APLICANDO OS 5S NA ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO

Juan Cacio Peixoto*

A organização de documentos permite que no futuro outras pessoas tenham acesso a importantes informações a respeito dos fatos.

A agilidade no levantamento destas informações, facilita o cumprimento de leis que definem o prazo de guarda, porém, o hábito de guardar sem necessidade, enche gavetas, armários, pastas, arquivos e muitos outros meios de armazenar documentos, em vários casos, evita-se eliminar por medo e insegurança, SI alguém pedir?

Você tenta “achar” uma nota fiscal de compra de um equipamento, demanda dias, o comprovante de pagamento de conta, depende de revirar várias caixas, pastas, pacotes etc.

Se você já passou por alguma dessas situações, precisa implantar o programa de qualidade cinco S, criado pelos administradores japoneses.

Dicas de como aplicar no Arquivo:

1- Senso de utilização

Identifique documentos que não mais utiliza, faça uma análise dos mesmos, separando-os por grandes categorias: Contábil, Fiscal, Administrativo, Legal, Recursos Humanos, Pessoal/Particular, Administrativo e Histórico.

Para definir o que realmente utilizar, faça algumas perguntas:

• Qual a freqüência de consulta ao documento?
• É cópia ou original? Preciso guardar?
• O documento contém informações importantes? Tenho digitalizado? Posso fazer prova com documento digitalizado?
• O documento já atendeu meu objetivo?
• Conheço o prazo legal de guarda? Posso eliminar?

Na eliminação, fragmente a documentação, é uma garantia, para que pessoas não autorizadas, leia informações sigilosas.

Em casa, utilize a tesoura e picote os documentos, depois, separe em sacos de lixo diferentes, coloque na lixeira em dias alternados.

2- Senso de organização

Identificar e organizar tudo, para que todos possam localizar facilmente. Utilize etiquetas com o título do documento em pastas suspensa, caixas, estanterias e arquivos de 4 gavetas etc.

Uma boa sinalização das estanterias, corredores e caixas, facilitará a rápida localização dos documentos arquivados.

Em casa, utilize cores para identificar pastas/caixas com documentos, agiliza a busca.

Não deixe de produzir um Índice/Inventário de toda a documentação arquivada.

3- Senso de saúde, higiene e limpeza

Manter o ambiente sempre favorável a saúde e higiene.

Mantenha sua mesa sempre limpa, no final da tarde, guarde seu material de trabalho, para que se possa começar sem transtornos o dia seguinte.

Não faça alimentação em ambiente de trabalho, restos de alimentos, atrai insetos, que poderão transmitir doenças e danificar documentos importantes.

O Arquivo, obrigatoriamente, deve ser limpo diariamente, para evitar acúmulo de poeiras, traças, baratas e outros animais.

Equipamentos fora de uso, deve ser vendido ou doado, o excesso de materiais inservíveis no ambiente do Arquivo, dificulta a limpeza, ocupa espaço desnecessáro e cria esconderijo de animais.

4- Senso de conservação e manutenção

Crie uma rotina de arquivar documentos diariamente, de preferência pela manhã, seu dia começa com mesa limpa e documentos arquivados.

Faça um planejamento de suas tarefas diárias, priorize o atendimento a consulta de documentos.

Faça palestra de conscientização aos colaboradores, para mostrar a importância do arquivo organizado, de maneira que todos se comprometam a colaborar com as mudanças implementadas.

5- Senso de autodisciplina

Convencidos das vantagens dos quatro Ss, seus colaboradores passam a cumprir as regras estabelecidas, sem necessidade de cobrança.

A elaboração do Manual de Procedimentos de Arquivos, é uma garantia da continuidade do sistema implantado.

Nos anos 60, o cheque de papel foi declarado fadado a sumir. “Vai desaparecer para sempre a tarefa maçante de escrever e postar cheques para pagar as contas mensais”, dizia uma matéria de capa da Forbes em 1967.

A tão falada sociedade sem papel não aconteceu, para diminuir sua utilização, depende da disciplina e disposição de seres humanos, para mudarem hábitos arraigados e cheios de vícios.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em www.acervo.com.br

PROFISSIONAL BRASILEIRO É POUCO ENGAJADO NA EMPRESA

Em tempos de freio em novas oportunidades de trabalho formal, os profissionais brasileiros precisam se engajar mais no trabalho e nas atividades das empresas que os empregam. Como consequência, a exigência de obtenção de resultados, e de forma mais rápida, é cada vez maior.


Estudo produzido com 32 mil trabalhadores de 65 países pela Towers Watson, multinacional que atua na orientação organizacional de empresas, identificou que entre os profissionais do Brasil apenas 28% demonstraram engajamento sustentável: sentem prazer em trabalhar em suas atuais empresas e se preocupam com a qualidade do trabalho e com o resultado a ser alcançado.


