*Juan Cacio Peixoto
Segundo o Dicio – Dicionário Online de
Português, planejamento é a determinação das etapas, procedimentos ou meios que
devem ser usados no desenvolvimento de um trabalho, festa, evento etc.
E na organização de documentos, não é
diferente, precisamos planejar cada etapa do trabalho, para que a execução,
possa ser executada no momento certo, sem qualquer problemas na sequência do
trabalho, a organização requer a preparação de algumas etapas, antes de iniciar
a organização dos documentos, ou seja, colocar a “mão na massa”.
Mas, como saber quais são estas etapas? É
comum, quando chegamos no Arquivo, nos perguntarmos de vários itens que ainda
estão por fazer ou não existem, e com estes questionamento, estamos
diagnosticando a situação do Arquivo.
É necessário uma profunda análise para
começarmos nas etapas necessárias e saber preparar as etapas estratégicas,
antes de iniciar a organização dos documentos.
Estamos falando aqui, na necessidade de
realizar o Diagnóstico da Situação Atual, para que possamos conhecer em
detalhes os problemas, as necessidades, a metodologia de organização e vários
outros itens importantes, precisamos buscar a solução para os diversos tipos de
problemas e saber quem poderá nos ajudar no gerenciamento deste projeto.
Mas, como realizar este Diagnóstico?
__Busque informações
Agende com a Direção da
empresa, visitas em todas as áreas da empresa, e busque informações, desde o
recebimento ou produção do documento até o final do trabalho e seu
arquivamento. Cada detalhe, informação, manuseio, arquivamento, digitalização
lhe ajudará para definir a metodologia de organização a ser implementada.
__Analise
as informações
Agrupe todas as informações que foram coletadas no primeiro passo, crie
um relatório, analise a fundo cada uma das informações, faça planilhas,
crie gráficos e mostre todos os pontos positivos e negativos que foram citados.
Os pontos positivos podem reforçar o caminho certo que a empresa já vem
traçando.
Apresente as informações coletadas e analisadas ao Gestor do Projeto, reúna
inicialmente, as Gerências e apresente o resultado e peça ajuda para
implementar o Projeto.
__Identifique as necessidades de melhorias
Nessa etapa, é necessário levantar e reunir os fatores que estão
causando problemas, além de identificar em cada problema, as principais causas
que geram todas as necessidades de melhoria que a empresa precisa se atentar.
Fique atento aos seguintes itens:
- · Capacitação da equipe;
- · Volume de documentos;
- · Espaço físico;
- · Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
- · Inventário;
- · Indexação;
E muitos outros itens que
contribuirão para o bom levantamento da situação da documentação, para que você
possa implementar o Sistema de Arquivo, de acordo com as reais necessidades da
empresa.
*Bibliotecário da
Acervo Organização e Guarda de Documentos, para saber mais, acesse www.acervo.com.br
