ACERVO | CONHEÇA NOSSA HISTÓRIA DE 27 ANOS

COMO COMEÇAMOS?

A nossa história começou em 1993, prestava serviços como Bibliotecário Autônomo na Companhia Nitro Química Brasileira, empresa do Grupo Votorantim, na cidade de São Paulo | SP, e, a terceirização de serviços estava ganhando relevância no Brasil.

Naquele ano,  atuava no Projeto de Organização da Biblioteca da área de  Segurança Patrimonial, foi solicitado pela NITRO QUÍMICA, a partir deste projeto, trabalhar como Pessoa Jurídica, e em 18 de março de 1993, nasceu a ACERVO Consultoria.

Foi a antecipação de um sonho, que já estava em planejamento, constituir uma empresa para prestar serviços em Gestão de Documentos e Informação. 

ESTRUTURA INICIAL

Iniciou-se a ACERVO, em meu apartamento residencial de 55 m², na cidade de Guarulhos | SP, nosso telefone era um RAMAL telefônico, atendido pela Portaria do prédio e transferia para o apartamento, onde funcionava a ACERVO. 

PRIMEIROS CLIENTES

O mercado de Gestão Documental, ainda era desconhecido, com poucas empresas no mercado, começamos a divulgar o trabalho e conquistamos nosso segundo cliente,  a TendTudo Materiais de Construção, empresa do Grupo BR Home Centers, o terceiro a GE Dako, do grupo MABE Brasil, e nossa história começou a acrescentar novos projetos e importantes clientes. 

  

CRESCIMENTO NO MERCADO

Em menos de 02 anos de funcionamento, mudamos a ACERVO para uma sala de 60 m², depois para um salão de 100 m², com crescimento mudamos para 03 galpões de 200 m² cada um. 

ESTRUTURA ATUAL

Atualmente estamos em uma área total de 4.200 m², com 2.700 m² de área construída, com sede na cidade de Guarulhos | SP, prestando todos os serviços da área de Gestão Documental: Organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos e outros serviços, que agregam ao trabalho, para oferecer ao CLIENTE, um pacote de serviços prestados, exclusivamente pela ACERVO.

Com o acréscimo de novos serviços, alteramos a razão social para ACERVO Organização e Guarda de Documentos.

Nosso sistema de telefonia é digital, preparada para atender simultaneamente várias ligações e, possuímos TI para atender todos os portes de clientes, e crescimento de acordo com as novas tecnologias do mercado.

Nossos softwares de gerenciamento de documentos, são os mais avançados do mercado de Gestão Documental. 

SÓCIOS E CONSULTORES

A ACERVO é uma empresa familiar, sendo sócios:

• 02 (dois) Bibliotecários: Juan Cacio Peixoto e Lizete da Penha Ferreira Peixoto;
• 01 (um) Arquivista: Fábio Ferreira Peixoto;
• 01 (um) Analista de Sistemas: Felipe Ferreira Peixoto.

  

CLIENTE É NOSSA PRIORIDADE

Um dos grandes diferenciais de nossa empresa, desde os primórdios, foi a dedicação aos clientes, de forma personalizada, de acordo com  suas necessidades e projetos exclusivos de Gestão Documental.

Excelência no Atendimento ao Cliente, é nossa meta 365 dias por ano, sem informação não há tomada de decisão. 

Juan Cacio Peixoto

Bibliotecário e Sócio-fundador da ACERVO

ARQUIVO MÉDICO: NOVO CURSO VIA INTERNET NA AGENDA DA ACERVO

Atendendo 'a várias solicitações de entidades da área de Saúde, para oferecer cursos voltados a organização do Arquivo Médico, disseminando informações, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa de serviços na área de Gestão de Documentos, no mercado desde 1993, está com inscrições abertas para o curso "GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVO MÉDICO" no endereço http://www.acervo.com.br/gestao-de-documentos-em-arquivo-medico/

O curso está agendado para o período de 11 a 15 de dezembro, via INTERNET, com carga horária de 12 horas e o valor do investimento está em promoção.

