experiência:

1- Envolva a Assessoria Jurídica e solicite a relação de processos em andamento, isto evitará que documentos que fazem parte do processo, sejam eliminados, por falta de conhecimento do colaborador;

2- Elabore uma Tabela de Temporalidade Documental | TTD, por departamento, definindo quanto tempo guardar cada tipo de documento, obedecendo a legislação;

3- Reúna sua equipe, e informe qual é o objetivo da empresa e oriente para seguir a TTD, se o documento não estiver relacionado na mesma, consulte a Assessoria Jurídica;

4- Defina com a equipe o melhor período para realizar  a seleção dos documentos, preferência pela manhã, importante ressaltar, que o trabalho realizado no sábado, torna-se o processo inseguro, nossa experiência já mostrou, que neste dia, o processo de análise é realizado pelo colaborador de forma muito rápida;

5- O que foi identificado para destruir, coloque em caixas e cole etiquetas "PARA DESTRUIÇÃO", CD/DVD/DISQUETES devem ser separados;

6- Chame a ACERVO, para fazer a coleta, transporte, destruição e fragmentação dos documentos de forma segura, podendo inclusive, ser acompanhada pelo CLIENTE, fotografado ou filmado. Após a destruição, é emitido o Certificado de Destruição de Documentos, garantindo a segurança das informações do CLIENTE.

Os documentos destruídos são enviados para reciclagem em fardos prensados, garantindo ainda mais a segurança da informação, uma contribuição inestimável para o Meio Ambiente.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, trabalha com Gestão Documental, desde 1993.

  

PROJETO QUE PERMITE DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS, PODE SEGUIR PARA A CÂMARA

Da Redação | 14/12/2016, 14h24 - ATUALIZADO EM 14/12/2016, 15h50

A Comissão de Constituição, Justiça e Cidadania (CCJ) confirmou, em turno suplementar, a aprovação de substitutivo a projeto de lei (PLS 146/2007) que assegura ao documento digitalizado e certificado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) o mesmo valor legal do documento físico que lhe deu origem.

A proposta, do senador Magno Malta (PR-ES), deve seguir para a Câmara dos Deputados se não for apresentado recurso para votação do texto pelo Plenário do Senado.

O substitutivo ao PLS 146/2007 foi elaborado pelo senador José Maranhão (PMDB-PB). O texto original prevê autorização para eliminação do original do documento após sua digitalização certificada. Estabelecia ainda que a digitalização de documentos e o armazenamento em mídia ótica ou digital autenticada seriam realizados por empresas ou cartórios devidamente credenciados.

O PLS 146/2007 abre prazo de 90 dias, a partir de sua conversão em lei, para o governo regulamentar a matéria, indicando os requisitos para o credenciamento das empresas e dos cartórios autorizados a realizar esses serviços.

Prejudicialidade

No final de 2015, a Comissão de Ciência, Tecnologia, Inovação, Comunicação e Informática (CCT) se manifestou pela prejudicialidade do PLS 146/2007. A justificativa foi de que a regulação pretendida já constava da Lei 12.682/2012, decorrente da aprovação do PLC 11/2007, que tramitou em conjunto com a proposta de Magno Malta.

O relator na CCJ rejeitou o argumento da CCT de que o projeto estaria prejudicado pelo fato de tratar de questões  vetadas pela Presidência da República quando da sanção do PLC 11/2007. As questões objeto do veto são a equiparação dos documentos digitalizados com certificação aos documentos originais e a garantia do mesmo efeito jurídico dos documentos microfilmados às cópias digitalizadas.

“Consideramos que a pendência de apreciação dos vetos apostos à Lei 12.682/2012 não enseja a prejudicialidade da presente proposição. A pendência de apreciação de veto presidencial não é um fator impeditivo ao oferecimento de proposições legislativas. O presente projeto, caso aprovado por ambas as Casas Legislativas, ainda teria que ser submetido à sanção do presidente da República”, sustentou Maranhão.

Adequação

O relator na CCJ sugeriu a adequação do conteúdo do projeto ao texto da Lei 12.682/2012, o que fez por meio do substitutivo. Maranhão observou que a lei proíbe a eliminação dos documentos físicos digitalizados, “o que acaba por impedir que avancemos na desmaterialização de processos, como já o fez o Poder Judiciário”. Como o Novo Código de Processo Civil já reconheceu os documentos digitais e digitalizados como válidos para os fins de direito, o relator sustentou que isso precisa estar presente também na Lei 12.682/2012.

“Com efeito, deve-se permitir que os documentos apresentados em papel possam ser destruídos após a sua digitalização, desde que respeitados os requisitos procedimentais para garantia da integridade, autenticidade e fidedignidade da conversão do arquivo do meio físico para o meio digital”, considerou Maranhão.

Agência Senado (Reprodução autorizada mediante citação da Agência Senado)

SERVIÇOS DE FRAGMENTAÇÃO DE DOCUMENTOS

A eliminação da documentação,  desempenha papel importante na empresa /instituição

e porventura no arquivamento.

A eliminação não deve ser por fogo, sua empresa pode ser autuada pelos 

órgãos de controle do meio-ambiente, recomenda-se,  a utilização de 

uma máquina fragmentadora, ou a venda da papelada a uma empresa de 

aparas (sobra de papel),  para proceder a fragmentação da documentação eliminada, 

este procedimento, deve ser acompanhado por um representante 

da empresa, para garantir a sigilosidade da informação a ser eliminada.

Para total controle do procedimento de eliminação da 

documentação, registramos em documento próprio, 

chamado de Termo de Eliminação de Documentos / TED,

listando todos os títulos de documentos e o ano 

ou período definido para eliminação,  garantindo a 

transparência e segurança do trabalho realizado.

Toda a documentação é fragmentada, garantindo total sigilo,  este procedimento é  

acompanhado por colaborador da ACERVO e da empresa/instituição CLIENTE.

Este serviço poderá ser contratado pela sua empresa/instituição, a ACERVO, 

orientará em todas as etapas,  desde a coleta dos documentos até o 

acompanhamento e confecção do Termo de Eliminação de Documentos.

Para contratar este serviço envie uma mensagem para comercial@acervo.com.br 

ou ligue 11 2821-6100.