EM 2018 ... EU VOU ORGANIZAR ... VOU JOGAR FORA ... VOU FAZER UMA LIMPEZA ... MUITA COISA EU NÃO USO ...

*Juan Cacio Peixoto

A cada virada de ano, vem as promessas, eu vou .... eu vou .... eu vou fazer .... e por aí vai  ... vou organizar ... vou jogar fora .... vou fazer uma limpeza ... muita coisa eu não uso ....  vou doar ... vou guardar por mais um tempo ... promessas e mais promessas, colocar a mão na massa diariamente, é uma boa solução, para começar bem o ano.

Nós acreditamos para que para atingirmos nossos objetivos, temos que ter SONHOS e fazer tudo para alcança-los, compartilhando com as pessoas que estão a nossa volta, colegas de trabalho, amigos, familiares e com as pessoas de nosso convívio social. 

Criar condições para que possamos atingir nossos objetivos, é um passo importante nesta caminhada, enumeramos aqui, com base no conceito 5s, algumas dicas, para começarmos o ano, buscando nossos SONHOS, e principalmente, saindo da promessa para a prática.

SENSO UTILIZAÇÃO

O que é bom para nós. Muita coisa, objetos, pastas, armários e documentos, ocupam espaço desnecessário no ambiente de trabalho e em casa, analise com cuidado o que realmente irá precisar, veja o que é bom para sua casa, empresa e melhore o ambiente de trabalho, descarte, doe ou envie para Almoxarifado, Arquivo Central etc.

Com esta organização, coisas, que que haviam sumido aparecem.

SENSO ORDENAÇÃO | ORGANIZAÇÃO

O lugar de cada coisa. O armário para cada coisa, facilita a disciplina. Guarde diariamente, não deixe para depois, providencie para sua casa ou empresa, um lugar para arquivar os documentos e mantenha-os em local de fácil acesso. 

SENSO LIMPEZA

Limpar e não sujar. Limpar é bom, melhor ainda não sujar. Manter o ambiente limpo e agradável, facilita o desenvolvimento do trabalho. Pensamento limpo, traz felicidade, relacionamento limpo, traz amizade.

SENSO SAÚDE

Bom para cabeça e corpo. A desorganização ajuda no aumento do STRESS diário, portanto, uma boa receita para combate-lo é manter sua casa e empresa organizada.

As pessoas se irritam facilmente, quando são cobradas, e o documento não localizado, é motivo de impaciência, irritação, ansiedade ou partir para o "tudo ou nada", vou dizer que não encontrei, porque, estou sem paciência para procurar hoje, amanhã, com mais calma, reiniciarei a busca, tudo causa do STRESS.

SENSO DE AUTODISCIPLINA

Sabendo se cuidar. Se todos os dias, guardar suas coisas (calçados, roupas, cadernos etc) no lugar certo, arquivar documentos e manter uma rotina de dedicar alguns minutos para colocar tudo em ordem, o seu início de ano, será muito tranquilo.

A aplicação dos 5s é um programa para melhorar a vida em casa e no trabalho. Com ele podemos organizar de uma gaveta a uma empresa ou nossa casa inteira, praticando, teremos Qualidade de Vida. Feliz Ano Novo.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br

APLICANDO OS 5S NA ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO

Juan Cacio Peixoto*

A organização de documentos permite que no futuro outras pessoas tenham acesso a importantes informações a respeito dos fatos.

A agilidade no levantamento destas informações, facilita o cumprimento de leis que definem o prazo de guarda, porém, o hábito de guardar sem necessidade, enche gavetas, armários, pastas, arquivos e muitos outros meios de armazenar documentos, em vários casos, evita-se eliminar por medo e insegurança, SI alguém pedir?

Você tenta “achar” uma nota fiscal de compra de um equipamento, demanda dias, o comprovante de pagamento de conta, depende de revirar várias caixas, pastas, pacotes etc.

Se você já passou por alguma dessas situações, precisa implantar o programa de qualidade cinco S, criado pelos administradores japoneses.

Dicas de como aplicar no Arquivo:

1- Senso de utilização

Identifique documentos que não mais utiliza, faça uma análise dos mesmos, separando-os por grandes categorias: Contábil, Fiscal, Administrativo, Legal, Recursos Humanos, Pessoal/Particular, Administrativo e Histórico.

Para definir o que realmente utilizar, faça algumas perguntas:

• Qual a freqüência de consulta ao documento?
• É cópia ou original? Preciso guardar?
• O documento contém informações importantes? Tenho digitalizado? Posso fazer prova com documento digitalizado?
• O documento já atendeu meu objetivo?
• Conheço o prazo legal de guarda? Posso eliminar?

Na eliminação, fragmente a documentação, é uma garantia, para que pessoas não autorizadas, leia informações sigilosas.

Em casa, utilize a tesoura e picote os documentos, depois, separe em sacos de lixo diferentes, coloque na lixeira em dias alternados.

2- Senso de organização

Identificar e organizar tudo, para que todos possam localizar facilmente. Utilize etiquetas com o título do documento em pastas suspensa, caixas, estanterias e arquivos de 4 gavetas etc.

Uma boa sinalização das estanterias, corredores e caixas, facilitará a rápida localização dos documentos arquivados.

Em casa, utilize cores para identificar pastas/caixas com documentos, agiliza a busca.

Não deixe de produzir um Índice/Inventário de toda a documentação arquivada.

3- Senso de saúde, higiene e limpeza

Manter o ambiente sempre favorável a saúde e higiene.

Mantenha sua mesa sempre limpa, no final da tarde, guarde seu material de trabalho, para que se possa começar sem transtornos o dia seguinte.

Não faça alimentação em ambiente de trabalho, restos de alimentos, atrai insetos, que poderão transmitir doenças e danificar documentos importantes.

O Arquivo, obrigatoriamente, deve ser limpo diariamente, para evitar acúmulo de poeiras, traças, baratas e outros animais.

Equipamentos fora de uso, deve ser vendido ou doado, o excesso de materiais inservíveis no ambiente do Arquivo, dificulta a limpeza, ocupa espaço desnecessáro e cria esconderijo de animais.

4- Senso de conservação e manutenção

Crie uma rotina de arquivar documentos diariamente, de preferência pela manhã, seu dia começa com mesa limpa e documentos arquivados.

Faça um planejamento de suas tarefas diárias, priorize o atendimento a consulta de documentos.

Faça palestra de conscientização aos colaboradores, para mostrar a importância do arquivo organizado, de maneira que todos se comprometam a colaborar com as mudanças implementadas.

5- Senso de autodisciplina

Convencidos das vantagens dos quatro Ss, seus colaboradores passam a cumprir as regras estabelecidas, sem necessidade de cobrança.

A elaboração do Manual de Procedimentos de Arquivos, é uma garantia da continuidade do sistema implantado.

Nos anos 60, o cheque de papel foi declarado fadado a sumir. “Vai desaparecer para sempre a tarefa maçante de escrever e postar cheques para pagar as contas mensais”, dizia uma matéria de capa da Forbes em 1967.

A tão falada sociedade sem papel não aconteceu, para diminuir sua utilização, depende da disciplina e disposição de seres humanos, para mudarem hábitos arraigados e cheios de vícios.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em www.acervo.com.br