Leia abaixo as informações completa do curso:

CURSO: GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVO MÉDICO

OBJETIVOS

Capacitar profissionais que atuam na área de Saúde, em  metodologia de organização de documentos físicos e digitais, produzidos e recebidos em Hospitais, Clínicas, Laboratórios, Plano de Saúde etc., na aplicação de metodologias de arquivamento, que facilitam a rápida localização da informação, atendendo 'as necessidades do Médico e paciente.

O curso orientará quanto 'as normas e resoluções aplicáveis na Gestão de Documentos (ABNT, Ministério do Trabalho, Conselho Federal de Medicina, ONA etc.).

FACILITADORES

Juan Cacio Peixoto

Bibliotecário pela Universidade Federal do Espírito Santo | UFES

Especialização em Organização de Arquivos | UFES

Cursando Mestrado em Estudos do Patrimônio | UAB-Portugal

Sócio da Acervo Organização e Guarda de Documentos

Tem desenvolvido importantes projetos de Gestão de Documentos em empresas de todos os segmentos e portes.

Transfere em seus cursos, valiosas experiências, adquiridas em suas múltiplas Consultorias em Gestão de Documentos e Arquivos.

Margarete Farias de Moraes

Possui Bacharel em Arquivologia pela Universidade do Rio de Janeiro - UNIRIO (1993), Licenciatura e bacharel em História pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro - UERJ (2001) e Mestrado em História das Ciências pela Fundação Oswaldo Cruz (2005).

 É Doutoranda do PPGE/UFES. Atualmente é professora do Departamento de Arquivologia da Universidade Federal do Espírito Santo.

Tem experiência em docência e organização de centros de documentação, arquivos médicos e administrativos, com ênfase no planejamento e gestão arquivística. Possui também experiência em docência na área de História, com ênfase em História das Ciências.

Tem como campos de investigação a história, a educação e o gerenciamento de informação na área de saúde.

CARGA HORÁRIA

12 horas

INVESTIMENTO

R$ 150,00 (valor promocional de lançamento)

  

PROGRAMA

1- Introdução aos estudos de Arquivo

•        Arquivo: conceitos e finalidades
•        A Informação, o Documento e o Arquivo;
•        O Arquivo, a Biblioteca e o Museu: objetivos e finalidades;
•        Fases do Arquivo: Ativo/Corrente, Intermediário, Inativo e Histórico;
•        Profissão de Arquivista e funções do Auxiliar de Arquivo.

2- Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental | TTD

•        O que é Gestão de Documentos
•       Critérios de elaboração da TTD;
•       Critérios de elaboração da TTD;
•       Prazo de guarda dos documentos;
•       Eliminação de documentos;
•       Atualização da Tabela.

2.1- Tabela de Temporalidade Documental | TTD

• Legislação referente a temporalidade documental no Arquivo Médico
• Conselho Federal de Medicina | Resolução
• Ministério do Trabalho | Norma Regulamentadora

3- Serviço de Arquivo Médico e Estatística

• Finalidade e Função
• Legislação
• Serviço de Arquivo Médico
• Competências e Atribuições do Arquivo Médico
• Responsabilidade do Arquivo Médico

4- Espaço físico para o Arquivo

• Estrutura física
• Leiaute e adequação do espaço
• Mobiliário, equipamentos e segurança
• Conservação e preservação

5- Metodologia de organização

•       Seleção e avaliação de documentos;
•       Classificação e Ordenação: metodologia;
•       Recuperação da Informação: Inventário/Índice de Arquivo;

  

6- Prontuário do Paciente

• Definição, histórico e objetivos
• O Prontuário como fonte de informações
• Finalidades preenchimento e questões éticas e legais
  
• Funções
• Sigilosidade e Confidencialidade
• Cópia do Prontuário para o Paciente
• Suporte para a área administrativa do hospital

7- Prontuário Eletrônico

• Implantação do PE
• Digitalização: etapas e quando começar
• Certificação Digital
• Base legal

8- Materiais, equipamentos e mobiliários

• Materiais utilizados para organização do Arquivo, onde encontrar, principais fornecedores e demonstração.

 Para mais informações, acesse www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e WhatsApp 11 98543-1356

PRECISA DE ESPAÇO PARA O ARQUIVO?

