Juan Cacio Peixoto*
A
organização de documentos permite que no futuro outras pessoas tenham acesso a
importantes informações a respeito dos fatos.
A
agilidade no levantamento destas informações, facilita o cumprimento de leis
que definem o prazo de guarda, porém, o hábito de guardar sem necessidade,
enche gavetas, armários, pastas, arquivos e muitos outros meios de armazenar
documentos, em vários casos, evita-se eliminar por medo e insegurança, SI alguém
pedir?
Você
tenta “achar” uma nota fiscal de compra de um equipamento, demanda dias, o
comprovante de pagamento de conta, depende de revirar várias caixas, pastas,
pacotes etc.
Se
você já passou por alguma dessas situações, precisa implantar o programa de
qualidade cinco S, criado pelos administradores japoneses.
Dicas de como aplicar no Arquivo:
1- Senso de utilização
Identifique
documentos que não mais utiliza, faça uma análise dos mesmos, separando-os por
grandes categorias: Contábil, Fiscal, Administrativo, Legal, Recursos Humanos,
Pessoal/Particular, Administrativo e Histórico.
Para
definir o que realmente utilizar, faça algumas perguntas:
- Qual a freqüência de
consulta ao documento?
- É cópia ou
original? Preciso guardar?
- O documento contém
informações importantes? Tenho digitalizado? Posso fazer prova com
documento digitalizado?
- O documento já
atendeu meu objetivo?
- Conheço o prazo
legal de guarda? Posso eliminar?
Na
eliminação, fragmente a documentação, é uma garantia, para que pessoas não
autorizadas, leia informações sigilosas.
Em
casa, utilize a tesoura e picote os documentos, depois, separe em sacos de lixo
diferentes, coloque na lixeira em dias alternados.
2- Senso de organização
Identificar
e organizar tudo, para que todos possam localizar facilmente. Utilize etiquetas
com o título do documento em pastas suspensa, caixas, estanterias e arquivos de
4 gavetas etc.
Uma
boa sinalização das estanterias, corredores e caixas, facilitará a rápida
localização dos documentos arquivados.
Em
casa, utilize cores para identificar pastas/caixas com documentos, agiliza a
busca.
Não
deixe de produzir um Índice/Inventário de toda a documentação arquivada.
3- Senso de saúde, higiene e limpeza
Manter
o ambiente sempre favorável a saúde e higiene.
Mantenha
sua mesa sempre limpa, no final da tarde, guarde seu material de trabalho, para
que se possa começar sem transtornos o dia seguinte.
Não
faça alimentação em ambiente de trabalho, restos de alimentos, atrai insetos,
que poderão transmitir doenças e danificar documentos importantes.
O
Arquivo, obrigatoriamente, deve ser limpo diariamente, para evitar acúmulo de
poeiras, traças, baratas e outros animais.
Equipamentos
fora de uso, deve ser vendido ou doado, o excesso de materiais inservíveis no
ambiente do Arquivo, dificulta a limpeza, ocupa espaço desnecessáro e cria
esconderijo de animais.
4- Senso de conservação e manutenção
Crie
uma rotina de arquivar documentos diariamente, de preferência pela manhã, seu
dia começa com mesa limpa e documentos arquivados.
Faça
um planejamento de suas tarefas diárias, priorize o atendimento a consulta de
documentos.
Faça
palestra de conscientização aos colaboradores, para mostrar a importância do
arquivo organizado, de maneira que todos se comprometam a colaborar com as
mudanças implementadas.
5- Senso de autodisciplina
Convencidos
das vantagens dos quatro Ss, seus colaboradores passam a cumprir as regras
estabelecidas, sem necessidade de cobrança.
A
elaboração do Manual de Procedimentos de Arquivos, é uma garantia da
continuidade do sistema implantado.
Nos
anos 60, o cheque de papel foi declarado fadado a sumir. “Vai desaparecer para
sempre a tarefa maçante de escrever e postar cheques para pagar as contas
mensais”, dizia uma matéria de capa da Forbes em 1967.
A
tão falada sociedade sem papel não aconteceu, para diminuir sua utilização,
depende da disciplina e disposição de seres humanos, para mudarem hábitos
arraigados e cheios de vícios.
*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de
Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional,
para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em www.acervo.com.br