A coordenadora dos cursos de recursos humanos das Faculdades Metropolitanas Unidas (FMU), Roseli Martinez, afirma que os trabalhadores que não têm compromisso com os resultados que deles se espera nas empresas terão mais e mais dificuldades para ascender nas companhias e, pior, devem encontrar obstáculos para se manter no emprego ou mesmo achar nova ocupação.


Na avaliação da analista, o ambiente laboral não tem mais espaço para afirmação do tipo “isso não é problema meu” ou para a ascensão profissional a partir de bajulações. “Buscar resultado não tem nada a ver com bajular. Os bajuladores não se preocupam em entregar resultados, não têm interesse nisso.”

Orgulho e disposição

Carlos Ortega, consultor sênior da área de Pesquisas com Empregados da Towers Watson no Brasil, explica que ser um profissional com engajamento sustentável significa estar conectado com os valores da empresa, orgulhar-se de fazer parte dela e estar disposto a ajudar a companhia a obter sucesso em seu ramo de atividade.

Na avaliação de Ortega, quem não está engajado tem problemas para entregar os resultados esperados e deve mudar de postura, ainda que, para isso, tenha de trocar de emprego. “Em boa parte dos casos, a falta de engajamento está relacionada às políticas das empresas que não valorizam seus colaboradores da maneira correta”, afirma Ortega.

O executivo compara o funcionário engajado de forma satisfatória ao maratonista que vence a corrida a partir de seu esforço, mas com o suporte adequado. “É um corredor que dá o melhor de si, mas também conta com o melhor apoio que sua equipe pode dar”, arremata Ortega.

Na opinião da coordenadora do MBA de Psicologia Positiva da Trevisan Escola de Negócios, Lilian Graziano, a satisfação de um funcionário está diretamente ligada ao que de melhor ele oferece à empresa como profissional. “O resultado virá, e outros itens importantes como salário serão consequência”, diz Lilian.

Enfrentar desafios

A especialista em planejamento estratégico Mônica Saggioro, de 25 anos, considera-se uma funcionária engajada. “Vestir a camisa de uma empresa é fazer o trabalho como se o empreendimento fosse seu.”

Mônica está no emprego atual há seis anos. “Comecei como estagiária, fiz parte do programa de trainee, fui crescendo até chegar ao setor de planejamento, no qual estou há três meses.”


A especialista destaca que entre as posturas que evidenciam o engajamento está enfrentar os desafios propostos no cotidiano do trabalho. Mônica ressalta que engajamento nada tem a ver com trabalho excessivo. “Pode ser necessário, mas não é regra.”


Fonte: Jornal da Tarde 24/07/2012

A IMPORTÂNCIA DE GUARDAR DOCUMENTOS

A IMPORTÂNCIA DE GUARDAR DOCUMENTOS

Juan Cacio Peixoto*

Guardar documentos nem sempre é uma tarefa fácil, já que exige sobretudo, organização detalhada e senso de importância, já que perdê-los pode trazer graves conseqüências.

Geralmente é através deles que podemos resgatar parte da história da empresas e até mesmo das pessoas.

Por isso, todo o cuidado é pouco na manutenção e guarda de documentos que, na maioria das vezes, não tem valor aos olhos de um leigo, mas, analisados sobre o ponto de vista jurídico ou histórico tem valor inestimável.

O pior é que grande parte das vezes só nos damos conta do valor de um documento quando dele precisamos para comprovar devidamente determinados fatos.

É comum as pessoas terem dificuldade em localizar documentos no momento em que mais precisam, e o mais comum, é quando você recebe uma cobrança de conta, que certamente, você já quitou e não consegue localizar o comprovante de pagamento.

Portanto, tenha especial cuidado na guarda, arquivamento e manuseio das contas pagas, evite o pagamento em duplicidade, com multas e juros, analise antes de guardar:

• Antigos folhetos de viagens;
• Jornais antigos, mais de uma semana;
• Cartão de Natal antigos;
• Receitas de cozinha que você nunca vai experimentar;
• Catálogos que não usa mais;
• Encarte de jornais e revistas;
• Orçamentos que não vai utilizar.

Ao pagar as contas VIA INTERNET, os bancos tem a opção de salvar em PDF, é um excelente caminho para eliminar a duplicidade de informações.

Crie as categorias em pastas eletrônicas e arquive as contas pagas.