FONTE: JORNAL DO COMÉRCIO DE GUARULHOS | SINCOMÉRCIO | NOVEMBRO DE 2017

STJ REGULAMENTA TRAMITAÇÃO ELETRÔNICA DE AÇÕES PENAIS

Com o objetivo de regulamentar a tramitação de ações penais de forma eletrônica, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) promoveu alterações na Resolução 10/2015, que disciplina o processo judicial eletrônico no tribunal. As mudanças, introduzidas por meio da Resolução 10/2017, estão relacionadas principalmente à forma de digitalização e processamento de ações e procedimentos criminais, além da regulamentação da tramitação eletrônica e da consulta a processos penais em curso na corte.  

Com as novas regras, o tribunal pretende racionalizar a tramitação dos processos, evitando seu deslocamento físico e o risco de extravio de peças, com ganhos de tempo e segurança para o jurisdicionado. 

A virtualização das ações e procedimentos penais está prevista na Lei 11.419/06, que dispõe sobre a informatização do processo judicial e autoriza a tramitação eletrônica de feitos criminais. Todavia, as alterações trazidas pela resolução também buscam preservar a guarda e manutenção de provas e documentos originais dos autos penais, além de garantir a proteção dos feitos que tramitem com publicidade restrita ou que tenham segredo de Justiça decretado.

O normativo acrescentou dois novos parágrafos ao artigo 18 da Resolução 10/2015. De acordo com o parágrafo 4º, as ações penais recebidas em formato físico devem ser digitalizadas automaticamente para permitir sua tramitação eletrônica, salvo determinação em sentido contrário do ministro relator.

Já o parágrafo 3º determina que os feitos de competência da Corte Especial relacionados a processos e procedimentos de investigação criminal sob publicidade restrita, como inquéritos e sindicâncias, por exemplo, só sejam digitalizados e convertidos no formato eletrônico caso haja determinação do ministro relator.

Consultas

O parágrafo 1º do artigo 20, que prevê a livre consulta pública aos processos eletrônicos pela internet ou presencialmente, passa a conter ressalva sobre o acesso a ações penais em tramitação na corte. A resolução já previa a restrição de acesso a feitos relacionados a investigação criminal com publicidade restrita e ações que tramitam sob segredo de Justiça.

O novo texto da Resolução 10/2015 também traz modificações no artigo 10 (caput e incisos), que disciplina o uso do peticionamento eletrônico no STJ, mas neste ponto as alterações visam apenas aperfeiçoar e tornar mais claras para os usuários as normas de envio e protocolo de petições. A iniciativa, portanto, não implica inovação em relação às regras já consolidadas no tribunal, não tendo repercussão na prática dos servidores e advogados.

Fonte: STJ em 06.11.2017

SINCOMERCIO REALIZARÁ PALESTRA EM PARCERIA COM A ACERVO

Visando capacitar profissionais que atuam nas empresas do comércio de Guarulhos, em parceria com a ACERVO, o SINCOMERCIO, realizará no dia 24 de Outubro, 'as 19h00, palestra gratuita com o tema PRAZO DE GUARDA DE DOCUMENTOS: O que guardar e o que eliminar.

O Sindicato do Comércio Varejista de Guarulhos (Sincomércio) é uma entidade patronal, om o objetivo de atender as empresas do setor varejista de toda a região de Guarulhos.

A palestra tem por objetivos esclarecer aos participantes a importância da guarda dos documentos das áreas Fiscal, Contábil, Recursos Humanos, Administrativa e Técnica, e, orientar quanto a eliminação dos mesmos com segurança, para aqueles que a legislação permite, garantindo tranqüilidade a empresa, evitando prejuízos desnecessários, diminuindo o volume de documentos e aumentando o espaço, implantando a Gestão de Documentos com Qualidade.

Será ministrada pelo Bibliotecário da ACERVO, Juan Cacio Peixoto, que esclarecerá prazos de guarda das áreas Contábil, Fiscal e Recursos Humanos.

Para mais informações e inscrições, acesse http://sincomercioguarulhos.com.br/servicos/palestras-e-feiras/

AFINAL, POSSO ELIMINAR DOCUMENTOS?

*Juan Cacio Peixoto

O que fazer com grande quantidade de papéis acumulada na empresa durante o ano? Trinta anos atrás, quando a revolução informática ainda estava engatinhando, os visionários previam que os computadores iriam limpar as mesas dos escritórios.

