MUDANÇA DE ARQUIVO E BIBLIOTECA É TRABALHO PARA ESPECIALISTAS

*Juan Cacio Peixoto

Logística são os processos da cadeia de suprimentos que planejam, estruturam e controlam, de forma eficiente e eficaz, o fluxo de armazenamento dos bens dos serviços e da informação relacionada, desde o ponto de origem até o ponto de consumo, para satisfazer o requisito do cliente.” CLM (2000)

Planejamento. Este é o significado da palavra logística para a ACERVO, o planejamento é fundamental para o transporte, acondicionamento e realocação da documentação armazenada em caixas, estanterias, armários etc, para executar a mudança da Biblioteca ou Arquivo,  para um novo espaço físico.

O trabalho de mudança da Biblioteca e do Arquivo, exigem cuidado especial e pessoal treinado e capacitado, devido as várias particularidades do acervo a ser transportado.

Todo o processo de avaliação do acervo, embalagem, acondicionamento e transporte até a entrega final, precisa ser acompanhado por Bibliotecário ou Arquivista Especializado em gerenciar mudança de Arquivo e Biblioteca.

O cuidado começa na aquisição de caixas para ser acondicionado o acervo, todo o cuidado devido ao peso, que a caixa suportará e além disso, o destino final do acervo, deve estar preparado para receber o acervo, com todas as condições de segurança, conservação  e limpeza.

A ACERVO Organização e Guarda de Documentos, empresa especializada na mudança de Arquivo e Biblioteca, realiza este trabalho em todo o Brasil, atendendo empresas de todos os segmentos e portes e também pessoa física, com a mudança de Biblioteca Pessoal/Particular.

Elencamos aqui, alguns itens a serem avaliados no momento da mudança e contratação da empresa para a realização da mudança:

• A experiência neste trabalho é importante, devido ao cuidado especial com o acervo, não é uma simples mudança qualquer, é trabalho para ser realizado com tempo e equipe de profissionais treinados para este tipo de mudança, além de valor financeiro, o conteúdo da informação contida nas obras, tem valor inestimável, portanto, uma boa seleção da empresa, é aconselhável;
• Acondicionar sempre as obras em caixas, para conservação no momento do transporte e a facilidade para mudança de espaço físico;
• Sinalizar as estanterias/prateleiras antes da desmontagem;
  
• Numerar as caixas com a mesma sinalização das estanterias/prateleiras;
• A realização da mudança fora do horário de expediente, facilia e agiliza o trabalho, evitando transtornos com usuários e a rotina da Biblioteca ou do Arquivo;
• A supervisão de Bibliotecário e Arquivista, é fundamental, a ordem dos livros e das caixas arquivo, precisam ser mantidas no momento de realocação do acervo em novo espaço;
• Aproveite a retirada total do acervo das estantes e peça a equipe de limpeza para proceder uma boa limpeza nas mesmas, é uma ótima oportunidade;
• Chame o pessoal da manutenção para verificação geral da conservação das estantes, com a limpeza com pano úmido, alguns estantes poderão conter ferrugens, é hora da conservação preventiva;
• Em novo espaço, tente adequar as normas de acessibilidade, isto, facilitará o manuseio de pessoas com deficiência.

Estes pontos elencados poderão ser acrescentados, devido a variação do tipo de acervo, local da mudança, horário, espaço para armazenagem e, na cidade de São Paulo, um item a ser analisado, o rodízio de caminhão, que não circula na cidade em determinados horários, provavelmente, a mudança acontecerá em horário noturno.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, especializada na organização, guarda e digitalização de arquivos e documentos, desde 1993. Para saber mais, acesse www.acervo.com.br

SERVIÇOS: A ACERVO ORGANIZAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, é especializada na guarda, organização e digitalização de arquivos e documentos, organização de biblioteca e destruição segura de documentos, no mercado desde 1993. Solicite orçamento sem compromisso em www.acervo.com.br ou 11 2821-6100 e 98543-1356

DICA DO DIA | A CARTEIRA DE IDENTIDADE (RG) TEM PRAZO DE VALIDADE?

A Carteira de Identidade (RG) é um documento que não possui prazo de validade estipulado em lei, mas é preciso estar atento ao seu estado de conservação.

Embora o RG não possua data de validade, documentos mal conservados ou antigos podem ser recusados por instituições de ensino (na ocasião de matrícula), instituições financeiras (para abrir contas ou contrair empréstimos), concursos públicos e em qualquer outro local ou situação que exija a comprovação da identidade.

O RG desatualizado ou em más condições de conservação também pode ser recusado na apresentação ao agente de imigração no momento da entrada em países do Mercosul. De acordo com o Acordo MERCOSUL/CMC/DEC n⁰ 18/2008 (que trata sobre os documentos de viagem válidos para entrada nos países do Mercosul), caso a fotografia gere dúvidas sobre a identidade do portador do documento, poderá ser solicitado outro documento efetivo para sanar tal circunstância.

A recusa do RG ocorre quando não é possível a identificação de um ou mais dos elementos legais, como a fotografia, número, dados de filiação e a assinatura da pessoa.

Também invalida o RG a sua plastificação. De forma contrária à versão antiga cuja plastificação era uma condição obrigatória, os modelos atuais são impressos em papel especial que confere maior segurança ao documento.

10 anos

Legislação aplicada: Lei Federal nº 7.116/1983 , que dispõe sobre os documentos de identidade em todo o país, e Acordo MERCOSUL/CMC/DEC n⁰ 18/2008 , que dispõe sobre os documentos aceitos em viagens nos países do Mercosul.