Organize suas informações em categorias mais amplas possíveis, como no exemplo a seguir:

·         Documentação Escolar

o   Nível Fundamental

o   Nível Médio

o   Nível Superior

·         Documentação Financeira

o   Contas a Pagar

o   Contas a Receber

o   Contas Pagas

·         Documentação Empregados

o   Prontuário de Funcionário

o   Prontuário Médico

·         Documentação Imóveis

o   Imóvel da Rua São Paulo

o   Imóvel da Rua São Bento

·         Documentação Médica

o   Prontuário Médico

·         Documentação Pessoal

o   Documentação Pessoal

§  Filhos

§  Esposa

§  Marido

·         Documentação Profissional

o   Prontuário de Funcionário

§  Empresa X

·         Documentação Veículos

o   Doblô

o   Gol

Lembre-se, que cada documento tem um prazo legal de guarda e, pode ser exigido a qualquer momento, portanto, crie o hábito de organizar seus documentos diariamente.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br

COMO ORGANIZAR ARQUIVOS EM EMPRESA PRIVADA

                                                                                                                 Juan Cacio Peixoto*

Nenhuma empresa poderá sobreviver se não possuir um intercâmbio de informações, qualquer que seja a área em que atue, porque viverá em um mundo que se encontra em uma fase de evolução, transição e transformação que afeta o indivíduo, a empresa e a própria sociedade.

Todo Arquivo deve ser idealizado com a finalidade de atender ‘as necessidades da empresa, e o primeiro problema é definir essas necessidades.

Dentro da empresa existe, portanto, a necessidade de se definir o processo de fixação de tecnologia, através das áreas de pesquisas, planejamento e de montagem de uma infra-estrutura apropriada, geradora de documentos atuais dentro da área em que opera.

Existe, principalmente, a necessidade da centralização da informação e documentação, a fim de que os colaboradores que manipulam essa informação, dirijam-na, sob um critério padrão e responsável, a um mesmo objetivo que compreenderá a racionalização do trabalho do profissional da informação, a fim de que a informação chegue rápida, concisa e eficiente ‘aqueles que dela necessitam, e a centralização da informação e documentação fazendo com que a recuperação seja mais rápida e eficiente.

Existe também a necessidade de uniformização de linguagem, classificação, manipulação e codificação das informações, o que resolveria o problema de recuperação das mesmas.

Deve-se considerar todos os tipos de documentos e todas as etapas de seu ciclo, não basta definir onde serão guardados os documentos, mas deve, também, preocupar-se com a forma de registro e acompanhamento de seu trâmite.

Preocupar com a organização do Arquivo, principalmente quando integrado a um sistema de racionalização de procedimentos, confere mais eficiência ‘as ações da empresa, passando a dispor de informações necessárias ‘a administração, reduzindo o desperdício de recursos humanos, materiais e financeiros, podendo ser ampliada a capacidade de ação empresarial.

Seguindo simples etapas de organização, a ACERVO Organização e Guarda de Documentos, poderá ajudar sua empresa a planejar todas as etapas do trabalho, empresa há 24 anos no mercado de Gestão de Documentos e Arquivos, tem desenvolvido projetos de organização de arquivos e documentos, em empresas de todos os segmentos e portes, atendendo todo o Brasil.

Etapa 1- Planejamento

Na construção de um arquivo, o processo básico de planejamento é enormemente complicado pela complexidade das funções envolvidas, pela variedade de materiais a serem guardados e protegidos, pelas necessidades dos funcionários e usuários, pelas condições ambientais a serem mantidas e por inúmeras outras considerações.

Um bom planejamento requer tempo, esforço, estudo, paciência e vigilância constante, a fim de que o resultado final corresponda ao valor do investimento.

Etapa 2- Definição do espaço físico

Escolher o local para abrigar o arquivo da empresa, deverão ser avaliadas todas as necessidades para a sua adequação às novas necessidades, tanto física como estrutural.

Avaliadas as condições atuais serão identificadas às necessidades básicas para abrigar um quadro funcional que futuramente se utilizará à área.

Devido a grande concentração de carga que uma área de arquivo possui, os cuidados para uma avaliação estrutural deverão ser considerados. Desta forma, os obstáculos deverão ser também considerados, tais como escadas, rampas, elevadores e outros, que dificultem a movimentação dos volumes.

Etapa 3- Prazo de guarda de documentos

Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, este prazo representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documento que devem ter tempo de guarda específico, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originado-se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços.

Etapa 4- Metodologia de organização

A organização de arquivos inclui a classificação dos documentos, segundo um sistema planejado, o cuidado e a guarda dos mesmos em pastas que os protejam, a circulação controlada, utilizando o Controle de Empréstimo, o uso dos documentos na fase administrativa ativa e a destinação final dos documentos para destruição ou preservação, dependendo do valor que apresentem.

Etapa 5- Digitalização de documentos

A digitalização de documentos consiste na imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.

Etapa 6- Treinamento da equipe

Não deixe de treinar sua equipe na nova metodologia implantada, para garantir a continuidade do Sistema de Arquivo implantado.

As decisões devem ser obtidas a partir de informações garantidas, objetivando um produto novo, eficiente e rápido.

Seria muito produtivo, recuperar todas estas informações, em um Centro de Documentação.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse www.acervo.com.br