A se acreditar neles, o desenvolvimento de arquivos magnéticos e planilhas eletrônicas acabaria com as pilhas de papel. Mais recentemente a explosão do e-mail e da internet deu a alguns a ilusão de que o papel se tornaria um artigo quase invisível no escritório.

Nos últimos cinqüenta anos, o consumo de papel, cresceu seis vezes, Na próxima década, vai aumentar mais 32%, alimentado principalmente pelo apetite das máquinas de fax,  impressoras e copiadoras que se multiplicaram nos escritórios do mundo todo. Máquinas mais baratas e mais rápidas incentivam o uso do papel.

Assim como eu, nenhuma outra pessoa vive sem papel. 

A tantas vezes prevista sociedade sem papel não aconteceu e nunca vai acontecer.

O que fazer com a grande quantidade de papéis acumulada durante o ano? Antes de tomar decisão procure a orientação especializada para saber o que deve ser arquivado e o que pode ser eliminado. Um procedimento incorreto pode resultar em multas e na perda de informações estratégicas.

A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços.

Portanto, é de fundamental importância, que as empresas implantem a Tabela de Temporalidade Documental / TTD, que é uma relação de itens documentais, separada por Departamento, com a definição do tempo de arquivamento, avaliando para cada item documental, o seu valor administrativo, técnico, legal e histórico.

Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, esta Tabela representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de informação sobre a história da organização.

Este importante instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas, deve ser sistematicamente atualizada.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

VALIDADE DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS FOI TEMA DE PALESTRA PARA SECRETÁRIAS

Posso eliminar os documentos depois de digitalizado?
O e-mail serve como prova legal? 
Na hora de aposentar, posso apresentar ao INSS, meus documentos no formato PDF? 

No futuro, como acessarei minha informação eletrônica? 
Como salvar as fotos digitais? O que é o Certificado Digital? Afinal, o documento eletrônico tem validade legal?

A palestra Validade de Documentos Eletrônicos, foi realizada na última  sexta-feira, 22 de setembro, no Vila Galé Resorts, na Praia de Guarajuba, Camaçari, BA, durante o o 23º Encontro Recicle de Secretárias 2017, realizado pela empresa RECICLE Treinamento, com sede na cidade de Salvador .  

O evento contou com a participação de aproximadamente 25 secretárias de vários estados do país, que puderam tirar dúvidas, sobre documento eletrônico e sua validade legal.

A palestra foi ministrada por Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário da ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, no mercado desde 1993.

A sócia da Recicle, Donizette Maria, conta que a palestra contribuiu  muito, para entender o novo ambiente de trabalho, onde, o acúmulo desnecessário de papéis, pode ser substituído em muitos casos, por documento eletrônico, ocupando menos espaço e ganhando em agilidade na busca e localização, quando há solicitação, além de trabalhar em qualquer lugar do mundo, com acesso via web.

Foi abordado também, a Lei 12.682, conhecida como a Lei da Digitalização, que permite a digitalização de documentos, mas, não a destruição de documentos, com muitas dúvidas, a Lei foi amplamente debatida.

Uma dica essencial é que todo o documento tem prazo legal de guarda, portanto, antes de digitalizar, pensando em destruir o documento em papel, é importante conhecer a legislação que define a temporalidade documental.

O GED é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e arquivos já criados na forma digital.

A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos cinco mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. 

Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel. 

Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:

·         Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos;

·         Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento;

·         Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.

A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.

Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.

Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento.

Esta palestra poderá ser realizada em sua empresa, entre em contato através do fone 11 2821-6100 | e-mail comercial@acervo.com.br ou www.acervo.com.br e solicite uma proposta sem compromisso, a implantação de uma boa Gestão Eletrônica de Documentos, é essencial para o crescimento de seu negócio.

CONHECENDO DOCUMENTOS III: O QUE É RECIBO DE ALUGUEL?

*Juan Cacio Peixoto

Através do recibo de aluguel, o proprietário de um imóvel atesta que recebeu determinada quantia da pessoa que o aluga - denominado locatário -, referente ao preço do aluguel e das demais taxas existentes.

Em posse deste documento, o locatário poderá, posteriormente, comprovar que quitou o referido valor, caso, por qualquer motivo, o locador venha a lhe cobrar novamente a antiga dívida.

