terça-feira, 31 de julho de 2012

APLICANDO OS 5S NA ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO


Juan Cacio Peixoto*

A organização de documentos permite que no futuro outras pessoas tenham acesso a importantes informações a respeito dos fatos.

A agilidade no levantamento destas informações, facilita o cumprimento de leis que definem o prazo de guarda, porém, o hábito de guardar sem necessidade, enche gavetas, armários, pastas, arquivos e muitos outros meios de armazenar documentos, em vários casos, evita-se eliminar por medo e insegurança, SI alguém pedir?

Você tenta “achar” uma nota fiscal de compra de um equipamento, demanda dias, o comprovante de pagamento de conta, depende de revirar várias caixas, pastas, pacotes etc.

Se você já passou por alguma dessas situações, precisa implantar o programa de qualidade cinco S, criado pelos administradores japoneses.


Dicas de como aplicar no Arquivo:

1- Senso de utilização
Identifique documentos que não mais utiliza, faça uma análise dos mesmos, separando-os por grandes categorias: Contábil, Fiscal, Administrativo, Legal, Recursos Humanos, Pessoal/Particular, Administrativo e Histórico.

Para definir o que realmente utilizar, faça algumas perguntas:
  • Qual a freqüência de consulta ao documento?
  • É cópia ou original? Preciso guardar?
  • O documento contém informações importantes? Tenho digitalizado? Posso fazer prova com documento digitalizado?
  • O documento já atendeu meu objetivo?
  • Conheço o prazo legal de guarda? Posso eliminar?

Na eliminação, fragmente a documentação, é uma garantia, para que pessoas não autorizadas, leia informações sigilosas.

Em casa, utilize a tesoura e picote os documentos, depois, separe em sacos de lixo diferentes, coloque na lixeira em dias alternados.

2- Senso de organização
Identificar e organizar tudo, para que todos possam localizar facilmente. Utilize etiquetas com o título do documento em pastas suspensa, caixas, estanterias e arquivos de 4 gavetas etc.

Uma boa sinalização das estanterias, corredores e caixas, facilitará a rápida localização dos documentos arquivados.

Em casa, utilize cores para identificar pastas/caixas com documentos, agiliza a busca.

Não deixe de produzir um Índice/Inventário de toda a documentação arquivada.

3- Senso de saúde, higiene e limpeza
Manter o ambiente sempre favorável a saúde e higiene.

Mantenha sua mesa sempre limpa, no final da tarde, guarde seu material de trabalho, para que se possa começar sem transtornos o dia seguinte.

Não faça alimentação em ambiente de trabalho, restos de alimentos, atrai insetos, que poderão transmitir doenças e danificar documentos importantes.

O Arquivo, obrigatoriamente, deve ser limpo diariamente, para evitar acúmulo de poeiras, traças, baratas e outros animais.

Equipamentos fora de uso, deve ser vendido ou doado, o excesso de materiais inservíveis no ambiente do Arquivo, dificulta a limpeza, ocupa espaço desnecessáro e cria esconderijo de animais.


4- Senso de conservação e manutenção
Crie uma rotina de arquivar documentos diariamente, de preferência pela manhã, seu dia começa com mesa limpa e documentos arquivados.

Faça um planejamento de suas tarefas diárias, priorize o atendimento a consulta de documentos.

Faça palestra de conscientização aos colaboradores, para mostrar a importância do arquivo organizado, de maneira que todos se comprometam a colaborar com as mudanças implementadas.

5- Senso de autodisciplina
Convencidos das vantagens dos quatro Ss, seus colaboradores passam a cumprir as regras estabelecidas, sem necessidade de cobrança.

A elaboração do Manual de Procedimentos de Arquivos, é uma garantia da continuidade do sistema implantado.

Nos anos 60, o cheque de papel foi declarado fadado a sumir. “Vai desaparecer para sempre a tarefa maçante de escrever e postar cheques para pagar as contas mensais”, dizia uma matéria de capa da Forbes em 1967.

A tão falada sociedade sem papel não aconteceu, para diminuir sua utilização, depende da disciplina e disposição de seres humanos, para mudarem hábitos arraigados e cheios de vícios.


*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional, para saber mais, acesse o BLOG JUAN PEIXOTO em http://juanpeixoto.acervo.com.br