Muitas vezes, ouvimos que o prazo de validade do RG é de 10 anos.

O fato é que isso não é verdade. Como mencionado acima, não existe um dispositivo legal que determine o prazo de validade do documento ou estabeleça um prazo para atualização obrigatória do documento.

FONTE: www.uol.com.br

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DICA DO DIA | CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO | CEDOC: ATRIBUIÇÕES

O Centro de Documentação | CEDOC deve atuar como coordenador das atividades de captação, catalogação, absorção, recuperação e divulgação das informações tecnológicas e, ainda, como coordenador das outras bibliotecas e/ou centros de documentação dentro da sua área de ação.

Cabe ao Centro de Documentação | CEDOC as seguintes atribuições:

·         Treinar, criar estímulos e conscientizar o pessoal técnico da empresa em relação ao objetivo primordial do Centro de Documentação;

·         Reunir, selecionar, sistematizar, organizar, arquivar e difundi a documentação bibliográfica e audiovisual que interessa às diversas áreas da Empresa;

·         Registrar e controlar todo material bibliográfico, isto é, os livros, periódicos, especificações de caráter tecnológico, material audiovisual;

·         Pesquisar, manter e divulgar a história das atividades específicas de sua área de ação;

·         Estimular a produção de documentos que registrem as experiências adquiridas através de:

·         Artigos técnicos – publicação interna e externa (assinaturas de revistas técnicas);

·         Comunicações internas – normas, relatórios, especificações técnicas, planejamento, plantas e desenhos, revistas técnicas que auxiliem os indivíduos a registrar e transmitir suas experiências;

·         Seminários e congressos com registro sistemático de suas conclusões;

·         Visitas e viagens de estágio com produção de relatórios e aquisições de informações;

·         Distribuir e divulgar, em âmbito regional e nacional, os estudos, levantamentos, propostas e resultados alcançados para soluções de problemas em suas áreas de ação;

·         Padronizar todo e qualquer material bibliográfico gerado na Empresa por meio de circulação interna e externa;

·         Facilitar e incentivar, ao máximo, o uso do Centro de documentação;

·         Empreender a pesquisa bibliográfica ampla;

·         Manter contato com entidades e órgãos afins, colaborando com organismos congêneres nacionais ou internacionais, para controle do intercâmbio de publicações e recebimento regular de informações necessárias;

·         Receber, acusar e agradecer as publicações periódicas por doação e permuta;

·         Organizar exposições de material relevantes;

·         Acessar bancos de dados nacionais e internacionais;

·         Preparar backup para fácil recuperação da informação via computador;

·         Elaborar backup de segurança do acervo;

·         Digitalização de documentos.

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10 DICAS PARA ARQUIVAR DOCUMENTOS NO INÍCIO DO ANO

Juan Cacio Peixoto*

Na rotina do dia a dia, produzimos e recebemos um grande volume de documentos para arquivar.

Imediatamente, perguntamos, devo arquivar ou eliminar? Se é para arquivar, qual melhor método de arquivamento que facilitará no momento que solicitarem?

Quem poderá orientar na metodologia de organização do arquivo, devido a variedade de tipos documentais, com necessidades diferentes de busca?

Muitas vezes, nos deparamos com título de pastas ou caixas, com o título “DIVERSOS”, que tem dificultado ainda mais a busca pelo documento arquivado, porque, nesta pasta tem de tudo e mais um pouco, sem ordem e com documento para eliminar.

Enumeramos algumas dicas para facilitar a rotina do seu trabalho, torná-lo mais eficaz e produtivo, garantindo a sua tranqüilidade no momento de proceder o arquivamento.

Coloque em prática:

P Separe os documentos pertencentes a diferentes tipos:

• †  Correspondência Pessoal
• †  Comercial
• †  Relatório
• † Artigo de Jornal ou Literatura Técnica
• †  Administrativo

ü    Elimine o desnecessário, seguindo normas internas, o procedimento ideal, é elaborar a Tabela de Temporalidade Documental, que é o tempo de arquivamento de cada documento no arquivo;

P Verifique os documentos que estejam grampeados, para ver se eles realmente devem ser arquivados juntos;

P Tire todos os clips e grampos, se possível, isto, facilitará no futuro, a digitalização dos documentos;

P Anote a lápis no canto superior direito do documento, o titulo da pasta ou caixa arquivo que será arquivado o documento;

P Ordene pelo método de arquivamento definido;

P Verifique se o documento que você deseja arquivar, já existe pasta ou caixa contendo os mesmos;

P Proceda o arquivamento;

P Inclua os novos assuntos no Índice de Arquivo;

P Abra uma caixa de entrada para os documentos que não foram arquivados durante o dia; 

Seu dia ficará mais produtivo, porque, tudo que precisar, já estará em seu devido lugar, sua equipe não ficará irritada procurando documentos em vários lugares.

TODA a criação de Deus reflete ordem. Uma “simples” célula de fermento, por exemplo, é uma maravilha de organização. Ela tem praticamente o mesmo número de componentes de um Boeing 777. Ainda assim, cada um deles tem um lugar específico e se encaixa numa esfera de apenas 5 mícrons de diâmetro. Mas, ao contrário dos aviões a jato, as células do fermento podem se reproduzir. Que ordem e organização maravilhosas! — 1 Coríntios 14:33.

Sucesso. Organize mais e melhor.

*Bibliotecário da Acervo Organização e Guarda de Documentos, Especialista em Organização de Arquivos e Consultor Organizacional. Para saber mais, acesse o www.acervo.com.br

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