PRAZO DE GUARDA

O Recibo de aluguel, deve ser guardado por um período de 5 anos, após o ano da entrega da Declaração do Imposto de Renda.

Veja o exemplo da Declaração de Imposto de Renda - Exercício Fiscal de 2016, entregue em 2017:

ANO DA DECLARAÇÃO 2017	2018	2019	2020	2021	2022
PRAZO DE GUARDA 1 ANO	2 ANOS	3 ANOS	4 ANOS	5 NOS	6 ANOS

Portanto, o Recibo de Aluguel, exercício de 2016, deverá ser guardado por um período de 6 anos, podendo ser eliminada a partir de 01 de janeiro de 2023, precisa esperar cumprir o exercício fiscal até 31 de dezembro de 2022.

OUTROS NOMES DO DOCUMENTO:

• Comprovante de pagamento de aluguel;
• Certificado de pagamento de locação;
• Comprovante de quitação de aluguel de imóvel residencial;
• Declaração de pagamento de aluguel de imóvel comercial;
• Atestado de recebimento de valor em dinheiro para pagamento de aluguel;
• Recibo de pagamento de aluguel;
• Recibo de quitação de aluguel;
• Demonstrativo de pagamento de aluguel.

A guarda do Recibo de Aluguel, pelo prazo legal, é necessário para apresentar em possível solicitação da Receita Federal do Brasil, ou em casos de fazer prova na JUSTIÇA.

Todo documento tem um prazo legal de guarda, e cabe a cada cidadão, guardar em condições de fácil acesso, preservado e organizado, conforme determina a legislação do IR.

Vale lembrar que o contrato de locação e declarações referentes, que devem permanecer em posse do locatário durante todo o período de locação, até a desocupação do imóvel e recebimento do termo de entrega das chaves.

Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, no mercado desde 1993 e Atendimento Nacional. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

ACERVO E RECICLE FIRMAM PARCERIA PARA REALIZAÇÃO DE CURSO DE ARQUIVO EM SALVADOR/BA

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na Gestão de Documentos, firmou, uma importante parceria com a RECICLE Treinamento Profissional, com sede na cidade de Salvador, para a realização do curso "Organização do Arquivo Contábil, Fiscal, RH e Administrativo" nos dias 19 e 20 de setembro, com carga horária de 16 horas na cidade de Salvador/BA.

Fundada em janeiro de 1993, a RECICLE Treinamento Empresarial, surgiu da união de profissionais egressos de outras empresas, somando uma longa experiência de seus sócios, testados pela permanente atuação na área de Desenvolvimento Humano.

Para a Diretora da RECICLE, Donizette Marya Carneiro, é uma parceria que vai gerar grandes resultados para os profissionais da Região Nordeste, com menor custos de deslocamento, o curso era oferecido somente no estado de São Paulo, em época de contenção de gastos, o curso é muito bem vindo, neste momento econômico que vive o país, além de ser um curso voltado para todos os segmentos de empresas e portes, todos precisam de documentos arquivados em local de fácil acesso, para a tomada de decisão.

Juan Cacio Peixoto, Bibliotecário e Facilitador do curso,  afirma que é um curso de grande importância para as pessoas que buscam qualificação profissional, e assim conquistarem melhor competitividade no mercado de trabalho, além de ser um bom momento, para colocar a documentação em ordem, preparando para um ano novo que se aproxima.

Novas parcerias serão realizadas entre ACERVO e RECICLE para a realização de outros cursos, voltados para a Gestão de Documentos.

De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, a Gestão de Documentos consiste em um “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Os interessados deverão entrar em contato com a RECICLE no horário de 9h00 'as 18h00 de segunda-feira a sexta-feira, para realização da inscrição, através do fone 71 3027-0135 / 99984-1006, www.treinamentorecicle.com.br ou contato@treinamentorecicle.com.br  

As vagas são limitadas, antecipe sua inscrição.

CONHECENDO DOCUMENTOS II: O QUE É O DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. 

Tem as seguintes funções:

• conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);

• acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);

• auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e;

• substituir as notas fiscais modelo 1/1A nas situações em que era exigida como no caso de compensação de crédito.

Fonte: http://portalnfe.fazenda.mg.gov.br